Google E-Tablolar için stok denetim izi

LightInventory her stok hareketini ve her ürün değişikliğini; kimin yaptığı, neyin değiştiği, ne zaman olduğu ve nedeniyle birlikte kaydeder. Geçmiş, kendi Google E-Tablolar dosyanızdaki korumalı bir sekmede durur; gizli anahtarlı bir zincir, geçmişe yapılan her müdahaleyi gösterir ve doğrudan tabloda yapılan düzenlemeler de yakalanıp kaydedilir.

E-tablonun tek başına size söyleyebilecekleri

Google E-Tablolar zaten bir miktar geçmiş tutar ve bu geçmiş işe yarar. Size tam olarak ne sunduğunu açıkça bilmek önemlidir.

• Sürüm geçmişi, dosyanın önceki sürümlerini, bunları kimin düzenlediğini ve neyin değiştiğini gösterir. Görmek için düzenleme erişiminiz olmalıdır ve Google, “dosyanıza ilişkin düzeltmelerin ara sıra birleştirilebileceğini” belirtir. Kişisel Google Hesaplarındaki dosyaların sahipleri sürüm geçmişini silebilir de (Google: Dosyada nelerin değiştiğini bulma).
• Hücre düzenleme geçmişi (bir hücreyi sağ tıklayıp Düzenleme geçmişini göster'i seçerek) tek bir hücreyi kimin değiştirdiğini ve önceki değerlerini gösterir. Google, burada görünmeyebilecek değişiklikleri sıralar: eklenen veya silinen satırlar ve sütunlar, hücre biçimindeki değişiklikler, formüllerin yaptığı değişiklikler ve önceki bir sürüm geri yüklenmeden önce yapılan değişiklikler (aynı sayfa).

Bu, bir dokümandaki düzenlemelerin iyi bir kaydıdır. Ama bir stok defteri değildir:

• Stok çoğu zaman bir formüldür. Bir toplam yeniden hesaplandığında hücrenin geçmişi bunu göstermeyebilir, çünkü Google formüllerin yaptığı değişiklikleri görünmeyebilecekler arasında sayar.
• “Neden” bilgisi yoktur. İki görünüm de bir neden, referans numarası veya onay kaydetmez.
• Silinen satırların izini sürmek zordur. Satır silme işlemleri hücre geçmişinde görünmez; kaybolan bir satır ancak sürümlerin tamamı karşılaştırılarak bulunabilir.
• Düzenleme erişimi olan herkes eşittir. Dosyayı düzenleyebilen herkes korumasız her hücreyi değiştirebilir ve geçmiş bunu ancak sonradan kaydeder.

LightInventory neleri kaydeder

Uygulama üzerinden yapılan her değişiklik, e-tablonuzdaki korumalı bir Log sekmesinde bir kayda dönüşür. Kayıt, değişiklikle aynı Google güncellemesi içinde yazılır; yani bir değişiklik ve onun geçmiş kaydı ya birlikte kaydedilir ya da hiç kaydedilmez.

Stok hiçbir zaman birinin üzerine yazabileceği bir sayı olarak saklanmaz. Her giriş, çıkış, transfer veya sayım düzeltmesi, yalnızca ekleme yapılabilen bir Movements sekmesinde bir satırdır ve eldeki stok bu satırlardan hesaplanır. Her ürün ayrıca en son ne zaman ve kim tarafından değiştirildiğini de gösterir.

Geçmişi üç şekilde görüntüleyebilirsiniz: tek bir ürün için, tek bir ekip üyesi için veya tüm kuruluşun akışı olarak. Bir e-tablo büyüdüğünde eski hareketler ve geçmiş, Google hesabınızdaki arşiv e-tablolarına taşınır ve zincir bunlar arasında kesintisiz devam eder.

Onaylar

Onaylar isteğe bağlıdır ve kuruluş bazında ayarlanır. Açık olduklarında fiyat ve maliyet düzenlemeleri veya stok düzeltmeleri gibi değişiklikler incelemeyi beklerken günlük girişler, çıkışlar ve transferler doğrudan işlenir. Hangi işlemlerin onay gerektireceğini değiştirebilirsiniz.

• Önerilen değişiklik e-tablonuzdaki korumalı bir Requests sekmesine yazılır; böylece önerilen değerler Google'da kalır.
• Bir Onaylayan, Yönetici veya Sahip talebi onaylar ya da reddeder. Kimse kendi talebini onaylayamaz.
• İki sonuç da geçmişe kaydedilir ve bir ret, inceleyenin yorumunu da saklar.
• Tablodaki öneri gönderildikten sonra değiştirilirse onay başarısız olur.

Geçmişi kaybetmeden geri alma

Geri alma hiçbir şeyi silmez. Eski kaydı iptal eden yeni bir kayıt ekler; böylece geçmişte hem hata hem de düzeltme görünür.

• Tek kayıt: bir Sahip, Yönetici veya Onaylayan herhangi bir kaydı geri alabilir. Düzenleyenler kendi kayıtlarını 24 saat boyunca geri alabilir.
• Alan değişiklikleri: bir alan, ancak o zamandan beri kimse değiştirmediyse önceki değerine döner. Biri değiştirdiyse uygulama çakışmayı gösterir ve atlamanıza, zorla uygulamanıza veya değeri düzenlemenize izin verir.
• Toplu geri alma: bir Sahip veya Yönetici, bir kişinin iki zaman arasında yaptığı her şeyi geri alabilir. Uygulama önce varsa çakışmalarla birlikte bir önizleme gösterir ve işlem çalışmadan önce ikinci faktörün yeniden doğrulanmasını ister.

