Atsargų valdymas „Google“ skaičiuoklėse

Patikimai valdyti atsargas „Google“ skaičiuoklėse galite, jei niekada neperrašote atsargų kiekio. Kiekvieną priėmimą, išdavimą, koregavimą ir perkėlimą įrašykite kaip naują eilutę judėjimų žurnale, o turimą kiekį tegul apskaičiuoja formulės. Vien šis sprendimas suteikia atsargas pagal vietas, mažų atsargų žymas ir skaitomą istoriją, ir visa tai naudojant įtaisytąsias funkcijas.

Šiame gide aptariama skaičiuoklės struktūra, formulės, duomenų tikrinimas, apsauga, istorija ir svarbūs „Google“ skaičiuoklių apribojimai. Pabaigoje sąžiningai įvertinama, kur vien skaičiuoklių nebepakanka.

Skaičiuoklės struktūra

Naudokite vieną skaičiuoklę su trimis skirtukais. Kiekvienas skirtukas atlieka vieną užduotį.

Items

Locations

Movements: apskaitos žurnalas

Perkėlimas yra dvi eilutės: -5 pradinėje vietoje ir +5 paskirties vietoje, abi su tipu Transfer ir ta pačia nuoroda. Inventorizacija, kurios metu rasta 3 vienetais mažiau nei tikėtasi, yra viena Adjust eilutė su -3.

Kodėl žurnalas, į kurį tik pridedama, geresnis už kiekio stulpelį

Dažniausiai pasitaikanti atsargų skaičiuoklė turi vieną stulpelį „Kiekis“, kurį žmonės perrašo. Tai veikia, kol kas nors nutinka, o tada skaičiuoklė nebegali pasakyti, kas įvyko.

• Perrašytas skaičius neturi istorijos. Jei 40 tampa 25, skaičiuoklė nepasako, ar 15 vienetų parduota, prarasta, ar suskaičiuota klaidingai. Žurnalo eilutėje parašyta -15, Issue, JOB-311, su data ir vardu.
• Du žmonės negali saugiai redaguoti vieno skaičiaus. Jei du žmonės paima po 5 dėžes ir abu perrašo 40 į 35, vienas judėjimas prarandamas. Dvi pridėtos eilutės po -5 susumuojamos teisingai.
• Klaidos taisomos pridedant, o ne trinant. Klaidinga eilutė pataisoma priešinga eilute, todėl matyti ir klaida, ir pataisa.
• Atsargas bet kurią dieną gausite viena formule. Susumuokite judėjimus iki tos dienos.
• Atsargos pagal vietas gaunamos savaime. Iš tų pačių eilučių gaunamos sumos pagal prekę, pagal vietą arba pagal abu.

Taisyklė visiems skaičiuoklės naudotojams paprasta: pridėkite eilutes į Movements, niekada neredaguokite ir netrinkite senųjų.

Turimų atsargų formulės

Visos toliau pateiktos formulės remiasi aukščiau aprašyta skirtukų ir stulpelių struktūra, o antraštės yra 1 eilutėje.

Turimas kiekis pagal prekę

Įrašykite į Items!E2 ir nukopijuokite žemyn:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS susumuoja kiekvieną žurnalo kiekį, kurio SKU sutampa su tos eilutės preke.

Jei norite visą stulpelį užpildyti viena formule, įrašykite šią formulę į Items!E2, o žemiau esančius langelius palikite tuščius:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Turimas kiekis pagal prekę ir vietą

Vienos prekės vienoje vietoje, pavyzdžiui, vietoje, įvestoje skirtuko Items langelyje H1:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Visai atsargų lentelei atskirame skirtuke naudokite QUERY. Ši formulė pateikia kiekvieną prekės ir vietos porą, turinčią judėjimų:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Ši formulė vietas paverčia stulpeliais, po vieną eilutę kiekvienai prekei:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Atsargos praeities dieną

Kad pamatytumėte, kiek atsargų buvo tam tikros dienos pabaigoje, pavyzdžiui, dieną, įrašytą Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Neigiamų atsargų aptikimas

Vietoje negali būti mažiau nei nulis. Ši formulė pateikia kiekvieną prekės ir vietos porą, kurios likutis mažesnis už nulį. Paprastai tai reiškia trūkstamą priėmimą arba rašybos klaidą:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Vidinė QUERY apskaičiuoja sumas pagal vietas, o išorinė palieka tik neigiamas eilutes. Tuščias rezultatas reiškia, kad nė vienoje vietoje likutis nėra mažesnis už nulį.

