Gestione dell’inventario con Fogli Google

Puoi gestire un inventario affidabile con Fogli Google se non sovrascrivi mai una quantità a magazzino. Registra ogni carico, scarico, rettifica e trasferimento come nuova riga in un registro dei movimenti, e lascia che siano le formule a calcolare la giacenza. Questa sola scelta di struttura ti dà giacenze per ubicazione, avvisi di scorta bassa e una cronologia leggibile, il tutto con funzioni integrate.

Questa guida illustra la struttura del foglio, le formule, la convalida dei dati, la protezione, la cronologia e i limiti di Fogli Google che contano. Si chiude con un’analisi onesta di quando Fogli Google da solo non basta più.

Progettare il foglio di lavoro

Usa un solo foglio di lavoro con tre schede. Ogni scheda ha un solo compito.

Items

Locations

Movements: il registro

Un trasferimento è composto da due righe: -5 nell’ubicazione di origine e +5 in quella di destinazione, entrambe con tipo Transfer e lo stesso riferimento. Un conteggio delle giacenze che trova 3 pezzi in meno del previsto è una riga Adjust con -3.

Perché un registro a sola aggiunta è meglio di una colonna di quantità

Il foglio di inventario più comune ha un’unica colonna “Quantità” che le persone sovrascrivono. Funziona finché qualcosa non va storto, e a quel punto non può dirti cosa è successo.

• Un numero sovrascritto non racconta nulla. Se 40 diventa 25, il foglio non dice se 15 pezzi sono stati venduti, persi o contati male. Una riga del registro dice -15, Issue, JOB-311, con una data e un nome.
• Due persone non possono modificare in sicurezza lo stesso numero. Se due persone prendono ciascuna 5 scatole ed entrambe sovrascrivono 40 con 35, perdi un movimento. Due righe aggiunte da -5 danno il totale corretto.
• Gli errori si correggono aggiungendo, non cancellando. Una riga sbagliata si corregge con una riga opposta, così l’errore e la correzione restano entrambi visibili.
• La giacenza a qualsiasi data è a portata di formula. Basta sommare i movimenti fino a quella data.
• Le giacenze per ubicazione vengono da sé. Le stesse righe danno i totali per articolo, per ubicazione o per entrambi.

La regola per chiunque usi il foglio è semplice: aggiungi righe a Movements, non modificare né eliminare mai quelle vecchie.

Formule per la giacenza

Tutte le formule qui sotto presuppongono la struttura di schede e colonne descritta sopra, con le intestazioni nella riga 1.

Giacenza per articolo

In Items!E2, poi trascina verso il basso:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS somma ogni valore di Qtà del registro il cui SKU corrisponde all’articolo di quella riga.

Per riempire invece l’intera colonna con un’unica formula, inseriscila in Items!E2 e lascia vuote le celle sottostanti:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Giacenza per articolo e ubicazione

Per un articolo in una sola ubicazione, ad esempio quella inserita nella cella H1 di Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Per una tabella completa delle giacenze in una scheda dedicata, usa QUERY. Questa formula elenca ogni coppia di articolo e ubicazione che ha movimenti:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Questa trasforma le ubicazioni in colonne, con una riga per articolo:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Giacenza a una data passata

Per vedere la giacenza alla fine di un determinato giorno, ad esempio la data in Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Individuare le giacenze negative

Un’ubicazione non può contenere meno di zero pezzi. Questa formula elenca ogni coppia di articolo e ubicazione sotto lo zero, che di solito indica un carico mancante o un errore di battitura:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

La QUERY interna calcola i totali per ubicazione; quella esterna mantiene solo le righe negative. Un risultato vuoto significa che nessuna ubicazione è sotto lo zero.

Avvisi di scorta bassa e punti di riordino

Una colonna di stato

In Items!F2, poi trascina verso il basso:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Lo stato resta vuoto quando non è impostato un punto di riordino, così i nuovi articoli non generano falsi allarmi.

Evidenziare le righe da riordinare

1. Seleziona A2:F nella scheda Items.
2. Fai clic su Formato → Formattazione condizionale.
3. In Formatta le celle se, scegli La formula personalizzata è.
4. Inserisci =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Scegli un colore di riempimento e fai clic su Fine.