Müdahaleyi ortaya çıkaran geçmiş

Müdahaleyi ortaya çıkaran geçmiş, geçmişteki bir kaydın değiştirilmesinin veya silinmesinin, geçmiş doğrulandığında görüneceği anlamına gelir. Değişikliğin olmasını engellemez; gizlenmesini imkânsız kılar.

1. Her kayıt, kendi içeriğinden ve bir önceki kaydın kodundan hesaplanan bir kod alır (HMAC-SHA256, kuruluşunuza özel ve yalnızca LightInventory'nin elinde bulunan gizli bir anahtarla). Tek bir kaydı değiştirmek, ondan sonraki her kodu bozar ve anahtar olmadan kimse kodları yeniden hesaplayamaz.
2. Bu kodların değer içermeyen bir kopyasını, güncelleme ve silme işlemlerini reddeden bir tabloda tutarız.
3. Günde bir kez zincirin bir parmak izi, veritabanımızın dışında, 7 yıllık kilitli saklama politikasıyla Google Cloud Storage'a yazılır.
4. Her gece ve sahip istediği her an, uygulama zinciri Log sekmenizden yeniden hesaplar ve kopyayla ve son günlük çapayla karşılaştırır. Herhangi bir fark varsa tüm üyeler bir bütünlük uyarısı görür; Sahipler ve Yöneticiler e-posta alır.

Bir Google dosyasının sahibi dosyayı her zaman düzenleyebilir, kopyalayabilir veya silebilir ve hiçbir uygulama bunu engelleyemez. Zincirin size sunduğu şey, LightInventory'nin hangi kayıtları yazdığının ve bunların değişmediğinin kanıtıdır. Ayrıntılar güvenlik sayfasında.

Deneyin: zinciri bozun

Aşağıdaki demo örnek bir defterdir: herhangi bir satırı düzenleyin ve doğrulamanın o satırdan itibaren başarısız olmasını izleyin. Tamamen tarayıcınızda çalışır ve hiçbir yere veri göndermez.

Zaman	Ürün	Konum	Miktar	Kaydeden	Parmak izi	Doğrulama
09:02	Akülü matkap	Ana depo		Mal kabul	…	✓ Sağlam
10:15	Akülü matkap	Araç 2		Saha ekibi	…	✓ Sağlam
11:40	İş eldiveni	Ana depo		Mal kabul	…	✓ Sağlam
14:05	İş eldiveni	Şantiye A		Şantiye şefi	…	✓ Sağlam
16:30	Akülü matkap	Araç 2		Saha ekibi	…	✓ Sağlam

Her satır, yazıldığı anda kaydedilen parmak iziyle eşleşiyor.

Defteri sıfırla

Bu demo tamamen tarayıcınızda çalışır. LightInventory gizli anahtarlı bir HMAC zinciri ve harici çapalar kullanır; bu nedenle parmak izleri yeniden hesaplanarak bir değişiklik gizlenemez.

Demo, fikri görebilmeniz için basit bir hash kullanır. Gerçek zincir, yukarıda anlatıldığı gibi gizli bir anahtar ve günlük çapalar kullanır.

Doğrudan tabloda yapılan düzenlemeler

Yönetilen sekmeleriniz korunur ve isteğe bağlı sıkı kilit, sahip kilidi açana kadar dosyayı Google'da salt okunur tutar. Sahip yine de düzenleme yapabildiği için LightInventory ayrıca kontrol eder:

• Uygulama tablonuzu her okuduğunda her satırı, uygulamanın o satıra en son yazdığında kaydettiği gizli anahtarlı parmak iziyle karşılaştırır.
• Kimsenin görüntülemediği kuruluşlar için belirli aralıklarla arka planda bir kontrol çalışır.
• Bu yolla bulunan bir değişiklik, Google'ın revizyon verilerinin işaret ettiği Google hesabıyla birlikte uygulama dışında yapılmış bir düzenleme olarak kaydedilir. Değişikliği birden fazla kişi yapmış olabilecekse uygulama tahmin yürütmek yerine hepsinin adını verir.

Sonrasında ne olacağına kuruluşunuz karar verir: bir Sahip veya Yönetici benimseyene ya da geri alana kadar değişikliği engellemek, kabul edip kayda geçirmek veya onaya bekletmek. Geçmiş hareketlerde veya geçmiş kayıtlarında yapılan düzenlemeler her ayarda her zaman işaretlenir. Google E-Tablolar'ın kendisinde bir hücreyi kimin değiştirdiğini görmek için Google E-Tablolar yardımı sayfasına bakın.

Dışa aktarma

Yetkili roller geçmişi ve stoğu CSV, XLSX veya PDF olarak dışa aktarabilir. Dışa aktarma için ikinci faktörün yeniden doğrulanması gerekir ve formül gibi başlayan değerler (=, +, -, @) kaçış karakteriyle işlenir; böylece dosya bir e-tablo programında güvenle açılabilir. Geçmiş zaten kendi Google E-Tablolar dosyanızda durduğu için LightInventory'yi kullanmayı bıraksanız bile sizde kalır.

Her planda

Eksiksiz geçmiş, geri alma ve bütünlük doğrulaması, Free dahil her plana dahildir. Bulunduğunuz plan yüzünden geçmişinizdeki hiçbir şeyin süresi dolmaz. Fiyatlandırma sayfasına bakın veya Google E-Tablolar ile stok yönetimi rehberini okuyun.