Készletkezelés a könyvelőprogram mellett

A könyvelőprogram és a készletkezelés más-más feladatot lát el. A könyvelőprogram a számlák, a főkönyv és az adók köré épül: mit adott el, mit vásárolt, mivel tartozik és mivel tartoznak Önnek. A készletkezelés a mozgások, a helyek, a leltárak és annak köré épül, hogy ki mit módosított: hol van most minden egyes darab, és hogyan került oda. Sok kisvállalkozás mindkettőt használja, és a kettő jól működik együtt, ha mindegyik a munka egy világosan elhatárolt részéért felel, és egy közös hivatkozás köti össze őket.

Ez az útmutató elmagyarázza, mikor segít egy külön készletkezelő rendszer, hogyan ossza meg a felelősséget a két eszköz között, és hogyan tartsa őket összhangban számlaszámokkal és havi egyeztetéssel. A végén ellenőrzőlistát és válaszokat talál a gyakori kérdésekre.

Két eszköz, két feladat

Sok könyvelő-, nyilvántartó- és számlázóprogram tartalmaz készletfunkciókat, például cikklistákat, számlázáskor csökkenő mennyiségeket és készletérték-kimutatásokat. Egy olyan vállalkozásnak, amelynek egy raktárhelyisége van, és egy ember foglalkozik a készlettel, ez akár elég is lehet.

Azok a kérdések azonban, amelyekre az egyes eszközöket tervezték, eltérnek.

Ha a második oszlop a mindennapokban is számítani kezd, érdemes megfontolni egy külön készletkezelő rendszert.

Mikor segít egy külön készletkezelő rendszer

• A készlet több helyen van. Egy raktár, egy üzlet, néhány furgon, egy ügyfélnél lévő helyszín. Cikkenkénti és helyenkénti készletre van szüksége, valamint helyek közötti áthelyezésekre, amelyek nem számítanak sem eladásnak, sem beszerzésnek.
• Többen módosítják a készletet. Mindenki rögzít bevételezéseket, kiadásokat és korrekciókat. Tudnia kell, ki mit csinált, és mindenkit azokra a helyekre kell korlátoznia, ahol dolgozik.
• Egyes módosításokhoz második szempár kell. Egy nagy leltári korrekciónak vagy egy árváltozásnak meg kell várnia, hogy valaki más jóváhagyja.
• Rendszeresen leltároz. A leltárakból korrekciók születnek. Azt szeretné, hogy minden korrekció saját bejegyzésként, indoklással legyen rögzítve, ne pedig csendben átírt számként.
• A készlet számla nélkül is mozog. A minták, a sérült áru, a saját felhasználás, a jóváírásra váró, szállítónak visszaküldött áru és a helyek közötti áthelyezések mind a számla előtt, után vagy számla nélkül módosítják a készletet.
• Auditnaplóra van szüksége a készlethez. Ha egy szám hibásnak tűnik, vissza szeretné követni a pontos mozgásokig, dátumokkal, nevekkel és hivatkozásokkal.

Ha ezek közül egyik sem igaz, a könyvelőprogramja készletfunkciói elegendők lehetnek. Ha több is igaz, olvasson tovább.

Ossza meg a felelősséget

A legegyszerűbb szabály: a könyvelés a pénzért felel, a készletkezelés a darabokért. Egyszer döntse el, melyik eszköz a forrás az egyes információkhoz, és írja le a csapat számára.

Mindkét eszközben ugyanazokat a cikkszámokat (SKU) használja. Egy kód, egy cikk, mindkét helyen. Ez a leghasznosabb dolog, amit az egyszerű egyeztetésért tehet.

Mindkettő összhangban: kidolgozott példa

A LightInventory jelenleg nem kapcsolódik könyvelőprogramokhoz, így nincs automatikus szinkronizálás. Az alábbi munkamenet kézzel tartja összhangban a kettőt, és ugyanígy működik egy Google Táblázatokban vezetett készletnaplóval is. Ennek a naplónak a felépítését a készletkezelés a Google Táblázatokban útmutató írja le.

A közös hivatkozás

Minden készletmozgásnak van hivatkozása. Ha a mozgás egy számlához kapcsolódik, a hivatkozás a számlaszám, pontosan úgy beírva, ahogy a könyvelőprogramban szerepel.

A számla nélküli mozgások saját hivatkozássorozatot kapnak (TR- az áthelyezésekhez, DMG- a károkhoz, CNT- a leltárakhoz), így minden mozgás visszakövethető, és semmi sem marad üresen.

A hónap során

1. Amikor egy bejövő számlát rögzítenek, az árut átvevő személy Receive mozgást rögzít a számlaszámmal mint hivatkozással. Ha az áru a számla előtt érkezik, használja hivatkozásként a szállító szállítólevelének számát, és hónap végén párosítsa a számlához.
2. Amikor kimenő számla készül, a szállítást végző személy Issue mozgást rögzít a számlaszámmal.
3. Az áthelyezéseket, a károkat és a leltárakat csak a készletkezelő rendszerben rögzítik.

