Auditní stopa skladu pro Tabulky Google

LightInventory zaznamenává každý skladový pohyb a každou změnu položky spolu s tím, kdo ji provedl, co se změnilo, kdy k tomu došlo a proč. Historie je uložena na chráněném listu vaší vlastní tabulky Google, řetězec s klíčem ukáže, zda ji někdo pozměnil, a úpravy provedené přímo v tabulce se také zachytí a zaznamenají.

Co vám řekne samotná tabulka

Tabulky Google už určitou historii uchovávají a ta je užitečná. Vyplatí se ale přesně vědět, co nabízejí.

• Historie verzí ukazuje starší verze souboru, kdo je upravoval a co se změnilo. K jejímu zobrazení potřebujete oprávnění k úpravám a Google upozorňuje: „Verze vašeho souboru se někdy mohou sloučit.“ Vlastníci osobních účtů Google mohou historii verzí také smazat (Google: Zjištění, co se v souboru změnilo).
• Historie úprav buňky (klikněte na buňku pravým tlačítkem a pak na Zobrazit historii úprav) ukazuje, kdo změnil jednu buňku a jaké měla dřívější hodnoty. Google uvádí změny, které se v ní nemusí zobrazit, mimo jiné přidané nebo smazané řádky a sloupce, změny formátu buňky, změny provedené pomocí vzorců a změny provedené před obnovením starší verze (tatáž stránka).

Je to dobrý záznam úprav dokumentu. Skladový deník to ale není:

• Stav zásob je často vzorec. Když se součet přepočítá, historie buňky to nemusí ukázat, protože Google řadí změny provedené vzorci mezi ty, které se nemusí zobrazit.
• Chybí odpověď na „proč“. Ani jeden pohled nezaznamenává důvod, referenční číslo ani schválení.
• Smazané řádky se těžko dohledávají. Mazání řádků se v historii buněk neobjevuje, takže zmizelý řádek najdete jen porovnáním celých verzí.
• Všichni s oprávněním k úpravám jsou si rovni. Kdokoli, kdo může soubor upravovat, může změnit libovolnou nechráněnou buňku a historie to zaznamená až dodatečně.

Co zaznamenává LightInventory

Každá změna provedená v aplikaci se stane záznamem na chráněném listu Log ve vaší tabulce. Zapisuje se v téže aktualizaci Google jako samotná změna, takže změna a její záznam v historii se uloží společně, nebo vůbec.

Stav zásob se nikdy neukládá jako číslo, které by někdo mohl přepsat. Každý příjem, výdej, převod nebo oprava podle inventury je řádek na listu Movements, do kterého lze jen přidávat, a stav na skladě se počítá z těchto řádků. U každé položky je také vidět, kdy a kdo ji naposledy změnil.

Historii můžete procházet třemi způsoby: pro jednu položku, pro jednoho člena týmu, nebo jako přehled událostí celé organizace. Když tabulka příliš naroste, starší pohyby a historie se přesunou do archivních tabulek ve vašem účtu Google a řetězec přes ně pokračuje bez přerušení.

Schvalování

Schvalování je volitelné a nastavuje se pro každou organizaci. Když je zapnuté, čekají na kontrolu změny, jako jsou úpravy cen a nákladů nebo korekce zásob, zatímco běžné příjmy, výdeje a převody projdou rovnou. Které akce vyžadují schválení, můžete změnit.

• Navrhovaná změna se zapíše na chráněný list Requests ve vaší tabulce, takže navržené hodnoty zůstávají v Googlu.
• Schvalovatel, Administrátor nebo Vlastník ji schválí, nebo zamítne. Nikdo nemůže schválit vlastní žádost.
• Oba výsledky se zaznamenají do historie a u zamítnutí zůstane zachován komentář schvalujícího.
• Pokud se návrh v tabulce po odeslání změní, schválení selže.

Vracení změn bez ztráty historie

Vrácení změny nikdy nic nemaže. Přidá nový záznam, který ten původní ruší, takže historie ukazuje chybu i její opravu.

• Jeden záznam: Vlastník, Administrátor nebo Schvalovatel může vrátit kterýkoli záznam. Editoři mohou vracet vlastní záznamy po dobu 24 hodin.
• Změny polí: pole se vrátí na dřívější hodnotu jen tehdy, pokud ho od té doby nikdo nezměnil. Pokud ano, aplikace zobrazí konflikt a umožní ho přeskočit, vynutit, nebo hodnotu upravit.
• Hromadné vrácení: Vlastník nebo Administrátor může vrátit vše, co jeden člověk udělal mezi dvěma časovými okamžiky. Aplikace nejdřív zobrazí náhled s případnými konflikty a před spuštěním si vyžádá nové ověření druhým faktorem.

