Upravljanje zalog v Google Preglednicah

Zanesljive zaloge lahko vodite v Google Preglednicah, če nikoli ne prepišete količine na zalogi. Vsak prevzem, izdajo, prilagoditev in prenos zabeležite kot novo vrstico v dnevniku premikov, zalogo na voljo pa naj izračunajo formule. Ta ena odločitev vam da zaloge po lokacijah, opozorila o nizki zalogi in berljivo zgodovino, vse z vgrajenimi funkcijami.

Ta vodnik predstavi zasnovo preglednice, formule, preverjanje veljavnosti podatkov, zaščito, zgodovino in omejitve Google Preglednic, ki so pomembne. Na koncu iskreno pogleda, kje same Preglednice ne zadoščajo več.

Zasnova preglednice

Uporabite eno preglednico s tremi listi. Vsak list ima eno nalogo.

Items

Locations

Movements: dnevnik

Prenos sta dve vrstici: -5 na izvorni lokaciji in +5 na ciljni, obe z vrsto Transfer in istim sklicem. Popis, ki odkrije 3 kose manj od pričakovanega, je ena vrstica Adjust z vrednostjo -3.

Zakaj je dnevnik, v katerega se samo dodaja, boljši od stolpca s količino

Najpogostejša preglednica zalog ima en sam stolpec »Količina«, ki ga ljudje prepisujejo. Deluje, dokler gre vse po načrtu, nato pa vam ne zna povedati, kaj se je zgodilo.

• Prepisano število nima zgodbe. Če 40 postane 25, preglednica ne pove, ali je bilo 15 kosov prodanih, izgubljenih ali napačno preštetih. Vrstica dnevnika pove -15, Issue, JOB-311, z datumom in imenom.
• Dve osebi ne moreta varno urejati enega števila. Če dve osebi vzameta po 5 škatel in obe prepišeta 40 s 35, se en premik izgubi. Dve dodani vrstici z -5 se seštejeta pravilno.
• Napake se popravljajo z dodajanjem, ne z brisanjem. Napačno vrstico popravite z nasprotno vrstico, zato ostaneta vidni tako napaka kot popravek.
• Zaloga na kateri koli datum je le formula stran. Seštejte premike do tega datuma.
• Zaloge po lokacijah dobite brez dodatnega dela. Iz istih vrstic dobite vsote po artiklu, po lokaciji ali po obojem.

Pravilo za vse, ki uporabljajo preglednico, je preprosto: v list Movements dodajajte vrstice, starih nikoli ne urejajte ali brišite.

Formule za zalogo na voljo

Vse spodnje formule predpostavljajo zgoraj opisano postavitev listov in stolpcev z glavami v 1. vrstici.

Zaloga na voljo po artiklu

V celico Items!E2, nato zapolnite navzdol:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS sešteje vsako količino v dnevniku, katere SKU se ujema z artiklom v tej vrstici.

Če želite namesto tega celoten stolpec zapolniti z eno samo formulo, to vstavite v Items!E2 in celice pod njo pustite prazne:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Zaloga na voljo po artiklu in lokaciji

Za en artikel na eni lokaciji, na primer na lokaciji, vneseni v celico H1 lista Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Za celotno tabelo zalog na lastnem listu uporabite QUERY. Ta formula navede vsak par artikla in lokacije, ki ima premike:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Ta formula spremeni lokacije v stolpce, z eno vrstico na artikel:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Zaloga na pretekli datum

Če želite videti zalogo na voljo ob koncu določenega dne, na primer datuma v celici Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Zaznavanje negativne zaloge

Na lokaciji ne more biti manj kot nič. Ta formula navede vsak par artikla in lokacije pod nič, kar običajno pomeni manjkajoč prevzem ali tipkarsko napako:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

Notranji QUERY izračuna vsote po lokacijah, zunanji pa obdrži samo negativne vrstice. Prazen rezultat pomeni, da nobena lokacija ni pod nič.

Opozorila o nizki zalogi in točke ponovnega naročila

Stolpec s stanjem

V celico Items!F2, nato zapolnite navzdol:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Stanje je prazno, kadar točka ponovnega naročila ni nastavljena, zato novi artikli ne sprožijo lažnega alarma.

Označevanje vrstic, ki jih je treba ponovno naročiti

1. Na listu Items izberite A2:F.
2. Kliknite Oblika → Pogojno oblikovanje (Format → Conditional formatting).
3. Pod Oblikuj celice, če … (Format cells if) izberite Formula po meri je (Custom formula is).
4. Vnesite =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Izberite barvo polnila in kliknite Končano (Done).

