Zarządzanie magazynem w Arkuszach Google

W Arkuszach Google możesz rzetelnie prowadzić magazyn, jeśli nigdy nie nadpisujesz ilości na stanie. Każde przyjęcie, wydanie, korektę i przesunięcie zapisuj jako nowy wiersz w kartotece ruchów, a to, co jest na stanie, niech obliczają formuły. Ta jedna decyzja projektowa daje Ci stany dla każdej lokalizacji, oznaczanie niskich stanów i czytelną historię, a wszystko to za pomocą wbudowanych funkcji.

Ten poradnik omawia układ arkusza, formuły, sprawdzanie poprawności danych, ochronę, historię i ważne limity Arkuszy Google. Na koniec uczciwie pokazuje, w którym momencie same Arkusze przestają wystarczać.

Zaprojektuj arkusz

Użyj jednego pliku z trzema kartami. Każda karta ma jedno zadanie.

Items

Locations

Movements: kartoteka

Przesunięcie to dwa wiersze: -5 w lokalizacji źródłowej i +5 w lokalizacji docelowej, oba z typem Transfer i tym samym numerem referencyjnym. Inwentaryzacja, która wykazuje o 3 sztuki mniej, niż oczekiwano, to jeden wiersz Adjust z wartością -3.

Dlaczego kartoteka tylko do dopisywania jest lepsza od kolumny z ilością

Najczęściej spotykany arkusz magazynowy ma jedną kolumnę „Ilość”, którą ludzie nadpisują. Działa, dopóki coś nie pójdzie źle, a wtedy nie potrafi powiedzieć, co się stało.

• Nadpisana liczba nie ma historii. Jeśli 40 zmienia się w 25, arkusz nie mówi, czy 15 sztuk sprzedano, zgubiono, czy źle policzono. Wiersz kartoteki mówi: -15, Issue, JOB-311, z datą i nazwiskiem.
• Dwie osoby nie mogą bezpiecznie edytować jednej liczby. Jeśli dwie osoby biorą po 5 opakowań i obie nadpisują 40 wartością 35, jeden ruch ginie. Dwa dopisane wiersze z -5 sumują się poprawnie.
• Błędy poprawia się przez dodawanie, a nie wymazywanie. Błędny wiersz koryguje się wierszem przeciwnym, więc zarówno błąd, jak i poprawka pozostają widoczne.
• Stan na dowolny dzień to kwestia jednej formuły. Zsumuj ruchy do tej daty.
• Stany dla lokalizacji masz w pakiecie. Te same wiersze dają sumy dla towaru, dla lokalizacji lub dla obu naraz.

Zasada dla wszystkich, którzy korzystają z arkusza, jest prosta: dodawaj wiersze do Movements, nigdy nie edytuj ani nie usuwaj starych.

Formuły stanu bieżącego

Wszystkie poniższe formuły zakładają opisany wyżej układ kart i kolumn, z nagłówkami w wierszu 1.

Stan bieżący dla towaru

W komórce Items!E2, a następnie przeciągnij w dół:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS sumuje każdą wartość z kolumny „Ilość” w kartotece, której SKU odpowiada towarowi w danym wierszu.

Aby zamiast tego wypełnić całą kolumnę jedną formułą, wpisz ją w Items!E2 i pozostaw komórki poniżej puste:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Stan bieżący dla towaru i lokalizacji

Dla jednego towaru w jednej lokalizacji, na przykład lokalizacji wpisanej w komórce H1 karty Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Aby uzyskać pełną tabelę stanów na osobnej karcie, użyj funkcji QUERY. Ta formuła wyświetla każdą parę towaru i lokalizacji, dla której są ruchy:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Ta zamienia lokalizacje w kolumny, z jednym wierszem na towar:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Stan na wybrany dzień w przeszłości

Aby zobaczyć, co było na stanie na koniec danego dnia, na przykład w dniu wpisanym w Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Wykrywanie ujemnych stanów

W lokalizacji nie może być mniej niż zero. Ta formuła wyświetla każdą parę towaru i lokalizacji ze stanem poniżej zera, co zwykle oznacza brakujące przyjęcie lub literówkę:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Wewnętrzne QUERY tworzy sumy dla lokalizacji; zewnętrzne zostawia tylko wiersze ujemne. Pusty wynik oznacza, że żadna lokalizacja nie ma stanu poniżej zera.

Oznaczanie niskich stanów i punkty ponownego zamówienia

Kolumna statusu

W komórce Items!F2, a następnie przeciągnij w dół:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Status jest pusty, gdy punkt ponownego zamówienia nie jest ustawiony, więc nowe towary nie wywołują fałszywego alarmu.

