Készlet-auditnapló Google Táblázatokhoz

A LightInventory minden készletmozgást és minden tételmódosítást rögzít azzal együtt, hogy ki végezte, mi változott, mikor történt és miért. Az előzmények a saját Google-táblázata egy védett lapján vannak, egy kulcsos lánc kimutatja, ha bárki megváltoztatja őket, és a közvetlenül a táblázatban végzett szerkesztéseket is észleli és rögzíti.

Mit árul el önmagában a táblázat?

A Google Táblázatok már most is őriz bizonyos előzményeket, és ezek hasznosak. Érdemes pontosan látni, mit nyújtanak.

• A verzióelőzmények a fájl korábbi verzióit mutatják, azt, hogy ki szerkesztette őket, és mi változott. A megtekintésükhöz szerkesztési jogosultság kell, és a Google megjegyzi, hogy „a rendszer esetenként összevonhatja a fájl különböző verzióit”. A személyes Google-fiókok tulajdonosai a verzióelőzményeket törölhetik is (Google: A fájl módosításainak megtekintése).
• A cellaszintű szerkesztési előzmények (jobb gombbal kattintson egy cellára, majd válassza a Szerkesztési előzmények megjelenítése lehetőséget) azt mutatják, ki módosított egyetlen cellát, és mik voltak a korábbi értékei. A Google felsorolja, mely módosítások nem feltétlenül jelennek meg, például a hozzáadott vagy törölt sorok és oszlopok, a cella formátumának módosításai, a képletek által végrehajtott módosítások, és a korábbi verzió visszaállítása előtt végzett módosítások (ugyanaz az oldal).

Ez jó nyilvántartás egy dokumentum szerkesztéseiről. Készletnapló azonban nem:

• A készlet gyakran képlet. Ha egy összeg újraszámolódik, a cella előzményei nem feltétlenül mutatják, mert a Google a képletek által végrehajtott módosításokat azok között sorolja fel, amelyek esetleg nem jelennek meg.
• Nincs „miért”. Egyik nézet sem rögzít okot, hivatkozási számot vagy jóváhagyást.
• A törölt sorokat nehéz visszakövetni. A sortörlések nem jelennek meg a cellaelőzményekben, így egy eltűnt sort csak teljes verziók összevetésével lehet megtalálni.
• Minden szerkesztési joggal rendelkező egyenlő. Aki szerkesztheti a fájlt, bármelyik nem védett cellát módosíthatja, az előzmények pedig csak utólag rögzítik.

Mit rögzít a LightInventory?

Minden, az alkalmazáson keresztül végzett módosítás bejegyzéssé válik a táblázatában lévő védett Log lapon. Ugyanabban a Google-frissítésben íródik, mint a módosítás, így a módosítás és az előzménybejegyzése vagy együtt mentődik, vagy egyáltalán nem.

A készletet soha nem tároljuk olyan számként, amelyet valaki felülírhat. Minden bevételezés, kiadás, áthelyezés vagy leltári korrekció egy sor a csak hozzáfűzhető Movements lapon, a készleten lévő mennyiséget pedig ezekből a sorokból számítjuk ki. Minden tételnél az is látszik, mikor és ki módosította utoljára.

Az előzményeket háromféleképpen olvashatja: egy tételre, egy csapattagra, vagy hírfolyamként a teljes szervezetre. Amikor egy táblázat nagyra nő, a régebbi mozgások és előzmények archív táblázatokba kerülnek a Google-fiókjában, és a lánc megszakítás nélkül folytatódik bennük.

Jóváhagyások

A jóváhagyások nem kötelezők, és szervezetenként állíthatók be. Ha be vannak kapcsolva, az olyan módosítások, mint az ár- és beszerzésiár-módosítások vagy a készletkorrekciók, ellenőrzésre várnak, a mindennapi bevételezések, kiadások és áthelyezések pedig azonnal végrehajtódnak. Ön módosíthatja, mely műveletekhez kell jóváhagyás.

• A javasolt módosítás a táblázata egy védett Requests lapjára kerül, így a javasolt értékek a Google-nál maradnak.
• Egy Jóváhagyó, Adminisztrátor vagy Tulajdonos jóváhagyja vagy elutasítja. Senki sem hagyhatja jóvá a saját kérelmét.
• Mindkét kimenetel bekerül az előzményekbe, elutasításkor az ellenőrző megjegyzése is megmarad.
• Ha a táblázatban lévő javaslatot a beküldése után megváltoztatják, a jóváhagyás sikertelen.

Visszavonás az előzmények elvesztése nélkül

A visszavonás soha nem töröl semmit. Új bejegyzést ad hozzá, amely érvényteleníti a régit, így az előzmények a hibát és a javítást is mutatják.

• Egy bejegyzés: egy Tulajdonos, Adminisztrátor vagy Jóváhagyó bármely bejegyzést visszavonhat. A Szerkesztők a saját bejegyzéseiket 24 órán belül vonhatják vissza.
• Mezőmódosítások: egy mező csak akkor kapja vissza a korábbi értékét, ha azóta senki sem módosította. Ha valaki módosította, az alkalmazás megmutatja az ütközést, és lehetővé teszi, hogy kihagyja, kikényszerítse, vagy szerkessze az értéket.
• Tömeges visszavonás: egy Tulajdonos vagy Adminisztrátor visszavonhatja mindazt, amit egy személy két időpont között tett. Az alkalmazás először előnézetet mutat az esetleges ütközésekkel, és a futtatás előtt friss második tényezőt kér.