Mažų atsargų žymos ir užsakymo taškai

Būsenos stulpelis

Įrašykite į Items!F2 ir nukopijuokite žemyn:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Būsena lieka tuščia, kai užsakymo taškas nenustatytas, todėl naujos prekės nesukelia klaidingo pavojaus signalo.

Paryškinkite eilutes, kurias reikia užsakyti

1. Skirtuke Items pažymėkite A2:F.
2. Spustelėkite Formatas → Sąlyginis formatavimas (Format → Conditional formatting).
3. Skiltyje Formatuoti langelius, jei (Format cells if) pasirinkite Tinkinta formulė yra (Custom formula is).
4. Įveskite =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Pasirinkite užpildo spalvą ir spustelėkite Atlikta (Done).

Dolerio ženklai užfiksuoja stulpelius, o eilutė keičiasi, todėl nusidažo visa eilutė. „Google“ pažymi, kad sąlyginio formatavimo formulės gali nurodyti tik tą patį lapą, nebent naudojate INDIRECT. Todėl turimos atsargos ir užsakymo taškas yra skirtuke Items vienas šalia kito.

Tą pačią funkciją galite naudoti žurnalo eilutėms, kurių ženklas neatitinka tipo, pažymėti. Skirtuke Movements pažymėkite A2:H ir naudokite:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Užsakymo taško pagrindai

Užsakymo taškas atsako į vieną klausimą: iki kokio lygio gali sumažėti atsargos, kol privalote užsakyti, kad naujas pristatymas atvyktų anksčiau, nei jos baigsis? Pagrindinė formulė:

Užsakymo taškas = vidutinis dienos suvartojimas × pristatymo laikas dienomis + saugos atsarga

• Vidutinis dienos suvartojimas gaunamas iš jūsų žurnalo.
• Pristatymo laikas yra dienų skaičius nuo užsakymo iki tol, kol atsargos yra lentynoje.
• Saugos atsarga yra rezervas vėluojantiems pristatymams arba įtemptoms savaitėms.

Pridėkite į Items tris pagalbinius stulpelius: G „Vid. dienos suvartojimas (30 dienų)“, H „Pristatymo laikas (dienomis)“ ir I „Saugos atsarga“. Į G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Minuso ženklas neigiamus Issue kiekius paverčia teigiamu suvartojimo tempu. Tada D2 nustatykite užsakymo tašką:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Pavyzdžiui, prekės, kurios suvartojama po 4 dėžes per dieną, kai pristatymo laikas yra 5 dienos, o saugos atsarga 10 dėžių, užsakymo taškas yra 4 × 5 + 10 = 30. Peržiūrėkite pristatymo laikus ir saugos atsargas, kai keičiasi tiekėjai ar sezonai: formulė tiksli tiek, kiek tikslūs šie du įvesties duomenys.

Duomenų tikrinimas ir išskleidžiamieji sąrašai

Išskleidžiamieji sąrašai apsaugo nuo rašybos klaidų, dėl kurių sugenda SUMIFS ir QUERY: SKU su tarpu gale arba dviem būdais užrašyta vieta niekada nesutampa.

Išskleidžiamojo sąrašo iš diapazono pridėjimas

1. Skirtuke Movements pažymėkite B2:B.
2. Spustelėkite Duomenys → Duomenų tikrinimas → Pridėti taisyklę (Data → Data validation → Add rule).
3. Skiltyje Kriterijai (Criteria) pasirinkite Išskleidžiamasis sąrašas (iš diapazono) (Dropdown from a range) ir įveskite Items!A2:A.
4. Spustelėkite Atlikta (Done).

