Krājumu pārvaldība Google izklājlapās

Google izklājlapās var uzticami uzskaitīt krājumus, ja nekad nepārrakstāt krājumu daudzumu. Reģistrējiet katru pieņemšanu, izsniegšanu, korekciju un pārvietošanu kā jaunu rindu kustību žurnālā, un ļaujiet formulām aprēķināt atlikumu. Šī viena dizaina izvēle dod krājumus pa atrašanās vietām, zema atlikuma atzīmes un lasāmu vēsturi, un tam pietiek ar iebūvētajām funkcijām.

Šajā ceļvedī aplūkota izklājlapas uzbūve, formulas, datu validēšana, aizsardzība, vēsture un tie Google izklājlapu ierobežojumi, kuriem ir nozīme. Noslēgumā godīgi izvērtēts, kur ar izklājlapām vien vairs nepietiek.

Izklājlapas uzbūve

Izmantojiet vienu izklājlapu ar trim cilnēm. Katrai cilnei ir viens uzdevums.

Preces

Atrašanās vietas

Kustības: uzskaites žurnāls

Pārvietošana ir divas rindas: -5 izejas vietā un +5 galamērķī, abas ar veidu Transfer un vienādu atsauci. Inventarizācija, kurā atrasts par 3 mazāk nekā gaidīts, ir viena Adjust rinda ar -3.

Kāpēc žurnāls, kurā rindas tikai pievieno, ir labāks par daudzuma kolonnu

Visizplatītākajā krājumu izklājlapā ir viena kolonna „Daudzums“, ko cilvēki pārraksta. Tā darbojas, līdz kaut kas noiet greizi, un tad tā nevar pateikt, kas notika.

• Pārrakstītam skaitlim nav stāsta. Ja 40 kļūst par 25, izklājlapa nepasaka, vai 15 tika pārdoti, pazaudēti vai nepareizi saskaitīti. Žurnāla rindā ir -15, Issue, JOB-311, ar datumu un vārdu.
• Divi cilvēki nevar droši rediģēt vienu skaitli. Ja divi cilvēki katrs paņem 5 kastes un abi pārraksta 40 ar 35, viena kustība pazūd. Divas pievienotas rindas ar -5 kopā dod pareizu rezultātu.
• Kļūdas labo, pievienojot, nevis dzēšot. Nepareizu rindu labo ar pretēju rindu, tāpēc redzama gan kļūda, gan labojums.
• Krājumi jebkurā datumā ir vienas formulas attālumā. Saskaitiet kustības līdz šim datumam.
• Krājumi pa atrašanās vietām ir bez papildu darba. Tās pašas rindas dod kopsummas pa precēm, pa vietām vai abējādi.

Noteikums ikvienam, kas izmanto izklājlapu, ir vienkāršs: pievienojiet rindas cilnē Movements, nekad nerediģējiet un nedzēsiet vecās.

Formulas krājumu atlikumam

Visas tālāk minētās formulas pieņem iepriekš aprakstīto ciļņu un kolonnu izkārtojumu ar galvenēm 1. rindā.

Atlikums katrai precei

Šūnā Items!E2, pēc tam aizpildiet uz leju:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS saskaita katru žurnāla Qty vērtību, kuras SKU atbilst šīs rindas precei.

Lai visu kolonnu aizpildītu ar vienu formulu, ievadiet šo šūnā Items!E2 un atstājiet zem tās esošās šūnas tukšas:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Atlikums katrai precei un atrašanās vietai

Vienai precei vienā vietā, piemēram, vietai, kas ievadīta cilnes Items šūnā H1:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Pilnai krājumu tabulai atsevišķā cilnē izmantojiet QUERY. Šī formula uzskaita katru preces un vietas pāri, kam ir kustības:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Šī formula pārvērš atrašanās vietas kolonnās, pa vienai rindai katrai precei:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Krājumi pagātnes datumā

Lai redzētu, kāds bija atlikums konkrētas dienas beigās, piemēram, datumā šūnā Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Negatīvu krājumu atklāšana

Atrašanās vietā nevar būt mazāk par nulli. Šī formula uzskaita katru preces un vietas pāri zem nulles, kas parasti nozīmē trūkstošu pieņemšanu vai drukas kļūdu:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Iekšējā QUERY izveido kopsummas pa vietām; ārējā atstāj tikai negatīvās rindas. Tukšs rezultāts nozīmē, ka nevienā vietā atlikums nav zem nulles.

