Revisjonsspor for lager i Google Regneark

LightInventory registrerer hver lagerbevegelse og hver endring av en vare med hvem som gjorde den, hva som ble endret, når det skjedde og hvorfor. Historikken ligger i en beskyttet fane i ditt eget regneark, en kjede med nøkkel viser om noen endrer den, og endringer gjort direkte i regnearket blir også fanget opp og registrert.

Hva regnearket alene kan fortelle deg

Google Regneark har allerede en viss historikk, og den er nyttig. Det lønner seg å være presis om hva den gir deg.

• Versjonsloggen viser tidligere versjoner av filen, hvem som redigerte dem og hva som ble endret. Du må ha redigeringstilgang for å se den, og Google skriver at «endringene for filer kan av og til slås sammen». Eiere av personlige Google-kontoer kan også slette versjonsloggen (Google: Se hva som er endret i en fil).
• Endringsloggen for celler (høyreklikk på en celle og velg Vis endringslogg) viser hvem som endret én celle og hvilke verdier den hadde tidligere. Google lister opp endringer som kanskje ikke vises, blant annet rader og kolonner som er lagt til eller slettet, endringer i formateringen av cellen, endringer utført av formler og endringer gjort før en tidligere versjon ble gjenopprettet (samme side).

Det er en god oversikt over endringer i et dokument. Det er ikke en lagerjournal:

• Beholdningen er ofte en formel. Hvis en sum beregnes på nytt, viser kanskje ikke cellens logg det, fordi Google regner endringer utført av formler blant dem som kanskje ikke vises.
• Det finnes ikke noe «hvorfor». Ingen av visningene registrerer en årsak, et referansenummer eller en godkjenning.
• Slettede rader er vanskelige å spore. Slettede rader vises ikke i cellenes logg, så en linje som er borte, kan bare finnes ved å sammenligne hele versjoner.
• Alle med redigeringstilgang er likestilt. Alle som kan redigere filen, kan endre hvilken som helst ubeskyttet celle, og loggen registrerer det bare i etterkant.

Hva LightInventory registrerer

Hver endring som gjøres via appen, blir en oppføring i en beskyttet Log-fane i regnearket ditt. Den skrives i samme oppdatering til Google som selve endringen, så en endring og historikkoppføringen lagres sammen eller ikke i det hele tatt.

Beholdningen lagres aldri som et tall noen kan skrive over. Hvert varemottak, hvert uttak, hver overføring og hver tellekorrigering er en rad i en Movements-fane der rader bare legges til, og beholdningen beregnes ut fra disse radene. Hver vare viser også når den sist ble endret, og av hvem.

Du kan lese historikken på tre måter: for én vare, for ett teammedlem eller som en strøm for hele organisasjonen. Når et regneark blir stort, flyttes eldre bevegelser og historikk til arkivregneark i Google-kontoen din, og kjeden fortsetter på tvers av dem uten brudd.

Godkjenninger

Godkjenninger er valgfrie og settes per organisasjon. Når de er slått på, venter endringer som pris- og kostprisendringer eller lagerjusteringer på vurdering, mens daglige varemottak, uttak og overføringer går rett gjennom. Du kan endre hvilke handlinger som krever godkjenning.

• Den foreslåtte endringen skrives til en beskyttet Requests-fane i regnearket ditt, så de foreslåtte verdiene blir hos Google.
• En godkjenner, administrator eller eier godkjenner eller avviser den. Ingen kan godkjenne sin egen forespørsel.
• Begge utfallene registreres i historikken, og ved avvisning beholdes kommentaren fra den som vurderte.
• Hvis forslaget i regnearket endres etter at det ble sendt inn, mislykkes godkjenningen.

Tilbakestill uten å miste historikk

En tilbakestilling sletter aldri noe. Den legger til en ny oppføring som opphever den gamle, så historikken viser både feilen og rettelsen.

• Én oppføring: en eier, administrator eller godkjenner kan tilbakestille hvilken som helst oppføring. Redigerere kan tilbakestille sine egne oppføringer i 24 timer.
• Feltendringer: et felt går tilbake til den tidligere verdien bare hvis ingen har endret det siden. Hvis noen har det, viser appen konflikten og lar deg hoppe over den, tvinge gjennom endringen eller redigere verdien.
• Massetilbakestilling: en eier eller administrator kan angre alt én person gjorde mellom to tidspunkter. Appen viser først en forhåndsvisning med eventuelle konflikter og ber om en ny bekreftelse med andre faktor før den kjører.

