Ändringshistorik för lagret i Google Kalkylark

LightInventory registrerar varje lagerrörelse och varje artikeländring med vem som gjorde den, vad som ändrades, när det hände och varför. Historiken finns i en skyddad flik i ditt eget Google Kalkylark, en nyckelbaserad kedja visar om någon ändrar den, och ändringar som görs direkt i kalkylarket fångas upp och registreras också.

Vad kalkylarket kan berätta på egen hand

Google Kalkylark sparar redan viss historik, och den är användbar. Det lönar sig att vara exakt med vad den ger dig.

• Versionshistoriken visar tidigare versioner av filen, vem som redigerade dem och vad som ändrades. Du behöver redigeringsåtkomst för att se den, och Google påpekar att ”versionerna av filen kan ibland slås samman”. Ägare av personliga Google-konton kan också radera versionshistorik (Google: Se vad som har ändrats i en fil).
• Cellens redigeringshistorik (högerklicka på en cell och välj Visa redigeringshistorik) visar vem som ändrade en enskild cell och dess tidigare värden. Google listar ändringar som kanske inte visas, bland annat tillagda eller raderade rader och kolumner, ändringar av cellens format, ändringar som görs av formler och ändringar som gjordes innan en tidigare version återställdes (samma sida).

Det är en bra redogörelse för ändringar i ett dokument. Det är inte en lagerliggare:

• Lagersaldot är ofta en formel. Om en summa räknas om kanske cellens historik inte visar det, eftersom Google räknar ändringar som görs av formler till dem som kanske inte visas.
• Det finns inget ”varför”. Ingen av vyerna registrerar en orsak, ett referensnummer eller ett godkännande.
• Raderade rader är svåra att spåra. Radering av rader visas inte i cellhistoriken, så en försvunnen rad kan bara hittas genom att jämföra hela versioner.
• Alla med redigeringsåtkomst är jämlika. Alla som kan redigera filen kan ändra varje oskyddad cell, och historiken registrerar det först i efterhand.

Vad LightInventory registrerar

Varje ändring som görs via appen blir en post i en skyddad Log-flik i ditt kalkylark. Posten skrivs i samma uppdatering till Google som ändringen, så en ändring och dess historikpost sparas tillsammans eller inte alls.

Lagersaldot sparas aldrig som en siffra som någon kan skriva över. Varje inleverans, uttag, överföring eller inventeringskorrigering är en rad i en Movements-flik där rader bara läggs till, och lagersaldot beräknas från de raderna. Varje artikel visar också när den senast ändrades och av vem.

Du kan läsa historiken på tre sätt: för en artikel, för en teammedlem eller som ett flöde för hela organisationen. När ett kalkylark växer sig stort flyttas äldre lagerrörelser och historik till arkivkalkylark i ditt Google-konto, och kedjan fortsätter obruten över dem.

Godkännanden

Godkännanden är valfria och ställs in per organisation. När de är aktiverade väntar ändringar som pris- och kostnadsändringar eller lagerjusteringar på granskning, medan vardagliga inleveranser, uttag och överföringar genomförs direkt. Du kan ändra vilka åtgärder som kräver godkännande.

• Den föreslagna ändringen skrivs till en skyddad Requests-flik i ditt kalkylark, så att de föreslagna värdena stannar hos Google.
• En godkännare, administratör eller ägare godkänner eller avvisar den. Ingen kan godkänna sin egen begäran.
• Båda utfallen registreras i historiken, och vid ett avslag sparas granskarens kommentar.
• Om förslaget i kalkylarket ändras efter att det skickats in misslyckas godkännandet.

Ångra utan att förlora historik

När du ångrar en ändring raderas aldrig något. En ny post läggs till som tar ut den gamla, så historiken visar både misstaget och rättelsen.

• En post: en ägare, administratör eller godkännare kan ångra vilken post som helst. Redigerare kan ångra sina egna poster i 24 timmar.
• Fältändringar: ett fält återgår till sitt tidigare värde bara om ingen har ändrat det sedan dess. Om någon har gjort det visar appen konflikten och låter dig hoppa över den, tvinga igenom ändringen eller redigera värdet.
• Massångring: en ägare eller administratör kan ångra allt en person gjorde mellan två tidpunkter. Appen visar först en förhandsgranskning med eventuella konflikter och ber om en ny verifiering med den andra faktorn innan ångringen körs.

