Správa skladu v Tabulkách Google

Spolehlivou skladovou evidenci můžete v Tabulkách Google vést, pokud nikdy nepřepisujete množství na skladě. Každý příjem, výdej, korekci a převod zapište jako nový řádek do deníku pohybů a stav na skladě nechte počítat vzorce. Toto jediné rozhodnutí vám dá stav zásob pro každé umístění, upozornění na nízký stav a čitelnou historii, a to vše pomocí vestavěných funkcí.

Tento průvodce popisuje uspořádání tabulky, vzorce, ověření dat, ochranu, historii a limity Tabulek Google, na kterých záleží. Na závěr poctivě ukazuje, kde samotné Tabulky přestávají stačit.

Navrhněte tabulku

Použijte jednu tabulku se třemi listy. Každý list má jeden úkol.

Items

Locations

Movements: deník

Převod jsou dva řádky: -5 ve zdrojovém umístění a +5 v cílovém, oba s typem Transfer a se stejnou referencí. Inventura, která zjistí o 3 kusy méně, než se čekalo, je jeden řádek Adjust s hodnotou -3.

Proč je deník, do kterého se jen přidává, lepší než sloupec s množstvím

Nejběžnější skladová tabulka má jediný sloupec „Množství“, který lidé přepisují. Funguje, dokud se něco nepokazí, a pak vám neřekne, co se stalo.

• Přepsané číslo nemá příběh. Když se ze 40 stane 25, tabulka neřekne, zda se 15 kusů prodalo, ztratilo, nebo se špatně spočítalo. Řádek deníku říká -15, Issue, JOB-311, s datem a jménem.
• Dva lidé nemohou bezpečně upravovat jedno číslo. Když si dva lidé vezmou každý 5 krabic a oba přepíšou 40 na 35, jeden pohyb se ztratí. Dva přidané řádky s -5 dají správný součet.
• Chyby se opravují přidáním, ne smazáním. Chybný řádek se opraví opačným řádkem, takže chyba i oprava zůstanou vidět.
• Stav k jakémukoli datu je jen otázkou vzorce. Sečtěte pohyby do tohoto data.
• Stav podle umístění máte zadarmo. Z týchž řádků získáte součty podle položky, podle umístění nebo podle obojího.

Pravidlo pro všechny, kdo tabulku používají, je jednoduché: přidávejte řádky do Movements, staré nikdy neupravujte ani nemažte.

Vzorce pro stav na skladě

Všechny vzorce níže předpokládají výše popsané uspořádání listů a sloupců se záhlavím v řádku 1.

Stav na skladě podle položky

Do Items!E2 a pak vyplňte dolů:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS sečte každé množství v deníku, jehož SKU odpovídá položce v daném řádku.

Chcete-li místo toho vyplnit celý sloupec jediným vzorcem, vložte tento do Items!E2 a buňky pod ním nechte prázdné:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Stav na skladě podle položky a umístění

Pro jednu položku v jednom umístění, například v umístění zadaném v buňce H1 listu Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Pro úplnou tabulku zásob na samostatném listu použijte QUERY. Tento vzorec vypíše každou dvojici položky a umístění, která má nějaké pohyby:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Tento vzorec udělá z umístění sloupce, s jedním řádkem na položku:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Stav k minulému datu

Chcete-li zjistit, co bylo na skladě na konci určitého dne, například k datu v Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Odhalení záporného stavu

V umístění nemůže být méně než nula. Tento vzorec vypíše každou dvojici položky a umístění pod nulou, což obvykle znamená chybějící příjem nebo překlep:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Vnitřní QUERY vytvoří součty podle umístění; vnější ponechá jen záporné řádky. Prázdný výsledek znamená, že žádné umístění není pod nulou.

Upozornění na nízký stav a objednací body

Sloupec stavu

Do Items!F2 a pak vyplňte dolů:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Stav je prázdný, dokud není nastaven objednací bod, takže nové položky nevyvolají planý poplach.