Zema atlikuma atzīmes un pasūtījuma punkti

Statusa kolonna

Šūnā Items!F2, pēc tam aizpildiet uz leju:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Statuss ir tukšs, ja pasūtījuma punkts nav iestatīts, tāpēc jaunām precēm nerodas viltus trauksme.

Izceliet rindas, kurām jāpasūta

1. Cilnē Items atlasiet A2:F.
2. Noklikšķiniet uz Formatēt → Nosacījumformatēšana (Format → Conditional formatting).
3. Sadaļā Formatēt šūnas, ja (Format cells if) izvēlieties Pielāgota formula ir (Custom formula is).
4. Ievadiet =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Izvēlieties aizpildījuma krāsu un noklikšķiniet uz Gatavs (Done).

Dolāra zīmes fiksē kolonnas, kamēr mainās rinda, tāpēc krāsu maina visa rinda. Google norāda, ka nosacījumformatēšanas formulas var atsaukties tikai uz to pašu lapu, ja vien neizmantojat INDIRECT. Tāpēc atlikums un pasūtījuma punkts atrodas blakus cilnē Items.

To pašu funkciju var izmantot, lai atzīmētu žurnāla rindas, kuru zīme neatbilst veidam. Cilnē Movements atlasiet A2:H un izmantojiet:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Pasūtījuma punkta pamati

Pasūtījuma punkts atbild uz vienu jautājumu: cik zemu krājumi drīkst nokristies, pirms jāpasūta, lai jaunā piegāde pienāktu, pirms krājumi beidzas? Pamatformula ir šāda:

Pasūtījuma punkts = vidējais dienas patēriņš × piegādes laiks dienās + drošības krājums

• Vidējais dienas patēriņš iegūstams no jūsu žurnāla.
• Piegādes laiks ir dienu skaits no pasūtījuma līdz brīdim, kad krājumi ir plauktā.
• Drošības krājums ir rezerve lēnām piegādēm vai noslogotām nedēļām.

Pievienojiet cilnei Items trīs palīgkolonnas: G „Vid. dienas patēriņš (30 dienas)“, H „Piegādes laiks (dienas)“ un I „Drošības krājums“. Šūnā G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Mīnusa zīme pārvērš negatīvos Issue daudzumus pozitīvā patēriņa ātrumā. Pēc tam iestatiet pasūtījuma punktu šūnā D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Piemēram, precei, ko patērē 4 kastes dienā, ar 5 dienu piegādes laiku un 10 kastu drošības krājumu, pasūtījuma punkts ir 4 × 5 + 10 = 30. Pārskatiet piegādes laikus un drošības krājumus, kad mainās piegādātāji vai sezona; formula ir tikai tik laba, cik šie divi ievaddati.

Datu validēšana un nolaižamie saraksti

Nolaižamie saraksti novērš drukas kļūdas, kas sabojā SUMIFS un QUERY: SKU ar atstarpi beigās vai divos veidos uzrakstīta vieta nekad neatbilst.

Nolaižamā saraksta pievienošana no diapazona

1. Cilnē Movements atlasiet B2:B.
2. Noklikšķiniet uz Dati → Datu validēšana → Pievienot kārtulu (Data → Data validation → Add rule).
3. Sadaļā Kritēriji (Criteria) izvēlieties Nolaižamais saraksts no diapazona (Dropdown from a range) un ievadiet Items!A2:A.
4. Noklikšķiniet uz Gatavs (Done).

