Registo de auditoria de inventário para o Google Sheets

O LightInventory regista cada movimento de stock e cada alteração a um artigo com quem a fez, o que mudou, quando aconteceu e porquê. O histórico fica num separador protegido da sua própria folha do Google Sheets, uma cadeia com chave mostra se alguém o altera, e as edições feitas diretamente na folha também são detetadas e registadas.

O que a folha de cálculo, por si só, lhe pode dizer

O Google Sheets já guarda algum histórico, e é útil. Vale a pena ser rigoroso sobre o que oferece.

• O histórico de versões mostra versões anteriores do ficheiro, quem as editou e o que mudou. Precisa de acesso de edição para o ver, e o Google indica que «as revisões do ficheiro podem ser unidas ocasionalmente». Os proprietários de Contas Google pessoais também podem eliminar o histórico de versões (Google: Ver o que mudou num ficheiro).
• O histórico de edições da célula (clique com o botão direito do rato numa célula e, em seguida, em Mostrar histórico de edições) mostra quem alterou uma única célula e os valores anteriores. O Google indica alterações que podem não aparecer, incluindo linhas e colunas adicionadas ou eliminadas, alterações ao formato da célula, alterações feitas por fórmulas e alterações feitas antes de uma versão anterior ter sido restaurada (mesma página).

É um bom registo das edições de um documento. Não é um registo de inventário:

• O stock é muitas vezes uma fórmula. Se um total for recalculado, o histórico da célula pode não o mostrar, porque o Google inclui as alterações feitas por fórmulas entre as que podem não aparecer.
• Não há um «porquê». Nenhuma das vistas regista um motivo, um número de referência ou uma aprovação.
• As linhas eliminadas são difíceis de rastrear. As eliminações de linhas não aparecem no histórico das células, por isso uma linha que desapareceu só pode ser encontrada comparando versões completas.
• Todos os que têm acesso de edição são iguais. Qualquer pessoa que possa editar o ficheiro pode alterar qualquer célula não protegida, e o histórico só o regista depois.

O que o LightInventory regista

Cada alteração feita através da aplicação torna-se uma entrada num separador Log protegido da sua folha de cálculo. É escrita na mesma atualização do Google que a alteração, por isso uma alteração e a respetiva entrada de histórico são guardadas em conjunto ou não são guardadas de todo.

O stock nunca é guardado como um número que alguém possa substituir. Cada entrada, saída, transferência ou correção de contagem é uma linha num separador Movements a que só se acrescentam linhas, e o stock disponível é calculado a partir dessas linhas. Cada artigo mostra também quando foi alterado pela última vez e por quem.

Pode consultar o histórico de três formas: de um artigo, de um membro da equipa ou como um feed de toda a organização. Quando uma folha de cálculo fica grande, os movimentos e o histórico mais antigos passam para folhas de cálculo de arquivo na sua conta Google, e a cadeia continua nelas sem interrupção.

Aprovações

As aprovações são opcionais e definidas por organização. Quando estão ativadas, alterações como edições de preço e custo ou ajustes de stock aguardam revisão, enquanto as entradas, saídas e transferências do dia a dia são registadas de imediato. Pode alterar as ações que precisam de aprovação.

• A alteração proposta é escrita num separador Requests protegido da sua folha de cálculo, por isso os valores propostos ficam no Google.
• Um Aprovador, Administrador ou Proprietário aprova-a ou rejeita-a. Ninguém pode aprovar o seu próprio pedido.
• Ambos os resultados ficam registados no histórico, e uma rejeição mantém o comentário do revisor.
• Se a proposta na folha for alterada depois de submetida, a aprovação falha.

Reverter sem perder o histórico

Uma reversão nunca elimina nada. Acrescenta uma nova entrada que anula a anterior, por isso o histórico mostra tanto o erro como a correção.

• Uma entrada: um Proprietário, Administrador ou Aprovador pode reverter qualquer entrada. Os Editores podem reverter as suas próprias entradas durante 24 horas.
• Alterações de campos: um campo volta ao valor anterior apenas se ninguém o tiver alterado entretanto. Se alguém o tiver feito, a aplicação mostra o conflito e permite ignorá-lo, forçá-lo ou editar o valor.
• Reversão em massa: um Proprietário ou Administrador pode anular tudo o que uma pessoa fez entre dois momentos. A aplicação mostra primeiro uma pré-visualização com os eventuais conflitos e pede uma nova confirmação do segundo fator antes de a executar.

