Διαχείριση αποθεμάτων στα Υπολογιστικά Φύλλα Google

Μπορείτε να διαχειρίζεστε αξιόπιστα αποθέματα στα Υπολογιστικά Φύλλα Google αν δεν πληκτρολογείτε ποτέ πάνω σε μια ποσότητα αποθέματος. Καταχωρίστε κάθε παραλαβή, εξαγωγή, διόρθωση και μεταφορά ως νέα γραμμή σε ένα ημερολόγιο κινήσεων και αφήστε τους τύπους να υπολογίζουν το διαθέσιμο απόθεμα. Αυτή η μία σχεδιαστική επιλογή σάς δίνει απόθεμα ανά τοποθεσία, ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος και ιστορικό που μπορείτε να διαβάσετε, όλα με ενσωματωμένες συναρτήσεις.

Ο οδηγός αυτός καλύπτει τη δομή του φύλλου, τους τύπους, την επαλήθευση δεδομένων, την προστασία, το ιστορικό και τα όρια των Υπολογιστικών Φύλλων Google που έχουν σημασία. Κλείνει με μια ειλικρινή ματιά στο πού σταματούν να αρκούν μόνα τους τα Υπολογιστικά Φύλλα Google.

Σχεδιάστε το υπολογιστικό φύλλο

Χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο με τρεις καρτέλες. Κάθε καρτέλα έχει μία δουλειά.

Items (είδη)

Locations (τοποθεσίες)

Movements: το ημερολόγιο

Μια μεταφορά είναι δύο γραμμές: -5 στην τοποθεσία προέλευσης και +5 στον προορισμό, και οι δύο με τύπο Transfer και την ίδια αναφορά. Μια απογραφή που βρίσκει 3 λιγότερα από τα αναμενόμενα είναι μία γραμμή Adjust με -3.

Γιατί ένα ημερολόγιο μόνο με προσθήκες είναι καλύτερο από μια στήλη ποσότητας

Το πιο συνηθισμένο φύλλο αποθεμάτων έχει μία στήλη «Ποσότητα» που οι χρήστες αντικαθιστούν. Λειτουργεί μέχρι να πάει κάτι στραβά, και τότε δεν μπορεί να σας πει τι συνέβη.

• Ένας αριθμός που αντικαταστάθηκε δεν έχει ιστορία. Αν το 40 γίνει 25, το φύλλο δεν λέει αν τα 15 πουλήθηκαν, χάθηκαν ή μετρήθηκαν λάθος. Μια γραμμή ημερολογίου λέει -15, Issue, JOB-311, με ημερομηνία και όνομα.
• Δύο άτομα δεν μπορούν να επεξεργαστούν με ασφάλεια τον ίδιο αριθμό. Αν δύο άτομα πάρουν από 5 κιβώτια και γράψουν και τα δύο 35 πάνω στο 40, χάνεται μια κίνηση. Δύο γραμμές -5 που προστίθενται αθροίζονται σωστά.
• Τα λάθη διορθώνονται με προσθήκη, όχι με σβήσιμο. Μια λάθος γραμμή διορθώνεται με μια αντίθετη γραμμή, οπότε και το λάθος και η διόρθωση μένουν ορατά.
• Το απόθεμα οποιασδήποτε ημερομηνίας απέχει έναν τύπο. Αθροίστε τις κινήσεις έως εκείνη την ημερομηνία.
• Το απόθεμα ανά τοποθεσία προκύπτει αυτόματα. Οι ίδιες γραμμές δίνουν σύνολα ανά είδος, ανά τοποθεσία ή και τα δύο.

Ο κανόνας για όσους χρησιμοποιούν το φύλλο είναι απλός: προσθέτετε γραμμές στην Movements, ποτέ δεν επεξεργάζεστε ή διαγράφετε τις παλιές.

Τύποι για το διαθέσιμο απόθεμα

Όλοι οι παρακάτω τύποι προϋποθέτουν τη διάταξη καρτελών και στηλών που περιγράφηκε, με τις επικεφαλίδες στη γραμμή 1.

Διαθέσιμο απόθεμα ανά είδος

Στο Items!E2 και, στη συνέχεια, συμπληρώστε προς τα κάτω:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

Η SUMIFS αθροίζει κάθε Ποσότητα στο ημερολόγιο της οποίας ο κωδικός SKU ταιριάζει με το είδος της γραμμής.