Historikk som avslører manipulering

At historikken avslører manipulering, betyr at endring eller fjerning av en tidligere oppføring blir synlig når historikken kontrolleres. Det hindrer ikke at endringen skjer; det gjør det umulig å skjule den.

1. Hver oppføring får en kode som beregnes ut fra innholdet og koden til forrige oppføring (HMAC-SHA256 med en hemmelig nøkkel for organisasjonen din som bare LightInventory har). Endres én oppføring, brytes alle kodene etter den, og uten nøkkelen kan ingen beregne dem på nytt.
2. Vi har en kopi av disse kodene, uten verdier, i en tabell som avviser oppdateringer og slettinger.
3. Én gang i døgnet skrives et fingeravtrykk av kjeden til Google Cloud Storage under en låst oppbevaringsregel på 7 år, utenfor databasen vår.
4. Hver natt, og når eieren ber om det, beregner appen kjeden på nytt ut fra Log-fanen og sammenligner den med kopien og den siste daglige forankringen. Hvis noe avviker, ser alle medlemmer en integritetsadvarsel, og eiere og administratorer får en e-post.

Eieren av en fil i Google kan alltid redigere, kopiere eller slette den, og ingen app kan hindre det. Det kjeden gir deg, er bevis på hvilke oppføringer LightInventory skrev, og at de er uendret. Les mer på siden om sikkerhet.

Prøv selv: bryt kjeden

Demoen nedenfor er en eksempeljournal: rediger en hvilken som helst rad og se at kontrollen feiler fra den raden og videre. Den kjører helt i nettleseren din og sender ingenting noe sted.

Tidspunkt	Vare	Plassering	Antall	Registrert av	Fingeravtrykk	Kontroll
09:02	Batteridrill	Hovedlager		Varemottak	…	✓ Uendret
10:15	Batteridrill	Varebil 2		Feltteam	…	✓ Uendret
11:40	Vernehansker	Hovedlager		Varemottak	…	✓ Uendret
14:05	Vernehansker	Byggeplass A		Anleggsleder	…	✓ Uendret
16:30	Batteridrill	Varebil 2		Feltteam	…	✓ Uendret

Hver rad samsvarer med fingeravtrykket som ble registrert da den ble skrevet.

Tilbakestill journalen

Denne demoen kjører helt i nettleseren din. LightInventory bruker en HMAC-kjede med hemmelig nøkkel og eksterne forankringer, slik at en endring ikke kan skjules ved å beregne fingeravtrykkene på nytt.

Demoen bruker en vanlig hash, slik at du kan se prinsippet. Den virkelige kjeden bruker en hemmelig nøkkel og daglige forankringer, som beskrevet ovenfor.

Endringer gjort direkte i regnearket

Fanene appen administrerer, er beskyttet, og en valgfri streng lås gjør filen skrivebeskyttet i Google til eieren låser den opp. Eieren kan likevel redigere, så LightInventory kontrollerer i tillegg:

• Hver gang appen leser regnearket ditt, sammenligner den hver rad med et fingeravtrykk med nøkkel som ble lagret da appen sist skrev raden.
• For organisasjoner som ingen ser på, kjører en bakgrunnskontroll etter en fast plan.
• En endring som oppdages på denne måten, registreres som en endring gjort utenfor appen, med Google-kontoen som Googles revisjonsdata peker på. Når flere personer kan ha gjort den, navngir appen alle i stedet for å gjette.

Organisasjonen din bestemmer hva som skjer videre: blokker endringen til en eier eller administrator godtar eller gjenoppretter den, godta og loggfør den, eller hold den tilbake for godkjenning. Endringer i tidligere bevegelser eller historikkoppføringer flagges alltid, uansett innstilling. For å sjekke hvem som endret en celle i selve Google Regneark, se hjelp for Google Regneark.

Eksport

Roller med tillatelse kan eksportere historikk og beholdning som CSV, XLSX eller PDF. Eksport krever en ny bekreftelse med andre faktor, og verdier som begynner som en formel (=, +, -, @), blir beskyttet slik at filen er trygg å åpne i et regneark. Fordi historikken allerede ligger i ditt eget regneark, forblir den din selv om du slutter å bruke LightInventory.

I alle planer

Full historikk, tilbakestillinger og integritetskontroll er inkludert i alle planer, også Free. Ingenting i historikken din utløper på grunn av planen du har. Se priser, eller les veiledningen om lagerstyring i Google Regneark.