Wyróżnianie wierszy wymagających zamówienia

1. Zaznacz A2:F na karcie Items.
2. Kliknij Formatuj → Formatowanie warunkowe.
3. W sekcji Formatuj komórki, jeśli wybierz Niestandardowa formuła to.
4. Wpisz =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Wybierz kolor wypełnienia i kliknij Gotowe.

Znaki dolara blokują kolumny, a wiersz się zmienia, więc koloru nabiera cały wiersz. Google zaznacza, że formuły formatowania warunkowego mogą odwoływać się tylko do tego samego arkusza, chyba że użyjesz funkcji INDIRECT. Dlatego stan bieżący i punkt ponownego zamówienia znajdują się obok siebie na karcie Items.

Tej samej funkcji możesz użyć do oznaczania wierszy kartoteki, w których znak ilości nie pasuje do typu. Zaznacz A2:H na karcie Movements i użyj:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Podstawy punktu ponownego zamówienia

Punkt ponownego zamówienia odpowiada na jedno pytanie: jak nisko może spaść stan, zanim trzeba złożyć zamówienie, aby nowa dostawa dotarła, zanim towar się skończy? Podstawowy wzór to:

Punkt ponownego zamówienia = średnie dzienne zużycie × czas realizacji w dniach + zapas bezpieczeństwa

• Średnie dzienne zużycie wynika z Twojej kartoteki.
• Czas realizacji to liczba dni od złożenia zamówienia do chwili, gdy towar jest na półce.
• Zapas bezpieczeństwa to bufor na opóźnione dostawy lub pracowite tygodnie.

Dodaj do karty Items trzy kolumny pomocnicze: G „Śr. dzienne zużycie (30 dni)”, H „Czas realizacji (dni)” i I „Zapas bezpieczeństwa”. W komórce G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Znak minus zamienia ujemne ilości Issue w dodatnie tempo zużycia. Następnie ustaw punkt ponownego zamówienia w D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Na przykład towar zużywany w tempie 4 opakowań dziennie, z 5-dniowym czasem realizacji i zapasem bezpieczeństwa 10 opakowań, ma punkt ponownego zamówienia 4 × 5 + 10 = 30. Sprawdzaj czasy realizacji i zapas bezpieczeństwa, gdy zmieniają się dostawcy lub sezony; formuła jest tak dobra, jak te dwie dane wejściowe.

Sprawdzanie poprawności danych i menu

Menu zapobiegają literówkom, które psują SUMIFS i QUERY: SKU ze spacją na końcu albo lokalizacja zapisana na dwa sposoby nigdy nie zostaną dopasowane.

Dodawanie menu z zakresu

1. Na karcie Movements zaznacz B2:B.
2. Kliknij Dane → Sprawdzanie poprawności danych → Dodaj regułę.
3. W sekcji Kryteria wybierz Menu z zakresu i wpisz Items!A2:A.
4. Kliknij Gotowe.

Powtórz to dla C2:C z zakresem Locations!A2:A. Dla E2:E wybierz Menu i dodaj pozycje Receive, Issue, Adjust i Transfer. Google oferuje też polecenie Wstaw → Menu oraz opcję Menu w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy; wszystkie otwierają ten sam panel reguł sprawdzania poprawności danych.

Odrzucanie lub ostrzeżenie

Domyślnie Arkusze Google odrzucają wpis, który nie pasuje do listy. Jeśli zamiast tego chcesz go dopuścić z ostrzeżeniem, otwórz Opcje zaawansowane i w sekcji Jeśli dane są nieprawidłowe: wybierz Pokaż ostrzeżenie. W kartotece magazynowej zostaw odrzucanie włączone: ruch z nieznanym SKU to prawie zawsze pomyłka.

Dodaj też regułę sprawdzania poprawności dla D2:D, która przyjmuje tylko liczby, oraz dla A2:A, która przyjmuje tylko daty. Ilość wpisana jako tekst jest pomijana przez SUMIFS, więc stan po cichu pozostaje błędny.

Chroń zakresy i udostępniaj ostrożnie

Uprawnienia w Arkuszach Google mają dwie warstwy i obie są ważne.

1. Udostępnianie decyduje, kto może otworzyć plik i czy jest osobą przeglądającą, komentującą czy edytującą. Ustawiasz je przyciskiem Udostępnij i dotyczy ono całego pliku.
2. Chronione arkusze i zakresy zawężają to, co edytujący mogą zmieniać wewnątrz pliku.

