Одитна следа на наличностите за Google Таблици

Вижте кой е променил наличностите, какво, кога и защо. Всяко движение се записва, може да бъде отменено и е защитено с верига, която разкрива манипулации.

LightInventory записва всяко складово движение и всяка промяна на артикул с това кой я е направил, какво е променено, кога се е случило и защо. Историята се намира в защитен раздел на вашата собствена Google Таблица, верига с ключ показва дали някой я е променил, а редакциите, направени директно в таблицата, също се засичат и записват.

Какво може да ви каже самата таблица

Google Таблици вече пази известна история и тя е полезна. Струва си да сме точни какво точно ви дава.

Хронологията на версиите показва по-стари версии на файла, кой ги е редактирал и какво е променено. За да я видите, ви трябва достъп за редактиране, а Google отбелязва, че „ревизиите на файла ви понякога може да бъдат обединени“. Собствениците на лични профили в Google могат и да изтриват хронологията на версиите (Google: Как да видите какво е променено във файл).
Хронологията на редакциите на клетка (щракнете с десния бутон върху клетка и изберете Показване на хронологията на редакциите (Show edit history)) показва кой е променил една клетка и предишните ѝ стойности. Google изброява промени, които може да не се показват, включително добавени или изтрити редове и колони, промени във форматирането на клетката, промени, направени от формули, и промени, направени преди възстановяване на предишна версия (същата страница).

Това е добър запис на редакциите в един документ. Но не е дневник на наличностите:

Наличността често е формула. Ако една обща стойност се преизчисли, историята на клетката може да не го покаже, защото Google изброява промените, направени от формули, сред тези, които може да не се появят.
Няма „защо“. Нито един от двата изгледа не записва причина, референтен номер или одобрение.
Изтритите редове трудно се проследяват. Изтриването на редове не се появява в историята на клетката, така че изчезнал ред може да бъде открит само чрез сравняване на цели версии.
Всеки с достъп за редактиране е равен. Всеки, който може да редактира файла, може да промени всяка незащитена клетка, а историята само я записва след това.

Какво записва LightInventory

Всяка промяна, направена през приложението, става запис в защитен раздел Log във вашата таблица. Той се записва в същата актуализация към Google като самата промяна, така че промяната и записът ѝ в историята се запазват заедно или изобщо не се запазват.

Въпрос	Откъде идва отговорът
Кой	Членът на екипа, който е направил промяната, и името му към онзи момент
Какво	Артикулът, местоположението или движението, полето и стойността преди и след
Кога	Часът, в който се е случило, и часът, в който е записано, в UTC, показани във вашата часова зона
Защо	Референцията на движението (например поръчка за покупка) и бележката, плюс заявката за одобрение и коментарът на преглеждащия, когато се прилага одобрение
Как	Дали идва от приложението, от отмяна, от системата или от редакция, направена директно в таблицата

Наличността никога не се съхранява като число, което някой може да презапише. Всяко заприхождаване, изписване, прехвърляне или корекция след преброяване е ред в раздела Movements, в който само се добавя, а наличността се изчислява от тези редове. За всеки артикул се вижда и кога и от кого е променен за последно.

Можете да преглеждате историята по три начина: за един артикул, за един член на екипа или като поток за цялата организация. Когато една таблица стане голяма, по-старите движения и история се преместват в архивни таблици във вашия профил в Google, а веригата продължава през тях без прекъсване.

Одобрения

Одобренията не са задължителни и се задават за всяка организация. Когато са включени, промени като редакции на цени и себестойност или корекции на наличности чакат преглед, а ежедневните заприхождавания, изписвания и прехвърляния минават веднага. Можете да промените кои действия изискват одобрение.

Предложената промяна се записва в защитен раздел Requests във вашата таблица, така че предложените стойности остават в Google.
Одобряващ, администратор или собственик я одобрява или отхвърля. Никой не може да одобри собствената си заявка.
И двата резултата се записват в историята, а при отхвърляне се запазва коментарът на преглеждащия.
Ако предложението в таблицата бъде променено след подаването му, одобрението е неуспешно.

Отмяна без загуба на история

Отмяната никога не изтрива нищо. Тя добавя нов запис, който неутрализира стария, така че историята показва и грешката, и поправката.

Един запис: собственик, администратор или одобряващ може да отмени всеки запис. Редакторите могат да отменят собствените си записи в рамките на 24 часа.
Промени в полета: полето се връща към предишната си стойност само ако никой не го е променял оттогава. Ако някой го е променил, приложението показва конфликта и ви позволява да го пропуснете, да наложите отмяната или да редактирате стойността.
Групова отмяна: собственик или администратор може да отмени всичко, което един човек е направил между два момента. Приложението първо показва преглед с евентуалните конфликти и иска ново потвърждение с втори фактор, преди да започне.

