Készletkezelés a Google Táblázatokban

A Google Táblázatokban megbízhatóan vezethet készletet, ha soha nem írja felül a készletmennyiséget. Minden bevételezést, kiadást, korrekciót és áthelyezést új sorként rögzítsen egy mozgásnaplóban, és a készleten lévő mennyiséget számolják ki a képletek. Ez az egyetlen tervezési döntés helyenkénti készletet, alacsonykészlet-jelzést és olvasható előzményeket ad, mindezt beépített függvényekkel.

Ez az útmutató végigveszi a táblázat felépítését, a képleteket, az adatellenőrzést, a védelmet, az előzményeket és a Google Táblázatok fontos korlátait. A végén őszintén megmutatja, hol nem elég már önmagában a Google Táblázatok.

A táblázat megtervezése

Használjon egy táblázatot három lappal. Minden lapnak egy feladata van.

Items

Locations

Movements: a napló

Egy áthelyezés két sor: -5 a forráshelyen és +5 a célhelyen, mindkettő Transfer típussal és ugyanazzal a hivatkozással. Ha egy leltár 3-mal kevesebbet talál a vártnál, az egyetlen Adjust sor -3 mennyiséggel.

Miért jobb a csak hozzáfűzhető napló egy mennyiségoszlopnál?

A leggyakoribb készlettáblázatban egyetlen „Mennyiség” oszlop van, amelyet az emberek felülírnak. Ez addig működik, amíg valami el nem romlik, és akkor nem tudja megmondani, mi történt.

• A felülírt számnak nincs története. Ha a 40-ből 25 lesz, a táblázat nem mondja meg, hogy 15-öt eladtak, elvesztettek vagy elszámoltak. Egy naplósor azt mondja: -15, Issue, JOB-311, dátummal és névvel.
• Két ember nem szerkesztheti biztonságosan ugyanazt a számot. Ha két ember elvisz 5-5 dobozt, és mindketten 35-öt írnak a 40 helyére, egy mozgás elvész. Két hozzáfűzött -5-ös sor helyesen adódik össze.
• A hibákat hozzáadással javítja, nem törléssel. Egy hibás sort egy ellentétes sorral javít, így a hiba és a javítás is látható marad.
• A készlet bármely napon egy képletnyire van. Adja össze a mozgásokat az adott napig.
• A helyenkénti készlet magától adódik. Ugyanazokból a sorokból tételenkénti, helyenkénti vagy mindkettő szerinti összegek készülnek.

A szabály mindenkinek, aki a táblázatot használja, egyszerű: új sorokat adjon a Movements laphoz, a régieket soha ne szerkessze és ne törölje.

Képletek a készleten lévő mennyiséghez

Az alábbi képletek mind a fenti lap- és oszlopelrendezést feltételezik, az 1. sorban fejlécekkel.

Készlet tételenként

Az Items!E2 cellába, majd másolja le:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

A SUMIFS összeadja a napló minden olyan mennyiségét, amelynek cikkszáma megegyezik az adott sor tételével.

Ha inkább egyetlen képlettel töltené ki a teljes oszlopot, írja ezt az Items!E2 cellába, és hagyja üresen az alatta lévő cellákat:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Készlet tételenként és helyenként

Egy tételre egy helyen, például az Items lap H1 cellájába írt helyre:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Egy külön lapon lévő teljes készlettáblázathoz használja a QUERY függvényt. Ez minden olyan tétel–hely párt felsorol, amelyhez van mozgás:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'Készleten'", 1)

Ez a helyeket oszlopokká alakítja, tételenként egy sorral:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Készlet egy korábbi napon

Ha látni szeretné, mennyi volt készleten egy adott nap végén, például az Items!H2 cellában lévő dátumon:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Negatív készlet kiszűrése

Egy helyen nem lehet nullánál kevesebb. Ez minden nulla alatti tétel–hely párt felsorol, ami általában hiányzó bevételezést vagy elírást jelent:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

A belső QUERY elkészíti a helyenkénti összegeket, a külső csak a negatív sorokat tartja meg. Az üres eredmény azt jelenti, hogy egyetlen hely sincs nulla alatt.

Alacsonykészlet-jelzés és újrarendelési pontok

Állapotoszlop

Az Items!F2 cellába, majd másolja le:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Az állapot üres, ha nincs megadva újrarendelési pont, így az új tételek nem jeleznek tévesen.

Az újrarendelendő sorok kiemelése

1. Jelölje ki az A2:F tartományt az Items lapon.
2. Kattintson a Formázás → Feltételes formázás menüpontra.
3. A Cellaformázás, ha alatt válassza az Egyéni képlet lehetőséget.
4. Írja be: =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Válasszon kitöltőszínt, és kattintson a Kész gombra.

