Revizijska sled zalog za Google Preglednice

LightInventory beleži vsak premik zalog in vsako spremembo artikla: kdo jo je naredil, kaj se je spremenilo, kdaj se je zgodilo in zakaj. Zgodovina je v zaščitenem listu vaše lastne Google Preglednice, veriga s ključem pokaže, če jo kdo spremeni, zaznana in zabeležena pa so tudi urejanja neposredno v preglednici.

Kaj vam pove sama preglednica

Google Preglednice že hranijo nekaj zgodovine in ta je koristna. Vredno je natančno vedeti, kaj vam ponuja.

• Zgodovina različic prikazuje starejše različice datoteke, kdo jih je urejal in kaj se je spremenilo. Za ogled potrebujete dostop za urejanje, Google pa opozarja, da se »revizije vaše datoteke lahko občasno združijo«. Lastniki osebnih računov Google lahko zgodovino različic tudi izbrišejo (Google: Ogled sprememb v datoteki).
• Zgodovina urejanja celice (z desno tipko miške kliknite celico in nato Pokaži zgodovino urejanja (Show edit history)) prikazuje, kdo je spremenil posamezno celico, in njene prejšnje vrednosti. Google navaja spremembe, ki morda ne bodo prikazane, med njimi dodane ali izbrisane vrstice in stolpce, spremembe oblike celice, spremembe, ki so jih naredile formule, in spremembe, narejene pred obnovitvijo pretekle različice (ista stran).

To je dober zapis urejanj dokumenta. Ni pa dnevnik zalog:

• Zaloga je pogosto formula. Ko se vsota preračuna, zgodovina celice tega morda ne pokaže, ker Google spremembe, ki so jih naredile formule, navaja med tistimi, ki morda ne bodo prikazane.
• Ni »zakaj«. Noben od pogledov ne beleži razloga, sklicne številke ali odobritve.
• Izbrisane vrstice je težko izslediti. Izbrisi vrstic se v zgodovini celice ne prikažejo, zato izginulo vrstico najdete samo s primerjavo celotnih različic.
• Vsi z dostopom za urejanje so enaki. Kdor lahko ureja datoteko, lahko spremeni katero koli nezaščiteno celico, zgodovina pa to zabeleži šele naknadno.

Kaj beleži LightInventory

Vsaka sprememba, narejena prek aplikacije, postane vnos v zaščitenem listu Log v vaši preglednici. Zapiše se v isti Googlovi posodobitvi kot sprememba, zato se sprememba in njen vnos v zgodovini shranita skupaj ali pa sploh ne.

Zaloga se nikoli ne shrani kot število, ki bi ga kdo lahko prepisal. Vsak prevzem, izdaja, prenos ali popravek po popisu je vrstica v listu Movements, v katerega se samo dodaja, zaloga na voljo pa se izračuna iz teh vrstic. Pri vsakem artiklu je prikazano tudi, kdaj in kdo ga je nazadnje spremenil.

Zgodovino lahko berete na tri načine: za en artikel, za enega člana ekipe ali kot vir za celotno organizacijo. Ko preglednica postane velika, se starejši premiki in zgodovina premaknejo v arhivske preglednice v vašem računu Google, veriga pa se čez njih nadaljuje brez prekinitve.

Odobritve

Odobritve niso obvezne in se nastavijo za vsako organizacijo. Ko so vklopljene, spremembe, kot so spremembe cen in nabavnih cen ali prilagoditve zalog, čakajo na pregled, vsakodnevni prevzemi, izdaje in prenosi pa gredo takoj naprej. Določite lahko, katera dejanja zahtevajo odobritev.

• Predlagana sprememba se zapiše v zaščiten list Requests v vaši preglednici, zato predlagane vrednosti ostanejo pri Googlu.
• Odobritelj, Skrbnik ali Lastnik jo odobri ali zavrne. Nihče ne more odobriti lastne zahteve.
• Oba izida se zabeležita v zgodovini, pri zavrnitvi pa se ohrani komentar pregledovalca.
• Če je predlog v preglednici po oddaji spremenjen, odobritev ne uspe.

Razveljavitev brez izgube zgodovine

Razveljavitev nikoli ničesar ne izbriše. Doda nov vnos, ki prekliče starega, zato zgodovina prikazuje tako napako kot popravek.

• En vnos: Lastnik, Skrbnik ali Odobritelj lahko razveljavi kateri koli vnos. Uredniki lahko lastne vnose razveljavijo v 24 urah.
• Spremembe polj: polje se vrne na prejšnjo vrednost samo, če ga od takrat ni nihče spremenil. Če ga je, aplikacija pokaže spor in vam omogoči, da ga preskočite, vsilite ali uredite vrednost.
• Množična razveljavitev: Lastnik ali Skrbnik lahko razveljavi vse, kar je ena oseba naredila med dvema časoma. Aplikacija najprej pokaže predogled z morebitnimi spori in pred izvedbo zahteva svežo potrditev z drugim faktorjem.

