Jurnal de audit al stocurilor pentru Foi de calcul Google

LightInventory înregistrează fiecare mișcare de stoc și fiecare modificare a unui articol, cu autorul, ce s-a schimbat, când s-a întâmplat și de ce. Istoricul se află într-o filă protejată din propria foaie de calcul Google, un lanț cu cheie arată dacă cineva îl modifică, iar modificările făcute direct în foaie sunt și ele detectate și înregistrate.

Ce vă poate spune doar foaia de calcul

Foi de calcul Google păstrează deja un anumit istoric, iar acesta este util. Merită să fim preciși în privința a ceea ce vă oferă.

• Istoricul versiunilor arată versiunile anterioare ale fișierului, cine le-a editat și ce s-a schimbat. Aveți nevoie de drept de editare pentru a-l vedea, iar Google precizează că „versiunile fișierului tău pot fi îmbinate ocazional”. Proprietarii de Conturi Google personale pot și șterge istoricul versiunilor (Google: Aflați ce s-a modificat într-un fișier).
• Istoricul editărilor unei celule (clic dreapta pe o celulă, apoi Afișați istoricul modificărilor) arată cine a modificat o singură celulă și valorile ei anterioare. Google enumeră modificările care s-ar putea să nu apară, inclusiv rândurile și coloanele adăugate sau șterse, modificările aduse formatului celulei, modificările făcute prin formule și modificările făcute înainte de restabilirea unei versiuni anterioare (aceeași pagină).

Este o evidență bună a modificărilor unui document. Nu este însă un registru de stocuri:

• Stocul este adesea o formulă. Dacă un total se recalculează, istoricul celulei s-ar putea să nu arate acest lucru, pentru că Google enumeră modificările făcute prin formule printre cele care s-ar putea să nu apară.
• Lipsește „de ce”. Niciuna dintre aceste vizualizări nu înregistrează un motiv, un număr de referință sau o aprobare.
• Rândurile șterse sunt greu de urmărit. Ștergerile de rânduri nu apar în istoricul celulei, așa că o linie dispărută poate fi găsită doar comparând versiuni întregi.
• Toți cei cu drept de editare sunt egali. Oricine poate edita fișierul poate modifica orice celulă neprotejată, iar istoricul doar înregistrează acest lucru ulterior.

Ce înregistrează LightInventory

Fiecare modificare făcută prin aplicație devine o înregistrare într-o filă protejată Log din foaia dvs. de calcul. Este scrisă în aceeași actualizare Google ca modificarea, așa că o modificare și înregistrarea ei de istoric sunt salvate împreună sau deloc.

Stocul nu este niciodată păstrat ca un număr pe care cineva îl poate suprascrie. Fiecare recepție, ieșire, transfer sau corecție de inventar este un rând într-o filă Movements la care doar se adaugă, iar stocul disponibil este calculat din aceste rânduri. Fiecare articol arată și când s-a modificat ultima dată și de cine.

Puteți citi istoricul în trei moduri: pentru un articol, pentru un membru al echipei sau ca flux pentru întreaga organizație. Când o foaie de calcul devine mare, mișcările și istoricul mai vechi sunt mutate în foi de calcul de arhivă din contul dvs. Google, iar lanțul continuă fără întrerupere de la una la alta.

Aprobări

Aprobările sunt opționale și se setează pentru fiecare organizație. Când sunt activate, modificări precum editarea prețurilor și a costurilor sau ajustările de stoc așteaptă evaluarea, în timp ce recepțiile, ieșirile și transferurile obișnuite trec direct. Puteți schimba acțiunile care necesită aprobare.

• Modificarea propusă este scrisă într-o filă protejată Requests din foaia dvs. de calcul, așa că valorile propuse rămân în Google.
• Un Aprobator, un Administrator sau un Proprietar o aprobă sau o respinge. Nimeni nu își poate aproba propria solicitare.
• Ambele rezultate sunt înregistrate în istoric, iar o respingere păstrează comentariul evaluatorului.
• Dacă propunerea din foaie este modificată după ce a fost trimisă, aprobarea eșuează.

Anulare fără pierderea istoricului

O anulare nu șterge niciodată nimic. Adaugă o înregistrare nouă care o neutralizează pe cea veche, astfel încât istoricul arată atât greșeala, cât și corectura.

• O singură înregistrare: un Proprietar, un Administrator sau un Aprobator poate anula orice înregistrare. Editorii își pot anula propriile înregistrări timp de 24 de ore.
• Modificări de câmp: un câmp revine la valoarea anterioară doar dacă nimeni nu l-a modificat între timp. Dacă cineva l-a modificat, aplicația arată conflictul și vă permite să îl omiteți, să forțați anularea sau să editați valoarea.
• Anulare în bloc: un Proprietar sau un Administrator poate anula tot ce a făcut o persoană între două momente. Aplicația arată mai întâi o previzualizare cu eventualele conflicte și cere o confirmare recentă cu al doilea factor înainte de rulare.

