Varaston muutoshistoria Google Sheetsiin

LightInventory kirjaa jokaisen varastotapahtuman ja jokaisen nimikkeen muutoksen: kuka sen teki, mitä muuttui, milloin se tapahtui ja miksi. Historia on suojatulla välilehdellä omassa Google Sheets -taulukossasi, salaisella avaimella suojattu ketju paljastaa, jos joku muuttaa sitä, ja myös suoraan taulukkoon tehdyt muokkaukset havaitaan ja kirjataan.

Mitä pelkkä taulukko kertoo

Google Sheets tallentaa jo jonkin verran historiaa, ja siitä on hyötyä. Kannattaa kuitenkin olla tarkka siitä, mitä se antaa.

• Versiohistoria näyttää tiedoston aiemmat versiot, niiden muokkaajat ja muutokset. Sen näkeminen vaatii muokkausoikeuden, ja Google huomauttaa, että ”tiedoston versiot saatetaan joskus yhdistää”. Henkilökohtaisen Google-tilin omistaja voi myös poistaa versiohistorian (Google: Tiedoston muutosten etsiminen).
• Solun muokkaushistoria (napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä muokkaushistoria) näyttää, kuka muutti yksittäistä solua ja mitkä sen aiemmat arvot olivat. Google luettelee muutoksia, jotka eivät ehkä näy, kuten lisätyt tai poistetut rivit ja sarakkeet, solun muotoilun muutokset, kaavojen aiheuttamat muutokset ja ennen aiemman version palauttamista tehdyt muutokset (sama sivu).

Se on hyvä kirjaus asiakirjan muokkauksista. Varastokirjanpito se ei ole:

• Saldo on usein kaava. Jos summa lasketaan uudelleen, solun historia ei välttämättä näytä sitä, koska Google mainitsee kaavojen aiheuttamat muutokset niiden joukossa, jotka eivät ehkä näy.
• ”Miksi” puuttuu. Kumpikaan näkymä ei tallenna syytä, viitenumeroa tai hyväksyntää.
• Poistettuja rivejä on vaikea jäljittää. Rivien poistot eivät näy solun historiassa, joten kadonneen rivin löytää vain vertaamalla kokonaisia versioita.
• Kaikki muokkaajat ovat samanarvoisia. Jokainen, joka voi muokata tiedostoa, voi muuttaa mitä tahansa suojaamatonta solua, ja historia kirjaa sen vasta jälkikäteen.

Mitä LightInventory kirjaa

Jokaisesta sovelluksen kautta tehdystä muutoksesta tulee merkintä suojatulle Log-välilehdelle taulukossasi. Se kirjoitetaan samassa Google-päivityksessä kuin itse muutos, joten muutos ja sen historiamerkintä tallentuvat yhdessä tai eivät ollenkaan.

Saldoa ei koskaan tallenneta lukuna, jonka joku voi kirjoittaa yli. Jokainen vastaanotto, otto, siirto tai inventointikorjaus on rivi Movements-välilehdellä, jolle rivejä vain lisätään, ja varastosaldo lasketaan näistä riveistä. Jokaisesta nimikkeestä näkyy myös, milloin ja kuka sitä viimeksi muutti.

Historiaa voi lukea kolmella tavalla: yhden nimikkeen, yhden tiimin jäsenen tai koko organisaation syötteenä. Kun taulukko kasvaa suureksi, vanhemmat tapahtumat ja historia siirretään arkistotaulukoihin Google-tililläsi, ja ketju jatkuu niiden yli katkeamatta.

Hyväksynnät

Hyväksynnät ovat valinnaisia, ja ne määritetään organisaatiokohtaisesti. Kun ne ovat käytössä, esimerkiksi hinta- ja kustannusmuutokset tai saldokorjaukset odottavat tarkastusta, kun taas tavalliset vastaanotot, otot ja siirrot menevät suoraan läpi. Voit muuttaa, mitkä toiminnot vaativat hyväksynnän.

• Ehdotettu muutos kirjoitetaan suojatulle Requests-välilehdelle taulukkoosi, joten ehdotetut arvot pysyvät Googlessa.
• Hyväksyjä, Järjestelmänvalvoja tai Omistaja hyväksyy tai hylkää sen. Kukaan ei voi hyväksyä omaa pyyntöään.
• Molemmat lopputulokset kirjataan historiaan, ja hylkäyksestä säilyy tarkastajan kommentti.
• Jos taulukossa olevaa ehdotusta muutetaan sen lähettämisen jälkeen, hyväksyntä epäonnistuu.

Peruminen ilman historian menettämistä

Peruminen ei koskaan poista mitään. Se lisää uuden merkinnän, joka kumoaa vanhan, joten historiassa näkyvät sekä virhe että korjaus.

• Yksi merkintä: Omistaja, Järjestelmänvalvoja tai Hyväksyjä voi perua minkä tahansa merkinnän. Muokkaajat voivat perua omia merkintöjään 24 tunnin ajan.
• Kenttämuutokset: kenttä palaa aiempaan arvoonsa vain, jos kukaan ei ole muuttanut sitä sen jälkeen. Jos joku on, sovellus näyttää ristiriidan ja antaa sinun ohittaa sen, pakottaa perumisen tai muokata arvoa.
• Joukkoperuminen: Omistaja tai Järjestelmänvalvoja voi kumota kaiken, mitä yksi henkilö teki kahden ajankohdan välillä. Sovellus näyttää ensin esikatselun mahdollisine ristiriitoineen ja pyytää uuden toisen tunnistautumisvaiheen ennen suorittamista.

