# Одитна следа на наличностите за Google Таблици

> Вижте кой е променил наличностите, какво, кога и защо. Всяко движение се записва, може да бъде отменено и е защитено с верига, която разкрива манипулации.

Source: https://www.lightinventory.com/bg/funktsii/oditna-sleda · Last updated: 2026-10-28

LightInventory записва всяко складово движение и всяка промяна на артикул с това кой я е направил, какво е променено, кога се е случило и защо. Историята се намира в защитен раздел на вашата собствена Google Таблица, верига с ключ показва дали някой я е променил, а редакциите, направени директно в таблицата, също се засичат и записват.

## Какво може да ви каже самата таблица

Google Таблици вече пази известна история и тя е полезна. Струва си да сме точни какво точно ви дава.

- **Хронологията на версиите** показва по-стари версии на файла, кой ги е редактирал и какво е променено. За да я видите, ви трябва достъп за редактиране, а Google отбелязва, че „ревизиите на файла ви понякога може да бъдат обединени“. Собствениците на лични профили в Google могат и да изтриват хронологията на версиите ([Google: Как да видите какво е променено във файл](https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=bg)).
- **Хронологията на редакциите на клетка** (щракнете с десния бутон върху клетка и изберете **Показване на хронологията на редакциите** (Show edit history)) показва кой е променил една клетка и предишните ѝ стойности. Google изброява промени, които може да не се показват, включително добавени или изтрити редове и колони, промени във форматирането на клетката, промени, направени от формули, и промени, направени преди възстановяване на предишна версия (същата страница).

Това е добър запис на редакциите в един документ. Но не е дневник на наличностите:

- **Наличността често е формула.** Ако една обща стойност се преизчисли, историята на клетката може да не го покаже, защото Google изброява промените, направени от формули, сред тези, които може да не се появят.
- **Няма „защо“.** Нито един от двата изгледа не записва причина, референтен номер или одобрение.
- **Изтритите редове трудно се проследяват.** Изтриването на редове не се появява в историята на клетката, така че изчезнал ред може да бъде открит само чрез сравняване на цели версии.
- **Всеки с достъп за редактиране е равен.** Всеки, който може да редактира файла, може да промени всяка незащитена клетка, а историята само я записва след това.

## Какво записва LightInventory

Всяка промяна, направена през приложението, става запис в защитен раздел `Log` във вашата таблица. Той се записва в същата актуализация към Google като самата промяна, така че промяната и записът ѝ в историята се запазват заедно или изобщо не се запазват.

| Въпрос | Откъде идва отговорът |
|---|---|
| Кой | Членът на екипа, който е направил промяната, и името му към онзи момент |
| Какво | Артикулът, местоположението или движението, полето и стойността преди и след |
| Кога | Часът, в който се е случило, и часът, в който е записано, в UTC, показани във вашата часова зона |
| Защо | Референцията на движението (например поръчка за покупка) и бележката, плюс заявката за одобрение и коментарът на преглеждащия, когато се прилага одобрение |
| Как | Дали идва от приложението, от отмяна, от системата или от редакция, направена директно в таблицата |

Наличността никога не се съхранява като число, което някой може да презапише. Всяко заприхождаване, изписване, прехвърляне или корекция след преброяване е ред в раздела `Movements`, в който само се добавя, а наличността се изчислява от тези редове. За всеки артикул се вижда и кога и от кого е променен за последно.

Можете да преглеждате историята по три начина: за един артикул, за един член на екипа или като поток за цялата организация. Когато една таблица стане голяма, по-старите движения и история се преместват в архивни таблици във вашия профил в Google, а веригата продължава през тях без прекъсване.

## Одобрения

Одобренията не са задължителни и се задават за всяка организация. Когато са включени, промени като редакции на цени и себестойност или корекции на наличности чакат преглед, а ежедневните заприхождавания, изписвания и прехвърляния минават веднага. Можете да промените кои действия изискват одобрение.

- Предложената промяна се записва в защитен раздел `Requests` във вашата таблица, така че предложените стойности остават в Google.
- Одобряващ, администратор или собственик я одобрява или отхвърля. Никой не може да одобри собствената си заявка.
- И двата резултата се записват в историята, а при отхвърляне се запазва коментарът на преглеждащия.
- Ако предложението в таблицата бъде променено след подаването му, одобрението е неуспешно.