Atkārtojiet to diapazonam C2:C ar Locations!A2:A. Diapazonam E2:E izvēlieties Nolaižamais saraksts (Dropdown) un pievienojiet vienumus Receive, Issue, Adjust un Transfer. Google piedāvā arī Ievietot → Nolaižamais saraksts (Insert → Dropdown) un opciju Nolaižamais saraksts (Dropdown) labās pogas izvēlnē; tās visas atver to pašu datu validēšanas kārtulu paneli.

Noraidīt vai brīdināt

Pēc noklusējuma Google izklājlapas noraida ierakstu, kas neatbilst sarakstam. Ja vēlaties to atļaut ar brīdinājumu, atveriet Papildu opcijas (Advanced options) un sadaļā Ja dati nav derīgi: (If the data is invalid:) atlasiet Rādīt brīdinājumu (Show a warning). Krājumu žurnālam atstājiet noraidīšanu ieslēgtu: kustība ar nezināmu SKU gandrīz vienmēr ir kļūda.

Pievienojiet arī validēšanas kārtulu diapazonam D2:D, kas pieņem tikai skaitļus, un diapazonam A2:A, kas pieņem tikai datumus. SUMIFS ignorē daudzumu, kas ievadīts kā teksts, tāpēc krājumi klusi paliek nepareizi.

Aizsargājiet diapazonus un kopīgojiet piesardzīgi

Google izklājlapu atļaujām ir divi līmeņi, un abiem ir nozīme.

1. Kopīgošana nosaka, kas var atvērt failu un vai viņš ir skatītājs, komentētājs vai redaktors. To iestata ar pogu Kopīgot (Share), un tā attiecas uz visu failu.
2. Aizsargātās lapas un diapazoni sašaurina to, ko redaktori var mainīt faila iekšienē.

Aizsargājiet to, kur neviens nedrīkst rakstīt

1. Noklikšķiniet uz Dati → Aizsargāt lapas un diapazonus (Data → Protect sheets and ranges).
2. Noklikšķiniet uz Pievienot lapu vai diapazonu (Add a sheet or range).
3. Izvēlieties Diapazons (Range) un atlasiet Items!E2:F (formulu kolonnas).
4. Noklikšķiniet uz Iestatīt atļaujas (Set permissions).
5. Atlasiet Ierobežot, kas var rediģēt šo diapazonu (Restrict who can edit this range), izvēlieties Tikai jūs (Only you) un noklikšķiniet uz Gatavs (Done).

Tādā pašā veidā aizsargājiet visu cilni Locations, ja saraksts mainās reti. Cilnē Movements cilvēkiem jāvar pievienot rindas, tāpēc stingra aizsardzība nav piemērota. Esošajām rindām tā vietā izmantojiet Rādīt brīdinājumu, rediģējot šo diapazonu (Show a warning when editing this range); tas lūdz cilvēkiem apstiprināt darbību, pirms viņi maina vēsturi.

Ziniet, ko aizsardzība nedara. Google norāda, ka aizsardzību „nevajadzētu izmantot kā drošības līdzekli“ un ka „cilvēki var drukāt, kopēt, ielīmēt, kā arī importēt un eksportēt aizsargātas izklājlapas kopijas“. Īpašnieks vienmēr var rediģēt aizsargātu diapazonu, un datus nevar aizsargāt ar paroli. Detalizēti soļi ir rakstā Lapas vai diapazona aizsargāšana.

Kopīgojiet ar šaurāko lomu

• Piešķiriet lomu Skatītājs (Viewer) cilvēkiem, kuriem krājumi tikai jāapskata.
• Piešķiriet lomu Redaktors (Editor) tikai tiem, kas reģistrē kustības.
• Google kopīgošanas iestatījumi ļauj liegt redaktoriem kopīgot failu, kā aprakstīts rakstā Failu kopīgošana no Google diska.

Versiju vēsture un šūnu rediģēšanas vēsture

Google izklājlapas glabā divu veidu vēsturi: visa faila versijas un vienas šūnas rediģēšanas vēsturi. Versiju vēsturi nevar redzēt bez atļaujas rediģēt failu.