Manipulációt felfedő előzmények

A manipulációt felfedő azt jelenti, hogy egy korábbi bejegyzés megváltoztatása vagy eltávolítása az előzmények ellenőrzésekor kiderül. Nem akadályozza meg a módosítást, de lehetetlenné teszi az eltitkolását.

1. Minden bejegyzés kap egy kódot, amelyet a tartalmából és az előző bejegyzés kódjából számítunk ki (HMAC-SHA256 egy olyan titkos, a szervezetéhez tartozó kulccsal, amely csak a LightInventorynál van meg). Egyetlen bejegyzés módosítása az utána következő összes kódot érvényteleníti, és a kulcs nélkül senki sem tudja újraszámítani őket.
2. Ezeknek a kódoknak egy másolatát, értékek nélkül, egy olyan táblában tároljuk, amely elutasítja a módosítást és a törlést.
3. Naponta egyszer a lánc ujjlenyomata a Google Cloud Storage-ba kerül, 7 éves zárolt megőrzési szabály alá, az adatbázisunkon kívül.
4. Minden éjjel, és amikor a tulajdonos kéri, az alkalmazás a Log lapból újraszámítja a láncot, és összeveti a másolattal és a legutóbbi napi horgonnyal. Ha bármi eltér, minden tag integritási figyelmeztetést lát, a Tulajdonosok és az Adminisztrátorok pedig e-mailt kapnak.

Egy Google-fájl tulajdonosa mindig szerkesztheti, lemásolhatja vagy törölheti a fájlt, és ezt egyetlen alkalmazás sem tudja megakadályozni. A lánc azt bizonyítja, mely bejegyzéseket írta a LightInventory, és hogy azok változatlanok. További információ a biztonsági oldalon.

Próbálja ki: törje meg a láncot

Az alábbi bemutató egy minta készletnapló: szerkesszen bármelyik sort, és nézze meg, ahogy az ellenőrzés attól a sortól kezdve elbukik. Teljes egészében a böngészőjében fut, és semmit nem küld sehova.

Időpont	Tétel	Hely	Mennyiség	Rögzítette	Ujjlenyomat	Ellenőrzés
09:02	Akkus fúrógép	Központi raktár		Áruátvétel	…	✓ Sértetlen
10:15	Akkus fúrógép	2-es furgon		Terepcsapat	…	✓ Sértetlen
11:40	Védőkesztyű	Központi raktár		Áruátvétel	…	✓ Sértetlen
14:05	Védőkesztyű	A munkaterület		Építésvezető	…	✓ Sértetlen
16:30	Akkus fúrógép	2-es furgon		Terepcsapat	…	✓ Sértetlen

Minden sor egyezik a rögzítéskor eltárolt ujjlenyomattal.

Napló visszaállítása

Ez a bemutató teljes egészében az Ön böngészőjében fut. A LightInventory titkos kulccsal védett HMAC-láncot és külső horgonyokat használ, így egy módosítást nem lehet az ujjlenyomatok újraszámításával elrejteni.

A bemutató egyszerű hasht használ, hogy az elv látható legyen. A valódi lánc titkos kulcsot és napi horgonyokat használ, a fent leírtak szerint.

Közvetlenül a táblázatban végzett szerkesztések

A kezelt lapjai védettek, és egy választható szigorú zárolás a Google-ban csak olvashatóvá teszi a fájlt, amíg a tulajdonos fel nem oldja. A tulajdonos ettől még szerkeszthet, ezért a LightInventory is ellenőriz:

• Valahányszor az alkalmazás beolvassa a táblázatát, minden sort összevet azzal a kulcsos ujjlenyomattal, amelyet akkor tárolt, amikor utoljára beírta.
• Azoknál a szervezeteknél, amelyeket éppen senki sem néz, ütemezett háttérellenőrzés fut.
• Az így talált módosítást az alkalmazáson kívül végzett szerkesztésként rögzíti, azzal a Google-fiókkal, amelyre a Google verzióadatai utalnak. Ha többen is végezhették, az alkalmazás találgatás helyett mindegyiküket megnevezi.

A szervezete dönti el, mi történjen ezután: letiltja a módosítást, amíg egy Tulajdonos vagy Adminisztrátor el nem fogadja vagy vissza nem állítja, elfogadja és naplózza, vagy jóváhagyásra tartja vissza. A korábbi mozgások vagy előzménybejegyzések szerkesztését minden beállításnál megjelöli. Ha magában a Google Táblázatokban szeretné megnézni, ki módosított egy cellát, lásd a Google Táblázatok súgóját.

Exportálás

Az erre jogosult szerepkörök CSV, XLSX vagy PDF formátumban exportálhatják az előzményeket és a készletet. Az exportáláshoz friss második tényező szükséges, a képletként kezdődő értékeket (=, +, -, @) pedig semlegesítjük (escape), így a fájl biztonságosan megnyitható egy táblázatkezelőben. Mivel az előzmények már a saját Google-táblázatában vannak, akkor is az Önéi maradnak, ha abbahagyja a LightInventory használatát.

Minden csomagban

A teljes előzmények, a visszavonás és az integritás-ellenőrzés minden csomagban benne van, a Free csomagban is. Az előzményeiből semmi sem jár le amiatt, hogy melyik csomagot használja. Lásd az árakat, vagy olvassa el a készletkezelés a Google Táblázatokban című útmutatót.