Auditná stopa skladu pre Tabuľky Google

LightInventory zaznamenáva každý skladový pohyb a každú zmenu položky: kto ju urobil, čo sa zmenilo, kedy sa to stalo a prečo. História je v chránenom hárku vašej vlastnej tabuľky Google, reťazec s kľúčom ukáže, ak ju niekto zmení, a zachytia a zaznamenajú sa aj úpravy urobené priamo v tabuľke.

Čo vám povie samotná tabuľka

Tabuľky Google už časť histórie uchovávajú a je užitočná. Oplatí sa presne vedieť, čo vám poskytuje.

• História verzií ukazuje staršie verzie súboru, kto ich upravoval a čo sa zmenilo. Na jej zobrazenie potrebujete prístup na úpravy a Google upozorňuje, že „revízie vášho súboru sa môžu občas zlúčiť“. Vlastníci osobných účtov Google môžu históriu verzií aj odstrániť (Google: Zistenie zmien v súbore).
• História úprav bunky (kliknite na bunku pravým tlačidlom a potom na Zobraziť históriu úprav (Show edit history)) ukazuje, kto zmenil jednu bunku, a jej staršie hodnoty. Google uvádza zmeny, ktoré sa nemusia zobraziť, vrátane pridaných alebo odstránených riadkov a stĺpcov, zmien formátu bunky, zmien vykonaných vzorcami a zmien vykonaných pred obnovením staršej verzie (tá istá stránka).

Je to dobrý záznam úprav dokumentu. Nie je to však skladový denník:

• Zásoby sú často vzorec. Keď sa súčet prepočíta, história bunky to nemusí ukázať, pretože Google uvádza zmeny vykonané vzorcami medzi tými, ktoré sa nemusia zobraziť.
• Chýba „prečo“. Ani jeden pohľad nezaznamenáva dôvod, referenčné číslo ani schválenie.
• Odstránené riadky sa ťažko dohľadávajú. Odstránenie riadka sa v histórii bunky nezobrazí, takže zmiznutý riadok nájdete iba porovnaním celých verzií.
• Každý s prístupom na úpravy je si rovný. Ktokoľvek, kto môže súbor upravovať, môže zmeniť ktorúkoľvek nechránenú bunku a história to zaznamená až dodatočne.

Čo LightInventory zaznamenáva

Každá zmena urobená cez aplikáciu sa stane záznamom v chránenom hárku Log vo vašej tabuľke. Zapisuje sa v tej istej aktualizácii Google ako zmena, takže zmena a jej záznam v histórii sa uložia spolu, alebo vôbec.

Zásoby sa nikdy neukladajú ako číslo, ktoré môže niekto prepísať. Každý príjem, výdaj, presun alebo oprava podľa inventúry je riadok v hárku Movements, do ktorého sa iba pridáva, a stav zásob sa vypočítava z týchto riadkov. Pri každej položke vidíte aj to, kedy a kto ju naposledy zmenil.

Históriu môžete čítať troma spôsobmi: pre jednu položku, pre jedného člena tímu alebo ako prehľad za celú organizáciu. Keď tabuľka narastie, staršie pohyby a história sa presunú do archívnych tabuliek vo vašom účte Google a reťazec cez ne pokračuje bez prerušenia.

Schvaľovanie

Schvaľovanie je voliteľné a nastavuje sa pre každú organizáciu. Keď je zapnuté, zmeny ako úpravy cien a nákladov alebo úpravy zásob čakajú na posúdenie, zatiaľ čo bežné príjmy, výdaje a presuny prejdú rovno. Môžete zmeniť, ktoré akcie vyžadujú schválenie.

• Navrhovaná zmena sa zapíše do chráneného hárka Requests vo vašej tabuľke, takže navrhované hodnoty zostávajú v Googli.
• Schvaľovateľ, Správca alebo Vlastník ju schváli alebo zamietne. Nikto nemôže schváliť vlastnú žiadosť.
• Oba výsledky sa zaznamenajú do histórie a pri zamietnutí sa zachová komentár posudzovateľa.
• Ak sa návrh v tabuľke po odoslaní zmení, schválenie zlyhá.

Vrátenie zmien bez straty histórie

Vrátenie zmeny nikdy nič neodstraňuje. Pridá nový záznam, ktorý pôvodný zruší, takže história ukazuje chybu aj opravu.

• Jeden záznam: Vlastník, Správca alebo Schvaľovateľ môže vrátiť ktorýkoľvek záznam. Editori môžu vrátiť vlastné záznamy do 24 hodín.
• Zmeny polí: pole sa vráti na predchádzajúcu hodnotu, iba ak ho odvtedy nikto nezmenil. Ak áno, aplikácia ukáže konflikt a umožní vám ho preskočiť, vynútiť alebo hodnotu upraviť.
• Hromadné vrátenie: Vlastník alebo Správca môže vrátiť všetko, čo jedna osoba urobila medzi dvoma časmi. Aplikácia najprv ukáže náhľad so všetkými konfliktmi a pred spustením si vyžiada nové overenie druhým faktorom.

