Prüfpfad für die Lagerverwaltung in Google Tabellen

LightInventory erfasst jede Lagerbewegung und jede Artikeländerung: wer sie vorgenommen hat, was sich geändert hat, wann es passiert ist und warum. Der Verlauf liegt in einem geschützten Tabellenblatt Ihrer eigenen Google Tabelle, eine Kette mit geheimem Schlüssel zeigt, ob jemand ihn verändert, und auch Bearbeitungen direkt in der Tabelle werden erkannt und erfasst.

Was die Tabelle allein Ihnen sagen kann

Google Tabellen speichert bereits einen gewissen Verlauf, und der ist nützlich. Es lohnt sich, genau hinzusehen, was er Ihnen liefert.

• Der Versionsverlauf zeigt frühere Versionen der Datei, wer sie bearbeitet hat und was sich geändert hat. Sie brauchen dafür Bearbeitungsrechte, und Google weist darauf hin: „Es können mehrere Überarbeitungen einer Datei vom System zusammengefasst werden.“ Inhaber privater Google-Konten können den Versionsverlauf außerdem löschen (Google: Änderungen an einer Datei ansehen).
• Der Bearbeitungsverlauf einer Zelle (Rechtsklick auf eine Zelle, dann Bearbeitungsverlauf anzeigen) zeigt, wer eine einzelne Zelle geändert hat, und ihre früheren Werte. Google nennt Änderungen, die dort möglicherweise nicht erscheinen, darunter hinzugefügte oder gelöschte Zeilen und Spalten, Änderungen am Zellformat, durch Formeln ausgelöste Änderungen und Änderungen, die vor dem Wiederherstellen einer früheren Version vorgenommen wurden (gleiche Seite).

Das ist eine gute Aufzeichnung der Bearbeitungen eines Dokuments. Ein Lagerjournal ist es nicht:

• Der Bestand ist oft eine Formel. Wenn sich eine Summe neu berechnet, zeigt der Verlauf der Zelle das möglicherweise nicht, denn Google zählt durch Formeln ausgelöste Änderungen zu denen, die eventuell fehlen.
• Es gibt kein „Warum“. Keine der beiden Ansichten erfasst einen Grund, eine Referenznummer oder eine Freigabe.
• Gelöschte Zeilen sind schwer nachzuverfolgen. Gelöschte Zeilen erscheinen nicht im Zellverlauf, eine verschwundene Zeile lässt sich also nur durch den Vergleich ganzer Versionen finden.
• Alle mit Bearbeitungsrechten sind gleichgestellt. Wer die Datei bearbeiten darf, kann jede ungeschützte Zelle ändern, und der Verlauf hält es erst danach fest.

Was LightInventory erfasst

Jede Änderung über die App wird zu einem Eintrag in einem geschützten Tabellenblatt Log in Ihrer Tabelle. Er wird in derselben Google-Aktualisierung geschrieben wie die Änderung selbst, sodass Änderung und Verlaufseintrag entweder gemeinsam oder gar nicht gespeichert werden.

Der Bestand wird nie als Zahl gespeichert, die jemand überschreiben kann. Jeder Wareneingang, jede Entnahme, jede Umlagerung und jede Inventurkorrektur ist eine Zeile in einem Tabellenblatt Movements, an das nur angefügt wird, und der Bestand wird aus diesen Zeilen berechnet. Bei jedem Artikel sehen Sie außerdem, wann und von wem er zuletzt geändert wurde.

Sie können den Verlauf auf drei Arten lesen: für einen Artikel, für ein Teammitglied oder als Feed für die ganze Organisation. Wird eine Tabelle groß, wandern ältere Bewegungen und Verlaufseinträge in Archivtabellen in Ihrem Google-Konto, und die Kette läuft über sie hinweg ohne Unterbrechung weiter.

Freigaben

Freigaben sind optional und werden pro Organisation eingestellt. Sind sie aktiv, warten Änderungen wie Preis- und Kostenänderungen oder Bestandskorrekturen auf eine Prüfung, während alltägliche Wareneingänge, Entnahmen und Umlagerungen direkt durchgehen. Sie können festlegen, welche Aktionen eine Freigabe brauchen.

• Die vorgeschlagene Änderung wird in ein geschütztes Tabellenblatt Requests in Ihrer Tabelle geschrieben, die vorgeschlagenen Werte bleiben also bei Google.
• Ein Genehmiger, Administrator oder Inhaber gibt sie frei oder lehnt sie ab. Niemand kann die eigene Anfrage freigeben.
• Beide Ergebnisse werden im Verlauf erfasst, und bei einer Ablehnung bleibt der Kommentar der prüfenden Person erhalten.
• Wird der Vorschlag in der Tabelle nach dem Einreichen verändert, schlägt die Freigabe fehl.

Rückgängig machen, ohne Verlauf zu verlieren

Eine Rücknahme löscht nie etwas. Sie fügt einen neuen Eintrag hinzu, der den alten aufhebt, sodass der Verlauf sowohl den Fehler als auch die Korrektur zeigt.

• Ein Eintrag: Inhaber, Administratoren und Genehmiger können jeden Eintrag rückgängig machen. Bearbeiter können ihre eigenen Einträge 24 Stunden lang rückgängig machen.
• Feldänderungen: Ein Feld kehrt nur dann zu seinem früheren Wert zurück, wenn es seitdem niemand geändert hat. Hat es jemand geändert, zeigt die App den Konflikt an und lässt Sie ihn überspringen, die Rücknahme erzwingen oder den Wert bearbeiten.
• Sammel-Rücknahme: Inhaber und Administratoren können alles rückgängig machen, was eine Person zwischen zwei Zeitpunkten getan hat. Die App zeigt zuerst eine Vorschau mit allen Konflikten und verlangt einen frisch bestätigten zweiten Faktor, bevor sie startet.

