Ścieżka audytu magazynu w Arkuszach Google

LightInventory rejestruje każdy ruch magazynowy i każdą zmianę towaru wraz z informacją, kto ją wprowadził, co się zmieniło, kiedy to nastąpiło i dlaczego. Historia znajduje się na chronionej karcie Twojego własnego arkusza Google, łańcuch z kluczem pokazuje, czy ktoś ją zmienił, a zmiany wprowadzone bezpośrednio w arkuszu również są wykrywane i rejestrowane.

Co mówi sam arkusz

Arkusze Google już teraz przechowują część historii i jest ona przydatna. Warto jednak dokładnie wiedzieć, co dają.

• Historia wersji pokazuje wcześniejsze wersje pliku, kto je edytował i co się zmieniło. Aby ją zobaczyć, potrzebujesz uprawnień do edycji, a Google zaznacza, że „kolejne wersje pliku mogą być czasami łączone”. Właściciele osobistych kont Google mogą też usuwać historię wersji (Google: Sprawdzanie zmian wprowadzonych w pliku).
• Historia zmian komórki (kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy, a potem Pokaż historię zmian) pokazuje, kto zmienił pojedynczą komórkę i jakie miała wcześniej wartości. Google wymienia zmiany, które mogą nie być w niej widoczne, w tym dodanie lub usunięcie wierszy albo kolumn, zmiany formatu komórki, zmiany wprowadzone przez formuły oraz zmiany sprzed przywrócenia wcześniejszej wersji (ta sama strona).

To dobry zapis zmian w dokumencie. Nie jest to jednak kartoteka magazynowa:

• Stan to często formuła. Jeśli suma się przelicza, historia komórki może tego nie pokazać, bo Google zalicza zmiany wprowadzone przez formuły do tych, które mogą się nie pojawić.
• Brakuje odpowiedzi na pytanie „dlaczego”. Żaden z tych widoków nie zapisuje powodu, numeru referencyjnego ani zatwierdzenia.
• Usunięte wiersze trudno wyśledzić. Usunięcia wierszy nie pojawiają się w historii komórek, więc zniknięty wiersz można znaleźć tylko przez porównanie całych wersji.
• Każdy z uprawnieniami do edycji ma takie same możliwości. Każdy, kto może edytować plik, może zmienić dowolną niechronioną komórkę, a historia odnotowuje to dopiero po fakcie.

Co rejestruje LightInventory

Każda zmiana wprowadzona w aplikacji staje się wpisem na chronionej karcie Log w Twoim arkuszu. Jest zapisywana w tej samej aktualizacji Google co zmiana, więc zmiana i jej wpis w historii zapisują się razem albo wcale.

Stan magazynowy nigdy nie jest zapisany jako liczba, którą ktoś mógłby nadpisać. Każde przyjęcie, wydanie, przesunięcie lub korekta po inwentaryzacji to wiersz na karcie Movements, do której można tylko dopisywać, a stan bieżący jest obliczany z tych wierszy. Przy każdym towarze widać też, kiedy i przez kogo został ostatnio zmieniony.

Historię możesz przeglądać na trzy sposoby: dla jednego towaru, dla jednego członka zespołu albo jako strumień zdarzeń całej organizacji. Gdy arkusz mocno się rozrośnie, starsze ruchy i historia przenoszą się do arkuszy archiwalnych na Twoim koncie Google, a łańcuch ciągnie się przez nie bez przerwy.

Zatwierdzanie

Zatwierdzanie jest opcjonalne i ustawiane dla każdej organizacji. Gdy jest włączone, takie zmiany jak edycja cen i kosztów lub korekty stanów czekają na sprawdzenie, a codzienne przyjęcia, wydania i przesunięcia przechodzą od razu. Możesz zmienić, które działania wymagają zatwierdzenia.

• Proponowana zmiana jest zapisywana na chronionej karcie Requests w Twoim arkuszu, więc proponowane wartości zostają w Google.
• Zatwierdza ją lub odrzuca Zatwierdzający, Administrator lub Właściciel. Nikt nie może zatwierdzić własnej prośby.
• Oba wyniki są zapisywane w historii, a przy odrzuceniu zachowywany jest komentarz osoby sprawdzającej.
• Jeśli propozycja w arkuszu zostanie zmieniona po jej przesłaniu, zatwierdzenie się nie powiedzie.

Cofanie zmian bez utraty historii

Cofnięcie nigdy niczego nie usuwa. Dodaje nowy wpis, który znosi poprzedni, więc historia pokazuje zarówno błąd, jak i jego poprawkę.

• Jeden wpis: Właściciel, Administrator lub Zatwierdzający może cofnąć dowolny wpis. Edytujący mogą cofać własne wpisy przez 24 godziny.
• Zmiany pól: pole wraca do wcześniejszej wartości tylko wtedy, gdy nikt go od tego czasu nie zmienił. Jeśli ktoś to zrobił, aplikacja pokazuje konflikt i pozwala go pominąć, wymusić cofnięcie albo edytować wartość.
• Zbiorcze cofanie: Właściciel lub Administrator może cofnąć wszystko, co jedna osoba zrobiła w wybranym przedziale czasu. Aplikacja najpierw pokazuje podgląd z ewentualnymi konfliktami i przed uruchomieniem prosi o świeże potwierdzenie drugim składnikiem.

