Laohaldus Google'i arvutustabelites

Google'i arvutustabelites saab pidada usaldusväärset laoarvestust, kui te ei kirjuta kunagi laokogust üle. Salvestage iga vastuvõtt, väljastus, korrigeerimine ja ümberpaigutus uue reana liikumiste registrisse ning laske valemitel arvutada, mis laos on. See üks ülesehituse otsus annab teile asukohapõhise laoseisu, madala laoseisu märguanded ja loetava ajaloo, kõik sisseehitatud funktsioonidega.

See juhend käsitleb tabeli ülesehitust, valemeid, andmete valideerimist, kaitset, ajalugu ja olulisi Google'i arvutustabelite piiranguid. Lõpuks vaatame ausalt, kus arvutustabelitest üksi enam ei piisa.

Kujundage arvutustabel

Kasutage ühte arvutustabelit kolme lehega. Igal lehel on üks ülesanne.

Kaubad (Items)

Asukohad (Locations)

Liikumised (Movements): register

Ümberpaigutus on kaks rida: -5 lähteasukohas ja +5 sihtasukohas, mõlemad tüübiga Transfer ja sama viitega. Inventuur, mis leiab 3 tükki oodatust vähem, on üks Adjust-rida väärtusega -3.

Miks ainult lisatav register on parem kui koguse veerg

Kõige levinumas laotabelis on üks veerg „Kogus“, mida inimesed üle kirjutavad. See toimib seni, kuni midagi läheb valesti, ja siis ei oska see öelda, mis juhtus.

• Ülekirjutatud arvul pole lugu. Kui 40 muutub 25-ks, ei ütle tabel, kas 15 müüdi, kadus või loendati valesti. Registri rida ütleb -15, Issue, JOB-311, koos kuupäeva ja nimega.
• Kaks inimest ei saa ohutult muuta sama arvu. Kui kaks inimest võtavad kumbki 5 karpi ja mõlemad kirjutavad 40 asemele 35, läheb üks liikumine kaduma. Kaks lisatud -5-rida liituvad õigesti.
• Vead parandatakse lisamise, mitte kustutamisega. Vale rida parandatakse vastupidise reaga, nii et nii viga kui ka parandus jäävad nähtavaks.
• Iga kuupäeva laoseis on ühe valemi kaugusel. Liitke liikumised selle kuupäevani.
• Asukohapõhine laoseis tuleb tasuta kaasa. Samad read annavad summad kauba, asukoha või mõlema kaupa.

Reegel kõigile tabeli kasutajatele on lihtne: lisage ridu lehele Movements, ärge kunagi muutke ega kustutage vanu.

Valemid laoseisu jaoks

Kõik allolevad valemid eeldavad ülaltoodud lehtede ja veergude paigutust ning päiseid real 1.

Laoseis kauba kaupa

Lahtrisse Items!E2, seejärel täitke allapoole:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS liidab kõik registri kogused, mille SKU vastab selle rea kaubale.

Kui soovite täita kogu veeru ühe valemiga, sisestage see lahtrisse Items!E2 ja jätke selle all olevad lahtrid tühjaks:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Laoseis kauba ja asukoha kaupa

Ühe kauba laoseis ühes asukohas, näiteks lehe Items lahtrisse H1 sisestatud asukohas:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Täieliku laoseisu tabeli jaoks eraldi lehel kasutage funktsiooni QUERY. See loetleb iga kauba ja asukoha paari, millel on liikumisi:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

See muudab asukohad veergudeks, üks rida kauba kohta:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Laoseis varasemal kuupäeval

Et näha, mis oli laos antud päeva lõpus, näiteks lahtris Items!H2 oleval kuupäeval:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Negatiivse laoseisu tabamine

Asukohas ei saa olla vähem kui null. See loetleb iga kauba ja asukoha paari, mis on alla nulli, mis tähendab tavaliselt puuduvat vastuvõttu või trükiviga:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Sisemine QUERY koostab asukohapõhised summad, välimine jätab alles ainult negatiivsed read. Tühi tulemus tähendab, et ükski asukoht pole alla nulli.

Madala laoseisu märguanded ja tellimispunktid

Oleku veerg

Lahtrisse Items!F2, seejärel täitke allapoole:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Olek on tühi, kui tellimispunkti pole määratud, nii et uued kaubad ei anna valehäiret.

