Audittrail voor voorraadbeheer in Google Spreadsheets

LightInventory legt elke voorraadmutatie en elke artikelwijziging vast: wie hem deed, wat er veranderde, wanneer het gebeurde en waarom. De geschiedenis staat in een beveiligd tabblad van je eigen Google-spreadsheet, een keten met geheime sleutel laat zien of iemand haar aanpast, en wijzigingen die rechtstreeks in de spreadsheet worden gedaan, worden ook opgemerkt en vastgelegd.

Wat de spreadsheet zelf je kan vertellen

Google Spreadsheets houdt al een deel van de geschiedenis bij, en dat is nuttig. Het loont om precies te zijn over wat je daaraan hebt.

• Versiegeschiedenis toont eerdere versies van het bestand, wie ze heeft bewerkt en wat er veranderde. Je hebt bewerkrechten nodig om haar te zien, en Google merkt op dat revisies van je bestand soms worden samengevoegd. Eigenaren van een persoonlijk Google-account kunnen de versiegeschiedenis bovendien verwijderen (Google: Zien wat er is gewijzigd in een bestand).
• Bewerkingsgeschiedenis van een cel (klik met de rechtermuisknop op een cel en kies Bewerkingsgeschiedenis tonen) laat zien wie één cel heeft gewijzigd en wat de eerdere waarden waren. Google noemt wijzigingen die daar mogelijk niet verschijnen, waaronder toegevoegde of verwijderde rijen en kolommen, wijzigingen in de celopmaak, wijzigingen door formules en wijzigingen van vóór het herstellen van een eerdere versie (zelfde pagina).

Dat is een goed overzicht van de bewerkingen van een document. Een voorraadlogboek is het niet:

• Voorraad is vaak een formule. Als een totaal opnieuw wordt berekend, zie je dat mogelijk niet in de geschiedenis van de cel, want Google rekent wijzigingen door formules tot de wijzigingen die mogelijk niet verschijnen.
• Er is geen “waarom”. Geen van beide weergaven legt een reden, een referentienummer of een goedkeuring vast.
• Verwijderde rijen zijn lastig te traceren. Verwijderde rijen verschijnen niet in de celgeschiedenis, dus een verdwenen regel vind je alleen door hele versies te vergelijken.
• Iedereen met bewerkrechten is gelijk. Wie het bestand kan bewerken, kan elke onbeveiligde cel wijzigen, en de geschiedenis legt dat pas achteraf vast.

Wat LightInventory vastlegt

Elke wijziging via de app wordt een regel in een beveiligd tabblad Log in je spreadsheet. Die regel wordt in dezelfde Google-update geschreven als de wijziging zelf, dus een wijziging en haar geschiedenisregel worden samen opgeslagen of helemaal niet.

Voorraad wordt nooit opgeslagen als een getal dat iemand kan overschrijven. Elke ontvangst, uitgifte, overboeking of telcorrectie is een rij in een tabblad Movements waaraan alleen rijen worden toegevoegd, en de voorraad wordt uit die rijen berekend. Bij elk artikel zie je ook wanneer en door wie het voor het laatst is gewijzigd.

Je kunt de geschiedenis op drie manieren lezen: per artikel, per teamlid of als feed voor de hele organisatie. Wordt een spreadsheet groot, dan gaan oudere mutaties en geschiedenis naar archiefspreadsheets in je Google-account, en de keten loopt er zonder onderbreking doorheen.

Goedkeuringen

Goedkeuringen zijn optioneel en worden per organisatie ingesteld. Staan ze aan, dan wachten wijzigingen zoals prijs- en kostprijswijzigingen of voorraadcorrecties op beoordeling, terwijl dagelijkse ontvangsten, uitgiftes en overboekingen direct worden verwerkt. Je kunt zelf bepalen welke acties goedkeuring nodig hebben.

• De voorgestelde wijziging wordt naar een beveiligd tabblad Requests in je spreadsheet geschreven, dus de voorgestelde waarden blijven bij Google.
• Een Goedkeurder, Beheerder of Eigenaar keurt haar goed of af. Niemand kan zijn eigen verzoek goedkeuren.
• Beide uitkomsten worden in de geschiedenis vastgelegd, en bij een afwijzing blijft de opmerking van de beoordelaar bewaard.
• Wordt het voorstel in de spreadsheet aangepast nadat het is ingediend, dan mislukt de goedkeuring.

Terugdraaien zonder geschiedenis te verliezen

Terugdraaien verwijdert nooit iets. Er komt een nieuwe regel bij die de oude ongedaan maakt, zodat de geschiedenis zowel de fout als de correctie laat zien.

• Eén regel: een Eigenaar, Beheerder of Goedkeurder kan elke regel terugdraaien. Bewerkers kunnen hun eigen regels 24 uur lang terugdraaien.
• Veldwijzigingen: een veld krijgt zijn eerdere waarde alleen terug als niemand het sindsdien heeft gewijzigd. Heeft iemand dat wel gedaan, dan toont de app het conflict en kun je het overslaan, het terugdraaien afdwingen of de waarde bewerken.
• Bulk terugdraaien: een Eigenaar of Beheerder kan alles ongedaan maken wat één persoon tussen twee tijdstippen heeft gedaan. De app toont eerst een voorbeeld met eventuele conflicten en vraagt om een nieuwe bevestiging met je tweede factor voordat het wordt uitgevoerd.