Historia odporna na manipulacje

Odporność na manipulacje oznacza, że zmiana lub usunięcie wcześniejszego wpisu wychodzi na jaw podczas weryfikacji historii. Nie zapobiega samej zmianie; sprawia, że nie da się jej ukryć.

1. Każdy wpis otrzymuje kod obliczony z jego zawartości i kodu poprzedniego wpisu (HMAC-SHA256 z tajnym kluczem Twojej organizacji, który ma wyłącznie LightInventory). Zmiana jednego wpisu unieważnia wszystkie kolejne kody, a bez klucza nikt nie może ich ponownie obliczyć.
2. Kopię tych kodów, bez żadnych wartości, przechowujemy w tabeli, która odrzuca aktualizacje i usunięcia.
3. Raz dziennie odcisk łańcucha jest zapisywany w Google Cloud Storage z zablokowaną zasadą przechowywania na 7 lat, poza naszą bazą danych.
4. Każdej nocy, a także na żądanie właściciela, aplikacja ponownie oblicza łańcuch na podstawie Twojej karty Log i porównuje go z kopią i najnowszą dzienną kotwicą. Jeśli coś się nie zgadza, każdy członek widzi ostrzeżenie o integralności, a Właściciele i Administratorzy dostają e-mail.

Właściciel pliku Google zawsze może go edytować, skopiować lub usunąć i żadna aplikacja nie może temu zapobiec. Łańcuch daje Ci dowód, które wpisy zapisał LightInventory i że pozostały niezmienione. Więcej przeczytasz na stronie Bezpieczeństwo.

Wypróbuj: przerwij łańcuch

Poniższe demo to przykładowa kartoteka ruchów: zmień dowolny wiersz i zobacz, jak weryfikacja kończy się niepowodzeniem od tego wiersza w dół. Działa w całości w Twojej przeglądarce i niczego nigdzie nie wysyła.

Czas	Towar	Lokalizacja	Ilość	Autor wpisu	Odcisk	Weryfikacja
09:02	Wiertarka akumulatorowa	Magazyn główny		Przyjęcie towaru	…	✓ Nienaruszony
10:15	Wiertarka akumulatorowa	Bus 2		Zespół terenowy	…	✓ Nienaruszony
11:40	Rękawice ochronne	Magazyn główny		Przyjęcie towaru	…	✓ Nienaruszony
14:05	Rękawice ochronne	Budowa A		Kierownik budowy	…	✓ Nienaruszony
16:30	Wiertarka akumulatorowa	Bus 2		Zespół terenowy	…	✓ Nienaruszony

Każdy wiersz zgadza się z odciskiem zapisanym w chwili jego utworzenia.

Przywróć kartotekę

To demo działa w całości w Twojej przeglądarce. LightInventory używa łańcucha HMAC z tajnym kluczem i zewnętrznych kotwic, więc zmiany nie da się ukryć przez ponowne obliczenie odcisków.

Demo używa zwykłego skrótu, żeby pokazać samą zasadę. Prawdziwy łańcuch korzysta z tajnego klucza i dziennych kotwic, jak opisano powyżej.

Zmiany wprowadzane bezpośrednio w arkuszu

Zarządzane karty są chronione, a opcjonalna ścisła blokada utrzymuje plik w Google w trybie tylko do odczytu, dopóki właściciel go nie odblokuje. Właściciel nadal może edytować, więc LightInventory dodatkowo sprawdza arkusz:

• Za każdym razem, gdy aplikacja odczytuje Twój arkusz, porównuje każdy wiersz z odciskiem z kluczem zapisanym przy ostatnim zapisie tego wiersza przez aplikację.
• W organizacjach, których nikt akurat nie przegląda, według harmonogramu działa kontrola w tle.
• Zmiana wykryta w ten sposób jest rejestrowana jako edycja poza aplikacją, z kontem Google wskazanym przez dane o wersjach z Google. Gdy zmianę mogło wprowadzić kilka osób, aplikacja wymienia je wszystkie, zamiast zgadywać.

Twoja organizacja decyduje, co dzieje się dalej: zmiana jest blokowana, dopóki Właściciel lub Administrator jej nie przyjmie albo nie przywróci poprzedniego stanu, akceptowana i zapisywana w logu albo wstrzymywana do zatwierdzenia. Zmiany wcześniejszych ruchów lub wpisów historii są zawsze oznaczane, przy każdym ustawieniu. Aby sprawdzić, kto zmienił komórkę w samych Arkuszach Google, zajrzyj do pomocy dotyczącej Arkuszy Google.

Eksport

Uprawnione role mogą eksportować historię i stany do plików CSV, XLSX lub PDF. Eksport wymaga świeżego potwierdzenia drugim składnikiem, a wartości zaczynające się jak formuła (=, +, -, @) są zabezpieczane, aby plik można było bezpiecznie otworzyć w arkuszu kalkulacyjnym. Ponieważ historia i tak znajduje się w Twoim własnym arkuszu Google, zostaje Twoja nawet wtedy, gdy przestaniesz korzystać z LightInventory.

W każdym planie

Pełna historia, cofanie zmian i weryfikacja integralności są dostępne w każdym planie, także w planie Free. Nic w Twojej historii nie wygasa z powodu planu, z którego korzystasz. Zobacz cennik albo przeczytaj poradnik o zarządzaniu magazynem w Arkuszach Google.