Il simbolo del dollaro blocca le colonne mentre la riga cambia, così si colora l’intera riga. Google precisa che le formule di formattazione condizionale possono fare riferimento solo allo stesso foglio, a meno che tu non usi INDIRECT. Per questo la giacenza e il punto di riordino si trovano uno accanto all’altro nella scheda Items.

Puoi usare la stessa funzione per segnalare le righe del registro il cui segno non corrisponde al tipo. Seleziona A2:H in Movements e usa:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Nozioni di base sul punto di riordino

Il punto di riordino risponde a una sola domanda: fino a che livello possono scendere le giacenze prima che tu debba ordinare, in modo che la nuova consegna arrivi prima di restare senza merce? La formula di base è:

Punto di riordino = consumo medio giornaliero × tempo di consegna in giorni + scorta di sicurezza

• Il consumo medio giornaliero si ricava dal registro.
• Il tempo di consegna è il numero di giorni tra l’ordine e la disponibilità della merce a scaffale.
• La scorta di sicurezza è il margine per consegne lente o settimane intense.

Aggiungi tre colonne di supporto a Items: G “Consumo medio giornaliero (30 giorni)”, H “Tempo di consegna (giorni)” e I “Scorta di sicurezza”. In G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Il segno meno trasforma le quantità negative di Issue in un tasso di consumo positivo. Poi imposta il punto di riordino in D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Ad esempio, un articolo consumato al ritmo di 4 scatole al giorno, con un tempo di consegna di 5 giorni e 10 scatole di scorta di sicurezza, ha un punto di riordino di 4 × 5 + 10 = 30. Rivedi tempi di consegna e scorte di sicurezza quando cambiano i fornitori o le stagioni; la formula vale quanto questi due dati.

Convalida dei dati e menu a discesa

I menu a discesa evitano gli errori di battitura che mandano in crisi SUMIFS e QUERY: uno SKU con uno spazio finale o un’ubicazione scritta in due modi diversi non trova mai corrispondenza.

Aggiungere un menu a discesa da un intervallo

1. In Movements, seleziona B2:B.
2. Fai clic su Dati → Convalida dei dati → Aggiungi regola.
3. In Criteri, scegli Menu a discesa da un intervallo e inserisci Items!A2:A.
4. Fai clic su Fine.

Ripeti per C2:C con Locations!A2:A. Per E2:E, scegli Menu a discesa e aggiungi gli elementi Receive, Issue, Adjust e Transfer. Google offre anche Inserisci → Elenco a discesa e l’opzione Menu a discesa nel menu del tasto destro; tutte aprono lo stesso riquadro Regole di convalida dei dati.

Rifiutare o avvisare

Per impostazione predefinita, Fogli Google rifiuta un valore che non corrisponde all’elenco. Se invece vuoi accettarlo con un avviso, apri Opzioni avanzate e, in Se i dati non sono validi:, seleziona Mostra un avviso. Per un registro di inventario, mantieni il rifiuto: un movimento su uno SKU sconosciuto è quasi sempre un errore.

Aggiungi anche una regola di convalida su D2:D che accetti solo numeri, e su A2:A che accetti solo date. Una quantità inserita come testo viene ignorata da SUMIFS, e la giacenza resta sbagliata senza che nessuno se ne accorga.

Proteggere gli intervalli e condividere con attenzione

Le autorizzazioni di Fogli Google hanno due livelli, ed entrambi contano.

1. La condivisione stabilisce chi può aprire il file e se è Visualizzatore, Commentatore o Editor. La imposti con Condividi e vale per l’intero file.
2. I fogli e gli intervalli protetti restringono ciò che gli editor possono modificare all’interno del file.

Proteggere ciò in cui nessuno deve scrivere

1. Fai clic su Dati → Proteggi fogli e intervalli.
2. Fai clic su Aggiungi un foglio o un intervallo.
3. Scegli Intervallo e seleziona Items!E2:F (le colonne con le formule).
4. Fai clic su Imposta autorizzazioni.
5. Seleziona Limita chi può modificare questo intervallo, scegli Solo tu e fai clic su Fatto.

