Revizijski trag zaliha za Google tablice

LightInventory bilježi svako kretanje zaliha i svaku promjenu artikla: tko ju je napravio, što se promijenilo, kada se to dogodilo i zašto. Povijest se nalazi na zaštićenoj kartici vaše vlastite Google tablice, lanac s ključem pokazuje je li je itko mijenjao, a izmjene napravljene izravno u tablici također se otkrivaju i bilježe.

Što vam sama tablica može reći

Google tablice već čuvaju dio povijesti, i ona je korisna. Vrijedi biti precizan u tome što vam pruža.

• Povijest verzija prikazuje ranije verzije datoteke, tko ih je uređivao i što se promijenilo. Da biste je vidjeli, trebate pristup za uređivanje, a Google napominje da se „revizije vaše datoteke mogu povremeno spojiti“. Vlasnici osobnih Google računa mogu i izbrisati povijest verzija (Google: Pregled promjena u datoteci).
• Povijest uređivanja ćelije (desni klik na ćeliju, zatim Prikaži povijest uređivanja (Show edit history)) prikazuje tko je promijenio jednu ćeliju i njezine ranije vrijednosti. Google navodi promjene koje se možda neće prikazati, među njima dodane ili izbrisane retke i stupce, promjene oblikovanja ćelije, promjene koje su napravile formule i promjene napravljene prije vraćanja neke prošle verzije (ista stranica).

To je dobar zapis izmjena dokumenta. Ali nije dnevnik zaliha:

• Zaliha je često formula. Ako se ukupni iznos preračuna, povijest ćelije to možda neće prikazati jer Google promjene koje rade formule navodi među onima koje se možda neće pojaviti.
• Nema odgovora na pitanje „zašto“. Nijedan prikaz ne bilježi razlog, referentni broj ni odobrenje.
• Izbrisane retke teško je pratiti. Brisanje redaka ne pojavljuje se u povijesti ćelije, pa se nestali redak može pronaći samo usporedbom cijelih verzija.
• Svi s pristupom za uređivanje su jednaki. Svatko tko može uređivati datoteku može promijeniti bilo koju nezaštićenu ćeliju, a povijest to bilježi tek naknadno.

Što LightInventory bilježi

Svaka promjena napravljena putem aplikacije postaje unos na zaštićenoj kartici Log u vašoj tablici. Upisuje se u istom Google ažuriranju kao i sama promjena, pa se promjena i njezin unos u povijesti spremaju zajedno ili se uopće ne spremaju.

Zaliha se nikada ne pohranjuje kao broj koji netko može prepisati. Svaki primitak, izdavanje, prijenos ili korekcija nakon inventure redak je na kartici Movements u koju se samo dodaje, a zaliha na stanju izračunava se iz tih redaka. Za svaki artikl vidi se i kada je posljednji put promijenjen i tko ga je promijenio.

Povijest možete čitati na tri načina: za jedan artikl, za jednog člana tima ili kao pregled za cijelu organizaciju. Kada tablica postane velika, starija kretanja i povijest premještaju se u arhivske tablice na vašem Google računu, a lanac se nastavlja kroz njih bez prekida.

Odobrenja

Odobrenja nisu obvezna i postavljaju se za svaku organizaciju zasebno. Kada su uključena, promjene poput izmjena cijena i troškova ili korekcija zaliha čekaju pregled, dok svakodnevni primici, izdavanja i prijenosi odmah prolaze. Možete promijeniti koje radnje trebaju odobrenje.

• Predložena promjena upisuje se na zaštićenu karticu Requests u vašoj tablici, pa predložene vrijednosti ostaju u Googleu.
• Odobravatelj, Administrator ili Vlasnik odobrava je ili odbija. Nitko ne može odobriti vlastiti zahtjev.
• Oba se ishoda bilježe u povijesti, a kod odbijanja čuva se komentar recenzenta.
• Ako se prijedlog u tablici promijeni nakon podnošenja, odobrenje ne uspijeva.

Poništavanje bez gubitka povijesti

Poništavanje nikada ništa ne briše. Dodaje novi unos koji poništava stari, pa povijest prikazuje i pogrešku i ispravak.

• Jedan unos: Vlasnik, Administrator ili Odobravatelj može poništiti bilo koji unos. Urednici mogu poništiti vlastite unose u roku od 24 sata.
• Promjene polja: polje se vraća na raniju vrijednost samo ako ga u međuvremenu nitko nije promijenio. Ako jest, aplikacija prikazuje sukob i omogućuje vam da ga preskočite, prisilno provedete ili uredite vrijednost.
• Skupno poništavanje: Vlasnik ili Administrator može poništiti sve što je jedna osoba napravila između dva trenutka. Aplikacija najprije prikazuje pregled sa svim sukobima i prije izvođenja traži ponovnu potvrdu drugim faktorom.