História s odhalením zásahov

Odhalenie zásahov znamená, že zmena alebo odstránenie minulého záznamu sa ukáže pri overení histórie. Nezabráni to samotnej zmene; znemožní to ju skryť.

1. Každý záznam dostane kód vypočítaný z jeho obsahu a z kódu predchádzajúceho záznamu (HMAC-SHA256 s tajným kľúčom vašej organizácie, ktorý má iba LightInventory). Zmena jedného záznamu poruší každý nasledujúci kód a bez kľúča ich nikto nedokáže prepočítať.
2. Kópiu týchto kódov bez akýchkoľvek hodnôt uchovávame v tabuľke databázy, ktorá odmieta úpravy a mazanie.
3. Raz denne sa odtlačok reťazca zapíše do Google Cloud Storage s uzamknutým pravidlom uchovávania na 7 rokov, mimo našej databázy.
4. Každú noc a kedykoľvek o to vlastník požiada aplikácia prepočíta reťazec z vášho hárka Log a porovná ho s kópiou a s posledným denným ukotvením. Ak sa niečo líši, každý člen uvidí upozornenie na narušenie integrity a Vlastníci a Správcovia dostanú e-mail.

Vlastník súboru Google ho môže vždy upraviť, skopírovať alebo odstrániť a žiadna aplikácia tomu nedokáže zabrániť. Reťazec vám dáva dôkaz o tom, ktoré záznamy zapísal LightInventory a že sú nezmenené. Viac sa dočítate na stránke Zabezpečenie.

Vyskúšajte si to: porušte reťazec

Ukážka nižšie je vzorový denník: upravte ľubovoľný riadok a sledujte, ako overenie od tohto riadka zlyhá. Beží celá vo vašom prehliadači a nikam nič neposiela.

Čas	Položka	Umiestnenie	Množstvo	Zapísal	Odtlačok	Overenie
09:02	Aku vŕtačka	Hlavný sklad		Príjem tovaru	…	✓ Neporušené
10:15	Aku vŕtačka	Dodávka 2		Terénny tím	…	✓ Neporušené
11:40	Ochranné rukavice	Hlavný sklad		Príjem tovaru	…	✓ Neporušené
14:05	Ochranné rukavice	Stavba A		Stavbyvedúci	…	✓ Neporušené
16:30	Aku vŕtačka	Dodávka 2		Terénny tím	…	✓ Neporušené

Každý riadok zodpovedá odtlačku zaznamenanému pri jeho zápise.

Obnoviť denník

Táto ukážka beží celá vo vašom prehliadači. LightInventory používa reťazec HMAC s tajným kľúčom a externé ukotvenia, takže zmenu nemožno skryť prepočítaním odtlačkov.

Ukážka používa jednoduchý haš, aby bol princíp zrozumiteľný. Skutočný reťazec používa tajný kľúč a denné ukotvenia, ako je opísané vyššie.

Úpravy urobené priamo v tabuľke

Vaše spravované hárky sú chránené a voliteľné prísne uzamknutie udržiava súbor v Googli iba na čítanie, kým ho vlastník neodomkne. Vlastník môže stále upravovať, preto LightInventory kontroluje aj takto:

• Pri každom čítaní tabuľky aplikácia porovná každý riadok s odtlačkom s kľúčom, uloženým pri poslednom zápise aplikácie.
• Pre organizácie, ktoré si práve nikto nezobrazuje, beží podľa plánu kontrola na pozadí.
• Zmena zistená týmto spôsobom sa zaznamená ako úprava urobená mimo aplikácie, s účtom Google, na ktorý ukazujú údaje o revíziách od Googlu. Keď ju mohlo urobiť viacero ľudí, aplikácia namiesto hádania uvedie všetkých.

Vaša organizácia si zvolí, čo bude nasledovať: zmenu zablokovať, kým ju Vlastník alebo Správca neprijme alebo nevráti, prijať ju a zaznamenať, alebo ju podržať na schválenie. Úpravy minulých pohybov alebo záznamov histórie sa označia vždy, pri každom nastavení. Ak chcete zistiť, kto zmenil bunku priamo v Tabuľkách Google, pozrite si pomocníka k Tabuľkám Google.

Export

Oprávnené roly môžu exportovať históriu a zásoby vo formáte CSV, XLSX alebo PDF. Exporty vyžadujú nové overenie druhým faktorom a hodnoty, ktoré začínajú ako vzorec (=, +, -, @), sa ošetria, aby sa dal súbor bezpečne otvoriť v tabuľkovom programe. Keďže história je už vo vašej vlastnej tabuľke Google, zostane vám, aj keď LightInventory prestanete používať.

V každom pláne

Úplná história, vrátenie zmien a overenie integrity sú súčasťou každého plánu vrátane plánu Free. Nič vo vašej histórii nevyprší kvôli plánu, ktorý máte. Pozrite si cenník alebo si prečítajte návod Správa skladu v Tabuľkách Google.