Znaki za dolar ohranijo stolpce fiksne, medtem ko se vrstica spreminja, zato se obarva celotna vrstica. Google opozarja, da se formule pogojnega oblikovanja lahko sklicujejo samo na isti list, razen če uporabite INDIRECT. Zato sta zaloga na voljo in točka ponovnega naročila na listu Items druga ob drugi.

Isto funkcijo lahko uporabite za označevanje vrstic dnevnika, katerih predznak se ne ujema z vrsto. Na listu Movements izberite A2:H in uporabite:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Osnove točke ponovnega naročila

Točka ponovnega naročila odgovori na eno vprašanje: kako nizko lahko pade zaloga, preden morate naročiti, da nova dobava prispe, preden vam zmanjka? Osnovna formula je:

Točka ponovnega naročila = povprečna dnevna poraba × dobavni rok v dneh + varnostna zaloga

• Povprečno dnevno porabo dobite iz dnevnika.
• Dobavni rok je število dni od naročila do trenutka, ko je blago na polici.
• Varnostna zaloga je rezerva za počasne dobave ali naporne tedne.

Na list Items dodajte tri pomožne stolpce: G »Povpr. dnevna poraba (30 dni)«, H »Dobavni rok (dni)« in I »Varnostna zaloga«. V celico G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Znak minus spremeni negativne količine Issue v pozitivno stopnjo porabe. Nato točko ponovnega naročila nastavite v celici D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

Na primer, artikel s porabo 4 škatle na dan, dobavnim rokom 5 dni in varnostno zalogo 10 škatel ima točko ponovnega naročila 4 × 5 + 10 = 30. Dobavne roke in varnostno zalogo preglejte, ko se spremenijo dobavitelji ali sezona; formula je dobra le toliko, kolikor sta dobra ta dva vhodna podatka.

Preverjanje veljavnosti podatkov in spustni seznami

Spustni seznami preprečijo tipkarske napake, ki pokvarijo SUMIFS in QUERY: SKU s presledkom na koncu ali lokacija, zapisana na dva načina, se nikoli ne ujemata.

Dodajanje spustnega seznama iz obsega

1. Na listu Movements izberite B2:B.
2. Kliknite Podatki → Preverjanje veljavnosti podatkov → Dodaj pravilo (Data → Data validation → Add rule).
3. Pod Pogoji (Criteria) izberite Spustni seznam iz obsega (Dropdown from a range) in vnesite Items!A2:A.
4. Kliknite Končano (Done).

Ponovite za C2:C z Locations!A2:A. Za E2:E izberite Spustni seznam (Dropdown) in dodajte elemente Receive, Issue, Adjust in Transfer. Google ponuja tudi Vstavljanje → Spustni seznam (Insert → Dropdown) in možnost Spustni seznam (Dropdown) v meniju desnega klika; vse odprejo isto ploščo s pravili za preverjanje veljavnosti podatkov.

Zavrnitev ali opozorilo

Google Preglednice privzeto zavrnejo vnos, ki se ne ujema s seznamom. Če ga želite namesto tega dovoliti z opozorilom, odprite Dodatne možnosti (Advanced options) in pod Če so podatki neveljavni: (If the data is invalid:) izberite Pokaži opozorilo (Show a warning). Za dnevnik zalog pustite zavrnitev vklopljeno: premik z neznanim SKU-jem je skoraj vedno napaka.

Dodajte tudi pravilo za preverjanje veljavnosti za D2:D, ki sprejema samo števila, in za A2:A, ki sprejema samo datume. Količino, vneseno kot besedilo, SUMIFS prezre, zato zaloga neopazno ostane napačna.

Zaščita obsegov in previdno deljenje

Dovoljenja v Google Preglednicah imajo dve ravni in obe sta pomembni.

1. Deljenje določa, kdo lahko odpre datoteko in ali je bralec, komentator ali urednik. Nastavite ga z gumbom Deli (Share) in velja za celotno datoteko.
2. Zaščiteni listi in obsegi zožijo, kaj lahko uredniki spremenijo v datoteki.