Povijest koja otkriva neovlaštene izmjene

Povijest koja otkriva neovlaštene izmjene znači da se promjena ili uklanjanje prošlog unosa vidi pri provjeri povijesti. Ona ne sprječava samu promjenu; onemogućuje da se promjena sakrije.

1. Svaki unos dobiva kod izračunan iz njegova sadržaja i koda prethodnog unosa (HMAC-SHA256 s tajnim ključem vaše organizacije koji čuva samo LightInventory). Promjena jednog unosa narušava svaki kod nakon njega, a bez ključa ih nitko ne može ponovno izračunati.
2. Kopiju tih kodova, bez vrijednosti, čuvamo u tablici baze podataka koja odbija izmjene i brisanja.
3. Jednom dnevno otisak lanca upisuje se u Google Cloud Storage uz zaključano pravilo zadržavanja od 7 godina, izvan naše baze podataka.
4. Svake noći, i kad god vlasnik to zatraži, aplikacija ponovno izračunava lanac iz vaše kartice Log i uspoređuje ga s kopijom i najnovijim dnevnim sidrom. Ako se išta razlikuje, svaki član vidi upozorenje o cjelovitosti, a Vlasnici i Administratori dobivaju e-poruku.

Vlasnik Google datoteke uvijek je može uređivati, kopirati ili izbrisati i nijedna aplikacija to ne može spriječiti. Lanac vam daje dokaz o tome koje je unose upisao LightInventory i da su nepromijenjeni. Više pročitajte na stranici o sigurnosti.

Isprobajte: prekinite lanac

Demonstracija u nastavku primjer je dnevnika: uredite bilo koji redak i gledajte kako provjera ne uspijeva od tog retka nadalje. Izvodi se u potpunosti u vašem pregledniku i nikamo ništa ne šalje.

Vrijeme	Artikl	Lokacija	Količina	Unio	Otisak	Provjera
09:02	Aku bušilica	Glavno skladište		Zaprimanje	…	✓ Nepromijenjeno
10:15	Aku bušilica	Kombi 2		Terenski tim	…	✓ Nepromijenjeno
11:40	Zaštitne rukavice	Glavno skladište		Zaprimanje	…	✓ Nepromijenjeno
14:05	Zaštitne rukavice	Gradilište A		Voditelj gradilišta	…	✓ Nepromijenjeno
16:30	Aku bušilica	Kombi 2		Terenski tim	…	✓ Nepromijenjeno

Svaki redak odgovara otisku zabilježenom pri upisu.

Vrati dnevnik na početno stanje

Ova se demonstracija u potpunosti izvodi u vašem pregledniku. LightInventory koristi HMAC lanac s tajnim ključem i vanjska sidra, pa se promjena ne može sakriti ponovnim izračunom otisaka.

Demonstracija koristi običan hash kako biste vidjeli zamisao. Pravi lanac koristi tajni ključ i dnevna sidra, kako je opisano gore.

Izmjene napravljene izravno u tablici

Vaše upravljane kartice su zaštićene, a dodatno strogo zaključavanje može datoteku u Googleu držati samo za čitanje dok je vlasnik ne otključa. Vlasnik i dalje može uređivati, pa LightInventory dodatno provjerava:

• Svaki put kada aplikacija čita vašu tablicu, uspoređuje svaki redak s otiskom s ključem pohranjenim kada je aplikacija posljednji put upisala taj redak.
• Za organizacije koje nitko ne pregledava provjera se izvodi u pozadini prema rasporedu.
• Promjena otkrivena na taj način bilježi se kao izmjena napravljena izvan aplikacije, uz Google račun na koji upućuju Googleovi podaci o revizijama. Kada ju je moglo napraviti više osoba, aplikacija navodi sve njih umjesto da pogađa.

Vaša organizacija odlučuje što slijedi: blokirati promjenu dok je Vlasnik ili Administrator ne prihvati ili ne vrati prethodno stanje, prihvatiti je i zabilježiti ili je zadržati radi odobrenja. Izmjene prošlih kretanja ili unosa povijesti uvijek se označavaju, uz svaku postavku. Kako provjeriti tko je promijenio ćeliju u samim Google tablicama, pogledajte u pomoći za Google tablice.

Izvoz

Ovlaštene uloge mogu izvesti povijest i zalihe kao CSV, XLSX ili PDF. Izvozi traže ponovnu potvrdu drugim faktorom, a vrijednosti koje počinju poput formule (=, +, -, @) neutraliziraju se (escaping) tako da se datoteka može sigurno otvoriti u programu za tablice. Budući da je povijest već u vašoj vlastitoj Google tablici, ostaje vaša čak i ako prestanete koristiti LightInventory.

U svakom paketu

Cjelovita povijest, poništavanje i provjera cjelovitosti uključeni su u svaki paket, pa i u Free. Ništa u vašoj povijesti ne istječe zbog paketa koji koristite. Pogledajte cijene ili pročitajte vodič o upravljanju zalihama u Google tablicama.