Registro delle modifiche dell’inventario per Fogli Google

LightInventory registra ogni movimento di magazzino e ogni modifica di un articolo con chi l’ha fatta, cosa è cambiato, quando è successo e perché. La cronologia si trova in una scheda protetta del tuo foglio Google, una catena con chiave mostra se qualcuno la altera, e anche le modifiche fatte direttamente nel foglio vengono rilevate e registrate.

Cosa può dirti il foglio di calcolo da solo

Fogli Google conserva già una certa cronologia, ed è utile. Vale la pena essere precisi su cosa offre.

• La cronologia delle versioni mostra le versioni precedenti del file, chi le ha modificate e cosa è cambiato. Per vederla serve l’accesso in modifica, e Google avverte che “le revisioni del file a volte possono essere unite”. I proprietari di Account Google personali possono anche eliminare la cronologia delle versioni (Google: Scoprire cosa è cambiato in un file).
• La cronologia delle modifiche di una cella (clic con il tasto destro su una cella, poi Mostra cronologia delle modifiche) mostra chi ha modificato una singola cella e i suoi valori precedenti. Google elenca le modifiche che potrebbero non comparire, tra cui righe e colonne aggiunte o eliminate, modifiche al formato della cella, modifiche fatte dalle formule e modifiche fatte prima del ripristino di una versione precedente (stessa pagina).

È una buona traccia delle modifiche a un documento. Non è un registro di inventario:

• Le giacenze sono spesso una formula. Se un totale viene ricalcolato, la cronologia della cella potrebbe non mostrarlo, perché Google include le modifiche fatte dalle formule tra quelle che potrebbero non comparire.
• Manca il “perché”. Nessuna delle due viste registra un motivo, un numero di riferimento o un’approvazione.
• Le righe eliminate sono difficili da rintracciare. Le eliminazioni di righe non compaiono nella cronologia delle celle, quindi una riga scomparsa si trova solo confrontando versioni intere.
• Chiunque abbia accesso in modifica è uguale agli altri. Chiunque possa modificare il file può cambiare qualsiasi cella non protetta, e la cronologia lo registra solo a cose fatte.

Cosa registra LightInventory

Ogni modifica fatta tramite l’app diventa una voce in una scheda protetta Log del tuo foglio di calcolo. Viene scritta nello stesso aggiornamento Google della modifica, quindi una modifica e la sua voce di cronologia vengono salvate insieme oppure non vengono salvate affatto.

Le giacenze non vengono mai conservate come un numero che qualcuno può sovrascrivere. Ogni carico, scarico, trasferimento o rettifica da conteggio è una riga in una scheda Movements a sola aggiunta, e la giacenza disponibile viene calcolata da quelle righe. Ogni articolo mostra anche quando è stato modificato l’ultima volta e da chi.

Puoi consultare la cronologia in tre modi: per un articolo, per un membro del team o come flusso per l’intera organizzazione. Quando un foglio di calcolo diventa grande, i movimenti e la cronologia meno recenti passano in fogli di calcolo di archivio nel tuo account Google, e la catena prosegue attraverso di essi senza interruzioni.

Approvazioni

Le approvazioni sono facoltative e si impostano per organizzazione. Quando sono attive, modifiche come quelle di prezzi e costi o le rettifiche delle giacenze attendono una revisione, mentre i carichi, gli scarichi e i trasferimenti quotidiani passano subito. Puoi scegliere quali azioni richiedono l’approvazione.

• La modifica proposta viene scritta in una scheda protetta Requests del tuo foglio di calcolo, quindi i valori proposti restano in Google.
• Un Approvatore, un Amministratore o il Proprietario la approva o la rifiuta. Nessuno può approvare la propria richiesta.
• Entrambi gli esiti vengono registrati nella cronologia, e un rifiuto conserva il commento del revisore.
• Se la proposta nel foglio viene alterata dopo l’invio, l’approvazione non va a buon fine.

Annullare senza perdere la cronologia

Un annullamento non elimina mai nulla. Aggiunge una nuova voce che compensa quella vecchia, quindi la cronologia mostra sia l’errore sia la correzione.

• Una voce: il Proprietario, un Amministratore o un Approvatore può annullare qualsiasi voce. Gli Editor possono annullare le proprie voci entro 24 ore.
• Modifiche ai campi: un campo torna al valore precedente solo se nessuno lo ha cambiato nel frattempo. Se qualcuno lo ha fatto, l’app mostra il conflitto e ti permette di saltarlo, forzarlo o modificare il valore.
• Annullamento in blocco: il Proprietario o un Amministratore può annullare tutto ciò che una persona ha fatto tra due momenti. L’app mostra prima un’anteprima con gli eventuali conflitti e chiede una nuova verifica del secondo fattore prima di procedere.