Zgodovina, ki razkrije posege

Razkritje posegov pomeni, da se sprememba ali odstranitev preteklega vnosa pokaže, ko se zgodovina preveri. Spremembe ne prepreči; onemogoči pa, da bi jo skrili.

1. Vsak vnos dobi kodo, izračunano iz njegove vsebine in kode prejšnjega vnosa (HMAC-SHA256 s tajnim ključem vaše organizacije, ki ga ima samo LightInventory). Sprememba enega vnosa pokvari vsako naslednjo kodo, brez ključa pa jih nihče ne more ponovno izračunati.
2. Kopijo teh kod brez kakršnih koli vrednosti hranimo v tabeli, ki zavrača posodobitve in brisanja.
3. Enkrat na dan se prstni odtis verige zapiše v Google Cloud Storage z zaklenjenim pravilnikom hrambe 7 let, zunaj naše podatkovne zbirke.
4. Vsako noč in kadar koli lastnik to zahteva, aplikacija ponovno izračuna verigo iz vašega lista Log in jo primerja s kopijo in zadnjim dnevnim sidrom. Če se kar koli razlikuje, vsak član vidi opozorilo o celovitosti, Lastniki in Skrbniki pa prejmejo e-pošto.

Lastnik Googlove datoteke jo lahko vedno ureja, kopira ali izbriše in nobena aplikacija tega ne more preprečiti. Veriga vam daje dokaz, katere vnose je zapisal LightInventory in da so nespremenjeni. Več na strani Varnost.

Preizkusite: prekinite verigo

Spodnja predstavitev je vzorčni dnevnik: uredite katero koli vrstico in opazujte, kako preverjanje od te vrstice naprej ne uspe. V celoti teče v vašem brskalniku in ničesar ne pošilja nikamor.

Čas	Artikel	Lokacija	Količina	Vnesel	Prstni odtis	Preverjanje
09:02	Akumulatorski vrtalnik	Glavno skladišče		Prevzem	…	✓ Nespremenjeno
10:15	Akumulatorski vrtalnik	Kombi 2		Terenska ekipa	…	✓ Nespremenjeno
11:40	Zaščitne rokavice	Glavno skladišče		Prevzem	…	✓ Nespremenjeno
14:05	Zaščitne rokavice	Gradbišče A		Vodja gradbišča	…	✓ Nespremenjeno
16:30	Akumulatorski vrtalnik	Kombi 2		Terenska ekipa	…	✓ Nespremenjeno

Vsaka vrstica se ujema s prstnim odtisom, zabeleženim ob vnosu.

Ponastavi dnevnik

Ta predstavitev v celoti teče v vašem brskalniku. LightInventory uporablja verigo HMAC s tajnim ključem in zunanja sidra, zato spremembe ni mogoče prikriti s ponovnim izračunom prstnih odtisov.

Predstavitev uporablja preprosto zgoščeno vrednost, da je zamisel razumljiva. Prava veriga uporablja tajni ključ in dnevna sidra, kot je opisano zgoraj.

Urejanja neposredno v preglednici

Vaši upravljani listi so zaščiteni, izbirno strogo zaklepanje pa ohranja datoteko v Googlu samo za branje, dokler je lastnik ne odklene. Lastnik lahko še vedno ureja, zato LightInventory tudi preverja:

• Vsakič, ko aplikacija prebere vašo preglednico, vsako vrstico primerja s prstnim odtisom s ključem, shranjenim ob zadnjem zapisu aplikacije.
• Za organizacije, ki si jih nihče ne ogleduje, po urniku teče preverjanje v ozadju.
• Sprememba, odkrita na ta način, se zabeleži kot urejanje zunaj aplikacije, z računom Google, na katerega kažejo Googlovi podatki o revizijah. Kadar bi jo lahko naredilo več oseb, aplikacija namesto ugibanja navede vse.

Vaša organizacija izbere, kaj sledi: spremembo blokirati, dokler je Lastnik ali Skrbnik ne sprejme ali obnovi prejšnjega stanja, jo sprejeti in zabeležiti ali jo zadržati za odobritev. Urejanja preteklih premikov ali vnosov zgodovine so vedno označena, pri vsaki nastavitvi. Če želite preveriti, kdo je spremenil celico v samih Google Preglednicah, glejte pomoč za Google Preglednice.

Izvoz

Pooblaščene vloge lahko izvozijo zgodovino in zaloge kot CSV, XLSX ali PDF. Izvozi zahtevajo svežo potrditev z drugim faktorjem, vrednosti, ki se začnejo kot formula (=, +, -, @), pa so ubežene, tako da je datoteko varno odpreti v programu za preglednice. Ker je zgodovina že v vaši lastni Google Preglednici, ostane vaša, tudi če LightInventory prenehate uporabljati.

V vsakem paketu

Celotna zgodovina, razveljavitve in preverjanje celovitosti so vključeni v vsak paket, tudi v paket Free. Nič v vaši zgodovini ne poteče zaradi paketa, ki ga uporabljate. Oglejte si cene ali preberite vodnik Upravljanje zalog v Google Preglednicah.