Historia, jonka peukalointi paljastuu

Peukaloinnin paljastuminen tarkoittaa, että aiemman merkinnän muuttaminen tai poistaminen näkyy, kun historia tarkistetaan. Se ei estä muutosta, mutta tekee sen piilottamisesta mahdotonta.

1. Jokainen merkintä saa koodin, joka lasketaan sen sisällöstä ja edellisen merkinnän koodista (HMAC-SHA256 ja organisaatiosi salainen avain, joka on vain LightInventoryn hallussa). Yhden merkinnän muuttaminen rikkoo kaikki sen jälkeiset koodit, eikä kukaan voi laskea niitä uudelleen ilman avainta.
2. Säilytämme kopion näistä koodeista ilman arvoja taulussa, joka hylkää päivitykset ja poistot.
3. Kerran päivässä ketjun sormenjälki kirjoitetaan tietokantamme ulkopuolelle Google Cloud Storageen, jossa on 7 vuoden lukittu säilytyskäytäntö.
4. Joka yö ja aina omistajan pyynnöstä sovellus laskee ketjun uudelleen Log-välilehdeltäsi ja vertaa sitä kopioon ja viimeisimpään päivittäiseen ankkuriin. Jos jokin poikkeaa, jokainen jäsen näkee eheysvaroituksen, ja Omistajat ja Järjestelmänvalvojat saavat sähköpostin.

Google-tiedoston omistaja voi aina muokata, kopioida tai poistaa sen, eikä mikään sovellus voi estää sitä. Ketju antaa todisteen siitä, mitkä merkinnät LightInventory kirjoitti ja että ne ovat muuttumattomia. Lue lisää tietoturvasivulta.

Kokeile: riko ketju

Alla oleva demo on esimerkkikirjanpito: muokkaa mitä tahansa riviä ja katso, miten tarkistus epäonnistuu siitä rivistä eteenpäin. Demo toimii kokonaan selaimessasi eikä lähetä mitään minnekään.

Aika	Nimike	Sijainti	Määrä	Kirjaaja	Sormenjälki	Tarkistus
09:02	Akkuporakone	Päävarasto		Vastaanotto	…	✓ Ehjä
10:15	Akkuporakone	Pakettiauto 2		Kenttätiimi	…	✓ Ehjä
11:40	Suojakäsineet	Päävarasto		Vastaanotto	…	✓ Ehjä
14:05	Suojakäsineet	Työmaa A		Työnjohtaja	…	✓ Ehjä
16:30	Akkuporakone	Pakettiauto 2		Kenttätiimi	…	✓ Ehjä

Jokainen rivi vastaa sormenjälkeä, joka tallennettiin rivin kirjaamisen yhteydessä.

Palauta kirjanpito

Tämä demo toimii kokonaan selaimessasi. LightInventory käyttää salaisella avaimella suojattua HMAC-ketjua ja ulkoisia ankkureita, joten muutosta ei voi piilottaa laskemalla sormenjäljet uudelleen.

Demo käyttää tavallista tiivistettä, jotta idea on helppo nähdä. Oikea ketju käyttää salaista avainta ja päivittäisiä ankkureita, kuten yllä on kuvattu.

Suoraan taulukkoon tehdyt muokkaukset

Hallitut välilehtesi on suojattu, ja valinnainen tiukka lukitus pitää tiedoston Googlessa vain luku -tilassa, kunnes omistaja avaa lukituksen. Omistaja voi silti muokata, joten LightInventory tarkistaa myös itse:

• Aina kun sovellus lukee taulukkoasi, se vertaa jokaista riviä avaimella laskettuun sormenjälkeen, joka tallennettiin, kun sovellus viimeksi kirjoitti rivin.
• Organisaatioissa, joita kukaan ei parhaillaan katso, taustatarkistus ajetaan aikataulun mukaan.
• Näin löydetty muutos kirjataan sovelluksen ulkopuolella tehdyksi muokkaukseksi, ja siihen liitetään Google-tili, johon Googlen versiotiedot viittaavat. Kun muutoksen on voinut tehdä useampi henkilö, sovellus nimeää heidät kaikki arvaamisen sijaan.

Organisaatiosi päättää, mitä sitten tapahtuu: muutos estetään, kunnes Omistaja tai Järjestelmänvalvoja hyväksyy sen tai palauttaa aiemman tilan, muutos hyväksytään ja kirjataan, tai se jätetään odottamaan hyväksyntää. Muokkaukset aiempiin tapahtumiin tai historiamerkintöihin merkitään aina, millä tahansa asetuksella. Jos haluat tarkistaa Google Sheetsissä, kuka muutti solua, katso Google Sheets -ohjeet.

Vienti

Roolit, joilla on siihen oikeus, voivat viedä historian ja saldot CSV-, XLSX- tai PDF-muodossa. Vienti vaatii uuden toisen tunnistautumisvaiheen, ja arvot, jotka alkavat kuin kaava (=, +, -, @), suojataan, jotta tiedoston voi avata turvallisesti taulukkolaskentaohjelmassa. Koska historia on jo omassa Google Sheets -taulukossasi, se pysyy sinun, vaikka lopettaisit LightInventoryn käytön.

Kaikissa paketeissa

Täydellinen historia, peruminen ja eheyden tarkistus sisältyvät jokaiseen pakettiin, myös Free-pakettiin. Mikään historiassasi ei vanhene käyttämäsi paketin vuoksi. Katso hinnoittelu tai lue opas varastonhallinnasta Google Sheetsissä.