Cronologia a prova di manomissione

A prova di manomissione significa che modificare o rimuovere una voce passata emerge quando la cronologia viene verificata. Non impedisce che la modifica avvenga; rende impossibile nasconderla.

1. Ogni voce riceve un codice calcolato dal suo contenuto e dal codice della voce precedente (HMAC-SHA256 con una chiave segreta per la tua organizzazione, che solo LightInventory possiede). Modificare una voce invalida tutti i codici successivi, e senza la chiave nessuno può ricalcolarli.
2. Conserviamo una copia di quei codici, senza valori, in una tabella che rifiuta aggiornamenti ed eliminazioni.
3. Una volta al giorno, un’impronta della catena viene scritta in Google Cloud Storage con un criterio di conservazione bloccato di 7 anni, al di fuori del nostro database.
4. Ogni notte, e ogni volta che il proprietario lo chiede, l’app ricalcola la catena dalla tua scheda Log e la confronta con la copia e con l’ultimo ancoraggio giornaliero. Se qualcosa non corrisponde, tutti i membri vedono un avviso di integrità, e il Proprietario e gli Amministratori ricevono un’email.

Il proprietario di un file Google può sempre modificarlo, copiarlo o eliminarlo, e nessuna app può impedirlo. Ciò che la catena ti offre è la prova di quali voci ha scritto LightInventory e che non sono state modificate. Scopri di più nella pagina Sicurezza.

Prova: spezza la catena

La demo qui sotto è un registro di esempio: modifica una riga qualsiasi e guarda la verifica fallire da quella riga in poi. Funziona interamente nel tuo browser e non invia nulla.

Ora	Articolo	Ubicazione	Quantità	Registrato da	Impronta	Verifica
09:02	Trapano a batteria	Magazzino principale		Ricevimento merci	…	✓ Integra
10:15	Trapano a batteria	Furgone 2		Squadra esterna	…	✓ Integra
11:40	Guanti di sicurezza	Magazzino principale		Ricevimento merci	…	✓ Integra
14:05	Guanti di sicurezza	Cantiere A		Capocantiere	…	✓ Integra
16:30	Trapano a batteria	Furgone 2		Squadra esterna	…	✓ Integra

Ogni riga corrisponde all’impronta registrata al momento della scrittura.

Ripristina il registro

Questa demo funziona interamente nel tuo browser. LightInventory usa una catena HMAC con chiave segreta e ancoraggi esterni, quindi una modifica non può essere nascosta ricalcolando le impronte.

La demo usa un hash semplice per mostrarti l’idea. La catena reale usa una chiave segreta e ancoraggi giornalieri, come descritto sopra.

Modifiche fatte direttamente nel foglio

Le schede gestite sono protette, e un blocco rigoroso facoltativo mantiene il file in sola lettura in Google finché il proprietario non lo sblocca. Il proprietario può comunque modificarlo, quindi LightInventory controlla anche:

• Ogni volta che l’app legge il tuo foglio, confronta ogni riga con un’impronta con chiave salvata l’ultima volta che l’app l’ha scritta.
• Per le organizzazioni che nessuno sta consultando, un controllo in background viene eseguito a intervalli programmati.
• Una modifica individuata in questo modo viene registrata come modifica fatta al di fuori dell’app, con l’account Google indicato dai dati di revisione di Google. Quando più persone potrebbero averla fatta, l’app le indica tutte invece di tirare a indovinare.

La tua organizzazione sceglie cosa succede dopo: bloccare la modifica finché il Proprietario o un Amministratore non la adotta o non ripristina la riga, accettarla e registrarla, oppure tenerla in attesa di approvazione. Le modifiche ai movimenti passati o alle voci della cronologia vengono sempre segnalate, con qualsiasi impostazione. Per verificare chi ha modificato una cella direttamente in Fogli Google, consulta la guida su Fogli Google.

Esportazione

I ruoli autorizzati possono esportare cronologia e giacenze in CSV, XLSX o PDF. Le esportazioni richiedono una nuova verifica del secondo fattore, e i valori che iniziano come una formula (=, +, -, @) vengono resi innocui, così il file si può aprire in sicurezza in un foglio di calcolo. Poiché la cronologia si trova già nel tuo foglio Google, resta tua anche se smetti di usare LightInventory.

In ogni piano

La cronologia completa, gli annullamenti e la verifica dell’integrità sono inclusi in ogni piano, compreso Free. Nulla nella tua cronologia scade a causa del piano che hai scelto. Consulta i prezzi o leggi la guida alla gestione dell’inventario con Fogli Google.