Auditoría de inventario en Hojas de cálculo de Google

LightInventory registra cada movimiento de stock y cada cambio en un artículo con quién lo hizo, qué cambió, cuándo ocurrió y por qué. El historial está en una pestaña protegida de su propia hoja de cálculo de Google, una cadena con clave muestra si alguien lo altera, y las ediciones hechas directamente en la hoja también se detectan y se registran.

Lo que puede decirle la hoja de cálculo por sí sola

Hojas de cálculo de Google ya guarda cierto historial, y es útil. Conviene ser preciso sobre lo que ofrece.

• El historial de versiones muestra versiones anteriores del archivo, quién las editó y qué cambió. Necesita acceso de edición para verlo, y Google advierte que «puede que las revisiones de un archivo estén combinadas». Los propietarios de cuentas personales de Google también pueden eliminar el historial de versiones (Google: Ver los cambios de un archivo).
• El historial de cambios de una celda (haga clic con el botón derecho en una celda y, después, en Mostrar historial de cambios) muestra quién cambió una celda concreta y sus valores anteriores. Google enumera los cambios que podrían no aparecer, como las filas y columnas añadidas o eliminadas, los cambios en el formato de la celda, los cambios realizados por fórmulas y los cambios hechos antes de restaurar una versión anterior (misma página).

Es un buen registro de las ediciones de un documento. No es un libro de inventario:

• El stock suele ser una fórmula. Si un total se recalcula, puede que el historial de la celda no lo muestre, porque Google incluye los cambios realizados por fórmulas entre los que podrían no aparecer.
• No hay un «por qué». Ninguna de las dos vistas registra un motivo, un número de referencia ni una aprobación.
• Las filas eliminadas son difíciles de rastrear. Las eliminaciones de filas no aparecen en el historial de las celdas, así que una línea desaparecida solo puede encontrarse comparando versiones completas.
• Todos los que tienen acceso de edición son iguales. Cualquiera que pueda editar el archivo puede cambiar cualquier celda no protegida, y el historial solo lo registra a posteriori.

Qué registra LightInventory

Cada cambio hecho a través de la aplicación se convierte en una entrada de una pestaña Log protegida de su hoja de cálculo. Se escribe en la misma actualización de Google que el cambio, así que el cambio y su entrada de historial se guardan juntos o no se guarda ninguno.

El stock nunca se guarda como un número que alguien pueda sobrescribir. Cada entrada, salida, traslado o corrección por recuento es una fila de una pestaña Movements en la que solo se añaden filas, y el stock disponible se calcula a partir de esas filas. Cada artículo muestra además cuándo cambió por última vez y quién lo cambió.

Puede consultar el historial de tres formas: de un artículo, de un miembro del equipo o como un feed de toda la organización. Cuando una hoja de cálculo crece mucho, los movimientos y el historial más antiguos pasan a hojas de cálculo de archivo en su cuenta de Google, y la cadena continúa en ellas sin interrupción.

Aprobaciones

Las aprobaciones son opcionales y se configuran por organización. Cuando están activadas, cambios como las ediciones de precio y coste o los ajustes de stock esperan una revisión, mientras que las entradas, salidas y traslados del día a día se registran directamente. Puede cambiar qué acciones necesitan aprobación.

• El cambio propuesto se escribe en una pestaña Requests protegida de su hoja de cálculo, así que los valores propuestos se quedan en Google.
• Un Aprobador, un Administrador o el Propietario lo aprueba o lo rechaza. Nadie puede aprobar su propia solicitud.
• Los dos resultados quedan registrados en el historial, y un rechazo conserva el comentario del revisor.
• Si la propuesta de la hoja se modifica después de enviarla, la aprobación falla.

Revertir sin perder el historial

Una reversión nunca elimina nada. Añade una entrada nueva que anula la anterior, así que el historial muestra tanto el error como la corrección.

• Una entrada: el Propietario, un Administrador o un Aprobador puede revertir cualquier entrada. Los Editores pueden revertir sus propias entradas durante 24 horas.
• Cambios de campo: un campo vuelve a su valor anterior solo si nadie lo ha cambiado desde entonces. Si alguien lo ha hecho, la aplicación muestra el conflicto y le permite omitirlo, forzarlo o editar el valor.
• Reversión masiva: el Propietario o un Administrador puede deshacer todo lo que hizo una persona entre dos momentos. Antes de ejecutarla, la aplicación muestra una vista previa con los posibles conflictos y pide confirmar de nuevo el segundo factor.