Zvýraznění řádků, které je třeba doobjednat

1. Na listu Items označte A2:F.
2. Klikněte na Formát → Podmíněné formátování.
3. V části Formátovat buňky, pokud vyberte Vlastní vzorec je.
4. Zadejte =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Vyberte barvu výplně a klikněte na Hotovo.

Znaky dolaru drží sloupce pevně, zatímco řádek se mění, takže se obarví celý řádek. Google upozorňuje, že vzorce podmíněného formátování mohou odkazovat pouze na stejný list, pokud nepoužijete INDIRECT. Proto jsou stav na skladě a objednací bod vedle sebe na listu Items.

Stejnou funkci můžete použít k označení řádků deníku, jejichž znaménko neodpovídá typu. Na listu Movements označte A2:H a použijte:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Základy objednacího bodu

Objednací bod odpovídá na jedinou otázku: jak nízko může stav klesnout, než musíte objednat, aby nová dodávka dorazila dřív, než zboží dojde? Základní vzorec je:

Objednací bod = průměrná denní spotřeba × dodací lhůta ve dnech + pojistná zásoba

• Průměrnou denní spotřebu zjistíte ze svého deníku.
• Dodací lhůta je počet dní od objednání do chvíle, kdy je zboží v regálu.
• Pojistná zásoba je rezerva pro pomalé dodávky nebo náročné týdny.

Přidejte do Items tři pomocné sloupce: G „Prům. denní spotřeba (30 dní)“, H „Dodací lhůta (dny)“ a I „Pojistná zásoba“. Do G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Znaménko minus změní záporná množství Issue na kladnou míru spotřeby. Pak nastavte objednací bod v D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Například položka, které se spotřebují 4 krabice denně, s dodací lhůtou 5 dní a pojistnou zásobou 10 krabic, má objednací bod 4 × 5 + 10 = 30. Když se změní dodavatelé nebo sezóna, zkontrolujte dodací lhůty a pojistnou zásobu; vzorec je jen tak dobrý jako tyto dva vstupy.

Ověření dat a rozbalovací nabídky

Rozbalovací nabídky zabrání překlepům, které rozbíjejí SUMIFS a QUERY: SKU s mezerou na konci nebo umístění zapsané dvěma způsoby se nikdy neshodují.

Přidání rozbalovací nabídky z rozsahu

1. Na listu Movements označte B2:B.
2. Klikněte na Data → Ověření dat → Přidat pravidlo.
3. V části Kritéria zvolte Rozbalovací nabídka z rozsahu a zadejte Items!A2:A.
4. Klikněte na Hotovo.

Totéž zopakujte pro C2:C s rozsahem Locations!A2:A. Pro E2:E zvolte Rozbalovací nabídka a přidejte položky Receive, Issue, Adjust a Transfer. Google nabízí také Vložit → Rozbalovací nabídka a možnost Rozbalovací nabídka v nabídce pravého tlačítka; všechny otevírají tentýž panel pravidel ověřování dat.

Odmítnout, nebo varovat

Ve výchozím nastavení Tabulky Google odmítnou záznam, který neodpovídá seznamu. Pokud ho chcete místo toho povolit s varováním, otevřete Rozšířené možnosti a v části Pokud jsou data neplatná: vyberte Zobrazit varování. U skladového deníku nechte odmítání zapnuté: pohyb s neznámým SKU je téměř vždy chyba.

Přidejte také pravidlo ověření pro D2:D, které přijímá jen čísla, a pro A2:A, které přijímá jen data. Množství zadané jako text SUMIFS ignoruje, takže stav zůstane potichu chybný.

Chraňte rozsahy a sdílejte opatrně

Oprávnění v Tabulkách Google mají dvě vrstvy a záleží na obou.

1. Sdílení určuje, kdo může soubor otevřít a zda je čtenářem, komentátorem, nebo editorem. Nastavuje se tlačítkem Sdílet a platí pro celý soubor.
2. Chráněné listy a rozsahy zužují, co mohou editoři uvnitř souboru měnit.

Chraňte to, do čeho by nikdo neměl psát

1. Klikněte na Data → Chránit listy a rozsahy.
2. Klikněte na Přidat list nebo rozsah.
3. Zvolte Rozsah a vyberte Items!E2:F (sloupce se vzorci).
4. Klikněte na Nastavit oprávnění.
5. Vyberte Omezit, kdo může tento rozsah upravovat, zvolte Pouze vy a klikněte na Hotovo.

