Google E-Tablolar ile stok yönetimi

Bir stok miktarının üzerine asla yazmadığınız sürece Google E-Tablolar'da güvenilir bir stok yönetimi yürütebilirsiniz. Her girişi, çıkışı, düzeltmeyi ve transferi bir hareket defterine yeni bir satır olarak kaydedin, eldeki stoğu formüller hesaplasın. Bu tek tasarım kararı size konum bazında stok, düşük stok uyarıları ve okunabilir bir geçmiş kazandırır; hepsi yerleşik işlevlerle.

Bu rehber tablo yapısını, formülleri, veri doğrulamayı, korumayı, geçmişi ve önemli Google E-Tablolar sınırlarını adım adım anlatır. Sonunda da Google E-Tablolar'ın tek başına nerede yetersiz kaldığına dürüstçe bakar.

E-tabloyu tasarlayın

Üç sayfalı tek bir e-tablo kullanın. Her sayfanın tek bir görevi olsun.

Items (ürünler)

Locations (konumlar)

Movements: hareket defteri

Bir transfer iki satırdır: kaynak konumda -5, hedef konumda +5; ikisi de Transfer türünde ve aynı referansla. Beklenenden 3 eksik çıkan bir sayım, -3 değerli tek bir Adjust satırıdır.

Yalnızca ekleme yapılan bir defter neden miktar sütunundan iyidir

En yaygın stok tablosunda, kullanıcıların üzerine yazdığı tek bir “Miktar” sütunu bulunur. Bir şey ters gidene kadar işe yarar; sonra ne olduğunu size söyleyemez.

• Üzerine yazılmış bir sayının hikâyesi yoktur. 40, 25'e düştüğünde tablo 15 adedin satıldığını mı, kaybolduğunu mu, yanlış mı sayıldığını söylemez. Bir defter satırı ise tarih ve isimle birlikte -15, Issue, JOB-311 der.
• İki kişi aynı sayıyı güvenle düzenleyemez. İki kişi 5'er kutu alır ve ikisi de 40'ın üzerine 35 yazarsa bir hareket kaybolur. Eklenen iki -5 satırı ise doğru toplanır.
• Hatalar silinerek değil, ekleme yapılarak düzeltilir. Yanlış bir satır, ters yönde bir satırla düzeltilir; böylece hem hata hem düzeltme görünür kalır.
• Herhangi bir tarihteki stok bir formül uzaklığındadır. O tarihe kadarki hareketleri toplayın.
• Konum bazında stok kendiliğinden gelir. Aynı satırlar ürün bazında, konum bazında veya ikisine göre birden toplam verir.

Tabloyu kullanan herkes için kural basittir: Movements sayfasına satır ekleyin, eski satırları asla düzenlemeyin veya silmeyin.

Eldeki stok için formüller

Aşağıdaki tüm formüller, başlıklar 1. satırda olacak şekilde yukarıdaki sayfa ve sütun düzenini varsayar.

Ürün bazında eldeki stok

Items!E2 hücresine yazın, ardından aşağı doğru doldurun:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS, defterde SKU'su o satırdaki ürünle eşleşen tüm Miktar değerlerini toplar.

Sütunun tamamını tek bir formülle doldurmak isterseniz bunu Items!E2 hücresine yazın ve altındaki hücreleri boş bırakın:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Ürün ve konum bazında eldeki stok

Tek bir konumdaki tek bir ürün için; örneğin Items sayfasının H1 hücresine yazılan konum için:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Kendi sayfasında eksiksiz bir stok tablosu için QUERY kullanın. Bu formül, hareketi olan her ürün ve konum çiftini listeler:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'Eldeki stok'", 1)

Bu formül ise konumları sütunlara dönüştürür, her ürün için bir satır oluşturur:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Geçmiş bir tarihteki stok

Belirli bir günün sonunda eldeki stoğu görmek için; örneğin Items!H2 hücresindeki tarih için:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Negatif stoğu yakalayın

Bir konumda sıfırdan az stok olamaz. Bu formül, sıfırın altındaki her ürün ve konum çiftini listeler; bu genellikle eksik bir giriş kaydı veya bir yazım hatası demektir:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

İçteki QUERY konum bazında toplamları oluşturur; dıştaki yalnızca negatif satırları tutar. Sonuç boşsa hiçbir konum sıfırın altında değildir.

