Ίχνος ελέγχου αποθεμάτων για τα Υπολογιστικά Φύλλα Google

Το LightInventory καταγράφει κάθε κίνηση αποθέματος και κάθε αλλαγή είδους μαζί με το ποιος την έκανε, τι άλλαξε, πότε έγινε και γιατί. Το ιστορικό βρίσκεται σε μια προστατευμένη καρτέλα του δικού σας υπολογιστικού φύλλου Google, μια αλυσίδα με κλειδί δείχνει αν κάποιος το αλλοιώσει, και οι αλλαγές που γίνονται απευθείας στο φύλλο εντοπίζονται και καταγράφονται επίσης.

Τι μπορεί να σας πει μόνο του το υπολογιστικό φύλλο

Τα Υπολογιστικά Φύλλα Google κρατούν ήδη κάποιο ιστορικό, και είναι χρήσιμο. Αξίζει να είμαστε ακριβείς για το τι σας δίνει.

• Το ιστορικό εκδόσεων δείχνει παλαιότερες εκδόσεις του αρχείου, ποιος τις επεξεργάστηκε και τι άλλαξε. Χρειάζεστε δικαίωμα επεξεργασίας για να το δείτε, και η Google σημειώνει ότι «οι αναθεωρήσεις για το αρχείο σας μπορεί να συγχωνεύονται περιστασιακά». Οι κάτοχοι προσωπικών Λογαριασμών Google μπορούν επίσης να διαγράψουν το ιστορικό εκδόσεων (Google: Δείτε τι έχει αλλάξει σε ένα αρχείο).
• Το ιστορικό τροποποιήσεων κελιού (δεξί κλικ σε ένα κελί και, στη συνέχεια, Εμφάνιση ιστορικού τροποποιήσεων) δείχνει ποιος άλλαξε ένα μεμονωμένο κελί και τις προηγούμενες τιμές του. Η Google αναφέρει αλλαγές που μπορεί να μην εμφανίζονται, όπως η προσθήκη ή διαγραφή σειρών και στηλών, οι αλλαγές στη μορφή του κελιού, οι αλλαγές από τύπους και οι αλλαγές πριν από την επαναφορά μιας παλαιότερης έκδοσης (ίδια σελίδα).

Αυτό είναι ένα καλό αρχείο αλλαγών σε ένα έγγραφο. Δεν είναι όμως ημερολόγιο αποθέματος:

• Το απόθεμα είναι συχνά τύπος. Αν ένα σύνολο επανυπολογιστεί, το ιστορικό του κελιού μπορεί να μην το δείξει, επειδή η Google κατατάσσει τις αλλαγές από τύπους σε αυτές που μπορεί να μην εμφανίζονται.
• Δεν υπάρχει «γιατί». Καμία από τις δύο προβολές δεν καταγράφει λόγο, αριθμό αναφοράς ή έγκριση.
• Οι διαγραμμένες γραμμές εντοπίζονται δύσκολα. Οι διαγραφές σειρών δεν εμφανίζονται στο ιστορικό κελιού, οπότε μια γραμμή που χάθηκε βρίσκεται μόνο με σύγκριση ολόκληρων εκδόσεων.
• Όλοι όσοι έχουν δικαίωμα επεξεργασίας είναι ίσοι. Όποιος μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο μπορεί να αλλάξει οποιοδήποτε μη προστατευμένο κελί, και το ιστορικό απλώς το καταγράφει εκ των υστέρων.

Τι καταγράφει το LightInventory

Κάθε αλλαγή που γίνεται μέσω της εφαρμογής γίνεται εγγραφή σε μια προστατευμένη καρτέλα Log στο υπολογιστικό φύλλο σας. Καταχωρίζεται στην ίδια ενημέρωση Google με την αλλαγή, οπότε μια αλλαγή και η εγγραφή ιστορικού της αποθηκεύονται μαζί ή καθόλου.

Το απόθεμα δεν αποθηκεύεται ποτέ ως αριθμός που μπορεί κάποιος να αντικαταστήσει. Κάθε παραλαβή, εξαγωγή, μεταφορά ή διόρθωση απογραφής είναι μια γραμμή σε μια καρτέλα Movements στην οποία γίνονται μόνο προσθήκες, και το διαθέσιμο απόθεμα υπολογίζεται από αυτές τις γραμμές. Κάθε είδος δείχνει επίσης πότε άλλαξε τελευταία φορά και από ποιον.

Μπορείτε να δείτε το ιστορικό με τρεις τρόπους: για ένα είδος, για ένα μέλος της ομάδας ή ως ροή για ολόκληρο τον οργανισμό. Όταν ένα υπολογιστικό φύλλο μεγαλώσει, οι παλαιότερες κινήσεις και το ιστορικό μεταφέρονται σε υπολογιστικά φύλλα αρχειοθέτησης στον λογαριασμό Google σας, και η αλυσίδα συνεχίζει σε αυτά χωρίς διακοπή.