Stejným způsobem chraňte celý list Locations, pokud se seznam mění jen zřídka. Na listu Movements musí lidé moci přidávat řádky, takže přísná ochrana se nehodí. U existujících řádků místo toho použijte Při upravování tohoto rozsahu zobrazit varování; před změnou historie požádá o potvrzení.

Mějte na paměti, co ochrana nedělá. Google uvádí: „Tento postup by neměl být používán jako bezpečnostní opatření.“ A také: „Lidé mohou tisknout, kopírovat, vkládat, importovat a exportovat kopie chráněné tabulky.“ Vlastník může chráněný rozsah vždy upravit a data nelze chránit heslem. Podrobný postup najdete v článku Ochrana listu nebo rozsahu.

Sdílejte s nejužší rolí

• Roli Čtenář dejte lidem, kteří si potřebují jen ověřit stav zásob.
• Roli Editor dejte jen lidem, kteří zaznamenávají pohyby.
• Nastavení sdílení Google umožňuje zabránit editorům v dalším sdílení souboru, jak popisuje stránka Sdílení souborů z Disku Google.

Historie verzí a historie úprav buněk

Tabulky Google uchovávají dva druhy historie: verze celého souboru a historii úprav jednotlivé buňky. Historii verzí bez oprávnění soubor upravovat neuvidíte.

Historie verzí

Starší verze zobrazíte kliknutím na Poslední úprava vpravo nahoře v tabulce. Vyberte verzi v panelu vpravo a uvidíte, kdo co změnil. Tabulky Google ve výchozím nastavení skrývají neupravené řádky; kliknutím na Zobrazit neupravené řádky uvidíte vše.

Verzi můžete obnovit nebo z ní vytvořit kopii. Obnovení verze tabulky vymaže historii úprav jednotlivých buněk pro změny provedené před obnovením, takže u často používaného skladového souboru je kopie obvykle bezpečnější volbou. Viz Obnovení starší verze.

V každé tabulce můžete pojmenovat až 15 verzí a pojmenované verze se neslučují. Pojmenujte verzi po každé inventuře, například „Inventura 31. 10. 2026“, abyste se k ní mohli vždy vrátit.

Historie úprav buňky

Klikněte na buňku pravým tlačítkem a vyberte Zobrazit historii úprav, abyste viděli, kdo ji změnil. Google uvádí změny, které se tam nemusí zobrazit:

• přidané nebo smazané řádky a sloupce;
• změny formátu buňky;
• změny provedené před obnovením starší verze;
• změny provedené pomocí vzorců.

Poslední bod je u tabulky založené na vzorcích důležitý: buňky ve sloupci „Na skladě“ se mění prostřednictvím vzorců, takže jejich historie úprav nové číslo nevysvětlí. Řádky deníku ano. Podrobnosti najdete v článku Jak zjistit, kdo změnil buňku.

Oznámení o úpravách

Klikněte na Nástroje → Nastavení upozornění → Upravit oznámení a budete dostávat e-mail, když tabulku změní ostatní, a to okamžitě, nebo jako denní přehled. Google upozorňuje: „Oznámení můžete nastavit jen pro sebe.“

Limity Tabulek Google, se kterými počítat

Toto jsou limity, které Google dokumentuje, ve stavu k 28. říjnu 2026. Úplný seznam s tím, co dělat poblíž každého z nich, najdete v článku Limity Tabulek Google pro skladovou evidenci.

Deník roste o jeden řádek na každý pohyb. Při 8 sloupcích přidá 1 000 pohybů měsíčně 8 000 buněk měsíčně, což je zhruba 96 000 ročně. Většina malých týmů limitu buněk nikdy nedosáhne, ale velké soubory se zpomalí dávno před ním. Uzavřené roky archivujte do samostatného souboru a konečný stav převeďte jako jeden řádek Adjust pro každou položku a umístění.

