Gestão de stock a par do seu software de contabilidade

O software de contabilidade e a gestão de stock fazem trabalhos diferentes. O software de contabilidade gira em torno de faturas, registos contabilísticos e impostos: o que vendeu, o que comprou, o que deve e o que lhe devem. A gestão de stock gira em torno de movimentos, localizações, contagens e de quem alterou o quê: onde está cada unidade neste momento e como lá chegou. Muitas pequenas empresas usam os dois, e funcionam bem em conjunto quando cada um é responsável por uma parte clara do trabalho e uma referência comum os liga.

Este guia explica quando compensa ter um sistema de stock separado, como dividir as responsabilidades entre as duas ferramentas e como mantê-las alinhadas com os números das faturas e uma reconciliação mensal. Termina com uma lista de verificação e respostas a perguntas frequentes.

Duas ferramentas, dois trabalhos

Muitas ferramentas de contabilidade, escrituração e faturação incluem funcionalidades de stock, como listas de artigos, quantidades que descem quando fatura e relatórios do valor do stock. Para uma empresa com um único armazém e uma única pessoa a tratar do stock, isso pode ser tudo o que precisa.

As perguntas a que cada ferramenta foi concebida para responder são, no entanto, diferentes.

Quando a segunda coluna começa a pesar no dia a dia, vale a pena considerar um sistema de stock separado.

Quando compensa um sistema de stock separado

• O stock está em mais do que um sítio. Um armazém, uma loja, algumas carrinhas, as instalações de um cliente. Precisa do stock por artigo e por localização, e de transferências entre localizações que não contem como vendas nem compras.
• Várias pessoas alteram o stock. Cada pessoa regista entradas, saídas e correções. Precisa de saber quem fez o quê, e de limitar cada pessoa às localizações onde trabalha.
• Algumas alterações precisam de um segundo par de olhos. Uma correção de contagem grande ou uma alteração de preço deve aguardar que outra pessoa a aprove.
• Conta o stock com regularidade. As contagens geram correções. Quer que cada correção fique registada como uma entrada própria, com um motivo, e não como um número alterado sem ninguém dar por isso.
• O stock mexe-se sem fatura. Amostras, mercadoria danificada, uso interno, devoluções a um fornecedor à espera de uma nota de crédito e transferências entre localizações alteram o stock antes, depois ou sem uma fatura.
• Precisa de um registo de auditoria do stock. Quando um número parece errado, quer seguir-lhe o rasto até aos movimentos exatos, com datas, nomes e referências.

Se nenhum destes casos se aplicar, as funcionalidades de stock da sua ferramenta de contabilidade podem ser suficientes. Se vários se aplicarem, continue a ler.

Divida as responsabilidades

A regra mais simples: a contabilidade trata do dinheiro, a gestão de stock trata das unidades. Decida de uma vez qual a ferramenta de referência para cada informação, e deixe isso por escrito para a equipa.

Use os mesmos códigos de artigo (SKU) nas duas ferramentas. Um código, um artigo, nos dois sítios. É a coisa mais útil que pode fazer para facilitar a reconciliação.

Manter os dois alinhados: um exemplo prático

Hoje o LightInventory não se liga a software de contabilidade, por isso não há sincronização automática. O fluxo abaixo mantém os dois alinhados à mão, e funciona da mesma forma com um registo de stock mantido no Google Sheets. Para o desenho desse registo, consulte gestão de inventário no Google Sheets.

A referência comum

Cada movimento de stock tem uma referência. Quando um movimento está relacionado com uma fatura, a referência é o número da fatura, escrito exatamente como aparece no software de contabilidade.

Os movimentos sem fatura têm a sua própria série de referências (TR- para transferências, DMG- para danos, CNT- para contagens), para que cada movimento possa ser rastreado e nada fique em branco.

Durante o mês

1. Quando uma fatura de compra é lançada, a pessoa que recebe a mercadoria regista um movimento Receive com o número da fatura como referência. Se a mercadoria chegar antes da fatura, use como referência o número da guia de remessa do fornecedor e associe-o à fatura no fim do mês.
2. Quando uma fatura de venda é emitida, a pessoa que expede regista um movimento Issue com o número da fatura.
3. Transferências, danos e contagens são registados apenas no sistema de stock.