Historie, v níž se každý zásah prozradí

Že se zásah prozradí, znamená, že změna nebo odstranění dřívějšího záznamu se při ověření historie ukáže. Samotné změně to nezabrání; znemožní to ji skrýt.

1. Každý záznam dostane kód vypočtený z jeho obsahu a z kódu předchozího záznamu (HMAC-SHA256 s tajným klíčem vaší organizace, který má pouze LightInventory). Změna jednoho záznamu naruší všechny následující kódy a bez klíče je nikdo nemůže přepočítat.
2. Kopii těchto kódů, bez jakýchkoli hodnot, uchováváme v tabulce, která odmítá aktualizace i mazání.
3. Jednou denně se otisk řetězce zapíše do Google Cloud Storage se zamčenými zásadami uchování na 7 let, mimo naši databázi.
4. Každou noc a kdykoli o to vlastník požádá aplikace přepočítá řetězec z vašeho listu Log a porovná ho s kopií a s posledním denním ukotvením. Pokud se něco liší, každý člen uvidí upozornění na narušení integrity a Vlastníci i Administrátoři dostanou e-mail.

Vlastník souboru Google ho může vždy upravit, zkopírovat nebo smazat a žádná aplikace tomu nemůže zabránit. Řetězec vám dává důkaz o tom, které záznamy zapsal LightInventory a že zůstaly nezměněné. Více se dočtete na stránce Zabezpečení.

Vyzkoušejte si to: přerušte řetězec

Ukázka níže je vzorový skladový deník: upravte libovolný řádek a sledujte, jak ověření od tohoto řádku dál selže. Běží celá ve vašem prohlížeči a nikam nic neodesílá.

Čas	Položka	Umístění	Množství	Zapsal	Otisk	Ověření
09:02	Aku vrtačka	Hlavní sklad		Příjem zboží	…	✓ Neporušeno
10:15	Aku vrtačka	Dodávka 2		Terénní tým	…	✓ Neporušeno
11:40	Ochranné rukavice	Hlavní sklad		Příjem zboží	…	✓ Neporušeno
14:05	Ochranné rukavice	Stavba A		Stavbyvedoucí	…	✓ Neporušeno
16:30	Aku vrtačka	Dodávka 2		Terénní tým	…	✓ Neporušeno

Každý řádek odpovídá otisku zaznamenanému při jeho zápisu.

Obnovit deník

Tato ukázka běží celá ve vašem prohlížeči. LightInventory používá řetězec HMAC s tajným klíčem a externí ukotvení, takže změnu nelze skrýt přepočítáním otisků.

Ukázka používá prostý hash, abyste viděli princip. Skutečný řetězec používá tajný klíč a denní ukotvení, jak je popsáno výše.

Úpravy provedené přímo v tabulce

Spravované listy jsou chráněné a volitelný přísný zámek udržuje soubor v Googlu jen pro čtení, dokud ho vlastník neodemkne. Vlastník ale stále může upravovat, a proto LightInventory kontroluje i sám:

• Pokaždé, když aplikace čte vaši tabulku, porovná každý řádek s otiskem s klíčem, který uložila, když řádek naposledy zapsala.
• U organizací, které si zrovna nikdo neprohlíží, běží podle plánu kontrola na pozadí.
• Změna zjištěná tímto způsobem se zaznamená jako úprava provedená mimo aplikaci, s účtem Google, na který ukazují data o revizích od Googlu. Pokud ji mohlo provést více lidí, aplikace místo hádání uvede všechny.

Co se stane dál, rozhoduje vaše organizace: změna se zablokuje, dokud ji Vlastník nebo Administrátor nepřijme nebo neobnoví původní stav, přijme se a zaznamená, nebo se podrží ke schválení. Úpravy dřívějších pohybů nebo záznamů historie se označí vždy, při jakémkoli nastavení. Chcete-li zjistit, kdo změnil buňku přímo v Tabulkách Google, podívejte se do nápovědy k Tabulkám Google.

Export

Oprávněné role mohou exportovat historii a zásoby do formátu CSV, XLSX nebo PDF. Exporty vyžadují nové ověření druhým faktorem a hodnoty, které začínají jako vzorec (=, +, -, @), se escapují, aby bylo bezpečné soubor otevřít v tabulkovém procesoru. Protože historie už leží ve vaší vlastní tabulce Google, zůstane vám, i když LightInventory přestanete používat.

V každém tarifu

Úplná historie, vracení změn a ověření integrity jsou součástí každého tarifu, včetně tarifu Free. Kvůli tarifu, který používáte, ve vaší historii nic nevyprší. Podívejte se na ceník, nebo si přečtěte průvodce správou skladu v Tabulkách Google.