Atsargų audito seka „Google“ skaičiuoklėms

LightInventory įrašo kiekvieną atsargų judėjimą ir kiekvieną prekės pakeitimą: kas jį atliko, kas pasikeitė, kada tai įvyko ir kodėl. Istorija saugoma apsaugotame jūsų pačių „Google“ skaičiuoklės skirtuke, rakto saugoma grandinė parodo, jei kas nors ją pakeičia, o tiesiogiai skaičiuoklėje atlikti pakeitimai taip pat aptinkami ir įrašomi.

Ką gali pasakyti vien skaičiuoklė

„Google“ skaičiuoklės jau saugo dalį istorijos, ir ji naudinga. Verta tiksliai žinoti, ką ji suteikia.

• Versijų istorija rodo ankstesnes failo versijas, kas jas redagavo ir kas pasikeitė. Kad ją matytumėte, jums reikia redagavimo prieigos, o „Google“ pažymi, kad „failo pataisos kartais gali būti sujungtos“. Asmeninių „Google“ paskyrų savininkai taip pat gali ištrinti versijų istoriją („Google“: failo pakeitimų paieška).
• Langelio redagavimo istorija (spustelėkite langelį dešiniuoju pelės klavišu, tada Rodyti redagavimo istoriją (Show edit history)) rodo, kas pakeitė vieną langelį ir kokios buvo ankstesnės jo reikšmės. „Google“ išvardija pakeitimus, kurie gali būti nerodomi, įskaitant pridėtas ar ištrintas eilutes ir stulpelius, langelio formato pakeitimus, formulių atliktus pakeitimus ir pakeitimus, atliktus prieš atkuriant ankstesnę versiją (tas pats puslapis).

Tai geras dokumento redagavimų įrašas. Tačiau tai nėra atsargų apskaitos žurnalas:

• Atsargos dažnai yra formulė. Jei suma perskaičiuojama, langelio istorija to gali nerodyti, nes „Google“ formulių atliktus pakeitimus priskiria prie tų, kurie gali būti nerodomi.
• Nėra „kodėl“. Nė viename rodinyje neįrašoma priežastis, nuorodos numeris ar patvirtinimas.
• Ištrintas eilutes sunku atsekti. Eilučių ištrynimai langelio istorijoje nerodomi, todėl dingusią eilutę galima rasti tik lyginant visas versijas.
• Visi, turintys redagavimo prieigą, yra lygūs. Kiekvienas, galintis redaguoti failą, gali pakeisti bet kurį neapsaugotą langelį, o istorija tai užfiksuoja tik po to.

Ką įrašo LightInventory

Kiekvienas per programėlę atliktas pakeitimas tampa įrašu apsaugotame skaičiuoklės skirtuke Log. Jis įrašomas tuo pačiu „Google“ atnaujinimu kaip ir pats pakeitimas, todėl pakeitimas ir jo istorijos įrašas išsaugomi kartu arba neišsaugomi visai.

Atsargos niekada nesaugomos kaip skaičius, kurį kas nors galėtų perrašyti. Kiekvienas priėmimas, išdavimas, perkėlimas ar inventorizacijos pataisa yra eilutė skirtuke Movements, į kurį tik pridedama, o turimos atsargos apskaičiuojamos iš tų eilučių. Prie kiekvienos prekės taip pat matyti, kada ir kas ją paskutinį kartą pakeitė.

Istoriją galite skaityti trimis būdais: vienos prekės, vieno komandos nario arba kaip visos organizacijos srautą. Kai skaičiuoklė išauga, senesni judėjimai ir istorija perkeliami į archyvo skaičiuokles jūsų „Google“ paskyroje, o grandinė tęsiasi per jas be pertrūkio.

Patvirtinimai

Patvirtinimai yra neprivalomi ir nustatomi kiekvienai organizacijai. Kai jie įjungti, tokie pakeitimai kaip kainų ir savikainos keitimai ar atsargų koregavimai laukia peržiūros, o kasdieniai priėmimai, išdavimai ir perkėlimai įvykdomi iš karto. Galite keisti, kuriems veiksmams reikia patvirtinimo.

• Siūlomas pakeitimas įrašomas į apsaugotą skaičiuoklės skirtuką Requests, todėl siūlomos reikšmės lieka „Google“.
• Tvirtintojas, administratorius arba savininkas jį patvirtina arba atmeta. Niekas negali patvirtinti savo paties prašymo.
• Abu rezultatai įrašomi į istoriją, o atmetus išsaugomas tvirtintojo komentaras.
• Jei skaičiuoklėje esantis pasiūlymas pakeičiamas po pateikimo, patvirtinti nepavyksta.

Atšaukimas neprarandant istorijos

Atšaukimas niekada nieko neištrina. Jis prideda naują įrašą, kuris panaikina senojo poveikį, todėl istorijoje matyti ir klaida, ir jos taisymas.

• Vienas įrašas: savininkas, administratorius arba tvirtintojas gali atšaukti bet kurį įrašą. Redaktoriai savo įrašus gali atšaukti per 24 valandas.
• Laukų pakeitimai: laukas grąžinamas į ankstesnę reikšmę tik tada, jei niekas jo nuo to laiko nepakeitė. Jei pakeitė, programėlė parodo konfliktą ir leidžia jį praleisti, priverstinai atšaukti arba redaguoti reikšmę.
• Masinis atšaukimas: savininkas arba administratorius gali atšaukti viską, ką vienas asmuo atliko tarp dviejų laiko momentų. Programėlė pirmiausia parodo peržiūrą su galimais konfliktais ir prieš vykdydama paprašo iš naujo patvirtinti antrąjį veiksnį.