Εγκρίσεις

Οι εγκρίσεις είναι προαιρετικές και ορίζονται ανά οργανισμό. Όταν είναι ενεργές, αλλαγές όπως οι αλλαγές τιμών και κόστους ή οι διορθώσεις αποθέματος περιμένουν έλεγχο, ενώ οι καθημερινές παραλαβές, εξαγωγές και μεταφορές περνούν αμέσως. Μπορείτε να αλλάξετε ποιες ενέργειες χρειάζονται έγκριση.

• Η προτεινόμενη αλλαγή καταχωρίζεται σε μια προστατευμένη καρτέλα Requests στο υπολογιστικό φύλλο σας, οπότε οι προτεινόμενες τιμές μένουν στο Google.
• Ένας Εγκρίνων, Διαχειριστής ή Κάτοχος την εγκρίνει ή την απορρίπτει. Κανείς δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό του αίτημα.
• Και τα δύο αποτελέσματα καταγράφονται στο ιστορικό, και μια απόρριψη διατηρεί το σχόλιο του ελεγκτή.
• Αν η πρόταση στο φύλλο αλλοιωθεί μετά την υποβολή της, η έγκριση αποτυγχάνει.

Αναίρεση χωρίς απώλεια ιστορικού

Μια αναίρεση δεν διαγράφει ποτέ τίποτα. Προσθέτει μια νέα εγγραφή που ακυρώνει την παλιά, οπότε το ιστορικό δείχνει και το λάθος και τη διόρθωση.

• Μία εγγραφή: ένας Κάτοχος, Διαχειριστής ή Εγκρίνων μπορεί να αναιρέσει οποιαδήποτε εγγραφή. Οι Συντάκτες μπορούν να αναιρέσουν τις δικές τους εγγραφές για 24 ώρες.
• Αλλαγές πεδίων: ένα πεδίο επιστρέφει στην προηγούμενη τιμή του μόνο αν δεν το έχει αλλάξει κανείς στο μεταξύ. Αν το έχει αλλάξει κάποιος, η εφαρμογή δείχνει τη σύγκρουση και σας επιτρέπει να την παραλείψετε, να επιβάλετε την αναίρεση ή να επεξεργαστείτε την τιμή.
• Μαζική αναίρεση: ένας Κάτοχος ή Διαχειριστής μπορεί να αναιρέσει όλα όσα έκανε ένα άτομο μεταξύ δύο χρονικών σημείων. Η εφαρμογή δείχνει πρώτα μια προεπισκόπηση με τυχόν συγκρούσεις και ζητά νέα επιβεβαίωση με δεύτερο παράγοντα πριν εκτελεστεί.

Ιστορικό που αποκαλύπτει παραποιήσεις

Το ιστορικό αποκαλύπτει παραποιήσεις σημαίνει ότι η αλλαγή ή η αφαίρεση μιας προηγούμενης εγγραφής φαίνεται όταν επαληθεύεται το ιστορικό. Δεν εμποδίζει την αλλαγή να γίνει· την κάνει αδύνατο να κρυφτεί.

1. Κάθε εγγραφή λαμβάνει έναν κωδικό που υπολογίζεται από το περιεχόμενό της και τον κωδικό της προηγούμενης εγγραφής (HMAC-SHA256 με ένα μυστικό κλειδί για τον οργανισμό σας που κατέχει μόνο το LightInventory). Η αλλαγή μίας εγγραφής σπάει κάθε κωδικό μετά από αυτήν, και χωρίς το κλειδί κανείς δεν μπορεί να τους επανυπολογίσει.
2. Κρατάμε ένα αντίγραφο αυτών των κωδικών, χωρίς τιμές, σε έναν πίνακα που απορρίπτει ενημερώσεις και διαγραφές.
3. Μία φορά την ημέρα, ένα αποτύπωμα της αλυσίδας καταχωρίζεται στο Google Cloud Storage με κλειδωμένη πολιτική διατήρησης 7 ετών, εκτός της βάσης δεδομένων μας.
4. Κάθε νύχτα, και όποτε το ζητήσει ο κάτοχος, η εφαρμογή επανυπολογίζει την αλυσίδα από την καρτέλα Log σας και τη συγκρίνει με το αντίγραφο και την πιο πρόσφατη ημερήσια αγκύρωση. Αν κάτι διαφέρει, κάθε μέλος βλέπει μια προειδοποίηση ακεραιότητας και οι Κάτοχοι και οι Διαχειριστές λαμβάνουν email.

Ο κάτοχος ενός αρχείου Google μπορεί πάντα να το επεξεργαστεί, να το αντιγράψει ή να το διαγράψει, και καμία εφαρμογή δεν μπορεί να το αποτρέψει. Αυτό που σας δίνει η αλυσίδα είναι απόδειξη για το ποιες εγγραφές έγραψε το LightInventory και ότι παραμένουν αμετάβλητες. Διαβάστε περισσότερα στη σελίδα ασφάλειας.