A dollárjelek rögzítik az oszlopokat, miközben a sor változik, így az egész sor színt vált. A Google megjegyzi, hogy a feltételes formázás képletei csak ugyanarra a munkalapra hivatkozhatnak, hacsak nem használja az INDIRECT függvényt. Ezért van a készleten lévő mennyiség és az újrarendelési pont egymás mellett az Items lapon.

Ugyanezzel a funkcióval megjelölheti azokat a naplósorokat is, amelyek előjele nem illik a típusukhoz. Jelölje ki az A2:H tartományt a Movements lapon, és használja ezt:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Az újrarendelési pont alapjai

Az újrarendelési pont egyetlen kérdésre ad választ: mennyire csökkenhet a készlet, mielőtt rendelnie kell ahhoz, hogy az új szállítmány még a kifogyás előtt megérkezzen? Az alapképlet:

Újrarendelési pont = átlagos napi felhasználás × átfutási idő napokban + biztonsági készlet

• Az átlagos napi felhasználás a naplójából derül ki.
• Az átfutási idő a rendelés és a polcon lévő készlet között eltelt napok száma.
• A biztonsági készlet a késő szállítások vagy a forgalmas hetek tartaléka.

Vegyen fel három segédoszlopot az Items lapon: G „Átl. napi felhasználás (30 nap)”, H „Átfutási idő (nap)” és I „Biztonsági készlet”. A G2 cellába:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

A mínuszjel a negatív Issue mennyiségeket pozitív felhasználási ütemmé alakítja. Ezután állítsa be az újrarendelési pontot a D2 cellában:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Például egy tétel, amelyből naponta 4 doboz fogy, 5 napos átfutási idővel és 10 doboz biztonsági készlettel, 4 × 5 + 10 = 30 újrarendelési pontot kap. Ha a beszállítók vagy az évszakok változnak, vizsgálja felül az átfutási időket és a biztonsági készletet; a képlet csak annyira jó, amennyire ez a két bemenet.

Adatellenőrzés és legördülő listák

A legördülő listák megakadályozzák azokat az elírásokat, amelyek tönkreteszik a SUMIFS és a QUERY működését: egy záró szóközzel írt cikkszám vagy egy kétféleképpen írt hely soha nem egyezik.

Legördülő lista hozzáadása egy tartományból

1. A Movements lapon jelölje ki a B2:B tartományt.
2. Kattintson az Adatok → Adatellenőrzés → Szabály hozzáadása menüpontra.
3. A Feltételek alatt válassza a Legördülő menü tartományból lehetőséget, és írja be: Items!A2:A.
4. Kattintson a Kész gombra.

Ismételje meg a C2:C tartományra a Locations!A2:A értékkel. Az E2:E tartománynál válassza a Legördülő menü lehetőséget, és adja hozzá a Receive, Issue, Adjust és Transfer elemeket. A Google a Beszúrás → Legördülő menü menüpontot és a jobb gombos Legördülő menü lehetőséget is kínálja; mindegyik ugyanazt az adatellenőrzési szabálypanelt nyitja meg.

Elutasítás vagy figyelmeztetés

Alapértelmezés szerint a Google Táblázatok elutasítja a listának nem megfelelő bejegyzést. Ha helyette figyelmeztetéssel szeretné engedélyezni, nyissa meg a Speciális beállítások részt, és a Ha az adatok érvénytelenek: alatt válassza a Figyelmeztetés megjelenítése lehetőséget. Készletnaplónál hagyja bekapcsolva az elutasítást: egy ismeretlen cikkszámra rögzített mozgás szinte mindig hiba.

Adjon hozzá egy olyan ellenőrzési szabályt is a D2:D tartományra, amely csak számokat fogad el, és az A2:A tartományra, amely csak dátumokat. A szövegként beírt mennyiséget a SUMIFS figyelmen kívül hagyja, így a készlet észrevétlenül hibás marad.

Tartományok védelme és körültekintő megosztás

A Google Táblázatok jogosultságai két szintből állnak, és mindkettő számít.

1. A megosztás határozza meg, ki nyithatja meg a fájlt, és hogy megtekintő, kommentelő vagy szerkesztő. A Megosztás (Share) gombbal állítja be, és a teljes fájlra vonatkozik.
2. A védett munkalapok és tartományok szűkítik, hogy a szerkesztők mit módosíthatnak a fájlon belül.

Védje azt, amibe senkinek sem kell gépelnie

1. Kattintson az Adatok → Munkalapok és tartományok védelme menüpontra.
2. Kattintson a Munkalap vagy tartomány hozzáadása lehetőségre.
3. Válassza a Tartomány lehetőséget, és jelölje ki az Items!E2:F tartományt (a képletoszlopokat).
4. Kattintson az Engedélyek beállítása gombra.
5. Válassza A tartomány szerkesztésére jogosult felhasználók korlátozása lehetőséget, majd a Csak Ön beállítást, és kattintson a Kész gombra.