Historial a prueba de manipulaciones

A prueba de manipulaciones significa que cambiar o eliminar una entrada anterior se pone de manifiesto al verificar el historial. No impide que el cambio ocurra; hace imposible ocultarlo.

1. Cada entrada recibe un código calculado a partir de su contenido y del código de la entrada anterior (HMAC-SHA256 con una clave secreta de su organización que solo tiene LightInventory). Cambiar una entrada rompe todos los códigos posteriores, y sin la clave nadie puede recalcularlos.
2. Guardamos una copia de esos códigos, sin valores, en una tabla que rechaza modificaciones y eliminaciones.
3. Una vez al día, una huella de la cadena se escribe en Google Cloud Storage con una política de retención bloqueada de 7 años, fuera de nuestra base de datos.
4. Cada noche, y siempre que el propietario lo pida, la aplicación recalcula la cadena a partir de su pestaña Log y la compara con la copia y con el último anclaje diario. Si algo no coincide, todos los miembros ven un aviso de integridad, y el Propietario y los Administradores reciben un correo electrónico.

El propietario de un archivo de Google siempre puede editarlo, copiarlo o eliminarlo, y ninguna aplicación puede impedirlo. Lo que le da la cadena es la prueba de qué entradas escribió LightInventory y de que no han cambiado. Más información en la página de seguridad.

Pruébelo: rompa la cadena

La demostración de abajo es un libro de movimientos de ejemplo: edite cualquier fila y verá cómo falla la verificación a partir de esa fila. Se ejecuta íntegramente en su navegador y no envía nada a ningún sitio.

Hora	Artículo	Ubicación	Cantidad	Registrado por	Huella	Verificación
09:02	Taladro inalámbrico	Almacén principal		Recepción	…	✓ Intacta
10:15	Taladro inalámbrico	Furgoneta 2		Equipo de campo	…	✓ Intacta
11:40	Guantes de seguridad	Almacén principal		Recepción	…	✓ Intacta
14:05	Guantes de seguridad	Obra A		Jefe de obra	…	✓ Intacta
16:30	Taladro inalámbrico	Furgoneta 2		Equipo de campo	…	✓ Intacta

Todas las filas coinciden con la huella registrada al escribirlas.

Restablecer el libro

Esta demostración se ejecuta íntegramente en su navegador. LightInventory utiliza una cadena HMAC con clave secreta y anclajes externos, por lo que un cambio no puede ocultarse recalculando las huellas.

La demostración usa un hash simple para que se vea la idea. La cadena real usa una clave secreta y anclajes diarios, como se ha descrito más arriba.

Ediciones hechas directamente en la hoja

Sus pestañas gestionadas están protegidas, y un bloqueo estricto opcional deja el archivo en solo lectura en Google hasta que el propietario lo desbloquea. El propietario sigue pudiendo editar, así que LightInventory también lo comprueba:

• Cada vez que la aplicación lee su hoja, compara cada fila con una huella con clave guardada la última vez que la aplicación la escribió.
• Para las organizaciones que nadie está consultando, se ejecuta una comprobación en segundo plano de forma programada.
• Un cambio detectado así se registra como una edición hecha fuera de la aplicación, con la cuenta de Google a la que apuntan los datos de revisión de Google. Cuando varias personas podrían haberlo hecho, la aplicación las nombra a todas en lugar de adivinar.

Su organización decide qué ocurre después: bloquear el cambio hasta que el Propietario o un Administrador lo adopte o lo restaure, aceptarlo y registrarlo, o retenerlo para su aprobación. Las ediciones de movimientos o entradas de historial anteriores siempre se señalan, con cualquier ajuste. Para saber quién cambió una celda con las herramientas de Hojas de cálculo de Google, consulte la ayuda de Hojas de cálculo de Google.

Exportar

Los roles autorizados pueden exportar el historial y el stock en CSV, XLSX o PDF. Las exportaciones piden confirmar de nuevo el segundo factor, y los valores que empiezan como una fórmula (=, +, -, @) se escapan para que el archivo se pueda abrir con seguridad en una hoja de cálculo. Como el historial ya está en su propia hoja de cálculo de Google, sigue siendo suyo aunque deje de usar LightInventory.

En todos los planes

El historial completo, las reversiones y la verificación de integridad están incluidos en todos los planes, también en Free. Nada de su historial caduca por el plan que tenga. Consulte los precios o lea la guía de gestión de inventario en Hojas de cálculo de Google.