Hónap végén: a mennyiségek egyeztetése

1. Exportálja a hónap készletét és mozgásait a készletkezelő rendszerből. A LightInventoryban az erre jogosult szerepkörök CSV, XLSX vagy PDF formátumban exportálhatják a készletet és az előzményeket. A táblázata Stock lapja is bármikor mutatja a cikkenkénti és helyenkénti készletet.
2. Párosítsa a számlákat a mozgásokkal. Gyűjtse ki a hónap számlaszámait a könyvelőprogramból. Gyűjtse ki a Receive és Issue mozgások hivatkozásait. Minden készletcikket tartalmazó számlának mindkét listán szerepelnie kell. Egy mozgás nélküli számla azt jelenti, hogy az árut kiszámlázták, de nem rögzítették kiszállítottként vagy átvettként, vagy fordítva.
3. Vesse össze a mennyiségeket cikkenként. Ha a könyvelőprogramja is vezeti a mennyiségeket, vesse össze SKU-nként a záró mennyiségét a készletkezelő rendszer összes helyre vonatkozó összesítésével. Az eltéréseket a számla nélküli mozgásoknak kell megmagyarázniuk: károk, saját felhasználás, leltári korrekciók.
4. Rögzítse a számla nélküli mozgásokat a könyvelésben. Adja össze a hónap Adjust mozgásait (károk, leltári korrekciók, saját felhasználás), és adja át az összesítéseket annak, aki a könyvelést vezeti, hogy a könyvelési oldalon a készletérték tükrözze őket.

Hónap végén: a készletérték ellenőrzése

1. Vegye a készletexportból cikkenként a záró mennyiséget, és szorozza meg a cikk bekerülési árával. Az Items lapja minden cikkhez tartalmaz bekerülési árat.
2. Vesse össze az összeget a könyvelőprogramban szereplő készletértékkel.
3. Kisebb eltérésekre számítson, ha a kettő eltérően értékel. A könyvelőprogram értékelheti a készletet például átlagáron, míg az egyszerű mennyiség szorozva bekerülési árral cikkenként egyetlen árat használ. A mennyiségeknek pontosan egyezniük kell; az értékeknek közel kell lenniük egymáshoz, és minden eltérésnek megmagyarázhatónak kell lennie.
4. Az exportot és egy rövid feljegyzést arról, mit talált, tegye el a hónap iratai mellé.

Ha havonta elvégzi, kevés időt vesz igénybe, mert az eltérések kicsik és frissek. Ha évente egyszer, akár napokig is tarthat.

Hol a helye a LightInventorynak

A LightInventory egy készletkezelő alkalmazás, amely egy Önhöz tartozó Google-táblázatra épül. A fenti felosztásban a készletkezelési oldalt látja el.

• Mozgások, nem felülírt számok. Minden bevételezés, kiadás, áthelyezés és korrekció egy sor a Movements lapon, mennyiséggel, hivatkozással, megjegyzéssel és azzal, hogy ki rögzítette. A készleten lévő mennyiséget ezekből a sorokból számolja cikkenként és helyenként.
• Előzmények az indoklással. Minden módosítás bekerül egy Log lapra azzal, hogy ki, mit, mikor és miért, a mozgás hivatkozásával együtt. Az előzmények felfedik a manipulációt: egy csendben szerkesztett vagy törölt bejegyzés nem megy át az ellenőrzésen. Lásd az auditnaplót.
• Ön által választott jóváhagyások. Ön dönti el, mely módosítások várnak ellenőrzésre, például a készletkorrekciók vagy az ár- és bekerülésiár-módosítások. Senki sem hagyhatja jóvá a saját kérését.
• Szerepkörök és helyek. Tulajdonos, Adminisztrátor, Jóváhagyó, Szerkesztő és Megtekintő, a Szerkesztők és a Megtekintők pedig az Ön által kiválasztott helyekre korlátozódnak.
• Javítás törlés nélkül. Egy hibát visszaállítással javít, amely új bejegyzést ad hozzá, és ez semlegesíti a régit, így a hó végi adatok és az előzmények egyeznek.
• Az adatai a táblázatában maradnak. Ha abbahagyja a LightInventory használatát, a fájl Önnél marad.

Jelenleg nincs integráció könyvelőprogramokkal. A kettő közötti kapcsolatot az egyes mozgásokon szereplő számlaszám és a hó végi export adja. A csomagokat az árak oldalon találja.

Ellenőrzőlista

1. Írja le, melyik eszköz a forrás a pénzhez és melyik a darabokhoz.
2. Minden cikkhez ugyanazt az SKU-t használja mindkét eszközben.
3. Írja rá a számlaszámot minden olyan mozgásra, amely számlához kapcsolódik.
4. Adjon a számla nélküli mozgásoknak saját hivatkozássorozatot.
5. Döntse el a könyvelőjével, hogy a könyvelőprogram is vezeti-e a mennyiségeket.
6. Válassza ki, mely készletmódosításokhoz kell jóváhagyás.
7. Leltározzon ütemterv szerint, és minden korrekciót indoklással rögzítsen.
8. Havonta egyeztesse a számlákat, a mennyiségeket és az értéket, és őrizze meg az exportot.

Kérdések

Szinkronizál a LightInventory a könyvelőprogramommal?

Nem. Jelenleg nincs integráció könyvelőprogramokkal. A kettőt úgy tartja összhangban, hogy minden kapcsolódó készletmozgásra ráírja a számlaszámot, és hónap végén a LightInventoryból készült exporttal egyeztet.

Mindkét eszközben szerepeljenek a készletmennyiségek?

Ez attól függ, hogyan vezetik a könyveit. Egyes vállalkozások mindkettőben vezetik a mennyiségeket, és havonta összevetik őket; mások csak a készletkezelő rendszerben vezetik a mennyiségeket, és hónap végén a könyvelésben rögzítik a készlet értékét. Kérdezze meg a könyvelőjét, melyik illik a vállalkozásához, és írja le a döntést.

Mi a teendő, ha az áru a számla előtt érkezik?

Rögzítse a Receive mozgást, amikor az áru megérkezik, hivatkozásként a szállító szállítólevelének számát használva. Amikor a számla megjön, a hó végi egyeztetésben írja a szállítólevél számát a számlaszám mellé, hogy a párosítás így is elvégezhető legyen.