Για να συμπληρώσετε ολόκληρη τη στήλη με έναν μόνο τύπο, βάλτε τον παρακάτω στο Items!E2 και αφήστε κενά τα κελιά από κάτω:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Διαθέσιμο απόθεμα ανά είδος και τοποθεσία

Για ένα είδος σε μία τοποθεσία, για παράδειγμα την τοποθεσία που έχει πληκτρολογηθεί στο κελί H1 της Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Για πλήρη πίνακα αποθέματος σε δική του καρτέλα, χρησιμοποιήστε τη QUERY. Ο τύπος αυτός απαριθμεί κάθε ζεύγος είδους και τοποθεσίας που έχει κινήσεις:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'Διαθέσιμο'", 1)

Ο παρακάτω μετατρέπει τις τοποθεσίες σε στήλες, με μία γραμμή ανά είδος:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Απόθεμα σε παρελθοντική ημερομηνία

Για να δείτε το διαθέσιμο απόθεμα στο τέλος μιας συγκεκριμένης ημέρας, για παράδειγμα της ημερομηνίας στο Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Εντοπίστε το αρνητικό απόθεμα

Μια τοποθεσία δεν μπορεί να έχει λιγότερα από μηδέν. Ο τύπος αυτός απαριθμεί κάθε ζεύγος είδους και τοποθεσίας κάτω από το μηδέν, που συνήθως σημαίνει παραλαβή που λείπει ή τυπογραφικό λάθος:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Η εσωτερική QUERY δημιουργεί τα σύνολα ανά τοποθεσία· η εξωτερική κρατά μόνο τις αρνητικές γραμμές. Κενό αποτέλεσμα σημαίνει ότι καμία τοποθεσία δεν είναι κάτω από το μηδέν.

Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος και σημεία αναπαραγγελίας

Μια στήλη κατάστασης

Στο Items!F2 και, στη συνέχεια, συμπληρώστε προς τα κάτω:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Η κατάσταση μένει κενή όταν δεν έχει οριστεί σημείο αναπαραγγελίας, ώστε τα νέα είδη να μη δείχνουν ψευδή συναγερμό.

Επισημάνετε τις γραμμές που χρειάζονται αναπαραγγελία

1. Επιλέξτε A2:F στην καρτέλα Items.
2. Κάντε κλικ στο Μορφή → Μορφοποίηση υπό όρους.
3. Στο Μορφοποίηση κελιών αν, επιλέξτε Ο προσαρμοσμένος τύπος είναι.
4. Πληκτρολογήστε =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Επιλέξτε χρώμα γεμίσματος και κάντε κλικ στο Τέλος.

Τα σύμβολα δολαρίου κρατούν σταθερές τις στήλες ενώ αλλάζει η γραμμή, οπότε χρωματίζεται ολόκληρη η γραμμή. Η Google σημειώνει ότι οι τύποι μορφοποίησης υπό όρους μπορούν να αναφέρονται μόνο στο ίδιο φύλλο, εκτός αν χρησιμοποιήσετε την INDIRECT. Γι' αυτό το διαθέσιμο απόθεμα και το σημείο αναπαραγγελίας βρίσκονται το ένα δίπλα στο άλλο στην καρτέλα Items.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια λειτουργία για να επισημάνετε γραμμές του ημερολογίου των οποίων το πρόσημο δεν ταιριάζει με τον τύπο τους. Επιλέξτε A2:H στην Movements και χρησιμοποιήστε:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Βασικά στοιχεία για το σημείο αναπαραγγελίας

Το σημείο αναπαραγγελίας απαντά σε ένα ερώτημα: πόσο χαμηλά μπορεί να πέσει το απόθεμα πριν πρέπει να παραγγείλετε, ώστε η νέα παράδοση να φτάσει πριν εξαντληθεί; Ο βασικός τύπος είναι:

Σημείο αναπαραγγελίας = μέση ημερήσια κατανάλωση × χρόνος παράδοσης σε ημέρες + απόθεμα ασφαλείας

• Η μέση ημερήσια κατανάλωση προκύπτει από το ημερολόγιό σας.
• Ο χρόνος παράδοσης είναι οι ημέρες από την παραγγελία έως ότου το απόθεμα βρεθεί στο ράφι.
• Το απόθεμα ασφαλείας είναι το περιθώριο για καθυστερημένες παραδόσεις ή εβδομάδες με πολλή δουλειά.