Proteggi allo stesso modo l’intera scheda Locations se l’elenco cambia raramente. In Movements le persone devono poter aggiungere righe, quindi una protezione rigida non è adatta. Usa invece Mostra un avviso se si modifica questo intervallo sulle righe esistenti: chiede alle persone di confermare prima di modificare la cronologia.

Sappi cosa la protezione non fa. Google precisa che la protezione “non deve essere utilizzata come misura di sicurezza” e che gli utenti “potranno comunque stampare, copiare e incollare nonché importare ed esportare delle copie del foglio di lavoro protetto”. Il proprietario può sempre modificare un intervallo protetto, e non puoi proteggere i dati con una password. I dettagli passo passo sono in Proteggere un foglio o un intervallo.

Condividere con il ruolo più limitato

• Assegna il ruolo Visualizzatore a chi deve solo consultare le giacenze.
• Assegna il ruolo Editor solo a chi registra i movimenti.
• Le impostazioni di condivisione di Google ti permettono di impedire agli editor di condividere il file, come descritto in Condividere file da Google Drive.

Cronologia delle versioni e cronologia delle modifiche delle celle

Fogli Google conserva due tipi di cronologia: le versioni dell’intero file e la cronologia delle modifiche di una singola cella. Non puoi vedere la cronologia delle versioni senza l’autorizzazione a modificare il file.

Cronologia delle versioni

Per vedere le versioni precedenti, fai clic su Ultima modifica in alto a destra nel foglio di lavoro. Scegli una versione nel riquadro a destra per vedere chi ha modificato cosa. Per impostazione predefinita, Fogli Google nasconde le righe non modificate; fai clic su Mostra righe non modificate per vedere tutto.

Puoi ripristinare una versione o crearne una copia. Il ripristino di una versione del foglio di lavoro cancella la cronologia delle modifiche cella per cella relativa alle modifiche fatte prima del ripristino, quindi per un file di inventario molto usato una copia è di solito la scelta più sicura. Consulta Ripristinare una versione precedente.

Puoi assegnare un nome a un massimo di 15 versioni per foglio di lavoro, e le versioni denominate non vengono unite. Assegna un nome a una versione dopo ogni conteggio delle giacenze, ad esempio “Conteggio 31/10/2026”, così potrai sempre tornarci.

Cronologia delle modifiche delle celle

Fai clic con il tasto destro su una cella e scegli Mostra cronologia delle modifiche per vedere chi l’ha modificata. Google elenca le modifiche che potrebbero non comparire:

• righe e colonne aggiunte o eliminate;
• modifiche al formato della cella;
• modifiche fatte prima del ripristino di una versione precedente;
• modifiche risultanti dall’applicazione di formule.

L’ultimo punto conta per un foglio basato sulle formule: le celle della colonna Giacenza cambiano tramite formule, quindi la loro cronologia delle modifiche non spiega un nuovo numero. Le righe del registro sì. Trovi maggiori dettagli in Scoprire chi ha modificato una cella.

Notifiche di modifica

Fai clic su Strumenti → Impostazioni di notifica → Modifica notifiche per ricevere un’email quando altre persone modificano il foglio di lavoro, subito oppure come sintesi giornaliera. Google precisa che puoi impostare le notifiche solo per te.

Limiti di Fogli Google da considerare

Questi sono i limiti documentati da Google, verificati il 28 ottobre 2026. L’elenco completo, con cosa fare in prossimità di ciascuno, è in Limiti di Fogli Google per l’inventario.

Un registro cresce di una riga per movimento. Con 8 colonne, 1.000 movimenti al mese aggiungono 8.000 celle al mese, cioè circa 96.000 all’anno. La maggior parte dei piccoli team non raggiunge mai il limite di celle, ma i file grandi rallentano molto prima. Archivia gli anni chiusi in un file separato e riporta il saldo di chiusura come una riga Adjust per ogni articolo e ubicazione.