Δοκιμάστε το: σπάστε την αλυσίδα

Η παρακάτω επίδειξη είναι ένα δείγμα ημερολογίου: επεξεργαστείτε οποιαδήποτε γραμμή και δείτε την επαλήθευση να αποτυγχάνει από εκείνη τη γραμμή και μετά. Εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας και δεν στέλνει τίποτα πουθενά.

Ώρα	Είδος	Τοποθεσία	Ποσότητα	Καταχωρίστηκε από	Αποτύπωμα	Επαλήθευση
09:02	Δραπανοκατσάβιδο μπαταρίας	Κεντρική αποθήκη		Παραλαβή	…	✓ Αμετάβλητη
10:15	Δραπανοκατσάβιδο μπαταρίας	Βαν 2		Ομάδα πεδίου	…	✓ Αμετάβλητη
11:40	Γάντια ασφαλείας	Κεντρική αποθήκη		Παραλαβή	…	✓ Αμετάβλητη
14:05	Γάντια ασφαλείας	Εργοτάξιο Α		Εργοταξιάρχης	…	✓ Αμετάβλητη
16:30	Δραπανοκατσάβιδο μπαταρίας	Βαν 2		Ομάδα πεδίου	…	✓ Αμετάβλητη

Κάθε γραμμή ταιριάζει με το αποτύπωμα που καταγράφηκε κατά την εγγραφή της.

Επαναφορά ημερολογίου

Αυτή η επίδειξη εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Το LightInventory χρησιμοποιεί αλυσίδα HMAC με μυστικό κλειδί και εξωτερικές αγκυρώσεις, ώστε μια αλλαγή να μην μπορεί να κρυφτεί με επανυπολογισμό των αποτυπωμάτων.

Η επίδειξη χρησιμοποιεί απλό hash, ώστε να φαίνεται η ιδέα. Η πραγματική αλυσίδα χρησιμοποιεί μυστικό κλειδί και ημερήσιες αγκυρώσεις, όπως περιγράφεται παραπάνω.

Αλλαγές που γίνονται απευθείας στο φύλλο

Οι καρτέλες που διαχειρίζεται το LightInventory προστατεύονται, και ένα προαιρετικό αυστηρό κλείδωμα κρατά το αρχείο μόνο για ανάγνωση στο Google μέχρι ο κάτοχος να το ξεκλειδώσει. Ο κάτοχος μπορεί παρ' όλα αυτά να κάνει αλλαγές, γι' αυτό το LightInventory ελέγχει επίσης:

• Κάθε φορά που η εφαρμογή διαβάζει το φύλλο σας, συγκρίνει κάθε γραμμή με ένα αποτύπωμα με κλειδί που αποθηκεύτηκε όταν η εφαρμογή έγραψε τελευταία φορά τη γραμμή.
• Για οργανισμούς που δεν τους βλέπει κανείς, ένας έλεγχος στο παρασκήνιο εκτελείται σε τακτά διαστήματα.
• Μια αλλαγή που εντοπίζεται με αυτόν τον τρόπο καταγράφεται ως αλλαγή που έγινε εκτός εφαρμογής, με τον λογαριασμό Google στον οποίο παραπέμπουν τα δεδομένα αναθεωρήσεων της Google. Όταν θα μπορούσαν να την έχουν κάνει περισσότερα άτομα, η εφαρμογή τα αναφέρει όλα αντί να μαντεύει.

Ο οργανισμός σας επιλέγει τι γίνεται στη συνέχεια: μπλοκάρισμα της αλλαγής μέχρι ένας Κάτοχος ή Διαχειριστής να την υιοθετήσει ή να την αναιρέσει, αποδοχή και καταγραφή της, ή αναμονή για έγκριση. Οι αλλαγές σε προηγούμενες κινήσεις ή εγγραφές ιστορικού επισημαίνονται πάντα, με κάθε ρύθμιση. Για να δείτε ποιος άλλαξε ένα κελί στα ίδια τα Υπολογιστικά Φύλλα Google, δείτε τη βοήθεια για τα Υπολογιστικά Φύλλα Google.

Εξαγωγή

Οι ρόλοι με τα σχετικά δικαιώματα μπορούν να εξαγάγουν το ιστορικό και το απόθεμα σε CSV, XLSX ή PDF. Οι εξαγωγές ζητούν νέα επιβεβαίωση με δεύτερο παράγοντα, και οι τιμές που ξεκινούν σαν τύπος (=, +, -, @) διαφεύγονται, ώστε το αρχείο να ανοίγει με ασφάλεια σε πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Επειδή το ιστορικό βρίσκεται ήδη στο δικό σας υπολογιστικό φύλλο Google, παραμένει δικό σας ακόμη κι αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το LightInventory.

Σε κάθε πρόγραμμα

Το πλήρες ιστορικό, οι αναιρέσεις και η επαλήθευση ακεραιότητας περιλαμβάνονται σε κάθε πρόγραμμα, και στο Free. Τίποτα στο ιστορικό σας δεν λήγει εξαιτίας του προγράμματος που έχετε. Δείτε τις τιμές ή διαβάστε τον οδηγό διαχείρισης αποθεμάτων στα Υπολογιστικά Φύλλα Google.