Tõstke esile read, mida tuleb tellida

1. Valige lehel Items vahemik A2:F.
2. Klõpsake Vorming → Tingimuslik vormindamine (Format → Conditional formatting).
3. Valige jaotises Vorminda lahtrid, kui (Format cells if) valik Kohandatud valem on (Custom formula is).
4. Sisestage =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Valige täitevärv ja klõpsake Valmis (Done).

Dollarimärgid hoiavad veerud paigal, kui rida muutub, nii et kogu rida muudab värvi. Google märgib, et tingimusliku vormindamise valemid saavad viidata ainult samale lehele, kui te ei kasuta funktsiooni INDIRECT. Seepärast on laoseis ja tellimispunkt lehel Items kõrvuti.

Sama funktsiooniga saate märgistada registri read, mille märk ei vasta tüübile. Valige lehel Movements vahemik A2:H ja kasutage valemit:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Tellimispunkti alused

Tellimispunkt vastab ühele küsimusele: kui madalale võib laoseis langeda, enne kui peate tellima, et uus tarne jõuaks kohale enne, kui kaup otsa saab? Põhivalem on:

Tellimispunkt = keskmine päevane kulu × tarneaeg päevades + varu

• Keskmine päevane kulu tuleb teie registrist.
• Tarneaeg on päevade arv tellimisest kuni hetkeni, mil kaup on riiulil.
• Varu on puhver aeglaste tarnete või kiirete nädalate jaoks.

Lisage lehele Items kolm abiveergu: G „Keskm. päevane kulu (30 päeva)“, H „Tarneaeg (päeva)“ ja I „Varu“. Lahtrisse G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Miinusmärk muudab negatiivsed Issue-kogused positiivseks kulumääraks. Seejärel määrake tellimispunkt lahtris D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Näiteks kaubal, mida kulub 4 karpi päevas, mille tarneaeg on 5 päeva ja varu 10 karpi, on tellimispunkt 4 × 5 + 10 = 30. Vaadake tarneajad ja varu üle, kui tarnijad või hooajad muutuvad; valem on täpselt nii hea kui need kaks sisendit.

Andmete valideerimine ja rippmenüüd

Rippmenüüd hoiavad ära trükivead, mis rikuvad SUMIFS- ja QUERY-valemid: SKU, mille lõpus on tühik, või kahel viisil kirjutatud asukoht ei sobi kunagi kokku.

Lisage rippmenüü vahemikust

1. Valige lehel Movements vahemik B2:B.
2. Klõpsake Andmed → Andmete valideerimine → Lisa reegel (Data → Data validation → Add rule).
3. Valige jaotises Kriteeriumid (Criteria) valik Rippmenüü vahemikust (Dropdown from a range) ja sisestage Items!A2:A.
4. Klõpsake Valmis (Done).

Korrake sama vahemiku C2:C jaoks väärtusega Locations!A2:A. Vahemiku E2:E jaoks valige Rippmenüü (Dropdown) ja lisage üksused Receive, Issue, Adjust ja Transfer. Google pakub ka valikut Lisa → Rippmenüü (Insert → Dropdown) ja paremklõpsu valikut Rippmenüü (Dropdown); kõik need avavad sama andmete valideerimise reeglite paneeli.

Keelduge või hoiatage

Vaikimisi keelduvad Google'i arvutustabelid kirjest, mis ei vasta loendile. Kui soovite selle hoiatusega lubada, avage Täpsemad valikud (Advanced options) ja valige jaotises Kui andmed on kehtetud: (If the data is invalid:) valik Kuva hoiatus (Show a warning). Laoregistris jätke keeldumine sisse: liikumine tundmatu SKU-ga on peaaegu alati viga.

Lisage ka valideerimisreegel vahemikule D2:D, mis lubab ainult arve, ja vahemikule A2:A, mis lubab ainult kuupäevi. Tekstina sisestatud kogust SUMIFS eirab, nii et laoseis jääb märkamatult valeks.

Kaitske vahemikke ja jagage ettevaatlikult

Google'i arvutustabelite õigustel on kaks taset ja mõlemad on olulised.

1. Jagamine määrab, kes saab faili avada ja kas ta on vaataja, kommenteerija või toimetaja. Selle määrate nupuga Jaga (Share) ja see kehtib kogu failile.
2. Kaitstud lehed ja vahemikud (Protected sheets and ranges) piiravad, mida toimetajad saavad faili sees muuta.