Προσθέστε τρεις βοηθητικές στήλες στην Items: G «Μέση ημερήσια κατανάλωση (30 ημέρες)», H «Χρόνος παράδοσης (ημέρες)» και I «Απόθεμα ασφαλείας». Στο G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Το πρόσημο μείον μετατρέπει τις αρνητικές ποσότητες Issue σε θετικό ρυθμό κατανάλωσης. Στη συνέχεια, ορίστε το σημείο αναπαραγγελίας στο D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Για παράδειγμα, ένα είδος με κατανάλωση 4 κιβωτίων την ημέρα, χρόνο παράδοσης 5 ημερών και απόθεμα ασφαλείας 10 κιβωτίων έχει σημείο αναπαραγγελίας 4 × 5 + 10 = 30. Επανεξετάστε τους χρόνους παράδοσης και το απόθεμα ασφαλείας όταν αλλάζουν προμηθευτές ή εποχές· ο τύπος είναι τόσο καλός όσο αυτά τα δύο δεδομένα.

Επαλήθευση δεδομένων και αναπτυσσόμενα μενού

Τα αναπτυσσόμενα μενού αποτρέπουν τα τυπογραφικά λάθη που χαλάνε τις SUMIFS και QUERY: ένας κωδικός SKU με κενό στο τέλος ή μια τοποθεσία γραμμένη με δύο τρόπους δεν ταιριάζουν ποτέ.

Προσθέστε αναπτυσσόμενο μενού από εύρος

1. Στην Movements, επιλέξτε B2:B.
2. Κάντε κλικ στο Δεδομένα → Επαλήθευση δεδομένων → Προσθήκη κανόνα.
3. Στα Κριτήρια, επιλέξτε Αναπτυσσόμενο μενού από εύρος και πληκτρολογήστε Items!A2:A.
4. Κάντε κλικ στο Τέλος.

Επαναλάβετε για το C2:C με Locations!A2:A. Για το E2:E, επιλέξτε Αναπτυσσόμενο μενού και προσθέστε τα στοιχεία Receive, Issue, Adjust και Transfer. Η Google προσφέρει επίσης το Εισαγωγή → Αναπτυσσόμενο μενού και την επιλογή Αναπτυσσόμενο μενού με δεξί κλικ· όλα ανοίγουν το ίδιο πλαίσιο κανόνων επαλήθευσης δεδομένων.

Απόρριψη ή προειδοποίηση

Από προεπιλογή, τα Υπολογιστικά Φύλλα Google απορρίπτουν μια καταχώριση που δεν ταιριάζει με τη λίστα. Αν θέλετε να την επιτρέψετε με προειδοποίηση, ανοίξτε τις Σύνθετες επιλογές και, στο Αν τα δεδομένα δεν είναι έγκυρα:, επιλέξτε Εμφάνιση ειδοποίησης. Σε ένα ημερολόγιο αποθέματος, κρατήστε την απόρριψη ενεργή: μια κίνηση για άγνωστο SKU είναι σχεδόν πάντα λάθος.

Προσθέστε επίσης έναν κανόνα επαλήθευσης στο D2:D που δέχεται μόνο αριθμούς και στο A2:A που δέχεται μόνο ημερομηνίες. Μια ποσότητα πληκτρολογημένη ως κείμενο αγνοείται από τη SUMIFS, οπότε το απόθεμα μένει αθόρυβα λάθος.

Προστατέψτε εύρη και μοιραστείτε προσεκτικά

Τα δικαιώματα στα Υπολογιστικά Φύλλα Google έχουν δύο επίπεδα, και μετράνε και τα δύο.

1. Η κοινή χρήση καθορίζει ποιος μπορεί να ανοίξει το αρχείο και αν είναι Θεατής, Σχολιαστής ή Συντάκτης. Τη ρυθμίζετε με το κουμπί Κοινή χρήση και ισχύει για ολόκληρο το αρχείο.
2. Τα Προστατευμένα φύλλα και εύρη περιορίζουν τι μπορούν να αλλάξουν οι συντάκτες μέσα στο αρχείο.

Προστατέψτε ό,τι δεν πρέπει να πληκτρολογεί κανείς

1. Κάντε κλικ στο Δεδομένα → Προστατευμένα φύλλα και εύρη.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη φύλλου ή εύρους.
3. Επιλέξτε Εύρος και επιλέξτε Items!E2:F (τις στήλες τύπων).
4. Κάντε κλικ στο Ρύθμιση αδειών.
5. Επιλέξτε Περιορίστε τους χρήστες που έχουν δικαίωμα επεξεργασίας αυτού του εύρους, επιλέξτε Μόνο εσείς και κάντε κλικ στο Τέλος.