Quando Fogli Google da solo non basta più

La struttura descritta sopra funziona bene per poche persone attente. Quando il team cresce, queste lacune iniziano a costare tempo o denaro.

• Modifiche simultanee. Fogli Google mostra le modifiche in tempo reale, ma niente impedisce a due persone di cambiare la stessa riga, o a qualcuno di ordinare il registro mentre un’altra persona sta scrivendo. Nessun controllo verifica una modifica prima che venga applicata.
• Nessuna approvazione. Qualsiasi editor può registrare una rettifica di 500 unità o cambiare un punto di riordino. Non c’è un passaggio in cui una seconda persona la controlli prima.
• Una cronologia difficile da verificare. La cronologia delle versioni è raggruppata e le revisioni a volte possono essere unite. La cronologia delle modifiche delle celle ignora i risultati delle formule, le righe inserite ed eliminate e le modifiche al formato, e un ripristino la cancella. Il proprietario di un file in un Account Google personale può eliminare definitivamente le versioni senza nome. Niente dimostra che la cronologia che vedi sia completa.
• Sovrascritture accidentali. Un solo incolla sull’intervallo sbagliato o un trascinamento verso il basso troppo lungo cambia centinaia di righe del registro in un colpo. La cronologia delle versioni può recuperarle, se qualcuno se ne accorge.
• Le autorizzazioni valgono per l’intero file. Un editor può modificare ogni scheda e ogni ubicazione, a meno che tu non costruisca le protezioni a mano, e per stessa ammissione di Google la protezione non è una misura di sicurezza. Non puoi stabilire che “questa persona registra movimenti solo per il magazzino nord”.
• Le regole vivono nella testa delle persone. “Non modificare mai le righe vecchie” e “aggiungi sempre un riferimento” sono convenzioni. Il foglio non le fa rispettare.

Se ti ritrovi in questa descrizione, hai tre opzioni: accettare il rischio, passare a un sistema di inventario separato, oppure mantenere il foglio e aggiungere un livello di controllo.

Come LightInventory aggiunge controllo allo stesso foglio

LightInventory è un’app di inventario costruita su un foglio Google di tua proprietà. È in fase di sviluppo e non è ancora disponibile al pubblico. Usa la stessa struttura a registro di questa guida, e l’app fa rispettare le regole descritte sopra invece di lasciarle alle convenzioni.

• I tuoi dati restano nel tuo foglio. Articoli, ubicazioni, movimenti e il log delle modifiche sono schede del tuo foglio di lavoro. Se smetti di usare LightInventory, il file resta tuo.
• Ogni modifica viene registrata. Ogni modifica viene scritta in una scheda Log con chi l’ha fatta, quando, il valore prima e il valore dopo. Gli errori si correggono con una voce compensativa, mai cancellando la cronologia.
• Cronologia a prova di manomissione. Una catena di hash con chiave del log, senza i tuoi valori, viene conservata fuori dal tuo file e ancorata esternamente, quindi una riga del log modificata o eliminata di nascosto non supera la verifica. Consulta il registro delle modifiche.
• Approvazioni. Scegli tu quali modifiche richiedono l’approvazione, ad esempio le modifiche dei prezzi. Il revisore non può essere la persona che ha richiesto la modifica.
• Ruoli. Proprietario, Amministratore, Approvatore, Editor e Visualizzatore, con ubicazioni assegnabili facoltativamente a Editor e Visualizzatori. I membri del team lavorano nell’app e non vengono aggiunti al file, a meno che il proprietario non conceda loro l’accesso diretto in modifica.
• Rilevamento delle modifiche dirette. Se qualcuno modifica direttamente il foglio, LightInventory rileva la modifica e la gestisce secondo il tuo criterio: bloccarla finché un proprietario non la adotta o non ripristina la riga, registrarla automaticamente oppure inviarla in approvazione.

C’è un piano Free per 1 utente e 1 foglio di calcolo. Team costa 2,99 € per utente al mese con fatturazione mensile, oppure 2,49 € con fatturazione annuale, imposte escluse. I dettagli sono nella pagina dei prezzi, e come vengono gestiti i tuoi dati e gli accessi è spiegato nella pagina Sicurezza.