Kaitske seda, kuhu keegi ei tohiks kirjutada

1. Klõpsake Andmed → Kaitse lehti ja vahemikke (Data → Protect sheets and ranges).
2. Klõpsake Lisa leht või vahemik (Add a sheet or range).
3. Valige Vahemik (Range) ja valige Items!E2:F (valemiveerud).
4. Klõpsake Määra load (Set permissions).
5. Valige Piira, kes saavad seda vahemikku muuta (Restrict who can edit this range), valige Ainult teie (Only you) ja klõpsake Valmis (Done).

Kaitske samamoodi kogu lehte Locations, kui loend muutub harva. Lehel Movements peavad inimesed saama ridu lisada, nii et range kaitse ei sobi. Kasutage selle asemel olemasolevate ridade jaoks valikut Kuva selle vahemiku muutmisel hoiatus (Show a warning when editing this range); see palub inimestel kinnitada, enne kui nad ajalugu muudavad.

Teadke, mida kaitse ei tee. Google ütleb, et kaitset „ei tohiks kasutada turvameetmena“ ja et „inimesed saavad kaitstud arvutustabeli koopiaid printida, kopeerida, kleepida, importida ja eksportida“. Omanik saab kaitstud vahemikku alati muuta ja andmeid ei saa parooliga kaitsta. Samm-sammulised juhised on artiklis Lehe või vahemiku kaitsmine.

Jagage kõige kitsama rolliga

• Andke vaataja roll inimestele, kes peavad ainult laoseisu vaatama.
• Andke toimetaja roll ainult inimestele, kes salvestavad liikumisi.
• Google'i jagamisseaded võimaldavad keelata toimetajatel faili jagada, nagu on kirjeldatud lehel Failide jagamine Google Drive'ist.

Versiooniajalugu ja lahtri muudatuste ajalugu

Google'i arvutustabelid säilitavad kahte liiki ajalugu: kogu faili versioone ja üksiku lahtri muudatuste ajalugu. Versiooniajalugu ei näe ilma faili muutmise õiguseta.

Versiooniajalugu

Varasemate versioonide nägemiseks klõpsake arvutustabeli paremas ülanurgas Viimane muudatus (Last edit). Valige paremal paneelil versioon, et näha, kes mida muutis. Vaikimisi peidavad Google'i arvutustabelid muutmata read; kõige nägemiseks klõpsake Kuva muutmata read (Show unmodified rows).

Saate versiooni taastada või teha sellest koopia. Arvutustabeli versiooni taastamine kustutab lahtripõhise muudatuste ajaloo kõigi enne taastamist tehtud muudatuste kohta, nii et tiheda kasutusega laofaili puhul on koopia tavaliselt turvalisem valik. Vaadake Varasema versiooni taastamine.

Saate nimetada kuni 15 versiooni arvutustabeli kohta ja nimega versioone ei liideta. Nimetage versioon pärast iga inventuuri, näiteks „Inventuur 2026-10-31“, et saaksite alati selle juurde naasta.

Lahtri muudatuste ajalugu

Paremklõpsake lahtrit ja valige Kuva muudatuste ajalugu (Show edit history), et näha, kes seda lahtrit muutis. Google loetleb muudatused, mis ei pruugi seal näha olla:

• lisatud või kustutatud read ja veerud;
• lahtri vormingu muudatused;
• muudatused, mis tehti enne varasema versiooni taastamist;
• valemitega tehtud muudatused.

Viimane punkt on oluline valemitel põhinevas tabelis: laoseisu lahtrid (On hand) muutuvad valemite kaudu, nii et nende muudatuste ajalugu ei selgita uut arvu. Registri read selgitavad. Lähemalt artiklis Kes muutis lahtrit.

Muudatuste märguanded

Klõpsake Tööriistad → Märguannete seaded → Muudatuste märguanded (Tools → Notification settings → Edit notifications), et saada e-kiri, kui teised arvutustabelit muudavad, kas kohe või igapäevase kokkuvõttena. Google märgib, et märguandeid saate seadistada ainult endale.

Google'i arvutustabelite piirangud, millega arvestada

Need on Google'i dokumenteeritud piirangud seisuga 28.10.2026. Täielik loend koos juhistega, mida iga piirangu lähedal teha, on artiklis Google'i arvutustabelite piirangud laohalduses.

Register kasvab ühe rea võrra iga liikumise kohta. 8 veeru korral lisab 1000 liikumist kuus 8000 lahtrit kuus, mis on umbes 96 000 aastas. Enamik väikesi meeskondi ei jõua kunagi lahtrite piirini, kuid suured failid aeglustuvad juba ammu enne seda. Arhiveerige lõppenud aastad eraldi faili ja kandke lõppsaldo edasi ühe Adjust-reana iga kauba ja asukoha paari kohta.

