Upravljanje zalihama u Google tablicama

U Google tablicama možete pouzdano voditi zalihe ako nikada ne prepisujete količinu na stanju. Svaki primitak, izdavanje, korekciju i prijenos zabilježite kao novi redak u dnevniku kretanja, a stanje neka izračunavaju formule. Ta jedna odluka o strukturi daje vam zalihe po lokacijama, oznake niske zalihe i čitljivu povijest, sve pomoću ugrađenih funkcija.

Ovaj vodič prolazi kroz strukturu tablice, formule, provjeru valjanosti podataka, zaštitu, povijest i ograničenja Google tablica koja su važna. Na kraju iskreno pokazuje gdje same Google tablice prestaju biti dovoljne.

Struktura tablice

Koristite jednu tablicu s tri kartice. Svaka kartica ima jednu zadaću.

Artikli (Items)

Lokacije (Locations)

Kretanja (Movements): dnevnik

Prijenos su dva retka: -5 na izvornoj lokaciji i +5 na odredišnoj, oba s vrstom Transfer i istom referencom. Inventura koja pronađe 3 komada manje od očekivanog jedan je redak Adjust s vrijednošću -3.

Zašto je dnevnik u koji se samo dodaje bolji od stupca s količinom

Najčešća tablica zaliha ima jedan stupac „Količina“ koji ljudi prepisuju. Radi dok nešto ne pođe po zlu, a tada vam ne može reći što se dogodilo.

• Prepisani broj nema priču. Ako 40 postane 25, tablica ne govori je li 15 komada prodano, izgubljeno ili pogrešno prebrojano. Redak dnevnika kaže -15, Issue, JOB-311, s datumom i imenom.
• Dvije osobe ne mogu sigurno uređivati jedan broj. Ako svaka od dvije osobe uzme 5 kutija i obje 40 prepišu s 35, gubite jedno kretanje. Dva dodana retka s -5 ispravno se zbrajaju.
• Pogreške se ispravljaju dodavanjem, a ne brisanjem. Pogrešan redak ispravlja se suprotnim retkom, pa i pogreška i ispravak ostaju vidljivi.
• Zaliha na bilo koji datum udaljena je samo jednu formulu. Zbrojite kretanja do tog datuma.
• Zalihe po lokacijama dobivate besplatno. Isti retci daju zbrojeve po artiklu, po lokaciji ili po oboje.

Pravilo za sve koji koriste tablicu jednostavno je: dodajte retke u karticu Movements, a stare nikada ne uređujte ni brišite.

Formule za zalihu na stanju

Sve formule u nastavku pretpostavljaju gore opisan raspored kartica i stupaca, sa zaglavljima u 1. retku.

Stanje po artiklu

U ćeliju Items!E2, a zatim popunite prema dolje:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS zbraja svaku količinu (stupac D) u dnevniku čiji SKU odgovara artiklu u tom retku.

Da biste cijeli stupac popunili jednom formulom, umjesto toga upišite ovo u Items!E2 i ćelije ispod ostavite prazne:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Stanje po artiklu i lokaciji

Za jedan artikl na jednoj lokaciji, na primjer lokaciji upisanoj u ćeliju H1 kartice Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Za cjelovitu tablicu zaliha na zasebnoj kartici upotrijebite QUERY. Ova formula navodi svaki par artikla i lokacije koji ima kretanja:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Ova pretvara lokacije u stupce, s jednim retkom po artiklu:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Zaliha na neki prošli datum

Da biste vidjeli što je bilo na stanju na kraju određenog dana, na primjer datuma u ćeliji Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Otkrivanje negativne zalihe

Lokacija ne može imati manje od nule. Ova formula navodi svaki par artikla i lokacije ispod nule, što obično znači da nedostaje primitak ili postoji tipfeler:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Unutarnji QUERY izrađuje zbrojeve po lokacijama; vanjski zadržava samo negativne retke. Prazan rezultat znači da nijedna lokacija nije ispod nule.

Oznake niske zalihe i točke ponovne narudžbe

Stupac statusa

U ćeliju Items!F2, a zatim popunite prema dolje:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Status je prazan kada točka ponovne narudžbe nije postavljena, pa novi artikli ne izazivaju lažnu uzbunu.

Isticanje redaka koje treba ponovno naručiti

1. Na kartici Items odaberite A2:F.
2. Kliknite Oblik → Uvjetno oblikovanje (Format → Conditional formatting).
3. U odjeljku Oblikuj ćelije ako (Format cells if) odaberite Prilagođena formula je (Custom formula is).
4. Unesite =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Odaberite boju ispune i kliknite Gotovo (Done).