Düşük stok uyarıları ve yeniden sipariş noktaları

Bir durum sütunu

Items!F2 hücresine yazın, ardından aşağı doğru doldurun:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Yeniden sipariş noktası girilmemişse durum boş kalır; böylece yeni ürünler yanlış alarm vermez.

Sipariş gereken satırları vurgulayın

1. Items sayfasında A2:F aralığını seçin.
2. Biçim → Koşullu biçimlendirme'ye tıklayın.
3. Şu koşulun geçerli olması durumunda hücreleri biçimlendir altında Özel formül'ü seçin.
4. =AND($D2<>"", $E2<=$D2) girin.
5. Bir dolgu rengi seçin ve Bitti'ye tıklayın.

Dolar işaretleri satır değişirken sütunları sabit tutar; böylece satırın tamamı renklenir. Google, koşullu biçimlendirme formüllerinin INDIRECT kullanmadığınız sürece yalnızca aynı sayfaya başvurabileceğini belirtir. Eldeki stoğun ve yeniden sipariş noktasının Items sayfasında yan yana durmasının nedeni budur.

Aynı özelliği, işareti türüyle uyuşmayan defter satırlarını işaretlemek için de kullanabilirsiniz. Movements sayfasında A2:H aralığını seçin ve şu formülü kullanın:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Yeniden sipariş noktasının temelleri

Yeniden sipariş noktası tek bir soruyu yanıtlar: yeni teslimat stok bitmeden gelsin diye, sipariş vermeden önce stok en fazla ne kadar düşebilir? Temel formül şudur:

Yeniden sipariş noktası = ortalama günlük kullanım × gün olarak tedarik süresi + emniyet stoğu

• Ortalama günlük kullanım defterinizden gelir.
• Tedarik süresi, sipariş verdiğiniz gün ile stoğun rafa girdiği gün arasındaki gün sayısıdır.
• Emniyet stoğu, geciken teslimatlar veya yoğun haftalar için ayırdığınız tampondur.

Items sayfasına üç yardımcı sütun ekleyin: G “Ort. günlük kullanım (30 gün)”, H “Tedarik süresi (gün)” ve I “Emniyet stoğu”. G2 hücresine:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Baştaki eksi işareti, negatif Issue miktarlarını pozitif bir kullanım hızına çevirir. Ardından yeniden sipariş noktasını D2 hücresinde belirleyin:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Örneğin günde 4 kutu kullanılan, tedarik süresi 5 gün ve emniyet stoğu 10 kutu olan bir ürünün yeniden sipariş noktası 4 × 5 + 10 = 30'dur. Tedarikçiler veya sezonlar değiştiğinde tedarik sürelerini ve emniyet stoğunu gözden geçirin; formül ancak bu iki girdi kadar iyidir.

Veri doğrulama ve açılır listeler

Açılır listeler SUMIFS ve QUERY'yi bozan yazım hatalarını önler: sonunda boşluk kalmış bir SKU veya iki farklı şekilde yazılmış bir konum hiçbir zaman eşleşmez.

Bir aralıktan açılır liste ekleyin

1. Movements sayfasında B2:B aralığını seçin.
2. Veri → Veri doğrulama → Kural ekle'ye tıklayın.
3. Ölçütler altında Açılır liste (aralığa göre) seçeneğini belirleyin ve Items!A2:A girin.
4. Bitti'ye tıklayın.