Histórico à prova de adulteração

À prova de adulteração significa que alterar ou remover uma entrada anterior fica visível quando o histórico é verificado. Não impede que a alteração aconteça; torna impossível escondê-la.

1. Cada entrada recebe um código calculado a partir do seu conteúdo e do código da entrada anterior (HMAC-SHA256 com uma chave secreta da sua organização que só o LightInventory detém). Alterar uma entrada quebra todos os códigos seguintes e, sem a chave, ninguém os consegue recalcular.
2. Guardamos uma cópia desses códigos, sem valores, numa tabela que recusa atualizações e eliminações.
3. Uma vez por dia, uma impressão digital da cadeia é escrita no Google Cloud Storage com uma política de retenção bloqueada de 7 anos, fora da nossa base de dados.
4. Todas as noites, e sempre que o proprietário o pedir, a aplicação recalcula a cadeia a partir do seu separador Log e compara-a com a cópia e com a âncora diária mais recente. Se algo for diferente, todos os membros veem um aviso de integridade, e os Proprietários e Administradores recebem um e-mail.

O proprietário de um ficheiro Google pode sempre editá-lo, copiá-lo ou eliminá-lo, e nenhuma aplicação o pode impedir. O que a cadeia lhe dá é a prova de quais entradas o LightInventory escreveu e de que não foram alteradas. Saiba mais na página de segurança.

Experimente: quebre a cadeia

A demonstração abaixo é um registo de movimentos de exemplo: edite qualquer linha e veja a verificação falhar a partir dessa linha. Funciona inteiramente no seu navegador e não envia nada para lado nenhum.

Hora	Artigo	Localização	Quantidade	Registado por	Impressão digital	Verificação
09:02	Berbequim sem fios	Armazém principal		Receção	…	✓ Intacta
10:15	Berbequim sem fios	Carrinha 2		Equipa de campo	…	✓ Intacta
11:40	Luvas de segurança	Armazém principal		Receção	…	✓ Intacta
14:05	Luvas de segurança	Obra A		Encarregado de obra	…	✓ Intacta
16:30	Berbequim sem fios	Carrinha 2		Equipa de campo	…	✓ Intacta

Todas as linhas correspondem à impressão digital registada quando foram escritas.

Repor o registo

Esta demonstração é executada inteiramente no seu navegador. O LightInventory utiliza uma cadeia HMAC com chave secreta e âncoras externas, pelo que uma alteração não pode ser ocultada recalculando as impressões digitais.

A demonstração usa um hash simples para que possa ver a ideia. A cadeia real usa uma chave secreta e âncoras diárias, como descrito acima.

Edições feitas diretamente na folha

Os seus separadores geridos estão protegidos, e um bloqueio estrito opcional mantém o ficheiro só de leitura no Google até o proprietário o desbloquear. O proprietário continua a poder editar, por isso o LightInventory também verifica:

• Sempre que a aplicação lê a sua folha, compara cada linha com uma impressão digital com chave guardada quando a aplicação a escreveu pela última vez.
• Para as organizações que ninguém está a consultar, é executada uma verificação em segundo plano de forma programada.
• Uma alteração encontrada desta forma é registada como uma edição feita fora da aplicação, com a conta Google indicada pelos dados de revisão do Google. Quando várias pessoas a podem ter feito, a aplicação indica todas em vez de adivinhar.

A sua organização escolhe o que acontece a seguir: bloquear a alteração até um Proprietário ou Administrador a adotar ou restaurar, aceitá-la e registá-la, ou retê-la para aprovação. As edições a movimentos ou entradas de histórico anteriores são sempre assinaladas, com qualquer definição. Para verificar quem alterou uma célula no próprio Google Sheets, consulte a ajuda do Google Sheets.

Exportação

As funções autorizadas podem exportar o histórico e o stock em CSV, XLSX ou PDF. As exportações pedem uma nova confirmação do segundo fator, e os valores que começam como uma fórmula (=, +, -, @) são escapados para que o ficheiro possa ser aberto em segurança numa folha de cálculo. Como o histórico já está na sua própria folha do Google Sheets, continua a ser seu mesmo que deixe de utilizar o LightInventory.

Em todos os planos

O histórico completo, as reversões e a verificação de integridade estão incluídos em todos os planos, incluindo o Free. Nada no seu histórico expira por causa do plano que tem. Consulte os preços ou leia o guia sobre gestão de inventário no Google Sheets.