Προστατέψτε με τον ίδιο τρόπο ολόκληρη την καρτέλα Locations, αν η λίστα αλλάζει σπάνια. Στην Movements οι χρήστες πρέπει να μπορούν να προσθέτουν γραμμές, οπότε μια αυστηρή προστασία δεν ταιριάζει. Χρησιμοποιήστε αντί γι' αυτό το Να εμφανίζεται προειδοποίηση κατά την επεξεργασία αυτού του εύρους στις υπάρχουσες γραμμές· ζητά από τους χρήστες επιβεβαίωση πριν αλλάξουν το ιστορικό.

Να ξέρετε τι δεν κάνει η προστασία. Η Google αναφέρει ότι η προστασία «δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται ως μέτρο ασφαλείας» και ότι «οι χρήστες μπορούν να εκτυπώνουν, να αντιγράφουν, να επικολλούν, να εισάγουν και να εξάγουν αντίγραφα ενός προστατευμένου υπολογιστικού φύλλου». Ο κάτοχος μπορεί πάντα να επεξεργάζεται ένα προστατευμένο εύρος, και δεν μπορείτε να προστατέψετε δεδομένα με κωδικό πρόσβασης. Οι λεπτομέρειες βήμα προς βήμα βρίσκονται στο άρθρο Προστατέψτε ένα φύλλο ή εύρος.

Μοιραστείτε με τον πιο περιορισμένο ρόλο

• Δώστε ρόλο Θεατή σε όσους χρειάζεται μόνο να ελέγχουν το απόθεμα.
• Δώστε ρόλο Συντάκτη μόνο σε όσους καταχωρίζουν κινήσεις.
• Οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης της Google σάς επιτρέπουν να εμποδίσετε τους συντάκτες να μοιράζονται το αρχείο, όπως περιγράφεται στο Κοινή χρήση αρχείων από το Google Drive.

Ιστορικό εκδόσεων και ιστορικό τροποποιήσεων κελιού

Τα Υπολογιστικά Φύλλα Google κρατούν δύο είδη ιστορικού: εκδόσεις ολόκληρου του αρχείου και το ιστορικό τροποποιήσεων ενός μεμονωμένου κελιού. Δεν μπορείτε να δείτε το ιστορικό εκδόσεων χωρίς δικαίωμα επεξεργασίας του αρχείου.

Ιστορικό εκδόσεων

Για να δείτε παλαιότερες εκδόσεις, κάντε κλικ στο Τελευταία επεξεργασία επάνω δεξιά στο υπολογιστικό φύλλο. Επιλέξτε μια έκδοση στο δεξί πλαίσιο για να δείτε ποιος άλλαξε τι. Από προεπιλογή, τα Υπολογιστικά Φύλλα Google αποκρύπτουν τις μη τροποποιημένες σειρές· κάντε κλικ στο Εμφάνιση μη τροποποιημένων σειρών για να τα δείτε όλα.

Μπορείτε να επαναφέρετε μια έκδοση ή να δημιουργήσετε αντίγραφό της. Η επαναφορά μιας έκδοσης υπολογιστικού φύλλου διαγράφει το ιστορικό τροποποιήσεων κελιών για τις αλλαγές που έγιναν πριν από την επαναφορά, οπότε για ένα πολυσύχναστο αρχείο αποθεμάτων ένα αντίγραφο είναι συνήθως η ασφαλέστερη επιλογή. Δείτε το άρθρο Επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση.

Μπορείτε να δώσετε όνομα σε έως 15 εκδόσεις ανά υπολογιστικό φύλλο, και οι εκδόσεις με όνομα δεν συγχωνεύονται. Δώστε όνομα σε μια έκδοση μετά από κάθε απογραφή, για παράδειγμα «Απογραφή 31/10/2026», ώστε να μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε αυτήν.

Ιστορικό τροποποιήσεων κελιού

Κάντε δεξί κλικ σε ένα κελί και επιλέξτε Εμφάνιση ιστορικού τροποποιήσεων για να δείτε ποιος άλλαξε το κελί. Η Google αναφέρει αλλαγές που μπορεί να μην εμφανίζονται εκεί:

• προσθήκη ή διαγραφή σειρών και στηλών·
• αλλαγές στη μορφή του κελιού·
• αλλαγές που έγιναν πριν από την επαναφορά μιας παλαιότερης έκδοσης·
• αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν από τύπους.