Kui arvutustabelitest üksi enam ei piisa

Ülaltoodud ülesehitus töötab hästi mõne hoolika inimese puhul. Kui meeskond kasvab, hakkavad need puudused maksma aega või raha.

• Samaaegsed muudatused. Google'i arvutustabelid näitavad muudatusi reaalajas, kuid miski ei takista kahel inimesel sama rida muutmast või kellelgi registrit sorteerimast, samal ajal kui teine trükib. Miski ei kontrolli muudatust enne, kui see salvestub.
• Kinnitusi pole. Iga toimetaja saab salvestada 500 ühiku suuruse korrigeerimise või muuta tellimispunkti. Pole sammu, kus teine inimene selle enne üle vaataks.
• Raskesti auditeeritav ajalugu. Versiooniajalugu on rühmitatud ja redaktsioone võidakse aeg-ajalt liita. Lahtri muudatuste ajalugu jätab vahele valemite tulemused, lisatud ja kustutatud read ning vormingumuudatused, ja taastamine kustutab selle. Isiklikul Google'i kontol oleva faili omanik saab selle nimeta versioonid jäädavalt kustutada. Miski ei tõenda, et nähtav ajalugu on täielik.
• Juhuslikud ülekirjutamised. Üks kleepimine valele vahemikule või liiga kaugele venitatud allapoole täitmine muudab korraga sadu registri ridu. Versiooniajaloost saab selle taastada, kui keegi märkab.
• Õigused on failipõhised. Toimetaja saab muuta iga lehte ja iga asukohta, kui te ei loo kaitseid käsitsi, ning kaitse ei ole Google'i enda kirjelduse järgi turvameede. Te ei saa öelda: „see inimene salvestab liikumisi ainult põhjalao jaoks“.
• Reeglid on inimeste peas. „Ärge kunagi muutke vanu ridu“ ja „lisage alati viide“ on kokkulepped. Tabel ei jõusta neid.

Kui see kõlab tuttavalt, on teil kolm võimalust: leppida riskiga, minna üle eraldi laosüsteemile või jätta arvutustabel alles ja lisada selle peale kontroll.

Kuidas LightInventory lisab samale tabelile kontrolli

LightInventory on laorakendus, mis töötab teie omanduses oleva Google'i arvutustabeli peal. See on arendusjärgus ega ole veel üldiselt saadaval. See kasutab sama registri ülesehitust kui see juhend ja rakendus jõustab ülaltoodud reeglid, selle asemel et jätta need kokkulepete hooleks.

• Teie andmed jäävad teie tabelisse. Kaubad, asukohad, liikumised ja muudatuste logi on lehed teie enda arvutustabelis. Kui lõpetate LightInventory kasutamise, jääb fail teile.
• Iga muudatus salvestatakse. Iga muudatus kirjutatakse lehele Log koos sellega, kes selle tegi, millal, väärtusega enne ja väärtusega pärast. Vead parandatakse tasakaalustava kirjega, mitte kunagi ajaloo kustutamisega.
• Ajalugu, milles võltsimine tuleb ilmsiks. Logi võtmega räsiahel ilma teie väärtusteta salvestatakse väljaspool teie faili ja ankurdatakse väliselt, nii et vaikselt muudetud või kustutatud logirida ei läbi kontrolli. Vaadake auditijälge.
• Kinnitused. Teie valite, millised muudatused vajavad kinnitust, näiteks hinnamuudatused. Ülevaataja ei saa olla sama inimene, kes muudatust taotles.
• Rollid. Omanik, Administraator, Kinnitaja, Toimetaja ja Vaataja, Toimetajatele ja Vaatajatele soovi korral asukohapõhise piiranguga. Meeskonnaliikmed töötavad rakenduses ja neid ei lisata faili, kui omanik ei anna neile otsest muutmisõigust.
• Otsemuudatuste tuvastamine. Kui keegi muudab tabelit otse, tuvastab LightInventory muudatuse ja käsitleb seda teie poliitika järgi: blokeerib selle, kuni omanik selle omaks võtab või varasema seisu taastab, logib selle automaatselt või saadab selle kinnitamiseks.

Free-pakett on mõeldud 1 kasutajale ja 1 arvutustabelile. Team maksab 2,99 € kasutaja kohta kuus igakuise arveldusega või 2,49 € aastase arveldusega, hinnad ei sisalda makse. Üksikasjad on hindade lehel ning see, kuidas teie andmeid ja juurdepääsu käsitletakse, on kirjas turvalisuse lehel.