Aynısını C2:C için Locations!A2:A ile tekrarlayın. E2:E için Açılır liste'yi seçin ve Receive, Issue, Adjust ve Transfer öğelerini ekleyin. Google ayrıca Ekle → Açılır liste menüsünü ve sağ tıklama menüsündeki Açılır liste seçeneğini sunar; hepsi aynı veri doğrulama kuralları panelini açar.

Reddetme veya uyarma

Google E-Tablolar varsayılan olarak listeyle eşleşmeyen bir girişi reddeder. Bunun yerine girişe bir uyarıyla izin vermek isterseniz Gelişmiş seçenekler'i açın ve Veriler geçersizse: altında Uyarı göster'i seçin. Bir stok defterinde reddetmeyi açık tutun: bilinmeyen bir SKU'ya kaydedilen hareket neredeyse her zaman bir hatadır.

Ayrıca D2:D için yalnızca sayı, A2:A için yalnızca tarih kabul eden bir doğrulama kuralı ekleyin. Metin olarak yazılmış bir miktarı SUMIFS yok sayar; stok da sessizce yanlış kalır.

Aralıkları koruyun ve dikkatli paylaşın

Google E-Tablolar izinlerinin iki katmanı vardır ve ikisi de önemlidir.

1. Paylaşım, dosyayı kimin açabileceğini ve kişinin Görüntüleyen, Yorumcu veya Düzenleyen olup olmadığını belirler. Paylaş düğmesiyle ayarlanır ve dosyanın tamamına uygulanır.
2. Korumalı sayfalar ve aralıklar, düzenleyenlerin dosya içinde neleri değiştirebileceğini daraltır.

Kimsenin yazmaması gereken yerleri koruyun

1. Veri → Sayfaları ve aralıkları koru'ya tıklayın.
2. Sayfa veya aralık ekle'ye tıklayın.
3. Aralık'ı seçin ve Items!E2:F aralığını (formül sütunları) seçin.
4. İzinleri ayarla'ya tıklayın.
5. Bu aralığı düzenleyebilecek kullanıcıları kısıtla'yı seçin, Yalnızca siz'i seçin ve Bitti'ye tıklayın.

Liste nadiren değişiyorsa Locations sayfasının tamamını da aynı şekilde koruyun. Movements sayfasında kullanıcıların satır ekleyebilmesi gerektiği için sıkı bir koruma uygun değildir. Bunun yerine mevcut satırlarda Bu aralık düzenlenirken uyarı göster seçeneğini kullanın; kullanıcılardan geçmişi değiştirmeden önce onay ister.

Korumanın neyi yapmadığını bilin. Google'a göre koruma “bir güvenlik önlemi olarak kullanılmamalıdır” ve “kullanıcılar korunan bir e-tabloyu yazdırabilir, kopyalayabilir, yapıştırabilir ve kopyalarını içe ve dışa aktarabilir.” Sahip, korunan bir aralığı her zaman düzenleyebilir ve verileri şifreyle koruyamazsınız. Adım adım ayrıntılar Bir sayfayı veya aralığı koruyun sayfasında.

En dar rolle paylaşın

• Yalnızca stoğa bakması gereken kişilere Görüntüleyen rolü verin.
• Düzenleyen rolünü yalnızca hareket kaydeden kişilere verin.
• Google'ın paylaşım ayarları, Google Drive'daki dosyaları paylaşma sayfasında anlatıldığı gibi düzenleyenlerin dosyayı paylaşmasını engellemenize izin verir.

Sürüm geçmişi ve hücre düzenleme geçmişi

Google E-Tablolar iki tür geçmiş tutar: dosyanın tamamının sürümleri ve tek bir hücrenin düzenleme geçmişi. Dosyayı düzenleme izniniz olmadan sürüm geçmişini göremezsiniz.

Sürüm geçmişi

Önceki sürümleri görmek için e-tablonun sağ üstündeki Son düzenleme'ye tıklayın. Kimin neyi değiştirdiğini görmek için sağdaki panelden bir sürüm seçin. Google E-Tablolar değişmeyen satırları varsayılan olarak gizler; her şeyi görmek için Değiştirilmeyen satırları göster'e tıklayın.