Klastojimą atskleidžianti istorija

Klastojimą atskleidžianti reiškia, kad ankstesnio įrašo pakeitimas ar pašalinimas išryškėja tikrinant istoriją. Tai nesustabdo pakeitimo, bet neleidžia jo paslėpti.

1. Kiekvienas įrašas gauna kodą, apskaičiuotą iš jo turinio ir ankstesnio įrašo kodo (HMAC-SHA256 su slaptu jūsų organizacijos raktu, kurį turi tik LightInventory). Pakeitus vieną įrašą, sugadinami visi po jo einantys kodai, o be rakto niekas negali jų perskaičiuoti.
2. Tų kodų kopiją, be jokių reikšmių, saugome lentelėje, kuri atmeta atnaujinimus ir ištrynimus.
3. Kartą per dieną grandinės atspaudas įrašomas į „Google Cloud Storage“ su užrakinta 7 metų saugojimo politika, už mūsų duomenų bazės ribų.
4. Kiekvieną naktį ir kai tik savininkas paprašo, programėlė iš naujo apskaičiuoja grandinę iš jūsų skirtuko Log ir palygina ją su kopija bei naujausiu dienos inkaru. Jei kas nors nesutampa, visi nariai mato vientisumo įspėjimą, o savininkai ir administratoriai gauna el. laišką.

„Google“ failo savininkas visada gali jį redaguoti, kopijuoti ar ištrinti, ir jokia programėlė negali to užkirsti. Grandinė suteikia įrodymą, kuriuos įrašus įrašė LightInventory ir kad jie nepakeisti. Daugiau skaitykite puslapyje Sauga.

Išbandykite: nutraukite grandinę

Toliau pateikta demonstracija yra apskaitos žurnalo pavyzdys: redaguokite bet kurią eilutę ir stebėkite, kaip patikra nepavyksta nuo tos eilutės. Ji veikia tik jūsų naršyklėje ir niekur nieko nesiunčia.

Laikas	Prekė	Vieta	Kiekis	Įrašė	Atspaudas	Patikra
09:02	Akumuliatorinis gręžtuvas	Pagrindinis sandėlis		Priėmimas	…	✓ Nepakeista
10:15	Akumuliatorinis gręžtuvas	Furgonas 2		Lauko komanda	…	✓ Nepakeista
11:40	Apsauginės pirštinės	Pagrindinis sandėlis		Priėmimas	…	✓ Nepakeista
14:05	Apsauginės pirštinės	Objektas A		Objekto vadovas	…	✓ Nepakeista
16:30	Akumuliatorinis gręžtuvas	Furgonas 2		Lauko komanda	…	✓ Nepakeista

Kiekviena eilutė atitinka atspaudą, užfiksuotą ją įrašant.

Atkurti žurnalą

Ši demonstracija veikia tik jūsų naršyklėje. LightInventory naudoja HMAC grandinę su slaptu raktu ir išorinius inkarus, todėl pakeitimo negalima paslėpti perskaičiuojant atspaudus.

Demonstracijoje naudojama paprasta maiša, kad matytumėte principą. Tikroji grandinė naudoja slaptą raktą ir dienos inkarus, kaip aprašyta aukščiau.

Tiesiogiai skaičiuoklėje atlikti pakeitimai

Jūsų valdomi skirtukai yra apsaugoti, o neprivalomas griežtas užraktas „Google“ laiko failą tik skaitomą, kol savininkas jo neatrakina. Savininkas vis tiek gali redaguoti, todėl LightInventory papildomai tikrina:

• Kiekvieną kartą skaitydama skaičiuoklę programėlė palygina kiekvieną eilutę su rakto saugomu atspaudu, išsaugotu, kai programėlė paskutinį kartą ją įrašė.
• Organizacijoms, kurių niekas tuo metu neperžiūri, foninis patikrinimas vykdomas pagal tvarkaraštį.
• Taip aptiktas pakeitimas įrašomas kaip pakeitimas, atliktas ne per programėlę, nurodant „Google“ paskyrą, į kurią rodo „Google“ pataisų duomenys. Kai pakeitimą galėjo atlikti keli žmonės, programėlė įvardija juos visus, o ne spėlioja.

Jūsų organizacija pati pasirenka, kas vyksta toliau: blokuoti pakeitimą, kol savininkas arba administratorius jį priims arba atkurs ankstesnę būseną, priimti ir įrašyti jį į žurnalą arba palikti jį laukti patvirtinimo. Ankstesnių judėjimų ar istorijos įrašų pakeitimai visada pažymimi, esant bet kuriam nustatymui. Kaip pačiose „Google“ skaičiuoklėse patikrinti, kas pakeitė langelį, žr. „Google“ skaičiuoklių pagalbą.

Eksportas

Leidžiamų vaidmenų naudotojai gali eksportuoti istoriją ir atsargas CSV, XLSX arba PDF formatu. Eksportuojant reikia iš naujo patvirtinti antrąjį veiksnį, o reikšmės, kurios prasideda kaip formulė (=, +, -, @), ekranuojamos, kad failą būtų saugu atidaryti skaičiuoklėje. Kadangi istorija jau yra jūsų pačių „Google“ skaičiuoklėje, ji lieka jums, net jei nustosite naudoti LightInventory.

Kiekviename plane

Visa istorija, atšaukimai ir vientisumo patikra įtraukti į kiekvieną planą, įskaitant Free. Niekas jūsų istorijoje nenustoja galioti dėl to, kokį planą naudojate. Žr. kainas arba skaitykite gidą apie atsargų valdymą „Google“ skaičiuoklėse.