Ugyanígy védje a teljes Locations lapot, ha a lista ritkán változik. A Movements lapon az embereknek sorokat kell hozzáadniuk, ezért a szigorú védelem nem illik ide. Használja inkább a meglévő sorokon a Figyelmeztetés megjelenítése, amikor valaki szerkesztést végez beállítást; ez megerősítést kér, mielőtt valaki módosítja az előzményeket.

Tudja, mire nem jó a védelem. A Google szerint a védelem „nem használható biztonsági intézkedésként”, és a felhasználók „kinyomtathatják, kimásolhatják, beilleszthetik, illetve importálhatják és exportálhatják a védett táblázatok másolatait”. A tulajdonos mindig szerkesztheti a védett tartományt, és az adatokat nem védheti jelszóval. A lépésenkénti részleteket a Munkalap vagy tartomány védelme cikk tartalmazza.

Megosztás a legszűkebb szerepkörrel

• Adjon Megtekintő (Viewer) szerepkört azoknak, akiknek csak a készletet kell megnézniük.
• Szerkesztő (Editor) szerepkört csak azoknak adjon, akik mozgásokat rögzítenek.
• A Google megosztási beállításaiban megakadályozhatja, hogy a szerkesztők megosszák a fájlt, ahogy a Fájlok megosztása a Google Drive-ból című oldal leírja.

Verzióelőzmények és cellaszintű szerkesztési előzmények

A Google Táblázatok kétféle előzményt őriz: a teljes fájl verzióit és egy-egy cella szerkesztési előzményeit. A fájl szerkesztési jogosultsága nélkül nem tekintheti meg a verzióelőzményeket.

Verzióelőzmények

A korábbi verziók megtekintéséhez kattintson a táblázat jobb felső sarkában a Legutóbbi módosítás elemre. Válasszon egy verziót a jobb oldali panelen, és láthatja, ki mit módosított. A Google Táblázatok alapértelmezés szerint elrejti a nem módosított sorokat; mindent a Módosítatlan sorok megjelenítése lehetőségre kattintva láthat.

Egy verziót visszaállíthat, vagy másolatot készíthet róla. Egy táblázatverzió visszaállítása törli a visszaállítás előtt végzett módosítások cellánkénti szerkesztési előzményeit, ezért egy forgalmas készletfájlnál általában a másolat a biztonságosabb választás. Lásd: Korábbi verzió visszaállítása.

Táblázatonként legfeljebb 15 verziót nevezhet el, és az elnevezett verziók nem vonódnak össze. Minden leltár után nevezzen el egyet, például „Leltár 2026. 10. 31.” néven, hogy mindig visszatérhessen hozzá.

Cellaszintű szerkesztési előzmények

Kattintson jobb gombbal egy cellára, és válassza a Szerkesztési előzmények megjelenítése lehetőséget, hogy lássa, ki módosította a cellát. A Google felsorolja, mely módosítások nem feltétlenül jelennek meg itt:

• hozzáadott vagy törölt sorok és oszlopok;
• a cella formátumának módosításai;
• egy korábbi verzió visszaállítása előtt végzett módosítások;
• képletek által végrehajtott módosítások.

A képletekre vonatkozó pont számít egy képletekre épülő táblázatnál: a Készleten oszlop cellái képletek révén változnak, így a szerkesztési előzményeik nem magyarázzák meg az új számot. A naplósorok igen. További részletek a Ki módosította a cellát? cikkben.

Értesítés a szerkesztésekről

Kattintson az Eszközök → Értesítési beállítások → Értesítések szerkesztése menüpontra, ha e-mailt szeretne kapni, amikor mások módosítják a táblázatot, azonnal vagy napi összefoglalóként. A Google megjegyzi, hogy csak saját magának állíthat be értesítéseket.

A Google Táblázatok korlátai, amelyekkel számolni kell

Ezeket a korlátokat dokumentálja a Google, 2026. október 28-i állapot szerint. A teljes lista az egyes korlátoknál teendőkkel a Google Táblázatok korlátai készletkezeléshez cikkben található.

A napló mozgásonként egy sorral nő. 8 oszloppal havi 1000 mozgás havonta 8000 cellát jelent, ami évente nagyjából 96 000. A legtöbb kis csapat soha nem éri el a cellakorlátot, de a nagy fájlok jóval előtte lelassulnak. Archiválja a lezárt éveket egy külön fájlba, és a záró egyenleget tételenként és helyenként egy-egy Adjust sorként vigye tovább.

Mikor nem elég már önmagában a Google Táblázatok?

