Upravljanje zalog ob vašem računovodskem programu

Računovodski program in upravljanje zalog opravljata različni nalogi. Računovodski program je zgrajen okoli računov, poslovnih knjig in davkov: kaj ste prodali, kaj ste kupili, kaj dolgujete in kaj dolgujejo vam. Upravljanje zalog je zgrajeno okoli premikov, lokacij, popisov in tega, kdo je kaj spremenil: kje je vsaka enota ta trenutek in kako je prišla tja. Veliko malih podjetij uporablja oboje, orodji pa dobro sodelujeta, kadar je vsako odgovorno za jasno določen del dela, povezuje pa ju skupni sklic.

Ta vodnik pojasni, kdaj pomaga ločen sistem za zaloge, kako razdeliti odgovornosti med orodji in kako ju ohranjati usklajeni s številkami računov in mesečnim usklajevanjem. Na koncu sta kontrolni seznam in odgovori na pogosta vprašanja.

Dve orodji, dve nalogi

Veliko programov za računovodstvo, knjigovodstvo in izdajanje računov ima funkcije za zaloge, na primer sezname artiklov, količine, ki se zmanjšajo ob izdaji računa, in poročila o vrednosti zalog. Za podjetje z enim skladiščem in eno osebo, ki skrbi za zaloge, je to lahko vse, kar potrebujete.

Vprašanja, na katera je vsako orodje zasnovano odgovarjati, pa so različna.

Ko začne drugi stolpec šteti iz dneva v dan, je vredno razmisliti o ločenem sistemu za zaloge.

Kdaj pomaga ločen sistem za zaloge

• Zaloge so na več kot enem mestu. Skladišče, trgovina, nekaj kombijev, lokacija stranke. Potrebujete zaloge po artiklu in po lokaciji ter prenose med lokacijami, ki ne štejejo kot prodaja ali nabava.
• Zaloge spreminja več oseb. Vsak beleži prevzeme, izdaje in popravke. Vedeti morate, kdo je kaj naredil, in vsako osebo omejiti na lokacije, na katerih dela.
• Nekatere spremembe potrebujejo drugi par oči. Velik popravek po popisu ali sprememba cene naj počaka, da jo odobri nekdo drug.
• Zaloge redno popisujete. Popisi prinesejo popravke. Želite, da je vsak popravek zabeležen kot ločen vnos z razlogom, ne kot neopazno spremenjeno število.
• Zaloge se premikajo brez računa. Vzorci, poškodovano blago, interna poraba, vračila dobavitelju v pričakovanju dobropisa in prenosi med lokacijami spremenijo zaloge pred računom, po njem ali brez njega.
• Potrebujete revizijsko sled za zaloge. Ko je neko število videti napačno, ga želite izslediti do točnih premikov z datumi, imeni in sklici.

Če nič od tega ne velja za vas, morda zadoščajo funkcije za zaloge v vašem računovodskem programu. Če jih velja več, berite naprej.

Razdelite odgovornosti

Najpreprostejše pravilo: računovodstvo skrbi za denar, upravljanje zalog za enote. Enkrat se odločite, katero orodje je merodajna evidenca za posamezen podatek, in to zapišite za ekipo.

V obeh orodjih uporabljajte iste šifre artiklov (SKU). Ena šifra, en artikel, na obeh mestih. To je najkoristnejša stvar, ki jo lahko naredite, da bo usklajevanje preprosto.

Kako ju ohraniti usklajeni: primer

LightInventory se danes ne povezuje z računovodskimi programi, zato samodejne sinhronizacije ni. Spodnji postopek ročno ohranja obe orodji usklajeni in enako deluje z dnevnikom zalog, ki ga vodite v Google Preglednicah. Zasnovo tega dnevnika opisuje vodnik upravljanje zalog v Google Preglednicah.

Skupni sklic

Vsak premik zalog ima sklic. Kadar je premik povezan z računom, je sklic številka računa, vnesena natanko tako, kot je prikazana v računovodskem programu.

Premiki brez računa dobijo lastno serijo sklicev (TR- za prenose, DMG- za poškodbe, CNT- za popise), tako da je mogoče izslediti vsak premik in nič ne ostane prazno.

Med mesecem

1. Ko je prejeti račun vnesen, oseba, ki prevzame blago, zabeleži premik Receive s številko računa kot sklicem. Če blago prispe pred računom, kot sklic uporabite številko dobaviteljeve dobavnice in jo ob koncu meseca povežite z računom.
2. Ko je izdan račun, oseba, ki blago odpremi, zabeleži premik Issue s številko računa.
3. Prenosi, poškodbe in popisi se beležijo samo v sistemu za zaloge.