Znakovi dolara drže stupce fiksnima dok se redak mijenja, pa se boja mijenja u cijelom retku. Google napominje da formule uvjetnog oblikovanja mogu upućivati samo na isti list, osim ako koristite INDIRECT. Zato se zaliha na stanju i točka ponovne narudžbe nalaze jedna do druge na kartici Items.

Istu značajku možete upotrijebiti za označavanje redaka dnevnika čiji predznak ne odgovara vrsti. Na kartici Movements odaberite A2:H i upotrijebite:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Osnove točke ponovne narudžbe

Točka ponovne narudžbe odgovara na jedno pitanje: koliko nisko zaliha smije pasti prije nego što morate naručiti, tako da nova isporuka stigne prije nego što ostanete bez robe? Osnovna formula glasi:

Točka ponovne narudžbe = prosječna dnevna potrošnja × vrijeme isporuke u danima + sigurnosna zaliha

• Prosječna dnevna potrošnja dolazi iz vašeg dnevnika.
• Vrijeme isporuke broj je dana od narudžbe do trenutka kada je roba na polici.
• Sigurnosna zaliha rezerva je za spore isporuke ili užurbane tjedne.

Kartici Items dodajte tri pomoćna stupca: G „Prosj. dnevna potrošnja (30 dana)“, H „Vrijeme isporuke (dani)“ i I „Sigurnosna zaliha“. U ćeliju G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Znak minus pretvara negativne količine vrste Issue u pozitivnu stopu potrošnje. Zatim u ćeliji D2 postavite točku ponovne narudžbe:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Na primjer, artikl koji se troši 4 kutije dnevno, uz vrijeme isporuke od 5 dana i sigurnosnu zalihu od 10 kutija, ima točku ponovne narudžbe 4 × 5 + 10 = 30. Kada se promijene dobavljači ili sezona, ponovno provjerite vrijeme isporuke i sigurnosnu zalihu; formula je dobra samo onoliko koliko su dobra ta dva ulazna podatka.

Provjera valjanosti podataka i padajući izbornici

Padajući izbornici sprječavaju tipfelere koji kvare SUMIFS i QUERY: SKU s razmakom na kraju ili lokacija napisana na dva načina nikada se ne podudaraju.

Dodavanje padajućeg izbornika iz raspona

1. Na kartici Movements odaberite B2:B.
2. Kliknite Podaci → Provjera valjanosti podataka → Dodaj pravilo (Data → Data validation → Add rule).
3. U odjeljku Kriteriji (Criteria) odaberite Padajući izbornik iz raspona (Dropdown from a range) i unesite Items!A2:A.
4. Kliknite Gotovo (Done).

Ponovite za C2:C s Locations!A2:A. Za E2:E odaberite Padajući izbornik (Dropdown) i dodajte stavke Receive, Issue, Adjust i Transfer. Google nudi i Umetanje → Padajući izbornik (Insert → Dropdown) te mogućnost Padajući izbornik (Dropdown) na izborniku desnog klika; sve one otvaraju istu ploču s pravilima provjere valjanosti podataka.

Odbijanje ili upozorenje

Google tablice prema zadanim postavkama odbijaju unos koji ne odgovara popisu. Ako ga umjesto toga želite dopustiti uz upozorenje, otvorite Napredne opcije (Advanced options) i u odjeljku Ako su podaci nevažeći: (If the data is invalid:) odaberite Prikaži upozorenje (Show a warning). Za dnevnik zaliha zadržite odbijanje: kretanje s nepoznatim SKU-om gotovo je uvijek pogreška.

Dodajte i pravilo provjere valjanosti za D2:D koje prihvaća samo brojeve te za A2:A koje prihvaća samo datume. SUMIFS zanemaruje količinu upisanu kao tekst, pa zaliha neprimjetno ostaje pogrešna.

Zaštitite raspone i pažljivo dijelite

Dopuštenja u Google tablicama imaju dvije razine i obje su važne.

1. Dijeljenje određuje tko može otvoriti datoteku i ima li ulogu gledatelja, komentatora ili urednika. Postavljate ga pomoću gumba Dijeli (Share) i vrijedi za cijelu datoteku.
2. Zaštićeni listovi i rasponi (Protected sheets and ranges) sužavaju ono što urednici mogu mijenjati unutar datoteke.