Historik där manipulation upptäcks

Att manipulation upptäcks betyder att en ändring eller borttagning av en tidigare post syns när historiken verifieras. Det hindrar inte att ändringen görs; det gör den omöjlig att dölja.

1. Varje post får en kod som beräknas från postens innehåll och föregående posts kod (HMAC-SHA256 med en hemlig nyckel för din organisation som bara LightInventory har). Om en post ändras bryts varje kod efter den, och utan nyckeln kan ingen räkna om dem.
2. Vi sparar en kopia av koderna, utan värden, i en tabell som inte tillåter uppdateringar eller raderingar.
3. En gång om dagen skrivs ett fingeravtryck av kedjan till Google Cloud Storage med en låst lagringspolicy på 7 år, utanför vår databas.
4. Varje natt, och närhelst ägaren begär det, räknar appen om kedjan från din Log-flik och jämför den med kopian och den senaste dagliga förankringen. Om något skiljer sig ser alla medlemmar en integritetsvarning, och ägare och administratörer får ett mejl.

Ägaren till en Google-fil kan alltid redigera, kopiera eller radera den, och ingen app kan förhindra det. Det kedjan ger dig är bevis på vilka poster LightInventory skrev och att de är oförändrade. Läs mer på sidan om säkerhet.

Prova själv: bryt kedjan

Demon nedan är en exempelliggare: redigera valfri rad och se verifieringen misslyckas från den raden och framåt. Den körs helt i din webbläsare och skickar ingenting någonstans.

Tid	Artikel	Plats	Antal	Registrerad av	Fingeravtryck	Verifiering
09:02	Sladdlös borrmaskin	Huvudlager		Godsmottagning	…	✓ Oförändrad
10:15	Sladdlös borrmaskin	Servicebil 2		Fältteam	…	✓ Oförändrad
11:40	Skyddshandskar	Huvudlager		Godsmottagning	…	✓ Oförändrad
14:05	Skyddshandskar	Arbetsplats A		Platschef	…	✓ Oförändrad
16:30	Sladdlös borrmaskin	Servicebil 2		Fältteam	…	✓ Oförändrad

Varje rad stämmer med fingeravtrycket som registrerades när den skrevs.

Återställ liggaren

Den här demon körs helt i din webbläsare. LightInventory använder en nyckelbaserad HMAC-kedja och externa förankringar, så en ändring kan inte döljas genom att fingeravtrycken räknas om.

Demon använder en enkel hash så att du kan se principen. Den riktiga kedjan använder en hemlig nyckel och dagliga förankringar, enligt beskrivningen ovan.

Ändringar gjorda direkt i kalkylarket

Dina hanterade flikar är skyddade, och ett valfritt strikt lås gör filen skrivskyddad i Google tills ägaren låser upp den. Ägaren kan fortfarande redigera, så LightInventory kontrollerar också:

• Varje gång appen läser ditt kalkylark jämför den varje rad med ett nyckelbaserat fingeravtryck som sparades när appen senast skrev raden.
• För organisationer som ingen tittar på körs en bakgrundskontroll enligt ett schema.
• En ändring som hittas på det här sättet registreras som en ändring gjord utanför appen, med det Google-konto som Googles versionsdata pekar på. När flera personer kan ha gjort ändringen anger appen alla i stället för att gissa.

Din organisation väljer vad som händer sedan: blockera ändringen tills en ägare eller administratör godtar eller återställer den, godta och logga den, eller vänta med den tills den godkänts. Ändringar av tidigare lagerrörelser eller historikposter flaggas alltid, oavsett inställning. Om du vill kontrollera vem som ändrade en cell i själva Google Kalkylark kan du läsa hjälpen för Google Kalkylark.

Export

Behöriga roller kan exportera historik och lager som CSV, XLSX eller PDF. Exporter kräver en ny verifiering med den andra faktorn, och värden som börjar som en formel (=, +, -, @) neutraliseras så att filen är säker att öppna i ett kalkylprogram. Eftersom historiken redan finns i ditt eget Google Kalkylark förblir den din även om du slutar använda LightInventory.

I alla planer

Fullständig historik, ångring och integritetsverifiering ingår i alla planer, även Free. Ingenting i din historik upphör att gälla på grund av vilken plan du har. Se priser, eller läs guiden om lagerhantering i Google Kalkylark.