Ob koncu meseca: uskladite količine

1. Izvozite zaloge in premike za mesec iz sistema za zaloge. V LightInventoryju lahko vloge z ustreznim dovoljenjem izvozijo zaloge in zgodovino kot CSV, XLSX ali PDF. List Stock v vaši preglednici prav tako kadar koli prikaže zaloge po artiklu in lokaciji.
2. Povežite račune s premiki. Navedite številke računov za mesec iz računovodskega programa. Navedite sklice premikov Receive in Issue. Vsak račun, ki vsebuje artikle z zaloge, mora biti na obeh seznamih. Račun brez premika pomeni, da je bilo blago zaračunano, ni pa bilo zabeleženo kot odposlano ali prevzeto, ali obratno.
3. Primerjajte količine po artiklu. Če vaš računovodski program tudi spremlja količine, primerjajte njegovo končno količino po SKU s skupno količino v sistemu za zaloge na vseh lokacijah. Razlike naj pojasnijo premiki brez računa: poškodbe, interna poraba, popravki po popisu.
4. Premike brez računa zabeležite v računovodstvu. Seštejte premike Adjust za mesec (poškodbe, popravke po popisu, interno porabo) in seštevke posredujte osebi, ki vodi knjige, da jih vrednost zalog na računovodski strani upošteva.

Ob koncu meseca: preverite vrednost zalog

1. Iz izvoza zalog vzemite končno količino po artiklu in jo pomnožite s stroškom artikla. Vaš list Items vsebuje strošek za vsak artikel.
2. Seštevek primerjajte z vrednostjo zalog v računovodskem programu.
3. Če orodji uporabljata različen način vrednotenja, pričakujte manjše razlike. Računovodski program lahko zaloge vrednoti po metodi, kot je povprečna cena, preprosto množenje količine s stroškom pa uporablja en strošek na artikel. Količine se morajo ujemati natančno; vrednosti morajo biti blizu, vsako razliko pa mora biti mogoče pojasniti.
4. Izvoz in kratko opombo o ugotovitvah shranite skupaj z dokumentacijo za ta mesec.

Če to delate vsak mesec, vzame malo časa, ker so razlike majhne in nedavne. Če to delate enkrat na leto, lahko traja več dni.

Kam se umesti LightInventory

LightInventory je aplikacija za zaloge, zgrajena na Google Preglednici, ki je vaša last. Prevzame stran upravljanja zalog v zgornji delitvi.

• Premiki, ne prepisana števila. Vsak prevzem, izdaja, prenos in prilagoditev je vrstica na listu Movements s količino, sklicem, opombo in osebo, ki ga je vnesla. Zaloga na voljo se izračuna iz teh vrstic, po artiklu in lokaciji.
• Zgodovina z razlogom. Vsaka sprememba se zapiše na list Log: kdo, kaj, kdaj in zakaj, vključno s sklicem premika. Zgodovina razkrije posege: neopazno urejen ali izbrisan vnos ne prestane preverjanja. Glejte revizijsko sled.
• Odobritve po vaši izbiri. Sami se odločite, katere spremembe čakajo na pregled, na primer prilagoditve zalog ali spremembe cen in stroškov. Nihče ne more odobriti lastne zahteve.
• Vloge in lokacije. Lastnik, Skrbnik, Odobritelj, Urednik in Bralec, pri čemer so Uredniki in Bralci omejeni na lokacije, ki jih izberete.
• Popravki brez brisanja. Napaka se popravi z razveljavitvijo, ki doda nov vnos, ki izniči starega, zato se podatki ob koncu meseca in zgodovina ujemajo.
• Vaši podatki ostanejo v vaši preglednici. Če LightInventory prenehate uporabljati, datoteko obdržite.

Danes integracije z računovodskimi programi ni. Povezavo med orodjema predstavljata številka računa na vsakem premiku in izvoz ob koncu meseca. Paketi so na strani cene.

Kontrolni seznam

1. Zapišite, katero orodje je merodajna evidenca za denar in katero za enote.
2. Za vsak artikel uporabljajte isti SKU v obeh orodjih.
3. Na vsak premik, povezan z računom, vpišite številko računa.
4. Premikom brez računa dodelite lastno serijo sklicev.
5. S svojim računovodjo se odločite, ali računovodski program tudi spremlja količine.
6. Izberite, katere spremembe zalog potrebujejo odobritev.
7. Zaloge popisujte po urniku in vsak popravek zabeležite z razlogom.
8. Vsak mesec uskladite račune, količine in vrednost ter shranite izvoz.

Vprašanja

Ali se LightInventory sinhronizira z mojim računovodskim programom?

Ne. Danes integracije z računovodskimi programi ni. Orodji ohranjate usklajeni tako, da na vsak povezan premik zalog vpišete številko računa in ob koncu meseca opravite usklajevanje z izvozom iz LightInventoryja.

Ali naj bodo količine zalog v obeh orodjih?

Odvisno je od tega, kako se vodijo vaše knjige. Nekatera podjetja vodijo količine v obeh orodjih in jih vsak mesec primerjajo; druga vodijo količine samo v sistemu za zaloge, vrednost zalog pa v računovodstvu zabeležijo ob koncu meseca. Vprašajte svojega računovodjo, kaj ustreza vašemu podjetju, in odločitev zapišite.

Kaj če blago prispe pred računom?

Ko blago prispe, zabeležite premik Receive, kot sklic pa uporabite številko dobaviteljeve dobavnice. Ko prejmete račun, v mesečnem usklajevanju ob številko računa vpišite številko dobavnice, da je ujemanje še vedno mogoče.