Pakartokite su C2:C ir Locations!A2:A. Stulpeliui E2:E pasirinkite Išskleidžiamasis sąrašas (Dropdown) ir pridėkite elementus Receive, Issue, Adjust ir Transfer. „Google“ taip pat siūlo Įterpti → Išskleidžiamasis sąrašas (Insert → Dropdown) ir parinktį Išskleidžiamasis sąrašas (Dropdown), spustelėjus dešiniuoju pelės klavišu; visos jos atidaro tą patį duomenų tikrinimo taisyklių skydelį.

Atmesti ar įspėti

Pagal numatytuosius nustatymus „Google“ skaičiuoklės atmeta įrašą, kuris neatitinka sąrašo. Jei norite jį leisti, bet su įspėjimu, atidarykite Išplėstinės parinktys (Advanced options) ir skiltyje Jei duomenys netinkami: (If the data is invalid:) pasirinkite Rodyti įspėjimą (Show a warning). Atsargų žurnale palikite atmetimą įjungtą: judėjimas su nežinomu SKU beveik visada yra klaida.

Taip pat pridėkite tikrinimo taisyklę D2:D, kuri priima tik skaičius, ir A2:A, kuri priima tik datas. SUMIFS ignoruoja kaip tekstą įvestą kiekį, todėl atsargos nepastebimai lieka neteisingos.

Diapazonų apsauga ir atsargus bendrinimas

„Google“ skaičiuoklių leidimai turi du lygmenis, ir abu svarbūs.

1. Bendrinimas lemia, kas gali atidaryti failą ir ar jie yra žiūrėtojai, komentuotojai ar redaguotojai. Jį nustatote mygtuku Bendrinti (Share), ir jis taikomas visam failui.
2. Apsaugoti lapai ir diapazonai susiaurina, ką redaguotojai gali keisti faile.

Apsaugokite tai, ko niekas neturėtų keisti

1. Spustelėkite Duomenys → Apsaugoti lapus ir diapazonus (Data → Protect sheets and ranges).
2. Spustelėkite Pridėti lapą arba diapazoną (Add a sheet or range).
3. Pasirinkite Diapazonas (Range) ir pažymėkite Items!E2:F (formulių stulpelius).
4. Spustelėkite Nustatyti leidimus (Set permissions).
5. Pasirinkite Apriboti, kas gali redaguoti šį diapazoną (Restrict who can edit this range), pasirinkite Tik jūs (Only you) ir spustelėkite Atlikta (Done).

Taip pat apsaugokite visą skirtuką Locations, jei sąrašas retai keičiasi. Skirtuke Movements žmonės turi galėti pridėti eilučių, todėl griežta apsauga netinka. Vietoj jos esamoms eilutėms naudokite Rodyti įspėjimą redaguojant šį diapazoną (Show a warning when editing this range): prieš keisdami istoriją žmonės turės tai patvirtinti.

Žinokite, ko apsauga nedaro. „Google“ teigia, kad apsauga „neturėtų būti naudojama kaip saugos priemonė“ ir kad „žmonės gali spausdinti, kopijuoti, įklijuoti, importuoti ir eksportuoti apsaugotos skaičiuoklės kopijas“. Savininkas visada gali redaguoti apsaugotą diapazoną, o duomenų negalima apsaugoti slaptažodžiu. Išsamūs žingsniai pateikti straipsnyje Lapo arba diapazono apsauga.

Bendrinkite suteikdami siauriausią vaidmenį

• Suteikite Žiūrėtojo (Viewer) vaidmenį žmonėms, kuriems reikia tik pažiūrėti atsargas.
• Suteikite Redaguotojo (Editor) vaidmenį tik žmonėms, kurie įrašo judėjimus.
• „Google“ bendrinimo nustatymai leidžia neleisti redaguotojams bendrinti failo, kaip aprašyta puslapyje Failų bendrinimas iš „Google“ disko.

Versijų istorija ir langelio redagavimo istorija

„Google“ skaičiuoklės saugo dviejų rūšių istoriją: viso failo versijas ir vieno langelio redagavimo istoriją. Versijų istorijos nematysite, jei neturite leidimo redaguoti failą.