Geschiedenis waarin geknoei zichtbaar wordt

Geknoei zichtbaar maken betekent dat het wijzigen of verwijderen van een eerdere regel opvalt wanneer de geschiedenis wordt gecontroleerd. Het houdt de wijziging niet tegen; het maakt het onmogelijk om haar te verbergen.

1. Elke regel krijgt een code die wordt berekend uit de inhoud en de code van de vorige regel (HMAC-SHA256 met een geheime sleutel voor je organisatie die alleen LightInventory heeft). Wijzig je één regel, dan klopt geen enkele code daarna meer, en zonder de sleutel kan niemand ze opnieuw berekenen.
2. We bewaren een kopie van die codes, zonder waarden, in een tabel die wijzigingen en verwijderingen weigert.
3. Eén keer per dag wordt een vingerafdruk van de keten naar Google Cloud Storage geschreven, onder een vergrendeld bewaarbeleid van 7 jaar, buiten onze database.
4. Elke nacht, en wanneer de eigenaar daarom vraagt, berekent de app de keten opnieuw uit je tabblad Log en vergelijkt die met de kopie en het laatste dagelijkse anker. Wijkt er iets af, dan ziet elk lid een integriteitswaarschuwing en krijgen Eigenaren en Beheerders een e-mail.

De eigenaar van een Google-bestand kan het altijd bewerken, kopiëren of verwijderen, en geen enkele app kan dat voorkomen. Wat de keten je geeft, is bewijs van welke regels LightInventory heeft geschreven en dat ze ongewijzigd zijn. Lees meer op de pagina Beveiliging.

Probeer het: breek de keten

De demo hieronder is een voorbeeldlogboek: bewerk een willekeurige rij en zie de controle vanaf die rij mislukken. Hij draait volledig in je browser en verstuurt niets.

Tijd	Artikel	Locatie	Aantal	Vastgelegd door	Vingerafdruk	Controle
09:02	Accuboormachine	Hoofdmagazijn		Goederenontvangst	…	✓ Ongewijzigd
10:15	Accuboormachine	Bus 2		Buitendienst	…	✓ Ongewijzigd
11:40	Veiligheidshandschoenen	Hoofdmagazijn		Goederenontvangst	…	✓ Ongewijzigd
14:05	Veiligheidshandschoenen	Locatie A		Uitvoerder	…	✓ Ongewijzigd
16:30	Accuboormachine	Bus 2		Buitendienst	…	✓ Ongewijzigd

Elke rij komt overeen met de vingerafdruk die bij het vastleggen is opgeslagen.

Logboek herstellen

Deze demo draait volledig in je browser. LightInventory gebruikt een HMAC-keten met geheime sleutel en externe ankers, zodat een wijziging niet te verbergen is door de vingerafdrukken opnieuw te berekenen.

De demo gebruikt een gewone hash zodat je het idee kunt zien. De echte keten gebruikt een geheime sleutel en dagelijkse ankers, zoals hierboven beschreven.

Wijzigingen rechtstreeks in de spreadsheet

Je beheerde tabbladen zijn beveiligd, en een optionele strikte vergrendeling maakt het bestand in Google alleen-lezen tot de eigenaar het ontgrendelt. De eigenaar kan nog steeds bewerken, dus LightInventory controleert ook zelf:

• Elke keer dat de app je spreadsheet leest, vergelijkt hij elke rij met een vingerafdruk met geheime sleutel die is opgeslagen toen de app de rij voor het laatst schreef.
• Voor organisaties die niemand bekijkt, draait volgens een schema een controle op de achtergrond.
• Een wijziging die zo wordt gevonden, wordt vastgelegd als een bewerking buiten de app, met het Google-account waarop de revisiegegevens van Google wijzen. Kunnen meerdere mensen het hebben gedaan, dan noemt de app ze allemaal in plaats van te gokken.

Je organisatie kiest wat er daarna gebeurt: de wijziging blokkeren tot een Eigenaar of Beheerder haar overneemt of de vorige stand herstelt, haar accepteren en vastleggen, of haar aanhouden voor goedkeuring. Bewerkingen van eerdere mutaties of geschiedenisregels worden altijd gemarkeerd, bij elke instelling. Wil je in Google Spreadsheets zelf nagaan wie een cel heeft gewijzigd, kijk dan bij Help voor Google Spreadsheets.

Exporteren

Rollen met de juiste rechten kunnen geschiedenis en voorraad exporteren als CSV, XLSX of PDF. Exports vragen om een nieuwe bevestiging met je tweede factor, en waarden die beginnen als een formule (=, +, -, @) worden geneutraliseerd, zodat je het bestand veilig in een spreadsheetprogramma kunt openen. Omdat de geschiedenis al in je eigen Google-spreadsheet staat, blijft ze van jou, ook als je stopt met LightInventory.

In elk abonnement

De volledige geschiedenis, terugdraaien en integriteitscontrole zitten in elk abonnement, ook in Free. Niets in je geschiedenis verloopt door het abonnement dat je hebt. Bekijk de prijzen, of lees de gids over voorraadbeheer in Google Spreadsheets.