Chroń to, czego nikt nie powinien wpisywać

1. Kliknij Dane → Chroń arkusze i zakresy.
2. Kliknij Dodaj arkusz lub zakres.
3. Wybierz Zakres i zaznacz Items!E2:F (kolumny z formułami).
4. Kliknij Ustaw uprawnienia.
5. Wybierz Określ, kto może edytować ten zakres, wybierz Tylko Ty i kliknij Gotowe.

W ten sam sposób chroń całą kartę Locations, jeśli lista rzadko się zmienia. Na karcie Movements ludzie muszą móc dodawać wiersze, więc ścisła ochrona się nie sprawdzi. Zamiast niej ustaw na istniejących wierszach opcję Pokaż ostrzeżenie podczas edytowania tego zakresu; poprosi ona o potwierdzenie przed zmianą historii.

Pamiętaj, czego ochrona nie robi. Google podaje, że „ta funkcja nie stanowi jednak środka bezpieczeństwa” i że inne osoby „mogą drukować, importować i eksportować kopie chronionego arkusza”, a także kopiować i wklejać jego zawartość. Właściciel zawsze może edytować chroniony zakres i nie można chronić danych hasłem. Szczegółowe kroki znajdziesz w artykule Ochrona arkusza lub zakresu.

Udostępniaj z najwęższą rolą

• Rolę Przeglądający nadaj osobom, które muszą tylko sprawdzać stany.
• Rolę Edytujący nadaj tylko osobom, które rejestrują ruchy.
• Ustawienia udostępniania Google pozwalają uniemożliwić edytującym dalsze udostępnianie pliku, jak opisano na stronie Udostępnianie plików z Dysku Google.

Historia wersji i historia zmian komórek

Arkusze Google przechowują dwa rodzaje historii: wersje całego pliku i historię zmian pojedynczej komórki. Historii wersji nie zobaczysz bez uprawnień do edycji pliku.

Historia wersji

Aby zobaczyć wcześniejsze wersje, kliknij Ostatnia zmiana w prawym górnym rogu arkusza. Wybierz wersję w panelu po prawej, aby zobaczyć, kto co zmienił. Arkusze Google domyślnie ukrywają niezmodyfikowane wiersze; kliknij Pokaż niezmodyfikowane wiersze, aby zobaczyć wszystko.

Wersję możesz przywrócić albo utworzyć jej kopię. Przywrócenie wersji arkusza czyści historię zmian poszczególnych komórek dla zmian wprowadzonych przed przywróceniem, więc w przypadku intensywnie używanego pliku magazynowego kopia jest zwykle bezpieczniejsza. Zobacz Przywracanie wcześniejszej wersji.

W jednym arkuszu możesz nazwać maksymalnie 15 wersji, a nazwane wersje nie są łączone. Nazwij wersję po każdej inwentaryzacji, na przykład „Inwentaryzacja 31.10.2026”, aby zawsze móc do niej wrócić.

Historia zmian komórki

Kliknij komórkę prawym przyciskiem myszy i wybierz Pokaż historię zmian, aby zobaczyć, kto ją zmienił. Google wymienia zmiany, które mogą nie być tam widoczne:

• dodanie lub usunięcie wierszy albo kolumn;
• zmiany formatu komórki;
• zmiany wprowadzone przed przywróceniem wcześniejszej wersji;
• zmiany wprowadzone przez formuły.

Ostatni punkt jest ważny w arkuszu opartym na formułach: komórki w kolumnie „Na stanie” zmieniają się przez formuły, więc ich historia zmian nie wyjaśni nowej liczby. Wyjaśnią ją wiersze kartoteki. Więcej szczegółów znajdziesz w artykule Jak sprawdzić, kto zmienił komórkę.

Powiadomienia o zmianach

Kliknij Narzędzia → Ustawienia powiadomień → Edytuj powiadomienia, aby dostawać e-mail, gdy inne osoby zmieniają arkusz, natychmiast lub w formie podsumowania dziennego. Google zaznacza, że powiadomienia możesz ustawić tylko dla siebie.

Limity Arkuszy Google, które trzeba uwzględnić

Oto limity udokumentowane przez Google, według stanu na 28 października 2026 r. Pełna lista wraz z tym, co robić w pobliżu każdego limitu, znajduje się w artykule Limity Arkuszy Google w gospodarce magazynowej.

Kartoteka rośnie o jeden wiersz na każdy ruch. Przy 8 kolumnach 1000 ruchów miesięcznie to 8000 komórek miesięcznie, czyli około 96 000 rocznie. Większość małych zespołów nigdy nie osiąga limitu komórek, ale duże pliki zwalniają na długo przed nim. Archiwizuj zamknięte lata w osobnym pliku i przenoś saldo końcowe jako jeden wiersz Adjust dla każdego towaru i lokalizacji.