No fim do mês: reconcilie as quantidades

1. Exporte o stock e os movimentos do mês a partir do sistema de stock. No LightInventory, as funções autorizadas podem exportar o stock e o histórico em CSV, XLSX ou PDF. O separador Stock da sua folha também mostra a qualquer momento o stock por artigo e localização.
2. Associe faturas e movimentos. Liste os números das faturas do mês a partir do software de contabilidade. Liste as referências dos movimentos Receive e Issue. Todas as faturas que incluem artigos em stock devem aparecer nas duas listas. Uma fatura sem movimento significa que a mercadoria foi faturada mas não registada como expedida ou recebida, ou o contrário.
3. Compare as quantidades por artigo. Se a sua ferramenta de contabilidade também controla quantidades, compare a quantidade final por SKU com o total do sistema de stock em todas as localizações. As diferenças devem ser explicadas por movimentos sem fatura: danos, uso interno, correções de contagem.
4. Registe na contabilidade os movimentos sem fatura. Some os movimentos Adjust do mês (danos, correções de contagem, uso interno) e passe os totais a quem trata da contabilidade, para que o valor do stock do lado contabilístico os reflita.

No fim do mês: verifique o valor do stock

1. Tire a quantidade final por artigo da exportação do stock e multiplique-a pelo custo do artigo. O seu separador Items guarda um custo para cada artigo.
2. Compare o total com o valor do stock no software de contabilidade.
3. Conte com pequenas diferenças se os dois usarem métodos de valorização diferentes. O software de contabilidade pode valorizar o stock com um método como o custo médio, enquanto um simples cálculo de quantidade vezes custo usa um único custo por artigo. As quantidades devem coincidir exatamente; os valores devem ficar próximos, e qualquer diferença deve ter explicação.
4. Guarde a exportação e uma nota breve sobre o que encontrou junto com os documentos do mês.

Feito todos os meses, isto leva pouco tempo, porque as diferenças são pequenas e recentes. Feito uma vez por ano, pode levar dias.

Onde entra o LightInventory

O LightInventory é uma aplicação de inventário construída sobre uma folha do Google Sheets que é sua. Trata da parte de gestão de stock da divisão descrita acima.

• Movimentos, não números escritos por cima. Cada entrada, saída, transferência e ajuste é uma linha num separador Movements, com a quantidade, a referência, a nota e quem o fez. O stock disponível é calculado a partir dessas linhas, por artigo e localização.
• Um histórico com o motivo. Cada alteração fica registada num separador Log com quem, o quê, quando e porquê, incluindo a referência do movimento. Qualquer adulteração do histórico é detetável: uma entrada editada ou eliminada às escondidas falha a verificação. Consulte o registo de auditoria.
• As aprovações que escolher. É o utilizador que decide que alterações aguardam revisão, por exemplo ajustes de stock ou alterações de preço e custo. Ninguém pode aprovar o seu próprio pedido.
• Funções e localizações. Proprietário, Administrador, Aprovador, Editor e Leitor, com Editores e Leitores limitados às localizações que escolher.
• Correções sem apagar. Um erro corrige-se com uma reversão, que acrescenta uma nova entrada a anular a anterior, para que os números de fim de mês e o histórico batam certo.
• Os seus dados ficam na sua folha. Se deixar de usar o LightInventory, fica com o ficheiro.

Hoje não existe integração com software de contabilidade. O número da fatura em cada movimento e a exportação de fim de mês são a ligação entre os dois. Os planos estão em preços.

Lista de verificação

1. Deixe por escrito qual a ferramenta de referência para o dinheiro e qual para as unidades.
2. Use o mesmo SKU para cada artigo nas duas ferramentas.
3. Ponha o número da fatura em cada movimento relacionado com uma fatura.
4. Dê aos movimentos sem fatura a sua própria série de referências.
5. Decida com o seu contabilista se a ferramenta de contabilidade também controla quantidades.
6. Escolha que alterações de stock precisam de aprovação.
7. Conte o stock segundo um calendário e registe cada correção com um motivo.
8. Reconcilie faturas, quantidades e valor todos os meses, e guarde a exportação.

Perguntas

O LightInventory sincroniza com o meu software de contabilidade?

Não. Hoje não existe integração com software de contabilidade. Mantém os dois alinhados pondo o número da fatura em cada movimento de stock relacionado e reconciliando no fim do mês com uma exportação do LightInventory.

As quantidades de stock devem existir nas duas ferramentas?

Depende da forma como a sua contabilidade é feita. Algumas empresas mantêm as quantidades nas duas e comparam-nas todos os meses; outras mantêm-nas só no sistema de stock e registam o valor do stock na contabilidade no fim do mês. Pergunte ao seu contabilista o que se adequa à sua empresa, e deixe a decisão por escrito.

E se a mercadoria chegar antes da fatura?

Registe o movimento Receive quando a mercadoria chegar, usando como referência o número da guia de remessa do fornecedor. Quando a fatura chegar, anote o número da guia de remessa ao lado do número da fatura na sua reconciliação de fim de mês, para que a correspondência continue a ser possível.