Bir sürümü geri yükleyebilir veya kopyasını oluşturabilirsiniz. Bir e-tablo sürümünü geri yüklemek, geri yüklemeden önce yapılan değişikliklerin hücre bazında düzenleme geçmişini temizler; bu yüzden yoğun kullanılan bir stok dosyasında kopya oluşturmak genellikle daha güvenli bir seçimdir. Önceki bir sürümü geri yükleyin sayfasına bakın.

E-tablo başına en fazla 15 sürüme ad verebilirsiniz ve adlandırılmış sürümler birleştirilmez. Her stok sayımından sonra bir sürüme, örneğin “Sayım 31.10.2026” gibi bir ad verin; böylece ona her zaman dönebilirsiniz.

Hücre düzenleme geçmişi

Bir hücreyi kimin değiştirdiğini görmek için hücreyi sağ tıklayın ve Düzenleme geçmişini göster'i seçin. Google, burada görünmeyebilecek değişiklikleri şöyle sıralar:

• eklenen veya silinen satırlar ve sütunlar;
• hücre biçiminde yapılan değişiklikler;
• önceki bir sürüm geri yüklenmeden önce yapılan değişiklikler;
• formüllerin yaptığı değişiklikler.

Son madde, formüllerle çalışan bir tablo için önemlidir: eldeki stok hücreleri formüllerle değiştiği için düzenleme geçmişleri yeni bir sayıyı açıklamaz. Defter satırları ise açıklar. Daha fazla ayrıntı Bir hücreyi kimin değiştirdiğini bulun sayfasında.

Düzenleme bildirimleri

Başkaları e-tabloyu değiştirdiğinde anında veya günlük özet olarak e-posta almak için Araçlar → Bildirim ayarları → Bildirimleri düzenleyin'e tıklayın. Google, bildirimleri yalnızca kendiniz için ayarlayabileceğinizi belirtir.

Hesaba katmanız gereken Google E-Tablolar sınırları

Bunlar, 28 Ekim 2026 itibarıyla kontrol edilen ve Google'ın belgelediği sınırlardır. Her birine yaklaştığınızda ne yapmanız gerektiğini de içeren tam liste Stok yönetiminde Google E-Tablolar sınırları sayfasında.

Defter her harekette bir satır büyür. 8 sütunla, ayda 1.000 hareket ayda 8.000 hücre ekler; bu da yılda yaklaşık 96.000 hücre eder. Küçük ekiplerin çoğu hücre sınırına hiç ulaşmaz, ama büyük dosyalar sınıra varmadan çok önce yavaşlar. Kapanmış yılları ayrı bir dosyaya arşivleyin ve kapanış bakiyesini her ürün ve konum için tek bir Adjust satırıyla yeni döneme taşıyın.

Google E-Tablolar tek başına ne zaman yetmez

Yukarıdaki yapı, birkaç dikkatli kişi için iyi çalışır. Ekip büyüdükçe şu eksikler zaman veya para kaybettirmeye başlar.