Versijų istorija

Norėdami pamatyti ankstesnes versijas, viršuje dešinėje skaičiuoklės dalyje spustelėkite Paskutinis redagavimas (Last edit). Dešiniajame skydelyje pasirinkite versiją ir pamatysite, kas ką pakeitė. Pagal numatytuosius nustatymus „Google“ skaičiuoklės slepia nepakeistas eilutes; spustelėkite Rodyti nepakeistas eilutes (Show unmodified rows), kad matytumėte viską.

Versiją galite atkurti arba sukurti jos kopiją. Atkūrus skaičiuoklės versiją, išvaloma langelių redagavimo istorija pakeitimams, atliktiems prieš atkūrimą, todėl aktyviai naudojamam atsargų failui kopija paprastai yra saugesnis pasirinkimas. Žr. Ankstesnės versijos atkūrimas.

Vienoje skaičiuoklėje galite pavadinti iki 15 versijų, o pavadintos versijos nesujungiamos. Pavadinkite versiją po kiekvienos inventorizacijos, pavyzdžiui, „Inventorizacija 2026-10-31“, kad visada galėtumėte prie jos grįžti.

Langelio redagavimo istorija

Spustelėkite langelį dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Rodyti redagavimo istoriją (Show edit history), kad pamatytumėte, kas pakeitė tą langelį. „Google“ išvardija pakeitimus, kurie ten gali būti nerodomi:

• pridėtos arba ištrintos eilutės ir stulpeliai;
• langelio formato pakeitimai;
• pakeitimai, atlikti prieš atkuriant ankstesnę versiją;
• formulių atlikti pakeitimai.

Paskutinis punktas svarbus formulėmis paremtai skaičiuoklei: stulpelio „Turima“ langeliai keičiasi per formules, todėl jų redagavimo istorija nepaaiškins naujo skaičiaus. Žurnalo eilutės paaiškins. Daugiau informacijos rasite straipsnyje Kaip sužinoti, kas pakeitė langelį.

Pranešimai apie redagavimą

Spustelėkite Įrankiai → Pranešimų nustatymai → Redagavimo pranešimai (Tools → Notification settings → Edit notifications), kad gautumėte el. laišką, kai kiti pakeičia skaičiuoklę: iš karto arba kaip dienos suvestinę. „Google“ pažymi, kad pranešimus galite nustatyti tik sau.

„Google“ skaičiuoklių apribojimai, kuriuos verta numatyti

Tai apribojimai, kuriuos dokumentuoja „Google“, patikrinti 2026-10-28. Visas sąrašas ir ką daryti artėjant prie kiekvieno apribojimo pateikti straipsnyje „Google“ skaičiuoklių apribojimai atsargoms.

Žurnalas kiekvienam judėjimui padidėja viena eilute. Esant 8 stulpeliams, 1000 judėjimų per mėnesį prideda 8000 langelių per mėnesį, t. y. apie 96 000 per metus. Dauguma mažų komandų niekada nepasiekia langelių apribojimo, tačiau dideli failai sulėtėja gerokai anksčiau. Uždarytus metus archyvuokite atskirame faile, o galutinį likutį perkelkite kaip vieną Adjust eilutę kiekvienai prekei ir vietai.

Kada vien skaičiuoklių nebepakanka

Aukščiau aprašyta struktūra gerai veikia keliems atidiems žmonėms. Komandai augant, šios spragos ima kainuoti laiko ar pinigų.

