Gestiunea stocurilor în Foi de calcul Google

Puteți ține o evidență fiabilă a stocurilor în Foi de calcul Google dacă nu scrieți niciodată peste o cantitate în stoc. Înregistrați fiecare recepție, ieșire, ajustare și transfer ca rând nou într-un registru de mișcări și lăsați formulele să calculeze ce aveți disponibil. Această singură decizie de structură vă oferă stoc pe locații, alerte de stoc redus și un istoric pe care îl puteți citi, totul cu funcții integrate.

Acest ghid prezintă structura foii, formulele, validarea datelor, protecția, istoricul și limitele Foi de calcul Google care contează. Se încheie cu o privire onestă asupra punctului în care Foi de calcul Google singur nu mai este suficient.

Structurați foaia de calcul

Folosiți o singură foaie de calcul cu trei file. Fiecare filă are un singur rol.

Items

Locations

Movements: registrul

Un transfer înseamnă două rânduri: -5 la locația sursă și +5 la destinație, ambele cu tipul Transfer și aceeași referință. O inventariere care găsește cu 3 bucăți mai puțin decât era de așteptat înseamnă un singur rând Adjust cu -3.

De ce un registru la care doar se adaugă este mai bun decât o coloană de cantitate

Cea mai răspândită foaie de stocuri are o singură coloană „Cantitate”, peste care oamenii scriu. Funcționează până când ceva merge prost, iar atunci nu vă poate spune ce s-a întâmplat.

• Un număr suprascris nu are poveste. Dacă 40 devine 25, foaia nu spune dacă 15 au fost vândute, pierdute sau numărate greșit. Un rând din registru spune -15, Issue, JOB-311, cu o dată și un nume.
• Două persoane nu pot edita în siguranță același număr. Dacă două persoane iau fiecare câte 5 cutii și amândouă scriu 35 peste 40, pierdeți o mișcare. Două rânduri adăugate cu -5 dau totalul corect.
• Greșelile se corectează adăugând, nu ștergând. Un rând greșit este corectat cu un rând opus, așa că atât greșeala, cât și corectura rămân vizibile.
• Stocul la orice dată se află la o formulă distanță. Însumați mișcările până la acea dată.
• Stocul pe locații vine de la sine. Aceleași rânduri dau totaluri pe articol, pe locație sau pe ambele.

Regula pentru toți cei care folosesc foaia este simplă: adăugați rânduri în Movements, nu editați și nu ștergeți niciodată rândurile vechi.

Formule pentru stocul disponibil

Toate formulele de mai jos presupun structura de file și coloane de mai sus, cu antetele pe rândul 1.

Disponibil pe articol

În Items!E2, apoi trageți în jos:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2)

SUMIFS adună fiecare cantitate din registru al cărei SKU corespunde articolului de pe acel rând.

Pentru a completa toată coloana cu o singură formulă, puneți aceasta în Items!E2 și lăsați celulele de dedesubt goale:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="", "", SUMIF(Movements!B:B, A2:A, Movements!D:D)))

Disponibil pe articol și locație

Pentru un articol într-o locație, de exemplu locația introdusă în celula H1 din Items:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$C:$C, $H$1)

Pentru un tabel complet de stoc într-o filă separată, folosiți QUERY. Formula aceasta listează fiecare pereche articol-locație care are mișcări:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C label sum(D) 'On hand'", 1)

Formula aceasta transformă locațiile în coloane, cu câte un rând pentru fiecare articol:

=QUERY(Movements!A1:H, "select B, sum(D) where B is not null group by B pivot C", 1)

Stocul la o dată trecută

Pentru a vedea ce era disponibil la sfârșitul unei anumite zile, de exemplu data din Items!H2:

=SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$A:$A, "<="&$H$2)

Detectați stocul negativ

O locație nu poate avea mai puțin de zero. Formula aceasta listează fiecare pereche articol-locație sub zero, ceea ce înseamnă de obicei o recepție lipsă sau o greșeală de tastare:

=QUERY(QUERY(Movements!A1:H, "select B, C, sum(D) where B is not null group by B, C", 1), "select * where Col3 < 0", 1)

QUERY-ul interior construiește totalurile pe locații; cel exterior păstrează doar rândurile negative. Un rezultat gol înseamnă că nicio locație nu este sub zero.

Alerte de stoc redus și puncte de reaprovizionare

O coloană de stare

În Items!F2, apoi trageți în jos:

=IF(D2="", "", IF(E2<=D2, "Reorder", "OK"))

Starea este goală când nu este setat niciun punct de reaprovizionare, astfel încât articolele noi nu afișează o alarmă falsă.