История, в която всяка манипулация личи

История, в която всяка манипулация личи, означава, че промяната или премахването на минал запис става видимо при проверка на историята. То не пречи на промяната да се случи; прави невъзможно тя да бъде скрита.

Всеки запис получава код, изчислен от съдържанието му и кода на предходния запис (HMAC-SHA256 с таен ключ за вашата организация, който пази само LightInventory). Промяната на един запис разваля всеки следващ код, а без ключа никой не може да ги изчисли отново.
Пазим копие на тези кодове, без стойности, в таблица, която отхвърля промени и изтривания.
Веднъж на ден отпечатък на веригата се записва в Google Cloud Storage със заключена политика за съхранение от 7 години, извън нашата база данни.
Всяка нощ, а и когато собственикът поиска, приложението изчислява отново веригата от вашия раздел Log и я сравнява с копието и с последната ежедневна котва. Ако нещо се различава, всеки член вижда предупреждение за целостта, а собствениците и администраторите получават имейл.

Собственикът на файл в Google винаги може да го редактира, копира или изтрие и нито едно приложение не може да попречи на това. Веригата ви дава доказателство кои записи е направил LightInventory и че те са непроменени. Прочетете повече на страницата за сигурността.

Опитайте: разкъсайте веригата

Демонстрацията по-долу е примерен дневник: редактирайте който и да е ред и вижте как проверката се проваля от този ред нататък. Тя работи изцяло във вашия браузър и не изпраща нищо никъде.

Примерен дневник на складовите движения. Отпечатъкът на всеки ред се изчислява от реда и предходния отпечатък. Променете което и да е количество, за да видите какво ще стане.

Час	Артикул	Местоположение	Въведено от	Отпечатък	Проверка
09:02	Акумулаторна бормашина	Основен склад	Приемане	…	✓ Непроменен
10:15	Акумулаторна бормашина	Бус 2	Теренен екип	…	✓ Непроменен
11:40	Защитни ръкавици	Основен склад	Приемане	…	✓ Непроменен
14:05	Защитни ръкавици	Обект А	Ръководител на обекта	…	✓ Непроменен
16:30	Акумулаторна бормашина	Бус 2	Теренен екип	…	✓ Непроменен

Всеки ред съответства на отпечатъка, записан при въвеждането му.

Тази демонстрация работи изцяло във вашия браузър. LightInventory използва HMAC верига с таен ключ и външни котви, така че промяна не може да бъде скрита чрез преизчисляване на отпечатъците.

Демонстрацията използва обикновен хеш, за да видите идеята. Истинската верига използва таен ключ и ежедневни котви, както е описано по-горе.

Редакции, направени директно в таблицата

Управляваните раздели във вашата таблица са защитени, а по избор строго заключване държи файла само за четене в Google, докато собственикът не го отключи. Собственикът все пак може да редактира, затова LightInventory също проверява:

Всеки път, когато приложението чете таблицата ви, то сравнява всеки ред с отпечатък с ключ, съхранен при последния запис от приложението.
За организации, които никой не разглежда, по график се изпълнява проверка във фонов режим.
Промяна, открита по този начин, се записва като редакция, направена извън приложението, с профила в Google, към който сочат данните за ревизиите на Google. Когато промяната може да е направена от няколко души, приложението посочва всички тях, вместо да гадае.

Вашата организация избира какво следва: да блокира промяната, докато собственик или администратор не я приеме или не възстанови предишното състояние, да я приеме и запише в дневника или да я задържи за одобрение. Редакциите на минали движения или записи в историята винаги се отбелязват, при всяка настройка. За да проверите кой е променил клетка в самите Google Таблици, вижте помощта за Google Таблици.

Експорт

Ролите с права могат да експортират историята и наличностите като CSV, XLSX или PDF. Експортите изискват ново потвърждение с втори фактор, а стойностите, които започват като формула (=, +, -, @), се екранират, така че файлът да е безопасен за отваряне в програма за таблици. Тъй като историята вече се намира във вашата собствена Google Таблица, тя остава ваша дори ако спрете да използвате LightInventory.

Във всеки план

Пълната история, отмяната и проверката на целостта са включени във всеки план, включително Free. Нищо в историята ви не изтича заради плана, който използвате. Вижте цените или прочетете ръководството за управление на наличности в Google Таблици.