Zaščitite, kar nihče ne bi smel vnašati

1. Kliknite Podatki → Zaščiti liste in obsege (Data → Protect sheets and ranges).
2. Kliknite Dodaj list ali obseg (Add a sheet or range).
3. Izberite Obseg (Range) in izberite Items!E2:F (stolpca s formulami).
4. Kliknite Nastavi dovoljenja (Set permissions).
5. Izberite Omeji, kdo lahko ureja ta obseg (Restrict who can edit this range), nato Samo vi (Only you), in kliknite Končano (Done).

Na enak način zaščitite celoten list Locations, če se seznam redko spreminja. Na listu Movements morajo ljudje lahko dodajati vrstice, zato stroga zaščita ni primerna. Namesto tega za obstoječe vrstice uporabite Pokaži opozorilo pri urejanju tega obsega (Show a warning when editing this range); ljudje morajo tako potrditi, preden spremenijo zgodovino.

Vedite, česa zaščita ne naredi. Google navaja, da se zaščita »ne bi smela uporabljati kot varnostni ukrep« in da »lahko ljudje natisnejo, kopirajo, prilepijo ter uvozijo in izvozijo kopije zaščitene preglednice«. Lastnik lahko zaščiten obseg vedno ureja, podatkov pa ne morete zaščititi z geslom. Podrobni koraki so v članku Zaščita lista ali obsega.

Delite z najožjo vlogo

• Osebam, ki morajo zaloge samo pregledati, dodelite vlogo bralec (Viewer).
• Vlogo urednik (Editor) dodelite samo osebam, ki beležijo premike.
• Googlove nastavitve deljenja vam omogočajo, da urednikom preprečite nadaljnje deljenje datoteke, kot je opisano v članku Deljenje datotek iz Google Drive.

Zgodovina različic in zgodovina urejanja celic

Google Preglednice hranijo dve vrsti zgodovine: različice celotne datoteke in zgodovino urejanja posamezne celice. Zgodovine različic ne morete videti brez dovoljenja za urejanje datoteke.

Zgodovina različic

Za ogled starejših različic kliknite Zadnje urejanje (Last edit) zgoraj desno v preglednici. Na desni plošči izberite različico, da vidite, kdo je kaj spremenil. Google Preglednice privzeto skrijejo nespremenjene vrstice; za ogled vsega kliknite Pokaži nespremenjene vrstice (Show unmodified rows).

Različico lahko obnovite ali naredite njeno kopijo. Obnovitev različice preglednice počisti zgodovino urejanja posameznih celic za spremembe, narejene pred obnovitvijo, zato je pri živahni datoteki zalog kopija običajno varnejša izbira. Glejte Obnovitev starejše različice.

V eni preglednici lahko poimenujete do 15 različic, poimenovane različice pa se ne združujejo. Različico poimenujte po vsakem popisu, na primer »Popis 31. 10. 2026«, da se lahko vedno vrnete k njej.

Zgodovina urejanja celice

Z desno tipko miške kliknite celico in izberite Pokaži zgodovino urejanja (Show edit history), da vidite, kdo je spremenil celico. Google navaja spremembe, ki tam morda ne bodo prikazane:

• dodane ali izbrisane vrstice in stolpci;
• spremembe oblike celice;
• spremembe, narejene pred obnovitvijo pretekle različice;
• spremembe, ki so jih naredile formule.

Zadnja točka je pomembna za preglednico, ki temelji na formulah: celice v stolpcu »Na zalogi« se spreminjajo prek formul, zato njihova zgodovina urejanja novega števila ne bo pojasnila. Vrstice dnevnika ga bodo. Več v članku Kako ugotoviti, kdo je spremenil celico.

Obvestila o urejanju

Kliknite Orodja → Nastavitve obvestil → Obvestila o urejanju (Tools → Notification settings → Edit notifications), da prejmete e-pošto, ko drugi spremenijo preglednico, takoj ali kot dnevni povzetek. Google opozarja, da lahko obvestila nastavite samo zase.

Omejitve Google Preglednic, na katere morate računati

To so omejitve, ki jih dokumentira Google, kot so bile preverjene 28. 10. 2026. Celoten seznam z nasveti, kaj storiti pri vsaki, je v članku Omejitve Google Preglednic za zaloge.

Dnevnik se z vsakim premikom poveča za eno vrstico. Pri 8 stolpcih 1.000 premikov na mesec doda 8.000 celic na mesec, kar je približno 96.000 na leto. Večina majhnih ekip omejitve celic nikoli ne doseže, velike datoteke pa se upočasnijo že veliko prej. Zaključena leta arhivirajte v ločeno datoteko in končno stanje prenesite kot eno vrstico Adjust za vsak artikel in lokacijo.

