Piste d’audit des stocks pour Google Sheets

LightInventory enregistre chaque mouvement de stock et chaque modification d’article avec son auteur, ce qui a changé, le moment où cela s’est produit et la raison. L’historique se trouve dans un onglet protégé de votre propre feuille Google Sheets, une chaîne à clé révèle toute altération, et les modifications faites directement dans la feuille sont elles aussi détectées et enregistrées.

Ce que la feuille de calcul seule peut vous dire

Google Sheets conserve déjà un certain historique, et il est utile. Il vaut la peine de préciser ce qu’il vous apporte.

• L’historique des versions affiche les versions antérieures du fichier, qui les a modifiées et ce qui a changé. Vous devez disposer du droit de modification pour le voir, et Google indique que « les révisions de votre fichier peuvent dans certains cas être fusionnées ». Les propriétaires de comptes Google personnels peuvent aussi supprimer l’historique des versions (Google : voir les modifications apportées à un fichier).
• L’historique des modifications d’une cellule (clic droit sur une cellule, puis Afficher l’historique des modifications) indique qui a modifié une cellule donnée et ses valeurs précédentes. Google liste les modifications qui peuvent ne pas y apparaître, notamment les lignes et colonnes ajoutées ou supprimées, les modifications du format de la cellule, les modifications effectuées à l’aide de formules et celles effectuées avant la restauration d’une version antérieure (même page).

C’est une bonne trace des modifications d’un document. Ce n’est pas un registre de stock :

• Le stock est souvent une formule. Si un total est recalculé, l’historique de la cellule peut ne pas le montrer, car Google range les modifications effectuées par des formules parmi celles qui peuvent ne pas apparaître.
• Il n’y a pas de « pourquoi ». Aucune des deux vues n’enregistre de raison, de numéro de référence ni de validation.
• Les lignes supprimées sont difficiles à retracer. Les suppressions de lignes n’apparaissent pas dans l’historique des cellules : une ligne disparue ne se retrouve qu’en comparant des versions entières.
• Tous ceux qui peuvent modifier sont à égalité. Toute personne autorisée à modifier le fichier peut changer n’importe quelle cellule non protégée, et l’historique ne l’enregistre qu’après coup.

Ce que LightInventory enregistre

Chaque modification faite via l’application devient une entrée dans un onglet Log protégé de votre feuille de calcul. Elle est écrite dans la même mise à jour Google que la modification elle-même : une modification et son entrée d’historique sont donc enregistrées ensemble, ou pas du tout.

Le stock n’est jamais enregistré sous la forme d’un nombre que l’on pourrait écraser. Chaque réception, sortie, transfert ou correction d’inventaire est une ligne d’un onglet Movements où l’on ne fait qu’ajouter, et le stock disponible est calculé à partir de ces lignes. Chaque article indique aussi quand il a été modifié pour la dernière fois et par qui.

Vous pouvez consulter l’historique de trois façons : pour un article, pour un membre de l’équipe, ou sous forme de fil pour toute l’organisation. Quand une feuille de calcul devient volumineuse, les mouvements et l’historique plus anciens sont déplacés dans des feuilles de calcul d’archive de votre compte Google, et la chaîne se poursuit de l’une à l’autre sans interruption.

Validations

Les validations sont facultatives et se configurent par organisation. Lorsqu’elles sont activées, des modifications comme les changements de prix et de coût ou les ajustements de stock attendent un examen, tandis que les réceptions, sorties et transferts courants passent directement. Vous pouvez choisir quelles actions nécessitent une validation.

• La modification proposée est écrite dans un onglet Requests protégé de votre feuille de calcul : les valeurs proposées restent donc chez Google.
• Un Approbateur, un Administrateur ou le Propriétaire l’approuve ou la refuse. Personne ne peut valider sa propre demande.
• Les deux issues sont enregistrées dans l’historique, et un refus conserve le commentaire du valideur.
• Si la proposition est modifiée dans la feuille après son envoi, la validation échoue.

Annuler sans perdre l’historique

Une annulation ne supprime jamais rien. Elle ajoute une nouvelle entrée qui neutralise l’ancienne : l’historique montre ainsi à la fois l’erreur et la correction.

• Une entrée : un Propriétaire, un Administrateur ou un Approbateur peut annuler n’importe quelle entrée. Les Éditeurs peuvent annuler leurs propres entrées pendant 24 heures.
• Modifications de champ : un champ ne revient à sa valeur précédente que si personne ne l’a modifié depuis. Dans le cas contraire, l’application signale le conflit et vous permet de l’ignorer, de forcer l’annulation ou de modifier la valeur.
• Annulation groupée : un Propriétaire ou un Administrateur peut annuler tout ce qu’une personne a fait entre deux moments. L’application affiche d’abord un aperçu avec les éventuels conflits et demande une nouvelle validation du second facteur avant de l’exécuter.