• Vienalaikiai redagavimai. „Google“ skaičiuoklės rodo redagavimus realiuoju laiku, tačiau niekas netrukdo dviem žmonėms keisti tos pačios eilutės arba kam nors rūšiuoti žurnalo, kol kitas rašo. Niekas netikrina pakeitimo, kol jis neįrašytas.
• Nėra patvirtinimų. Bet kuris redaguotojas gali įrašyti 500 vienetų koregavimą arba pakeisti užsakymo tašką. Nėra žingsnio, kuriame antras asmuo tai pirmiausia peržiūrėtų.
• Istorija, kurią sunku audituoti. Versijų istorija grupuojama, o pataisos kartais gali būti sujungtos. Langelio redagavimo istorija praleidžia formulių rezultatus, įterptas ir ištrintas eilutes bei formato pakeitimus, o atkūrimas ją išvalo. Asmeninės „Google“ paskyros failo savininkas gali visam laikui ištrinti nepavadintas jo versijas. Niekas neįrodo, kad matoma istorija yra išsami.
• Atsitiktiniai perrašymai. Vienas įklijavimas į netinkamą diapazoną arba per toli nukopijuota formulė žemyn vienu metu pakeičia šimtus žurnalo eilučių. Versijų istorija gali tai atkurti, jei kas nors pastebi.
• Leidimai taikomi failo lygmeniu. Redaguotojas gali redaguoti kiekvieną skirtuką ir kiekvieną vietą, nebent apsaugas sukuriate rankiniu būdu, o pati „Google“ teigia, kad apsauga nėra saugos priemonė. Negalite nurodyti, kad „šis asmuo įrašo judėjimus tik šiauriniam sandėliui“.
• Taisyklės gyvena žmonių galvose. „Niekada neredaguokite senų eilučių“ ir „visada nurodykite nuorodą“ yra susitarimai. Skaičiuoklė jų neužtikrina.

Jei tai skamba pažįstamai, turite tris galimybes: susitaikyti su rizika, pereiti prie atskiros atsargų sistemos arba pasilikti skaičiuoklę ir pridėti kontrolę virš jos.

Kaip LightInventory prideda kontrolę tai pačiai skaičiuoklei

LightInventory yra atsargų programėlė, sukurta virš jums priklausančios „Google“ skaičiuoklės. Ji kuriama ir dar nėra visuotinai prieinama. Ji naudoja tą pačią žurnalo struktūrą kaip šiame gide, o programėlė pati užtikrina aukščiau aprašytas taisykles, užuot palikusi jas susitarimams.

• Jūsų duomenys lieka jūsų skaičiuoklėje. Prekės, vietos, judėjimai ir pakeitimų žurnalas yra jūsų pačių skaičiuoklės skirtukai. Jei nustosite naudoti LightInventory, failas liks jums.
• Įrašomas kiekvienas pakeitimas. Kiekvienas pakeitimas įrašomas į skirtuką Log: kas jį atliko, kada, reikšmė prieš ir reikšmė po. Klaidos taisomos kompensuojančiu įrašu, niekada netrinant istorijos.
• Klastojimą atskleidžianti istorija. Rakto saugoma žurnalo maišos grandinė, be jūsų reikšmių, saugoma už jūsų failo ribų ir išoriškai įtvirtinama, todėl tyliai pakeista ar ištrinta žurnalo eilutė neišlaiko patikros. Žr. audito seką.
• Patvirtinimai. Patys pasirenkate, kuriems pakeitimams reikia patvirtinimo, pavyzdžiui, kainų pakeitimams. Tvirtintojas negali būti tas pats asmuo, kuris paprašė pakeitimo.
• Vaidmenys. Savininkas, administratorius, tvirtintojas, redaktorius ir peržiūrėtojas, o redaktoriams ir peržiūrėtojams galima nustatyti konkrečias vietas. Komandos nariai dirba programėlėje ir nėra pridedami prie failo, nebent savininkas suteikia jiems tiesioginio redagavimo teisę.
• Tiesioginių pakeitimų aptikimas. Jei kas nors redaguoja skaičiuoklę tiesiogiai, LightInventory aptinka pakeitimą ir tvarko jį pagal jūsų politiką: blokuoja, kol savininkas jį priims arba atkurs ankstesnę būseną, automatiškai įrašo į žurnalą arba siunčia patvirtinti.

Yra Free planas 1 naudotojui ir 1 skaičiuoklei. Team kainuoja 2,99 € už naudotoją per mėnesį, mokant kas mėnesį, arba 2,49 €, mokant už metus, be mokesčių. Išsami informacija pateikta puslapyje Kainos, o kaip tvarkomi jūsų duomenys ir prieiga, aprašyta puslapyje Sauga.