Kiedy same Arkusze przestają wystarczać

Opisany układ dobrze sprawdza się w przypadku kilku starannych osób. Gdy zespół rośnie, poniższe luki zaczynają kosztować czas lub pieniądze.

• Jednoczesne zmiany. Arkusze Google pokazują zmiany na żywo, ale nic nie powstrzymuje dwóch osób przed zmianą tego samego wiersza ani kogoś przed sortowaniem kartoteki, gdy ktoś inny w niej pisze. Nic nie sprawdza zmiany, zanim zostanie zapisana.
• Brak zatwierdzania. Każdy edytujący może zarejestrować korektę o 500 sztuk lub zmienić punkt ponownego zamówienia. Nie ma kroku, w którym druga osoba najpierw by to sprawdziła.
• Historia trudna do audytu. Historia wersji jest grupowana, a wersje mogą być czasami łączone. Historia zmian komórek pomija wyniki formuł, wstawione i usunięte wiersze oraz zmiany formatu, a przywrócenie wersji ją czyści. Właściciel pliku na osobistym koncie Google może trwale usunąć jego nienazwane wersje. Nic nie dowodzi, że widoczna historia jest kompletna.
• Przypadkowe nadpisania. Jedno wklejenie w niewłaściwy zakres albo przeciągnięcie formuły za daleko zmienia naraz setki wierszy kartoteki. Historia wersji pozwala to odzyskać, o ile ktoś to zauważy.
• Uprawnienia na poziomie pliku. Edytujący może edytować każdą kartę i każdą lokalizację, chyba że ręcznie zbudujesz ochronę, a ochrona według samego Google nie jest środkiem bezpieczeństwa. Nie da się ustawić reguły „ta osoba rejestruje ruchy tylko dla magazynu północnego”.
• Reguły istnieją tylko w głowach ludzi. „Nigdy nie edytuj starych wierszy” i „zawsze dodawaj numer referencyjny” to umowy. Arkusz ich nie egzekwuje.

Jeśli brzmi to znajomo, masz trzy możliwości: zaakceptować ryzyko, przejść na osobny system magazynowy albo zachować arkusz i dodać do niego kontrolę.

Jak LightInventory dodaje kontrolę do tego samego arkusza

LightInventory to aplikacja magazynowa zbudowana na arkuszu Google, który należy do Ciebie. Jest w fazie rozwoju i nie jest jeszcze ogólnie dostępna. Korzysta z tego samego układu kartoteki co ten poradnik, a reguły opisane wyżej egzekwuje aplikacja, zamiast zostawiać je umowom.

• Twoje dane zostają w Twoim arkuszu. Towary, lokalizacje, ruchy i dziennik zmian to karty w Twoim własnym arkuszu. Jeśli przestaniesz korzystać z LightInventory, zachowasz plik.
• Każda zmiana jest rejestrowana. Każda zmiana trafia na kartę Log z informacją, kto ją wprowadził, kiedy, jaka była wartość przed i jaka jest po. Błędy poprawia się wpisem kompensującym, nigdy przez wymazywanie historii.
• Historia odporna na manipulacje. Łańcuch skrótów z kluczem obliczany z logu, bez Twoich wartości, jest przechowywany poza Twoim plikiem i zewnętrznie zakotwiczony, więc po cichu zmieniony lub usunięty wiersz logu nie przejdzie weryfikacji. Zobacz ścieżkę audytu.
• Zatwierdzanie. Ty decydujesz, które zmiany wymagają zatwierdzenia, na przykład zmiany cen. Osoba sprawdzająca nie może być tą samą osobą, która poprosiła o zmianę.
• Role. Właściciel, Administrator, Zatwierdzający, Edytujący i Przeglądający, z opcjonalnym ograniczeniem do lokalizacji dla Edytujących i Przeglądających. Członkowie zespołu pracują w aplikacji i nie są dodawani do pliku, chyba że właściciel nada im bezpośrednie uprawnienia do edycji.
• Wykrywanie bezpośrednich zmian. Jeśli ktoś edytuje arkusz bezpośrednio, LightInventory wykrywa zmianę i obsługuje ją zgodnie z Twoją zasadą: blokuje ją, dopóki właściciel jej nie przyjmie albo nie przywróci poprzedniego stanu, automatycznie zapisuje ją w logu albo kieruje do zatwierdzenia.

Dostępny jest plan Free dla 1 użytkownika i 1 arkusza. Plan Team kosztuje 2,99 € za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu miesięcznym lub 2,49 € przy rozliczeniu rocznym, bez podatku. Szczegóły znajdziesz w cenniku, a informacje o tym, jak traktujemy Twoje dane i dostęp, na stronie Bezpieczeństwo.