Versiju vēsture

Lai redzētu iepriekšējās versijas, izklājlapas augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Pēdējais labojums (Last edit). Izvēlieties versiju labajā panelī, lai redzētu, kas ko mainīja. Pēc noklusējuma Google izklājlapas paslēpj nemainītās rindas; noklikšķiniet uz Rādīt nemainītās rindas (Show unmodified rows), lai redzētu visu.

Versiju var atjaunot vai izveidot tās kopiju. Izklājlapas versijas atjaunošana notīra šūnu rediģēšanas vēsturi par izmaiņām, kas veiktas pirms atjaunošanas, tāpēc noslogotam krājumu failam kopija parasti ir drošāka izvēle. Skatiet rakstu Iepriekšējās versijas atjaunošana.

Vienā izklājlapā var nosaukt līdz 15 versijām, un nosauktās versijas netiek apvienotas. Nosauciet versiju pēc katras inventarizācijas, piemēram, „Inventarizācija 2026-10-31“, lai pie tās vienmēr varētu atgriezties.

Šūnas rediģēšanas vēsture

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un izvēlieties Rādīt rediģēšanas vēsturi (Show edit history), lai redzētu, kas mainīja šo šūnu. Google uzskaita izmaiņas, kas tur var netikt parādītas:

• pievienotas vai dzēstas rindas un kolonnas;
• šūnas formāta izmaiņas;
• izmaiņas, kas veiktas pirms iepriekšējās versijas atjaunošanas;
• formulu veiktas izmaiņas.

Pēdējais punkts ir svarīgs izklājlapai, kas balstīta uz formulām: kolonnas On hand (Atlikums) šūnas mainās ar formulu palīdzību, tāpēc to rediģēšanas vēsture neizskaidros jaunu skaitli. Žurnāla rindas to izskaidros. Sīkāka informācija ir rakstā Kā uzzināt, kas mainīja šūnu.

Paziņojumi par labojumiem

Noklikšķiniet uz Rīki → Paziņojumu iestatījumi → Rediģēšanas paziņojumi (Tools → Notification settings → Edit notifications), lai saņemtu e-pastu, kad citi maina izklājlapu, nekavējoties vai kā ikdienas kopsavilkumu. Google norāda, ka paziņojumus var iestatīt tikai sev.

Google izklājlapu ierobežojumi, ar ko rēķināties

Šie ir Google dokumentētie ierobežojumi, pārbaudīti 2026. gada 28. oktobrī. Pilns saraksts ar ieteikumiem, ko darīt, tuvojoties katram ierobežojumam, ir rakstā Google izklājlapu ierobežojumi krājumu uzskaitei.

Žurnāls aug par vienu rindu katrai kustībai. Ar 8 kolonnām 1 000 kustību mēnesī pievieno 8 000 šūnu mēnesī, kas ir aptuveni 96 000 gadā. Lielākā daļa mazu komandu nekad nesasniedz šūnu ierobežojumu, taču lieli faili kļūst lēni krietni pirms tā. Arhivējiet noslēgtos gadus atsevišķā failā un pārnesiet beigu atlikumu kā vienu Adjust rindu katrai precei un atrašanās vietai.

Kad ar izklājlapām vien vairs nepietiek

Iepriekš aprakstītā uzbūve labi darbojas dažiem rūpīgiem cilvēkiem. Komandai augot, šīs nepilnības sāk maksāt laiku vai naudu.