## Отмяна без загуба на история

Отмяната никога не изтрива нищо. Тя добавя нов запис, който неутрализира стария, така че историята показва и грешката, и поправката.

- **Един запис:** собственик, администратор или одобряващ може да отмени всеки запис. Редакторите могат да отменят собствените си записи в рамките на 24 часа.
- **Промени в полета:** полето се връща към предишната си стойност само ако никой не го е променял оттогава. Ако някой го е променил, приложението показва конфликта и ви позволява да го пропуснете, да наложите отмяната или да редактирате стойността.
- **Групова отмяна:** собственик или администратор може да отмени всичко, което един човек е направил между два момента. Приложението първо показва преглед с евентуалните конфликти и иска ново потвърждение с втори фактор, преди да започне.

## История, в която всяка манипулация личи

История, в която всяка манипулация личи, означава, че промяната или премахването на минал запис става видимо при проверка на историята. То не пречи на промяната да се случи; прави невъзможно тя да бъде скрита.

1. Всеки запис получава код, изчислен от съдържанието му и кода на предходния запис (HMAC-SHA256 с таен ключ за вашата организация, който пази само LightInventory). Промяната на един запис разваля всеки следващ код, а без ключа никой не може да ги изчисли отново.
2. Пазим копие на тези кодове, без стойности, в таблица, която отхвърля промени и изтривания.
3. Веднъж на ден отпечатък на веригата се записва в Google Cloud Storage със заключена политика за съхранение от 7 години, извън нашата база данни.
4. Всяка нощ, а и когато собственикът поиска, приложението изчислява отново веригата от вашия раздел `Log` и я сравнява с копието и с последната ежедневна котва. Ако нещо се различава, всеки член вижда предупреждение за целостта, а собствениците и администраторите получават имейл.

Собственикът на файл в Google винаги може да го редактира, копира или изтрие и нито едно приложение не може да попречи на това. Веригата ви дава доказателство кои записи е направил LightInventory и че те са непроменени. Прочетете повече на страницата за [сигурността](/bg/sigurnost).

## Опитайте: разкъсайте веригата

Демонстрацията по-долу е примерен дневник: редактирайте който и да е ред и вижте как проверката се проваля от този ред нататък. Тя работи изцяло във вашия браузър и не изпраща нищо никъде.

_(Интерактивна демонстрация: редактирайте ред от примерен дневник и вижте как веригата от хешове се прекъсва. Достъпна на уеб страницата.)_

Демонстрацията използва обикновен хеш, за да видите идеята. Истинската верига използва таен ключ и ежедневни котви, както е описано по-горе.

## Редакции, направени директно в таблицата

Управляваните раздели във вашата таблица са защитени, а по избор строго заключване държи файла само за четене в Google, докато собственикът не го отключи. Собственикът все пак може да редактира, затова LightInventory също проверява:

- Всеки път, когато приложението чете таблицата ви, то сравнява всеки ред с отпечатък с ключ, съхранен при последния запис от приложението.
- За организации, които никой не разглежда, по график се изпълнява проверка във фонов режим.
- Промяна, открита по този начин, се записва като редакция, направена извън приложението, с профила в Google, към който сочат данните за ревизиите на Google. Когато промяната може да е направена от няколко души, приложението посочва всички тях, вместо да гадае.

Вашата организация избира какво следва: да блокира промяната, докато собственик или администратор не я приеме или не възстанови предишното състояние, да я приеме и запише в дневника или да я задържи за одобрение. Редакциите на минали движения или записи в историята винаги се отбелязват, при всяка настройка. За да проверите кой е променил клетка в самите Google Таблици, вижте [помощта за Google Таблици](/bg/pomosht/google-tablitsi).

## Експорт

Ролите с права могат да експортират историята и наличностите като CSV, XLSX или PDF. Експортите изискват ново потвърждение с втори фактор, а стойностите, които започват като формула (`=`, `+`, `-`, `@`), се екранират, така че файлът да е безопасен за отваряне в програма за таблици. Тъй като историята вече се намира във вашата собствена Google Таблица, тя остава ваша дори ако спрете да използвате LightInventory.

## Във всеки план

Пълната история, отмяната и проверката на целостта са включени във всеки план, включително Free. Нищо в историята ви не изтича заради плана, който използвате. Вижте [цените](/bg/ceni) или прочетете ръководството за [управление на наличности в Google Таблици](/bg/rakovodstva/upravlenie-na-nalichnosti-v-google-tablitsi).