Ko same Preglednice ne zadoščajo več

Zgornja zasnova dobro deluje za nekaj skrbnih oseb. Ko ekipa raste, te vrzeli začnejo stati čas ali denar.

• Hkratna urejanja. Google Preglednice prikazujejo urejanja v živo, vendar nič ne preprečuje, da bi dve osebi spremenili isto vrstico ali da bi nekdo razvrstil dnevnik, medtem ko druga oseba tipka. Nič ne preveri spremembe, preden se shrani.
• Ni odobritev. Kateri koli urednik lahko zabeleži prilagoditev za 500 enot ali spremeni točko ponovnega naročila. Ni koraka, v katerem bi to najprej pregledala druga oseba.
• Zgodovina, ki jo je težko revidirati. Zgodovina različic je združena in revizije se lahko občasno združijo. Zgodovina urejanja celic izpušča rezultate formul, vstavljene in izbrisane vrstice ter spremembe oblike, obnovitev pa jo počisti. Lastnik datoteke v osebnem računu Google lahko njene nepoimenovane različice trajno izbriše. Nič ne dokazuje, da je zgodovina, ki jo vidite, popolna.
• Nenamerna prepisovanja. Eno lepljenje v napačen obseg ali »zapolni navzdol« predaleč naenkrat spremeni na stotine vrstic dnevnika. Zgodovina različic lahko to obnovi, če kdo opazi.
• Dovoljenja veljajo za celotno datoteko. Urednik lahko ureja vsak list in vsako lokacijo, razen če zaščite nastavite ročno, zaščita pa po Googlovem lastnem opisu ni varnostni ukrep. Ne morete reči »ta oseba beleži premike samo za severno skladišče«.
• Pravila živijo v glavah ljudi. »Nikoli ne urejaj starih vrstic« in »vedno dodaj sklic« sta dogovora. Preglednica ju ne uveljavlja.

Če se vam to zdi znano, imate tri možnosti: sprejmete tveganje, preidete na ločen sistem za zaloge ali obdržite preglednico in ji dodate nadzor.

Kako LightInventory doda nadzor isti preglednici

LightInventory je aplikacija za zaloge, zgrajena na Google Preglednici, ki je vaša last. Je v razvoju in še ni splošno na voljo. Uporablja enako zasnovo dnevnika kot ta vodnik, zgornja pravila pa uveljavlja aplikacija, namesto da bi bila prepuščena dogovoru.

• Vaši podatki ostanejo v vaši preglednici. Artikli, lokacije, premiki in dnevnik sprememb so listi v vaši lastni preglednici. Če LightInventory prenehate uporabljati, datoteko obdržite.
• Vsaka sprememba je zabeležena. Vsaka sprememba se zapiše v list Log s tem, kdo jo je naredil, kdaj, ter z vrednostjo pred njo in po njej. Napake se popravljajo z izravnalnim vnosom, nikoli z brisanjem zgodovine.
• Zgodovina, ki razkrije posege. Veriga zgoščenih vrednosti dnevnika s ključem, brez vaših vrednosti, je shranjena zunaj vaše datoteke in zunanje zasidrana, zato neopazno urejena ali izbrisana vrstica dnevnika ne prestane preverjanja. Glejte revizijsko sled.
• Odobritve. Izberete, katere spremembe zahtevajo odobritev, na primer spremembe cen. Pregledovalec ne more biti oseba, ki je spremembo zahtevala.
• Vloge. Lastnik, Skrbnik, Odobritelj, Urednik in Bralec, z izbirno omejitvijo na lokacije za Urednike in Bralce. Člani ekipe delajo v aplikaciji in niso dodani v datoteko, razen če jim lastnik odobri neposredno urejanje.
• Zaznavanje neposrednih urejanj. Če kdo preglednico uredi neposredno, LightInventory spremembo zazna in jo obravnava v skladu z vašim pravilnikom: jo blokira, dokler je lastnik ne sprejme ali obnovi prejšnjega stanja, jo samodejno zabeleži ali jo pošlje v odobritev.

Na voljo je paket Free za 1 uporabnika in 1 preglednico. Team stane 2,99 € na uporabnika na mesec pri mesečnem obračunu ali 2,49 € pri letnem obračunu, brez davka. Podrobnosti so na strani Cene, kako ravnamo z vašimi podatki in dostopom, pa na strani Varnost.