Το τελευταίο σημείο έχει σημασία για ένα φύλλο που βασίζεται σε τύπους: τα κελιά της στήλης «Διαθέσιμο» αλλάζουν μέσω τύπων, οπότε το ιστορικό τροποποιήσεών τους δεν θα εξηγήσει έναν νέο αριθμό. Οι γραμμές του ημερολογίου θα τον εξηγήσουν. Περισσότερες λεπτομέρειες στο άρθρο Βρείτε ποιος άλλαξε ένα κελί.

Ειδοποιήσεις αλλαγών

Κάντε κλικ στο Εργαλεία → Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων → Επεξεργασία ειδοποιήσεων για να λαμβάνετε email όταν άλλοι αλλάζουν το υπολογιστικό φύλλο, είτε αμέσως είτε ως καθημερινό συνοπτικό δελτίο. Η Google σημειώνει ότι μπορείτε να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις μόνο για τον εαυτό σας.

Όρια των Υπολογιστικών Φύλλων Google που πρέπει να λάβετε υπόψη

Αυτά είναι τα όρια που τεκμηριώνει η Google, όπως ελέγχθηκαν στις 28 Οκτωβρίου 2026. Η πλήρης λίστα, με το τι να κάνετε κοντά σε καθένα, βρίσκεται στο άρθρο Όρια των Υπολογιστικών Φύλλων Google για αποθέματα.

Ένα ημερολόγιο μεγαλώνει κατά μία γραμμή ανά κίνηση. Με 8 στήλες, 1.000 κινήσεις τον μήνα προσθέτουν 8.000 κελιά τον μήνα, δηλαδή περίπου 96.000 τον χρόνο. Οι περισσότερες μικρές ομάδες δεν φτάνουν ποτέ το όριο κελιών, αλλά τα μεγάλα αρχεία επιβραδύνονται πολύ νωρίτερα. Αρχειοθετήστε τα κλεισμένα έτη σε ξεχωριστό αρχείο και μεταφέρετε το υπόλοιπο κλεισίματος ως μία γραμμή Adjust ανά είδος και τοποθεσία.

Πότε τα Υπολογιστικά Φύλλα Google δεν αρκούν μόνα τους

Η παραπάνω δομή λειτουργεί καλά για λίγους προσεκτικούς ανθρώπους. Καθώς η ομάδα μεγαλώνει, τα παρακάτω κενά αρχίζουν να κοστίζουν χρόνο ή χρήμα.

• Ταυτόχρονες αλλαγές. Τα Υπολογιστικά Φύλλα Google δείχνουν τις αλλαγές ζωντανά, αλλά τίποτα δεν εμποδίζει δύο άτομα να αλλάξουν την ίδια γραμμή ή κάποιον να ταξινομήσει το ημερολόγιο ενώ κάποιος άλλος πληκτρολογεί. Τίποτα δεν ελέγχει μια αλλαγή πριν καταχωριστεί.
• Καμία έγκριση. Οποιοσδήποτε συντάκτης μπορεί να καταχωρίσει μια διόρθωση 500 τεμαχίων ή να αλλάξει ένα σημείο αναπαραγγελίας. Δεν υπάρχει βήμα όπου ένα δεύτερο άτομο το ελέγχει πρώτα.
• Ιστορικό που ελέγχεται δύσκολα. Το ιστορικό εκδόσεων είναι ομαδοποιημένο και οι αναθεωρήσεις μπορεί να συγχωνεύονται περιστασιακά. Το ιστορικό τροποποιήσεων κελιού παραλείπει τα αποτελέσματα τύπων, τις σειρές που προστέθηκαν ή διαγράφηκαν και τις αλλαγές μορφής, και μια επαναφορά το διαγράφει. Ο κάτοχος ενός αρχείου σε προσωπικό Λογαριασμό Google μπορεί να διαγράψει οριστικά τις εκδόσεις του χωρίς όνομα. Τίποτα δεν αποδεικνύει ότι το ιστορικό που βλέπετε είναι πλήρες.
• Κατά λάθος αντικαταστάσεις. Μία επικόλληση στο λάθος εύρος ή μια «συμπλήρωση προς τα κάτω» που πήγε πολύ μακριά αλλάζει εκατοντάδες γραμμές του ημερολογίου μονομιάς. Το ιστορικό εκδόσεων μπορεί να το επαναφέρει, αν το προσέξει κάποιος.
• Τα δικαιώματα ισχύουν σε επίπεδο αρχείου. Ένας συντάκτης μπορεί να επεξεργαστεί κάθε καρτέλα και κάθε τοποθεσία, εκτός αν στήσετε προστασίες με το χέρι, και η προστασία δεν είναι μέτρο ασφαλείας σύμφωνα με την ίδια την Google. Δεν μπορείτε να πείτε «αυτό το άτομο καταχωρίζει κινήσεις μόνο για τη βόρεια αποθήκη».
• Οι κανόνες υπάρχουν μόνο στο μυαλό των ανθρώπων. Το «ποτέ μην επεξεργάζεστε παλιές γραμμές» και το «πάντα βάζετε αναφορά» είναι συμβάσεις. Το φύλλο δεν τις επιβάλλει.

