Krājumu audita vēsture Google izklājlapām

LightInventory reģistrē katru krājumu kustību un katru preces izmaiņu: kas to veica, kas mainījās, kad tas notika un kāpēc. Vēsture glabājas aizsargātā cilnē jūsu pašu Google izklājlapā, ķēde ar slepenu atslēgu parāda, ja kāds to maina, un arī tieši izklājlapā veiktie labojumi tiek pamanīti un reģistrēti.

Ko var pastāstīt pati izklājlapa

Google izklājlapas jau glabā daļu vēstures, un tā ir noderīga. Ir vērts precīzi zināt, ko tā sniedz.

• Versiju vēsture rāda iepriekšējās faila versijas, kas tās rediģēja un kas mainījās. Lai to redzētu, nepieciešamas rediģēšanas tiesības, un Google norāda, ka „faila redakcijas laiku pa laikam var tikt apvienotas“. Personīgo Google kontu īpašnieki var arī dzēst versiju vēsturi (Google: kā uzzināt, kas failā mainīts).
• Šūnas rediģēšanas vēsture (ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas un izvēlieties Rādīt rediģēšanas vēsturi (Show edit history)) rāda, kas mainīja vienu šūnu un kādas bija tās iepriekšējās vērtības. Google uzskaita izmaiņas, kas var netikt parādītas, tostarp pievienotas vai dzēstas rindas un kolonnas, šūnas formāta izmaiņas, formulu veiktas izmaiņas un izmaiņas, kas veiktas pirms iepriekšējās versijas atjaunošanas (tā pati lapa).

Tas ir labs dokumenta labojumu pieraksts. Taču tas nav krājumu uzskaites žurnāls:

• Krājumi bieži ir formula. Ja kopsumma tiek pārrēķināta, šūnas vēsture to var neparādīt, jo Google formulu veiktās izmaiņas min starp tām, kas var netikt parādītas.
• Nav atbildes uz „kāpēc“. Neviens no skatiem nereģistrē iemeslu, atsauces numuru vai apstiprinājumu.
• Dzēstas rindas ir grūti izsekot. Rindu dzēšana neparādās šūnu vēsturē, tāpēc pazudušu rindu var atrast, tikai salīdzinot veselas versijas.
• Visi ar rediģēšanas tiesībām ir vienlīdzīgi. Ikviens, kurš var rediģēt failu, var mainīt jebkuru neaizsargātu šūnu, un vēsture to tikai reģistrē pēc tam.

Ko reģistrē LightInventory

Katra lietotnē veikta izmaiņa kļūst par ierakstu aizsargātā cilnē Log jūsu izklājlapā. Tas tiek ierakstīts tajā pašā Google atjauninājumā kā pati izmaiņa, tāpēc izmaiņa un tās vēstures ieraksts tiek saglabāti kopā vai netiek saglabāti vispār.

Krājumi nekad netiek glabāti kā skaitlis, ko kāds var pārrakstīt. Katra pieņemšana, izsniegšana, pārvietošana vai inventarizācijas korekcija ir rinda cilnē Movements, kurā rindas var tikai pievienot, un krājumu atlikums tiek aprēķināts no šīm rindām. Katrai precei ir redzams arī tas, kad un kas to pēdējo reizi mainīja.

Vēsturi var lasīt trīs veidos: par vienu preci, par vienu komandas dalībnieku vai kā plūsmu visai organizācijai. Kad izklājlapa kļūst liela, vecākās kustības un vēsture tiek pārvietotas uz arhīva izklājlapām jūsu Google kontā, un ķēde tajās turpinās bez pārtraukuma.

Apstiprinājumi

Apstiprinājumi nav obligāti, un tos iestata katrai organizācijai. Kad tie ir ieslēgti, tādas izmaiņas kā cenas un pašizmaksas labojumi vai krājumu korekcijas gaida pārskatīšanu, bet ikdienas pieņemšana, izsniegšana un pārvietošana notiek uzreiz. Jūs varat mainīt, kurām darbībām vajadzīgs apstiprinājums.

• Ierosinātā izmaiņa tiek ierakstīta aizsargātā cilnē Requests jūsu izklājlapā, tāpēc ierosinātās vērtības paliek Google.
• Apstiprinātājs, administrators vai īpašnieks to apstiprina vai noraida. Neviens nevar apstiprināt savu pieprasījumu.
• Abi iznākumi tiek reģistrēti vēsturē, un noraidījuma gadījumā tiek saglabāts pārskatītāja komentārs.
• Ja ierosinājums izklājlapā tiek mainīts pēc iesniegšanas, apstiprināšana neizdodas.

Atsaukšana, nezaudējot vēsturi

Atsaukšana neko neizdzēš. Tā pievieno jaunu ierakstu, kas anulē veco, tāpēc vēsturē redzama gan kļūda, gan labojums.

• Viens ieraksts: īpašnieks, administrators vai apstiprinātājs var atsaukt jebkuru ierakstu. Redaktori var atsaukt savus ierakstus 24 stundu laikā.
• Lauku izmaiņas: lauks atgriežas pie iepriekšējās vērtības tikai tad, ja kopš tā laika neviens to nav mainījis. Ja kāds ir mainījis, lietotne parāda konfliktu un ļauj to izlaist, piemērot piespiedu kārtā vai rediģēt vērtību.
• Lielapjoma atsaukšana: īpašnieks vai administrators var atsaukt visu, ko viena persona izdarījusi starp diviem laika punktiem. Lietotne vispirms parāda priekšskatījumu ar visiem konfliktiem un pirms izpildes pieprasa atkārtotu otrā faktora apstiprinājumu.