Evidențiați rândurile pentru care trebuie plasată o comandă nouă

1. Selectați A2:F în fila Items.
2. Dați clic pe Formatează → Formatare condiționată.
3. La Formatează celulele dacă, alegeți Formula personalizată este.
4. Introduceți =AND($D2<>"", $E2<=$D2).
5. Alegeți o culoare de umplere și dați clic pe Gata.

Semnele dolar fixează coloanele în timp ce rândul se schimbă, așa că întregul rând se colorează. Google precizează că formulele de formatare condiționată pot face referire numai la aceeași foaie, cu excepția cazului în care folosiți INDIRECT. De aceea, stocul disponibil și punctul de reaprovizionare se află unul lângă altul în fila Items.

Puteți folosi aceeași funcție pentru a semnala rândurile din registru al căror semn nu corespunde tipului. Selectați A2:H în Movements și folosiți:

=OR(AND($E2="Receive", $D2<0), AND($E2="Issue", $D2>0))

Noțiuni de bază despre punctul de reaprovizionare

Un punct de reaprovizionare răspunde la o singură întrebare: cât de jos poate scădea stocul înainte să trebuiască să comandați, astfel încât noua livrare să sosească înainte să rămâneți fără marfă? Formula de bază este:

Punct de reaprovizionare = consum mediu zilnic × termen de livrare în zile + stoc de siguranță

• Consumul mediu zilnic provine din registrul dvs.
• Termenul de livrare este numărul de zile dintre comandă și momentul în care stocul este pe raft.
• Stocul de siguranță este rezerva pentru livrări întârziate sau săptămâni aglomerate.

Adăugați trei coloane ajutătoare în Items: G „Consum mediu zilnic (30 de zile)”, H „Termen de livrare (zile)” și I „Stoc de siguranță”. În G2:

=-SUMIFS(Movements!$D:$D, Movements!$B:$B, $A2, Movements!$E:$E, "Issue", Movements!$A:$A, ">="&(TODAY()-30))/30

Semnul minus transformă cantitățile negative de tip Issue într-un ritm de consum pozitiv. Apoi setați punctul de reaprovizionare în D2:

=ROUNDUP(G2*H2 + I2, 0)

De exemplu, un articol consumat în ritm de 4 cutii pe zi, cu un termen de livrare de 5 zile și 10 cutii stoc de siguranță, are un punct de reaprovizionare de 4 × 5 + 10 = 30. Revizuiți termenele de livrare și stocul de siguranță când se schimbă furnizorii sau sezonul; formula este doar atât de bună cât sunt aceste două valori de intrare.

Validarea datelor și listele drop-down

Listele drop-down opresc greșelile de tastare care strică SUMIFS și QUERY: un SKU cu un spațiu la final sau o locație scrisă în două feluri nu se potrivește niciodată.

Adăugați o listă drop-down dintr-o zonă

1. În Movements, selectați B2:B.
2. Dați clic pe Date → Validarea datelor → Adaugă o regulă.
3. La Criterii, alegeți Listă drop-down dintr-o zonă și introduceți Items!A2:A.
4. Dați clic pe Terminat.

Repetați pentru C2:C cu Locations!A2:A. Pentru E2:E, alegeți Drop-down și adăugați elementele Receive, Issue, Adjust și Transfer. Google oferă și Inserează → Meniu drop-down, precum și opțiunea Drop-down din meniul afișat la clic dreapta; toate deschid același panou cu reguli de validare a datelor.

Respingere sau atenționare

În mod prestabilit, Foi de calcul Google respinge o intrare care nu corespunde listei. Dacă vreți să o permiteți cu o atenționare, deschideți Opțiuni avansate și, la Dacă datele sunt nevalide, selectați Afișează o atenționare. Pentru un registru de stocuri, păstrați respingerea: o mișcare pentru un SKU necunoscut este aproape întotdeauna o greșeală.

Adăugați și o regulă de validare pe D2:D care acceptă doar numere și pe A2:A care acceptă doar date calendaristice. O cantitate introdusă ca text este ignorată de SUMIFS, așa că stocul rămâne greșit fără niciun semn.

Protejați zonele și partajați cu grijă

Permisiunile din Foi de calcul Google au două niveluri și amândouă contează.