• Eş zamanlı düzenlemeler. Google E-Tablolar düzenlemeleri canlı gösterir, ama iki kişinin aynı satırı değiştirmesini ya da biri yazarken bir başkasının defteri sıralamasını hiçbir şey engellemez. Hiçbir şey bir değişikliği işlenmeden önce kontrol etmez.
• Onay yoktur. Herhangi bir düzenleyen 500 birimlik bir düzeltme kaydedebilir veya bir yeniden sipariş noktasını değiştirebilir. İkinci bir kişinin bunu önceden incelediği bir adım yoktur.
• Denetlenmesi zor bir geçmiş. Sürüm geçmişi gruplanmıştır ve revizyonlar ara sıra birleştirilebilir. Hücre düzenleme geçmişi formül sonuçlarını, eklenen ve silinen satırları ve biçim değişikliklerini atlar; bir geri yükleme de onu temizler. Kişisel bir Google Hesabındaki dosyanın sahibi, adlandırılmamış sürümleri kalıcı olarak silebilir. Gördüğünüz geçmişin eksiksiz olduğunu hiçbir şey kanıtlamaz.
• Yanlışlıkla üzerine yazmalar. Yanlış aralığa yapılan tek bir yapıştırma veya fazla uzağa çekilen bir “aşağı doldur”, yüzlerce defter satırını birden değiştirir. Biri fark ederse sürüm geçmişiyle kurtarılabilir.
• İzinler dosya düzeyindedir. Korumaları elle kurmadıkça bir düzenleyen her sayfayı ve her konumu düzenleyebilir; Google'ın kendi tanımına göre de koruma bir güvenlik önlemi değildir. “Bu kişi yalnızca kuzey deposunun hareketlerini kaydeder” diyemezsiniz.
• Kurallar insanların aklındadır. “Eski satırları asla düzenleme” ve “her zaman referans ekle” birer alışkanlıktır. Tablo bunları zorunlu kılmaz.

Bunlar size tanıdık geliyorsa üç seçeneğiniz var: riski kabul etmek, ayrı bir stok sistemine geçmek veya tablonuzu koruyup üzerine kontrol eklemek.

LightInventory aynı tabloya nasıl kontrol ekler

LightInventory, size ait bir Google E-Tablolar dosyasının üzerine kurulan bir stok uygulamasıdır. Geliştirme aşamasındadır ve henüz genel kullanıma açık değildir. Bu rehberdeki defter yapısının aynısını kullanır ve yukarıdaki kuralları alışkanlığa bırakmak yerine uygulama düzeyinde zorunlu kılar.

• Verileriniz tablonuzda kalır. Ürünler, konumlar, hareketler ve değişiklik günlüğü kendi e-tablonuzdaki sekmelerdir. LightInventory'yi kullanmayı bırakırsanız dosya sizde kalır.
• Her değişiklik kaydedilir. Her değişiklik; kimin yaptığı, ne zaman yapıldığı, önceki ve sonraki değerle birlikte bir Log sekmesine yazılır. Hatalar geçmiş silinerek değil, telafi edici bir kayıtla düzeltilir.
• Müdahaleyi ortaya çıkaran geçmiş. Günlüğün değerlerinizi içermeyen, gizli anahtarlı bir hash zinciri dosyanızın dışında saklanır ve harici olarak çapalanır; böylece sessizce düzenlenen veya silinen bir günlük satırı doğrulamadan geçemez. Denetim izi sayfasına bakın.
• Onaylar. Hangi değişikliklerin onay gerektireceğini, örneğin fiyat değişikliklerini, siz seçersiniz. İnceleyen kişi, değişikliği talep eden kişi olamaz.
• Roller. Sahip, Yönetici, Onaylayan, Düzenleyen ve Görüntüleyen; Düzenleyenler ve Görüntüleyenler için isteğe bağlı konum bazında kapsamla. Ekip üyeleri uygulamada çalışır ve sahip onlara doğrudan düzenleme yetkisi vermedikçe dosyaya eklenmez.
• Doğrudan düzenleme tespiti. Biri tabloyu doğrudan düzenlerse LightInventory değişikliği tespit eder ve politikanıza göre ele alır: bir sahip benimseyene ya da geri alana kadar engeller, otomatik olarak kayda geçirir veya onaya gönderir.

1 kullanıcı ve 1 e-tablo için bir Free planı vardır. Team planı, aylık faturalandırmada kullanıcı başına aylık €2,99, yıllık faturalandırmada ise €2,49'dur; vergiler hariçtir. Ayrıntılar fiyatlandırma sayfasında, verilerinizin ve erişimin nasıl ele alındığı ise güvenlik sayfasında.