Un historique à altération détectable

« À altération détectable » signifie que la modification ou la suppression d’une entrée passée apparaît lors de la vérification de l’historique. Cela n’empêche pas la modification ; cela la rend impossible à dissimuler.

1. Chaque entrée reçoit un code calculé à partir de son contenu et du code de l’entrée précédente (HMAC-SHA256 avec une clé secrète propre à votre organisation, que seul LightInventory détient). Modifier une entrée invalide tous les codes suivants, et sans la clé, personne ne peut les recalculer.
2. Nous conservons une copie de ces codes, sans aucune valeur, dans une table qui refuse les modifications et les suppressions.
3. Une fois par jour, une empreinte de la chaîne est écrite dans Google Cloud Storage sous une règle de conservation verrouillée de 7 ans, en dehors de notre base de données.
4. Chaque nuit, et chaque fois que le propriétaire le demande, l’application recalcule la chaîne à partir de votre onglet Log et la compare à la copie et au dernier ancrage quotidien. En cas de différence, chaque membre voit un avertissement d’intégrité, et les Propriétaires et Administrateurs reçoivent un e-mail.

Le propriétaire d’un fichier Google peut toujours le modifier, le copier ou le supprimer, et aucune application ne peut l’en empêcher. Ce que la chaîne vous apporte, c’est la preuve des entrées que LightInventory a écrites et du fait qu’elles n’ont pas été modifiées. Pour en savoir plus, consultez la page Sécurité.

Essayez : cassez la chaîne

La démo ci-dessous est un exemple de journal : modifiez n’importe quelle ligne et observez l’échec de la vérification à partir de cette ligne. Elle s’exécute entièrement dans votre navigateur et n’envoie rien nulle part.

Heure	Article	Emplacement	Quantité	Saisi par	Empreinte	Vérification
09:02	Perceuse sans fil	Magasin principal		Réception	…	✓ Intacte
10:15	Perceuse sans fil	Fourgon 2		Équipe terrain	…	✓ Intacte
11:40	Gants de sécurité	Magasin principal		Réception	…	✓ Intacte
14:05	Gants de sécurité	Chantier A		Chef de chantier	…	✓ Intacte
16:30	Perceuse sans fil	Fourgon 2		Équipe terrain	…	✓ Intacte

Chaque ligne correspond à l’empreinte enregistrée lors de sa saisie.

Réinitialiser le journal

Cette démo s’exécute entièrement dans votre navigateur. LightInventory utilise une chaîne HMAC à clé secrète et des ancrages externes : une modification ne peut donc pas être dissimulée en recalculant les empreintes.

La démo utilise un hachage simple pour illustrer le principe. La vraie chaîne utilise une clé secrète et des ancrages quotidiens, comme décrit ci-dessus.

Modifications faites directement dans la feuille

Vos onglets gérés sont protégés, et un verrouillage strict facultatif maintient le fichier en lecture seule dans Google jusqu’à ce que le propriétaire le déverrouille. Le propriétaire peut toujours modifier ; LightInventory effectue donc aussi des vérifications :

• Chaque fois que l’application lit votre feuille, elle compare chaque ligne à une empreinte à clé enregistrée lors de sa dernière écriture.
• Pour les organisations que personne ne consulte, une vérification en arrière-plan s’exécute selon un calendrier.
• Une modification détectée de cette façon est enregistrée comme modification faite en dehors de l’application, avec le compte Google désigné par les données de révision de Google. Lorsque plusieurs personnes ont pu la faire, l’application les nomme toutes au lieu de deviner.

Votre organisation choisit la suite : bloquer la modification jusqu’à ce qu’un Propriétaire ou un Administrateur l’adopte ou rétablisse la valeur, l’accepter et l’enregistrer dans le journal, ou la mettre en attente de validation. Les modifications de mouvements passés ou d’entrées d’historique sont toujours signalées, quel que soit le réglage. Pour savoir qui a modifié une cellule dans Google Sheets même, consultez l’aide Google Sheets.

Export

Les rôles autorisés peuvent exporter l’historique et le stock aux formats CSV, XLSX ou PDF. Les exports demandent une nouvelle validation du second facteur, et les valeurs qui commencent comme une formule (=, +, -, @) sont neutralisées afin que le fichier puisse être ouvert sans risque dans un tableur. Comme l’historique se trouve déjà dans votre propre feuille Google Sheets, il vous reste acquis même si vous cessez d’utiliser LightInventory.

Dans toutes les formules

L’historique complet, les annulations et la vérification de l’intégrité sont inclus dans toutes les formules, y compris Free. Rien dans votre historique n’expire en raison de la formule que vous utilisez. Consultez les tarifs ou lisez le guide de gestion des stocks dans Google Sheets.