Zaštitite ono u što nitko ne bi smio upisivati

1. Kliknite Podaci → Zaštiti listove i raspone (Data → Protect sheets and ranges).
2. Kliknite Dodaj list ili raspon (Add a sheet or range).
3. Odaberite Raspon (Range) i označite Items!E2:F (stupce s formulama).
4. Kliknite Postavi dopuštenja (Set permissions).
5. Odaberite Ograniči tko može uređivati ovaj raspon (Restrict who can edit this range), zatim Samo vi (Only you) i kliknite Gotovo (Done).

Na isti način zaštitite cijelu karticu Locations ako se popis rijetko mijenja. Na kartici Movements ljudi moraju moći dodavati retke, pa stroga zaštita nije prikladna. Umjesto toga na postojećim retcima upotrijebite Prikaži upozorenje pri uređivanju ovog raspona (Show a warning when editing this range); ono od ljudi traži potvrdu prije nego što promijene povijest.

Znajte što zaštita ne radi. Google navodi da se zaštita „ne bi trebala koristiti kao sigurnosna mjera“ te da korisnici „mogu ispisivati, kopirati, lijepiti te uvoziti i izvoziti kopije zaštićene tablice“. Vlasnik uvijek može uređivati zaštićeni raspon, a podatke ne možete zaštititi zaporkom. Detaljni koraci opisani su u članku Zaštitite list ili raspon.

Dijelite s najužom ulogom

• Ulogu gledatelja (Viewer) dodijelite osobama koje samo trebaju provjeriti zalihe.
• Ulogu urednika (Editor) dodijelite samo osobama koje bilježe kretanja.
• Postavke dijeljenja u Googleu omogućuju vam da urednicima zabranite dijeljenje datoteke, kako je opisano u članku Dijeljenje datoteka s Google diska.

Povijest verzija i povijest uređivanja ćelija

Google tablice čuvaju dvije vrste povijesti: verzije cijele datoteke i povijest uređivanja pojedine ćelije. Povijest verzija ne možete vidjeti bez dopuštenja za uređivanje datoteke.

Povijest verzija

Da biste vidjeli ranije verzije, u gornjem desnom kutu tablice kliknite Posljednje uređivanje (Last edit). Na desnoj ploči odaberite verziju da biste vidjeli tko je što promijenio. Google tablice prema zadanim postavkama skrivaju nepromijenjene retke; kliknite Prikaži nepromijenjene retke (Show unmodified rows) da biste vidjeli sve.

Verziju možete vratiti ili izraditi njezinu kopiju. Vraćanje verzije tablice briše povijest uređivanja po ćelijama za promjene napravljene prije vraćanja, pa je za prometnu datoteku zaliha kopija obično sigurniji izbor. Pogledajte Vratite raniju verziju.

Po tablici možete imenovati do 15 verzija, a imenovane se verzije ne spajaju. Imenujte jednu nakon svake inventure, na primjer „Inventura 31. 10. 2026.“, kako biste joj se uvijek mogli vratiti.

Povijest uređivanja ćelije

Desnom tipkom miša kliknite ćeliju i odaberite Prikaži povijest uređivanja (Show edit history) da biste vidjeli tko je promijenio tu ćeliju. Google navodi promjene koje se ondje možda neće prikazati:

• dodani ili izbrisani retci i stupci;
• promjene oblikovanja ćelije;
• promjene napravljene prije vraćanja neke prošle verzije;
• promjene koje su napravile formule.

Posljednja točka važna je za tablicu koju pokreću formule: ćelije u stupcu Na stanju mijenjaju se putem formula, pa njihova povijest uređivanja neće objasniti novi broj. Retci dnevnika hoće. Više pojedinosti potražite u članku Saznajte tko je promijenio ćeliju.

Obavijesti o uređivanju

Kliknite Alati → Postavke obavijesti → Obavijesti o uređivanju (Tools → Notification settings → Edit notifications) da biste primili e-poruku kada drugi promijene tablicu, odmah ili kao dnevni sažetak. Google napominje da obavijesti možete postaviti samo za sebe.

Ograničenja Google tablica koja treba planirati

Ovo su ograničenja koja Google dokumentira, provjerena 28. listopada 2026. Cjelovit popis, sa savjetima što učiniti blizu svakog ograničenja, nalazi se u članku Ograničenja Google tablica za zalihe.

Dnevnik raste za jedan redak po kretanju. Uz 8 stupaca 1.000 kretanja mjesečno dodaje 8.000 ćelija mjesečno, što je oko 96.000 godišnje. Većina malih timova nikada ne dosegne ograničenje ćelija, ali velike datoteke usporavaju se mnogo prije toga. Zatvorene godine arhivirajte u zasebnu datoteku, a završno stanje prenesite kao jedan redak Adjust po artiklu i lokaciji.