Αν αυτά σας ακούγονται γνώριμα, έχετε τρεις επιλογές: να αποδεχτείτε τον κίνδυνο, να μεταβείτε σε ξεχωριστό σύστημα αποθεμάτων ή να κρατήσετε το φύλλο και να προσθέσετε έλεγχο από πάνω.

Πώς το LightInventory προσθέτει έλεγχο στο ίδιο φύλλο

Το LightInventory είναι μια εφαρμογή αποθεμάτων χτισμένη πάνω σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google που σας ανήκει. Βρίσκεται σε ανάπτυξη και δεν είναι ακόμη γενικά διαθέσιμο. Χρησιμοποιεί την ίδια δομή ημερολογίου με αυτόν τον οδηγό, και η εφαρμογή επιβάλλει τους παραπάνω κανόνες αντί να τους αφήνει στις συνήθειες.

• Τα δεδομένα σας μένουν στο φύλλο σας. Τα είδη, οι τοποθεσίες, οι κινήσεις και το αρχείο αλλαγών είναι καρτέλες στο δικό σας υπολογιστικό φύλλο. Αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το LightInventory, κρατάτε το αρχείο.
• Κάθε αλλαγή καταγράφεται. Κάθε αλλαγή καταχωρίζεται σε μια καρτέλα Log με το ποιος την έκανε, πότε, την τιμή πριν και την τιμή μετά. Τα λάθη διορθώνονται με αντισταθμιστική εγγραφή, ποτέ με σβήσιμο του ιστορικού.
• Ιστορικό που αποκαλύπτει παραποιήσεις. Μια αλυσίδα κατακερματισμού με κλειδί του αρχείου καταγραφής, χωρίς τις τιμές σας, αποθηκεύεται εκτός του αρχείου σας και αγκυρώνεται εξωτερικά, οπότε μια γραμμή καταγραφής που αλλάχτηκε ή διαγράφηκε αθόρυβα αποτυγχάνει στην επαλήθευση. Δείτε το ίχνος ελέγχου.
• Εγκρίσεις. Επιλέγετε ποιες αλλαγές χρειάζονται έγκριση, για παράδειγμα οι αλλαγές τιμών. Αυτός που ελέγχει δεν μπορεί να είναι το άτομο που ζήτησε την αλλαγή.
• Ρόλοι. Κάτοχος, Διαχειριστής, Εγκρίνων, Συντάκτης και Θεατής, με προαιρετικό περιορισμό ανά τοποθεσία για Συντάκτες και Θεατές. Τα μέλη της ομάδας εργάζονται στην εφαρμογή και δεν προστίθενται στο αρχείο, εκτός αν ο κάτοχος τους δώσει άμεσο δικαίωμα επεξεργασίας.
• Εντοπισμός άμεσων αλλαγών. Αν κάποιος επεξεργαστεί απευθείας το φύλλο, το LightInventory εντοπίζει την αλλαγή και τη χειρίζεται σύμφωνα με την πολιτική σας: την μπλοκάρει μέχρι ένας κάτοχος να την υιοθετήσει ή να την αναιρέσει, την καταγράφει αυτόματα ή τη στέλνει για έγκριση.

Υπάρχει πρόγραμμα Free για 1 χρήστη και 1 υπολογιστικό φύλλο. Το Team κοστίζει 2,99 € ανά χρήστη τον μήνα με μηνιαία χρέωση ή 2,49 € με ετήσια χρέωση, χωρίς φόρους. Λεπτομέρειες θα βρείτε στις τιμές, ενώ το πώς χειριζόμαστε τα δεδομένα και την πρόσβασή σας περιγράφεται στη σελίδα ασφάλειας.