Istoric care arată orice falsificare

Faptul că istoricul arată orice falsificare înseamnă că modificarea sau eliminarea unei înregistrări trecute iese la iveală la verificarea istoricului. Nu împiedică modificarea; face imposibilă ascunderea ei.

1. Fiecare înregistrare primește un cod calculat din conținutul ei și din codul înregistrării anterioare (HMAC-SHA256 cu o cheie secretă pentru organizația dvs., pe care o deține doar LightInventory). Modificarea unei înregistrări invalidează toate codurile de după ea, iar fără cheie nimeni nu le poate recalcula.
2. Păstrăm o copie a acestor coduri, fără valori, într-un tabel care respinge actualizările și ștergerile.
3. O dată pe zi, o amprentă a lanțului este scrisă în Google Cloud Storage, cu o politică de păstrare blocată pe 7 ani, în afara bazei noastre de date.
4. În fiecare noapte și oricând cere proprietarul, aplicația recalculează lanțul din fila Log și îl compară cu copia și cu cea mai recentă ancoră zilnică. Dacă există vreo diferență, fiecare membru vede un avertisment de integritate, iar Proprietarii și Administratorii primesc un e-mail.

Proprietarul unui fișier Google îl poate edita, copia sau șterge oricând și nicio aplicație nu poate împiedica acest lucru. Lanțul vă oferă dovada înregistrărilor scrise de LightInventory și a faptului că nu au fost modificate. Aflați mai multe pe pagina de securitate.

Încercați: rupeți lanțul

Demonstrația de mai jos este un registru de exemplu: editați orice rând și urmăriți cum verificarea eșuează începând cu acel rând. Rulează în întregime în browserul dvs. și nu trimite nimic nicăieri.

Ora	Articol	Locație	Cantitate	Înregistrat de	Amprentă	Verificare
09:02	Mașină de găurit cu acumulator	Depozit principal		Recepție	…	✓ Neschimbat
10:15	Mașină de găurit cu acumulator	Duba 2		Echipa de teren	…	✓ Neschimbat
11:40	Mănuși de protecție	Depozit principal		Recepție	…	✓ Neschimbat
14:05	Mănuși de protecție	Șantier A		Șef de șantier	…	✓ Neschimbat
16:30	Mașină de găurit cu acumulator	Duba 2		Echipa de teren	…	✓ Neschimbat

Fiecare rând corespunde amprentei înregistrate la momentul scrierii.

Resetați registrul

Această demonstrație rulează integral în browserul dvs. LightInventory folosește un lanț HMAC cu cheie secretă și ancore externe, astfel încât o modificare nu poate fi ascunsă prin recalcularea amprentelor.

Demonstrația folosește un hash simplu, ca să vedeți ideea. Lanțul real folosește o cheie secretă și ancore zilnice, așa cum este descris mai sus.

Modificări făcute direct în foaie

Filele gestionate sunt protejate, iar o blocare strictă opțională păstrează fișierul doar în citire în Google până când proprietarul îl deblochează. Proprietarul poate edita în continuare, așa că LightInventory verifică și el:

• De fiecare dată când aplicația vă citește foaia, compară fiecare rând cu o amprentă cu cheie stocată când aplicația l-a scris ultima dată.
• Pentru organizațiile pe care nu le vizualizează nimeni, o verificare în fundal rulează periodic.
• O modificare descoperită astfel este înregistrată ca modificare făcută în afara aplicației, cu contul Google indicat de datele de revizie Google. Când mai multe persoane ar fi putut să o facă, aplicația le numește pe toate în loc să ghicească.

Organizația dvs. alege ce urmează: blochează modificarea până când un Proprietar sau un Administrator o adoptă sau o anulează, o acceptă și o înregistrează sau o reține pentru aprobare. Modificările aduse mișcărilor trecute sau înregistrărilor de istoric sunt întotdeauna semnalate, indiferent de setare. Pentru a verifica cine a modificat o celulă chiar în Foi de calcul Google, consultați ajutorul pentru Foi de calcul Google.

Export

Rolurile cu permisiune pot exporta istoricul și stocul în format CSV, XLSX sau PDF. Exporturile cer o confirmare recentă cu al doilea factor, iar valorile care încep ca o formulă (=, +, -, @) sunt neutralizate, astfel încât fișierul să poată fi deschis în siguranță într-o foaie de calcul. Pentru că istoricul se află deja în propria foaie de calcul Google, rămâne al dvs. chiar dacă renunțați la LightInventory.

În orice plan

Istoricul complet, anulările și verificarea integrității sunt incluse în orice plan, inclusiv Free. Nimic din istoric nu expiră din cauza planului pe care îl aveți. Consultați prețurile sau citiți ghidul despre gestiunea stocurilor în Foi de calcul Google.