Kada same Google tablice više nisu dovoljne

Gore opisana struktura dobro radi za nekoliko pažljivih osoba. Kako tim raste, ovi nedostaci počinju stajati vremena ili novca.

• Istodobne izmjene. Google tablice prikazuju izmjene uživo, ali ništa ne sprječava dvije osobe da promijene isti redak ili nekoga da sortira dnevnik dok druga osoba upisuje. Ništa ne provjerava promjenu prije nego što se spremi.
• Nema odobrenja. Svaki urednik može zabilježiti korekciju od 500 jedinica ili promijeniti točku ponovne narudžbe. Ne postoji korak u kojem bi to najprije pregledala druga osoba.
• Povijest koju je teško revidirati. Povijest verzija je grupirana i revizije se mogu povremeno spojiti. Povijest uređivanja ćelija preskače rezultate formula, umetnute i izbrisane retke te promjene oblikovanja, a vraćanje verzije je briše. Vlasnik datoteke na osobnom Google računu može trajno izbrisati njezine neimenovane verzije. Ništa ne dokazuje da je povijest koju vidite potpuna.
• Slučajna prepisivanja. Jedno lijepljenje preko pogrešnog raspona ili predaleko „popunjavanje prema dolje“ odjednom mijenja stotine redaka dnevnika. Povijest verzija to može vratiti, ako netko primijeti.
• Dopuštenja su na razini datoteke. Urednik može uređivati svaku karticu i svaku lokaciju, osim ako ručno ne izradite zaštite, a zaštita prema Googleovu vlastitom opisu nije sigurnosna mjera. Ne možete reći „ova osoba bilježi kretanja samo za sjeverno skladište“.
• Pravila postoje samo u glavama ljudi. „Nikada ne uređuj stare retke“ i „uvijek dodaj referencu“ samo su dogovori. Tablica ih ne provodi.

Ako vam to zvuči poznato, imate tri mogućnosti: prihvatiti rizik, prijeći na zaseban sustav za zalihe ili zadržati tablicu i dodati kontrolu povrh nje.

Kako LightInventory dodaje kontrolu istoj tablici

LightInventory je aplikacija za zalihe izgrađena povrh Google tablice koja je vaše vlasništvo. U razvoju je i još nije općenito dostupna. Koristi istu strukturu dnevnika kao ovaj vodič, a aplikacija provodi gore navedena pravila umjesto da ih prepušta dogovoru.

• Vaši podaci ostaju u vašoj tablici. Artikli, lokacije, kretanja i dnevnik promjena kartice su u vašoj vlastitoj tablici. Ako prestanete koristiti LightInventory, zadržavate datoteku.
• Svaka se promjena bilježi. Svaka promjena upisuje se u karticu Log: tko ju je napravio, kada, vrijednost prije i vrijednost nakon. Pogreške se ispravljaju kompenzacijskim unosom, nikada brisanjem povijesti.
• Povijest koja otkriva neovlaštene izmjene. Lanac hasheva dnevnika s ključem, bez vaših vrijednosti, pohranjuje se izvan vaše datoteke i usidren je izvana, pa neprimjetno uređen ili izbrisan redak dnevnika ne prolazi provjeru. Pogledajte revizijski trag.
• Odobrenja. Vi birate koje promjene trebaju odobrenje, na primjer promjene cijena. Recenzent ne može biti osoba koja je zatražila promjenu.
• Uloge. Vlasnik, Administrator, Odobravatelj, Urednik i Čitatelj, uz neobavezno ograničenje na lokacije za Urednike i Čitatelje. Članovi tima rade u aplikaciji i ne dodaju se u datoteku, osim ako im vlasnik ne dodijeli izravno uređivanje.
• Otkrivanje izravnih izmjena. Ako netko uredi tablicu izravno, LightInventory otkriva promjenu i obrađuje je prema vašem pravilu: blokira je dok je vlasnik ne prihvati ili ne vrati prethodno stanje, automatski je bilježi ili je šalje na odobrenje.

Postoji paket Free za 1 korisnika i 1 tablicu. Team stoji 2,99 € po korisniku mjesečno uz mjesečnu naplatu ili 2,49 € uz godišnju naplatu, bez poreza. Pojedinosti su na stranici Cijene, a način postupanja s vašim podacima i pristupom na stranici Sigurnost.