• Vienlaicīgi labojumi. Google izklājlapas rāda labojumus reāllaikā, taču nekas neliedz diviem cilvēkiem mainīt vienu un to pašu rindu vai kādam kārtot žurnālu, kamēr cits raksta. Nekas nepārbauda izmaiņu, pirms tā tiek saglabāta.
• Nav apstiprinājumu. Jebkurš redaktors var reģistrēt korekciju par 500 vienībām vai mainīt pasūtījuma punktu. Nav posma, kurā otrs cilvēks to vispirms pārskatītu.
• Vēsture, ko grūti auditēt. Versiju vēsture ir grupēta, un redakcijas laiku pa laikam var tikt apvienotas. Šūnu rediģēšanas vēsture izlaiž formulu rezultātus, ievietotas un dzēstas rindas un formāta izmaiņas, un atjaunošana to notīra. Personīgā Google kontā esoša faila īpašnieks var neatgriezeniski dzēst tā nenosauktās versijas. Nekas nepierāda, ka redzamā vēsture ir pilnīga.
• Nejauša pārrakstīšana. Viena ielīmēšana nepareizā diapazonā vai pārāk tālu aizpildīta formula uz leju vienā mirklī maina simtiem žurnāla rindu. Versiju vēsture var to atgūt, ja kāds to pamana.
• Atļaujas ir faila līmenī. Redaktors var rediģēt katru cilni un katru atrašanās vietu, ja vien neizveidojat aizsardzību ar roku, un aizsardzība pēc pašas Google apraksta nav drošības līdzeklis. Nevar noteikt: „šī persona reģistrē kustības tikai ziemeļu noliktavai“.
• Noteikumi dzīvo cilvēku galvās. „Nekad nerediģē vecās rindas“ un „vienmēr pievieno atsauci“ ir vienošanās. Izklājlapa tās neuzspiež.

Ja tas šķiet pazīstami, jums ir trīs iespējas: pieņemt risku, pāriet uz atsevišķu krājumu sistēmu vai paturēt izklājlapu un pievienot tai kontroli.

Kā LightInventory pievieno kontroli tai pašai izklājlapai

LightInventory ir krājumu lietotne, kas darbojas virs jums piederošas Google izklājlapas. Tā tiek izstrādāta un vēl nav vispārēji pieejama. Tā izmanto to pašu žurnāla uzbūvi kā šis ceļvedis, un lietotne pati nodrošina iepriekš minētos noteikumus, nevis atstāj tos vienošanās ziņā.

• Jūsu dati paliek jūsu izklājlapā. Preces, atrašanās vietas, kustības un izmaiņu žurnāls ir cilnes jūsu pašu izklājlapā. Ja pārtraucat lietot LightInventory, fails paliek jums.
• Katra izmaiņa tiek reģistrēta. Katra izmaiņa tiek ierakstīta cilnē Log: kas to veica, kad, vērtība pirms un vērtība pēc. Kļūdas tiek labotas ar kompensējošu ierakstu, nekad nedzēšot vēsturi.
• Viltošanu atklājoša vēsture. Žurnāla jaucējvērtību ķēde ar atslēgu, bez jūsu vērtībām, tiek glabāta ārpus jūsu faila un nostiprināta ar ārējiem enkuriem, tāpēc klusi labota vai dzēsta žurnāla rinda neiztur pārbaudi. Skatiet audita vēsturi.
• Apstiprinājumi. Jūs izvēlaties, kurām izmaiņām vajadzīgs apstiprinājums, piemēram, cenu izmaiņām. Pārskatītājs nevar būt tā pati persona, kas pieprasīja izmaiņu.
• Lomas. Īpašnieks, administrators, apstiprinātājs, redaktors un skatītājs, ar iespēju redaktoriem un skatītājiem piešķirt piekļuvi tikai noteiktām atrašanās vietām. Komandas dalībnieki strādā lietotnē, un viņi netiek pievienoti failam, ja vien īpašnieks nepiešķir viņiem tiešas rediģēšanas tiesības.
• Tiešo labojumu noteikšana. Ja kāds rediģē izklājlapu tieši, LightInventory pamana izmaiņu un rīkojas saskaņā ar jūsu politiku: bloķē to, līdz īpašnieks to pieņem vai atjauno iepriekšējo stāvokli, automātiski reģistrē to vai nodod apstiprināšanai.

Ir bezmaksas plāns Free vienam lietotājam un vienai izklājlapai. Team maksā 2,99 € par lietotāju mēnesī, maksājot katru mēnesi, vai 2,49 €, maksājot par gadu, neieskaitot nodokļus. Sīkāka informācija ir lapā cenas, un par to, kā tiek apstrādāti jūsu dati un piekļuve, lasiet lapā drošība.