Kdy samotné Tabulky přestávají stačit

Výše popsané uspořádání dobře funguje pro několik pečlivých lidí. Jak tým roste, začnou tyto mezery stát čas nebo peníze.

• Souběžné úpravy. Tabulky Google zobrazují úpravy živě, ale nic nebrání dvěma lidem změnit tentýž řádek nebo někomu seřadit deník, zatímco jiný do něj píše. Nic změnu nezkontroluje, než se uloží.
• Žádné schvalování. Kterýkoli editor může zaznamenat korekci o 500 kusů nebo změnit objednací bod. Neexistuje krok, kdy by to nejprve zkontroloval druhý člověk.
• Historie, kterou je těžké auditovat. Historie verzí je seskupená a verze se někdy mohou sloučit. Historie úprav buněk vynechává výsledky vzorců, vložené a smazané řádky i změny formátu a obnovení verze ji vymaže. Vlastník souboru v osobním účtu Google může jeho nepojmenované verze trvale smazat. Nic nedokazuje, že historie, kterou vidíte, je úplná.
• Nechtěné přepsání. Jedno vložení do špatného rozsahu nebo vyplnění dolů o kus dál změní najednou stovky řádků deníku. Historie verzí to dokáže obnovit, pokud si toho někdo všimne.
• Oprávnění platí pro celý soubor. Editor může upravovat každý list a každé umístění, pokud ručně nenastavíte ochranu, a ochrana podle vlastního popisu Googlu není bezpečnostní opatření. Nelze nastavit „tato osoba zaznamenává pohyby jen pro severní sklad“.
• Pravidla existují jen v hlavách lidí. „Nikdy neupravujte staré řádky“ a „vždy uveďte referenci“ jsou jen zvyklosti. Tabulka je nevynucuje.

Pokud vám to zní povědomě, máte tři možnosti: přijmout riziko, přejít na samostatný skladový systém, nebo si tabulku ponechat a přidat nad ni kontrolu.

Jak LightInventory přidává kontrolu nad stejnou tabulku

LightInventory je skladová aplikace postavená nad tabulkou Google, kterou vlastníte. Je ve vývoji a zatím není obecně dostupná. Používá stejné uspořádání deníku jako tento průvodce a pravidla popsaná výše vynucuje aplikace, místo aby zůstala jen zvyklostí.

• Vaše data zůstávají ve vaší tabulce. Položky, umístění, pohyby i protokol změn jsou listy ve vaší vlastní tabulce. Pokud LightInventory přestanete používat, soubor vám zůstane.
• Každá změna se zaznamená. Každá změna se zapíše na list Log s tím, kdo ji provedl, kdy, jaká byla hodnota před ní a jaká po ní. Chyby se opravují vyrovnávacím záznamem, nikdy smazáním historie.
• Historie, v níž se každý zásah prozradí. Hashovací řetězec protokolu s klíčem, bez vašich hodnot, je uložen mimo váš soubor a externě ukotven, takže potichu upravený nebo smazaný řádek protokolu neprojde ověřením. Viz auditní stopa.
• Schvalování. Sami určíte, které změny vyžadují schválení, například změny cen. Schvalující nemůže být tatáž osoba, která o změnu požádala.
• Role. Vlastník, Administrátor, Schvalovatel, Editor a Čtenář, s volitelným omezením na umístění pro Editory a Čtenáře. Členové týmu pracují v aplikaci a do souboru se nepřidávají, pokud jim vlastník neudělí přímé oprávnění k úpravám.
• Odhalení přímých úprav. Pokud někdo tabulku upraví přímo, LightInventory změnu odhalí a naloží s ní podle vašich zásad: zablokuje ji, dokud ji vlastník nepřijme nebo neobnoví původní stav, automaticky ji zaznamená, nebo ji pošle ke schválení.

K dispozici je tarif Free pro 1 uživatele a 1 tabulku. Tarif Team stojí 2,99 € za uživatele měsíčně při měsíční fakturaci, nebo 2,49 € při roční fakturaci, bez daně. Podrobnosti najdete v ceníku a jak nakládáme s vašimi daty a přístupem, na stránce Zabezpečení.