1. Partajarea stabilește cine poate deschide fișierul și dacă are rolul de persoană cu drept de vizualizare, comentator sau editor. O setați din Distribuiți (Share) și se aplică întregului fișier.
2. Foile și zonele protejate restrâng ce pot modifica editorii în interiorul fișierului.

Protejați ce nu ar trebui să completeze nimeni

1. Dați clic pe Date → Protejează foile și zonele.
2. Dați clic pe Adaugă o foaie sau o zonă.
3. Alegeți Zonă și selectați Items!E2:F (coloanele cu formule).
4. Dați clic pe Setează permisiunile.
5. Selectați Restricționează utilizatorii care pot edita această zonă, alegeți Numai tu și dați clic pe Gata.

Protejați la fel întreaga filă Locations dacă lista se schimbă rar. În Movements, oamenii trebuie să poată adăuga rânduri, așa că o protecție strictă nu se potrivește. Folosiți în schimb Afișează o atenționare la editarea acestei zone pe rândurile existente; aceasta le cere oamenilor să confirme înainte de a modifica istoricul.

Rețineți ce nu face protecția. Google spune că această opțiune „nu ar trebui să fie folosită ca măsură de securitate” și că „utilizatorii pot să printeze, să copieze, să insereze și să importe și să exporte copii ale unei foi de calcul protejate”. Proprietarul poate edita întotdeauna o zonă protejată și nu puteți proteja datele cu o parolă. Detaliile pas cu pas se află în Protejați o foaie sau o zonă.

Partajați cu cel mai restrâns rol

• Acordați rolul Persoană cu drept de vizualizare (Viewer) celor care doar consultă stocul.
• Acordați rolul Editor doar celor care înregistrează mișcări.
• Setările de partajare Google vă permit să împiedicați editorii să partajeze fișierul, așa cum este descris în Partajarea fișierelor din Google Drive.

Istoricul versiunilor și istoricul editărilor celulelor

Foi de calcul Google păstrează două tipuri de istoric: versiunile întregului fișier și istoricul editărilor unei singure celule. Nu puteți vedea istoricul versiunilor fără permisiunea de a edita fișierul.

Istoricul versiunilor

Pentru a vedea versiunile anterioare, dați clic pe Ultima modificare în dreapta sus a foii de calcul. Alegeți o versiune în panoul din dreapta pentru a vedea cine ce a modificat. În mod prestabilit, Foi de calcul Google ascunde rândurile nemodificate; dați clic pe Afișează rândurile nemodificate pentru a vedea tot.

Puteți restabili o versiune sau puteți face o copie a ei. Restabilirea unei versiuni a foii de calcul șterge istoricul editărilor celulă cu celulă pentru modificările făcute înainte de restabilire, așa că, pentru un fișier de stocuri folosit intens, o copie este de obicei alegerea mai sigură. Consultați Restabiliți o versiune anterioară.

Puteți denumi până la 15 versiuni per foaie de calcul, iar versiunile denumite nu sunt îmbinate. Denumiți una după fiecare inventariere, de exemplu „Inventar 31.10.2026”, ca să puteți reveni oricând la ea.

Istoricul editărilor celulelor

Dați clic dreapta pe o celulă și alegeți Afișați istoricul modificărilor pentru a vedea cine a modificat acea celulă. Google enumeră modificările care s-ar putea să nu apară acolo:

• rânduri și coloane adăugate sau șterse;
• modificări aduse formatului celulei;
• modificări făcute înainte de restabilirea unei versiuni anterioare;
• modificări făcute prin formule.

Ultimul punct contează pentru o foaie bazată pe formule: celulele din coloana Disponibil se schimbă prin formule, așa că istoricul lor nu va explica un număr nou. Rândurile din registru îl vor explica. Mai multe detalii găsiți în Aflați cine a modificat o celulă.

Notificări de editare

Dați clic pe Instrumente → Setări pentru notificări → Editează notificările pentru a primi un e-mail când alții modifică foaia de calcul, fie imediat, fie ca rezumat zilnic. Google precizează că puteți configura notificări doar pentru dvs.

Limitele Foi de calcul Google de avut în vedere

Acestea sunt limitele documentate de Google, așa cum au fost verificate la 28.10.2026. Lista completă, cu ce puteți face lângă fiecare limită, se află în Limitele Foi de calcul Google pentru stocuri.