A fenti felépítés néhány gondos ember számára jól működik. Ahogy a csapat nő, ezek a hiányosságok egyre több időbe vagy pénzbe kerülnek.

• Egyidejű szerkesztések. A Google Táblázatok élőben mutatja a szerkesztéseket, de semmi sem akadályozza meg, hogy két ember ugyanazt a sort módosítsa, vagy hogy valaki rendezze a naplót, miközben más gépel. Semmi sem ellenőriz egy módosítást, mielőtt az bekerül.
• Nincsenek jóváhagyások. Bármelyik szerkesztő rögzíthet egy 500 egységes korrekciót, vagy módosíthat egy újrarendelési pontot. Nincs olyan lépés, amelyben egy második személy előbb átnézné.
• Nehezen ellenőrizhető előzmények. A verzióelőzmények csoportosítottak, és a verziók esetenként összevonódhatnak. A cellaszintű szerkesztési előzmények kihagyják a képleteredményeket, a beszúrt és törölt sorokat és a formátummódosításokat, egy visszaállítás pedig törli őket. Egy személyes Google-fiókban lévő fájl tulajdonosa véglegesen törölheti a nem elnevezett verziókat. Semmi sem bizonyítja, hogy a látott előzmények teljesek.
• Véletlen felülírások. Egyetlen rossz tartományra történő beillesztés vagy egy túl messzire húzott lemásolás egyszerre több száz naplósort módosít. A verzióelőzményekből helyreállítható, ha valaki észreveszi.
• A jogosultságok fájlszintűek. Egy szerkesztő minden lapot és minden helyet szerkeszthet, hacsak nem állít be kézzel védelmet, a védelem pedig a Google saját leírása szerint sem biztonsági intézkedés. Nem mondhatja azt, hogy „ez a személy csak az északi raktár mozgásait rögzíti”.
• A szabályok csak az emberek fejében léteznek. A „régi sorokat soha ne szerkeszd” és a „mindig adj meg hivatkozást” csak megállapodások. A táblázat nem kényszeríti ki őket.

Ha ezek ismerősen hangzanak, három lehetősége van: vállalja a kockázatot, átáll egy külön készletkezelő rendszerre, vagy megtartja a táblázatot, és kontrollt épít rá.

Hogyan ad a LightInventory kontrollt ugyanahhoz a táblázathoz?

A LightInventory egy Ön tulajdonában lévő Google-táblázatra épülő készletkezelő alkalmazás. Fejlesztés alatt áll, és még nem érhető el általánosan. Ugyanazt a naplóalapú felépítést használja, mint ez az útmutató, és a fenti szabályokat az alkalmazás kényszeríti ki ahelyett, hogy megállapodásokra bízná őket.

• Az adatai a táblázatában maradnak. A tételek, a helyek, a mozgások és a módosítási napló a saját táblázata lapjai. Ha abbahagyja a LightInventory használatát, a fájl Önnél marad.
• Minden módosítás rögzítve van. Minden módosítás bekerül egy Log lapra azzal együtt, hogy ki végezte, mikor, mi volt az érték előtte és utána. A hibákat kiegyenlítő bejegyzéssel javítja, soha nem az előzmények törlésével.
• Manipulációt felfedő előzmények. A napló kulcsos hashláncát (az Ön értékei nélkül) a fájlján kívül tároljuk és külső horgonyokhoz kötjük, így egy csendben szerkesztett vagy törölt naplósor nem megy át az ellenőrzésen. Lásd az auditnaplót.
• Jóváhagyások. Ön választja ki, mely módosításokhoz kell jóváhagyás, például az árváltozásokhoz. Az ellenőrző nem lehet az, aki a módosítást kérte.
• Szerepkörök. Tulajdonos, Adminisztrátor, Jóváhagyó, Szerkesztő és Megtekintő, a Szerkesztők és Megtekintők esetében választható helyenkénti hatókörrel. A csapattagok az alkalmazásban dolgoznak, és nem kerülnek hozzáadásra a fájlhoz, hacsak a tulajdonos nem ad nekik közvetlen szerkesztési jogot.
• Közvetlen szerkesztések észlelése. Ha valaki közvetlenül szerkeszti a táblázatot, a LightInventory észleli a módosítást, és az Ön szabálya szerint kezeli: letiltja, amíg egy tulajdonos el nem fogadja vagy vissza nem állítja, automatikusan naplózza, vagy jóváhagyásra küldi.

Van Free csomag 1 felhasználóra és 1 táblázatra. A Team csomag ára havi számlázással 2,99 € felhasználónként havonta, éves számlázással 2,49 €, adó nélkül. A részletek az árak oldalon, az adatai és a hozzáférések kezelése pedig a biztonsági oldalon olvasható.