Viltošanu atklājoša vēsture

Viltošanu atklājoša nozīmē, ka iepriekšēja ieraksta maiņa vai dzēšana kļūst redzama, kad vēsture tiek pārbaudīta. Tā neliedz izmaiņai notikt; tā padara neiespējamu to noslēpt.

1. Katrs ieraksts saņem kodu, kas aprēķināts no tā satura un iepriekšējā ieraksta koda (HMAC-SHA256 ar jūsu organizācijas slepeno atslēgu, kas ir tikai LightInventory rīcībā). Viena ieraksta maiņa sabojā katru nākamo kodu, un bez atslēgas neviens tos nevar pārrēķināt.
2. Mēs glabājam šo kodu kopiju bez vērtībām tabulā, kas noraida atjaunināšanu un dzēšanu.
3. Reizi dienā ķēdes nospiedums tiek ierakstīts Google Cloud Storage ar 7 gadu bloķētu glabāšanas politiku, ārpus mūsu datubāzes.
4. Katru nakti un ikreiz, kad īpašnieks to pieprasa, lietotne pārrēķina ķēdi no jūsu cilnes Log un salīdzina to ar kopiju un jaunāko dienas enkuru. Ja kaut kas atšķiras, katrs dalībnieks redz brīdinājumu par integritāti, un īpašnieki un administratori saņem e-pastu.

Google faila īpašnieks vienmēr var to rediģēt, kopēt vai dzēst, un neviena lietotne to nevar novērst. Ķēde sniedz pierādījumu par to, kurus ierakstus rakstīja LightInventory un ka tie nav mainīti. Vairāk lasiet lapā par drošību.

Izmēģiniet: pārrauciet ķēdi

Zemāk redzamā demonstrācija ir uzskaites žurnāla paraugs: rediģējiet jebkuru rindu un vērojiet, kā pārbaude neizdodas, sākot no šīs rindas. Tā darbojas tikai jūsu pārlūkprogrammā un nekur neko nesūta.

Laiks	Prece	Atrašanās vieta	Daudzums	Reģistrēja	Nospiedums	Pārbaude
09:02	Akumulatora urbjmašīna	Galvenā noliktava		Pieņemšana	…	✓ Nemainīts
10:15	Akumulatora urbjmašīna	Furgons 2		Lauka komanda	…	✓ Nemainīts
11:40	Aizsargcimdi	Galvenā noliktava		Pieņemšana	…	✓ Nemainīts
14:05	Aizsargcimdi	Objekts A		Objekta vadītājs	…	✓ Nemainīts
16:30	Akumulatora urbjmašīna	Furgons 2		Lauka komanda	…	✓ Nemainīts

Katra rinda atbilst nospiedumam, kas tika reģistrēts tās ierakstīšanas brīdī.

Atiestatīt žurnālu

Šī demonstrācija darbojas tikai jūsu pārlūkprogrammā. LightInventory izmanto HMAC ķēdi ar slepenu atslēgu un ārējus enkurus, tāpēc izmaiņas nevar noslēpt, pārrēķinot nospiedumus.

Demonstrācijā izmantota vienkārša jaucējfunkcija, lai ideja būtu uzskatāma. Īstā ķēde izmanto slepenu atslēgu un dienas enkurus, kā aprakstīts iepriekš.

Tieši izklājlapā veikti labojumi

Jūsu pārvaldītās cilnes ir aizsargātas, un neobligāta stingrā bloķēšana padara failu Google vidē tikai lasāmu, līdz īpašnieks to atbloķē. Īpašnieks joprojām var rediģēt, tāpēc LightInventory veic arī pārbaudes:

• Ikreiz, kad lietotne nolasa jūsu izklājlapu, tā salīdzina katru rindu ar nospiedumu ar atslēgu, kas tika saglabāts, kad lietotne šo rindu pēdējo reizi rakstīja.
• Organizācijām, kuras neviens pašlaik neskatās, pēc grafika darbojas fona pārbaude.
• Šādi atrasta izmaiņa tiek reģistrēta kā labojums, kas veikts ārpus lietotnes, norādot Google kontu, uz kuru norāda Google redakciju dati. Ja izmaiņu varēja veikt vairāki cilvēki, lietotne nosauc viņus visus, nevis min.

Jūsu organizācija izvēlas, kas notiek tālāk: bloķēt izmaiņu, līdz īpašnieks vai administrators to pieņem vai atjauno iepriekšējo stāvokli, pieņemt un reģistrēt to vai nodot apstiprināšanai. Iepriekšēju kustību vai vēstures ierakstu labojumi vienmēr tiek atzīmēti, neatkarīgi no iestatījuma. Lai pārbaudītu, kas mainīja šūnu pašās Google izklājlapās, skatiet Google izklājlapu palīdzību.

Eksports

Atļautās lomas var eksportēt vēsturi un krājumus CSV, XLSX vai PDF formātā. Eksportam nepieciešams atkārtots otrā faktora apstiprinājums, un vērtības, kas sākas kā formula (=, +, -, @), tiek ekranētas, lai failu būtu droši atvērt izklājlapā. Tā kā vēsture jau atrodas jūsu pašu Google izklājlapā, tā paliek jums arī tad, ja pārtraucat lietot LightInventory.

Katrā plānā

Pilna vēsture, atsaukšana un integritātes pārbaude ir iekļautas katrā plānā, arī Free. Nekas jūsu vēsturē nebeidzas plāna dēļ. Skatiet cenas vai izlasiet ceļvedi par krājumu pārvaldību Google izklājlapās.