Manipulationssichtbarer Verlauf

Manipulationssichtbar bedeutet: Wird ein früherer Eintrag geändert oder entfernt, fällt das bei der Prüfung des Verlaufs auf. Die Änderung wird dadurch nicht verhindert, aber sie lässt sich nicht verbergen.

1. Jeder Eintrag erhält einen Code, der aus seinem Inhalt und dem Code des vorherigen Eintrags berechnet wird (HMAC-SHA256 mit einem geheimen Schlüssel für Ihre Organisation, den nur LightInventory besitzt). Wird ein Eintrag geändert, sind alle nachfolgenden Codes ungültig, und ohne den Schlüssel kann niemand sie neu berechnen.
2. Wir bewahren eine Kopie dieser Codes, ohne Werte, in einer Tabelle auf, die Änderungen und Löschungen ablehnt.
3. Einmal täglich wird ein Fingerabdruck der Kette in Google Cloud Storage geschrieben, mit einer gesperrten Aufbewahrungsrichtlinie von 7 Jahren und außerhalb unserer Datenbank.
4. Jede Nacht und immer dann, wenn der Inhaber es anfordert, berechnet die App die Kette aus Ihrem Tabellenblatt Log neu und vergleicht sie mit der Kopie und der letzten täglichen Verankerung. Weicht etwas ab, sehen alle Mitglieder eine Integritätswarnung, und Inhaber und Administratoren erhalten eine E-Mail.

Der Inhaber einer Google-Datei kann sie immer bearbeiten, kopieren oder löschen, und keine App kann das verhindern. Was die Kette Ihnen gibt, ist der Nachweis, welche Einträge LightInventory geschrieben hat und dass sie unverändert sind. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit.

Ausprobieren: die Kette brechen

Die Demo unten ist ein Beispiel-Lagerjournal: Bearbeiten Sie eine beliebige Zeile und sehen Sie, wie die Prüfung ab dieser Zeile fehlschlägt. Sie läuft vollständig in Ihrem Browser und sendet nichts.

Zeitpunkt	Artikel	Lagerort	Menge	Erfasst von	Fingerabdruck	Prüfung
09:02	Akku-Bohrschrauber	Hauptlager		Wareneingang	…	✓ Unverändert
10:15	Akku-Bohrschrauber	Transporter 2		Außendienst	…	✓ Unverändert
11:40	Schutzhandschuhe	Hauptlager		Wareneingang	…	✓ Unverändert
14:05	Schutzhandschuhe	Baustelle A		Bauleitung	…	✓ Unverändert
16:30	Akku-Bohrschrauber	Transporter 2		Außendienst	…	✓ Unverändert

Jede Zeile stimmt mit dem Fingerabdruck überein, der beim Schreiben erfasst wurde.

Journal zurücksetzen

Diese Demo läuft vollständig in Ihrem Browser. LightInventory verwendet eine HMAC-Kette mit geheimem Schlüssel und externe Verankerungen, sodass sich eine Änderung nicht durch Neuberechnung der Fingerabdrücke verbergen lässt.

Die Demo verwendet einen einfachen Hash, damit das Prinzip sichtbar wird. Die echte Kette verwendet einen geheimen Schlüssel und tägliche Verankerungen, wie oben beschrieben.

Bearbeitungen direkt in der Tabelle

Ihre verwalteten Tabellenblätter sind geschützt, und eine optionale strenge Sperre macht die Datei in Google schreibgeschützt, bis der Inhaber sie entsperrt. Der Inhaber kann trotzdem bearbeiten, deshalb prüft LightInventory zusätzlich:

• Jedes Mal, wenn die App Ihre Tabelle liest, vergleicht sie jede Zeile mit einem Fingerabdruck mit geheimem Schlüssel, der beim letzten Schreiben durch die App gespeichert wurde.
• Für Organisationen, die gerade niemand ansieht, läuft regelmäßig eine Prüfung im Hintergrund.
• Eine so gefundene Änderung wird als Bearbeitung außerhalb der App erfasst, zusammen mit dem Google-Konto, auf das die Überarbeitungsdaten von Google hinweisen. Kommen mehrere Personen infrage, nennt die App alle, statt zu raten.

Ihre Organisation legt fest, was danach passiert: die Änderung sperren, bis ein Inhaber oder Administrator sie übernimmt oder den vorherigen Stand wiederherstellt, sie akzeptieren und protokollieren oder sie zur Freigabe zurückhalten. Bearbeitungen an früheren Bewegungen oder Verlaufseinträgen werden bei jeder Einstellung immer markiert. Wie Sie in Google Tabellen selbst prüfen, wer eine Zelle geändert hat, lesen Sie in der Hilfe zu Google Tabellen.

Export

Berechtigte Rollen können Verlauf und Bestand als CSV, XLSX oder PDF exportieren. Exporte verlangen einen frisch bestätigten zweiten Faktor, und Werte, die wie eine Formel beginnen (=, +, -, @), werden maskiert, damit sich die Datei gefahrlos in einer Tabellenkalkulation öffnen lässt. Da der Verlauf bereits in Ihrer eigenen Google Tabelle liegt, gehört er Ihnen auch dann, wenn Sie LightInventory nicht mehr nutzen.

In jedem Tarif

Der vollständige Verlauf, Rücknahmen und die Integritätsprüfung sind in jedem Tarif enthalten, auch in Free. Nichts in Ihrem Verlauf läuft wegen Ihres Tarifs ab. Sehen Sie sich die Preise an, oder lesen Sie den Ratgeber zur Lagerverwaltung in Google Tabellen.