Un registru crește cu un rând la fiecare mișcare. La 8 coloane, 1.000 de mișcări pe lună adaugă 8.000 de celule pe lună, adică aproximativ 96.000 pe an. Majoritatea echipelor mici nu ating niciodată limita de celule, dar fișierele mari devin lente cu mult înainte de ea. Arhivați anii încheiați într-un fișier separat și reportați soldul final ca un singur rând Adjust pentru fiecare articol și locație.

Când Foi de calcul Google singur nu mai este suficient

Structura de mai sus funcționează bine pentru câțiva oameni atenți. Pe măsură ce echipa crește, aceste lipsuri încep să coste timp sau bani.

• Modificări simultane. Foi de calcul Google afișează modificările în timp real, dar nimic nu împiedică două persoane să modifice același rând sau pe cineva să sorteze registrul în timp ce altcineva scrie. Nimic nu verifică o modificare înainte să fie aplicată.
• Fără aprobări. Orice editor poate înregistra o ajustare de 500 de unități sau poate schimba un punct de reaprovizionare. Nu există un pas în care o a doua persoană să verifice mai întâi.
• Un istoric greu de auditat. Istoricul versiunilor este grupat, iar versiunile pot fi îmbinate ocazional. Istoricul editărilor celulelor omite rezultatele formulelor, rândurile inserate și șterse și modificările de format, iar o restabilire îl șterge. Proprietarul unui fișier dintr-un Cont Google personal îi poate șterge definitiv versiunile nedenumite. Nimic nu dovedește că istoricul pe care îl vedeți este complet.
• Suprascrieri accidentale. O singură lipire peste zona greșită sau o completare în jos prea lungă modifică sute de rânduri din registru deodată. Istoricul versiunilor le poate recupera, dacă observă cineva.
• Permisiunile sunt la nivel de fișier. Un editor poate modifica fiecare filă și fiecare locație dacă nu construiți manual protecții, iar protecția nu este o măsură de securitate, după chiar descrierea Google. Nu puteți spune „această persoană înregistrează mișcări doar pentru depozitul de nord”.
• Regulile există doar în mintea oamenilor. „Nu editați niciodată rânduri vechi” și „adăugați întotdeauna o referință” sunt convenții. Foaia nu le impune.

Dacă vi se par cunoscute, aveți trei opțiuni: acceptați riscul, treceți la un sistem separat de gestiune a stocurilor sau păstrați foaia de calcul și adăugați control peste ea.

Cum adaugă LightInventory control aceleiași foi de calcul

LightInventory este o aplicație de gestiune a stocurilor construită peste o foaie de calcul Google care vă aparține. Este în dezvoltare și nu este încă disponibilă publicului larg. Folosește aceeași structură de registru ca acest ghid, iar aplicația impune regulile de mai sus, în loc să le lase pe seama convențiilor.

• Datele dvs. rămân în foaia de calcul. Articolele, locațiile, mișcările și jurnalul modificărilor sunt file din propria foaie de calcul. Dacă renunțați la LightInventory, păstrați fișierul.
• Fiecare modificare este înregistrată. Fiecare modificare este scrisă într-o filă Log, cu autorul, momentul, valoarea dinainte și valoarea de după. Greșelile sunt corectate cu o înregistrare compensatorie, niciodată prin ștergerea istoricului.
• Istoric care arată orice falsificare. Un lanț de hash-uri cu cheie al jurnalului, fără valorile dvs., este stocat în afara fișierului și ancorat extern, astfel încât un rând de jurnal modificat sau șters pe ascuns nu trece verificarea. Consultați jurnalul de audit.
• Aprobări. Alegeți ce modificări necesită aprobare, de exemplu schimbările de preț. Evaluatorul nu poate fi persoana care a solicitat modificarea.
• Roluri. Proprietar, Administrator, Aprobator, Editor și Vizualizator, cu limitare opțională la anumite locații pentru Editori și Vizualizatori. Membrii echipei lucrează în aplicație și nu sunt adăugați la fișier, decât dacă proprietarul le acordă drept de editare directă.
• Detectarea modificărilor directe. Dacă cineva editează direct foaia de calcul, LightInventory detectează modificarea și o tratează conform politicii dvs.: o blochează până când un proprietar o adoptă sau o anulează, o înregistrează automat sau o trimite spre aprobare.

Există un plan Free pentru 1 utilizator și 1 foaie de calcul. Planul Team costă 2,99 € per utilizator pe lună cu facturare lunară sau 2,49 € cu facturare anuală, fără taxe. Detaliile se află pe pagina de prețuri, iar modul în care sunt gestionate datele și accesul dvs. pe pagina de securitate.