Gospodarka magazynowa obok programu księgowego

Program księgowy i gospodarka magazynowa służą do różnych zadań. Program księgowy opiera się na fakturach, księgach i podatkach: co sprzedałeś, co kupiłeś, ile jesteś winien i ile są winni Tobie. Gospodarka magazynowa opiera się na ruchach, lokalizacjach, inwentaryzacjach i informacji, kto co zmienił: gdzie w tej chwili jest każda sztuka i jak się tam znalazła. Wiele małych firm korzysta z obu, a te dwa narzędzia dobrze ze sobą współpracują, gdy każde odpowiada za jasno określoną część pracy, a łączy je wspólny numer referencyjny.

Ten poradnik wyjaśnia, kiedy przydaje się osobny system magazynowy, jak podzielić odpowiedzialność między oba narzędzia i jak utrzymać je w zgodzie za pomocą numerów faktur i comiesięcznego uzgadniania. Na końcu znajdziesz listę kontrolną i odpowiedzi na częste pytania.

Dwa narzędzia, dwa zadania

Wiele programów księgowych, do prowadzenia ksiąg i do fakturowania ma funkcje magazynowe, takie jak listy towarów, ilości, które zmniejszają się przy wystawieniu faktury, i raporty wartości zapasów. Firmie z jednym magazynkiem i jedną osobą zajmującą się towarem może to w zupełności wystarczyć.

Pytania, na które każde z tych narzędzi ma odpowiadać, są jednak inne.

Gdy druga kolumna zaczyna mieć znaczenie na co dzień, warto rozważyć osobny system magazynowy.

Kiedy przydaje się osobny system magazynowy

• Towar leży w więcej niż jednym miejscu. Magazyn, sklep, kilka samochodów, miejsce u klienta. Potrzebujesz stanów dla każdego towaru i każdej lokalizacji oraz przesunięć między lokalizacjami, które nie są liczone jako sprzedaż ani zakup.
• Stany zmienia kilka osób. Każda z nich zapisuje przyjęcia, wydania i korekty. Musisz wiedzieć, kto co zrobił, i ograniczyć każdą osobę do lokalizacji, w których pracuje.
• Niektóre zmiany wymagają drugiej pary oczu. Duża korekta po inwentaryzacji albo zmiana ceny powinna poczekać, aż zatwierdzi ją ktoś inny.
• Regularnie liczysz towar. Inwentaryzacje dają korekty. Chcesz, żeby każda korekta była zapisana jako osobny wpis z powodem, a nie jako po cichu zmieniona liczba.
• Towar przemieszcza się bez faktury. Próbki, uszkodzony towar, zużycie wewnętrzne, zwroty do dostawcy czekające na fakturę korygującą i przesunięcia między lokalizacjami zmieniają stany przed fakturą, po niej albo bez niej.
• Potrzebujesz ścieżki audytu dla magazynu. Gdy liczba wygląda na błędną, chcesz prześledzić ją do konkretnych ruchów, z datami, nazwiskami i numerami referencyjnymi.

Jeśli nic z tego Cię nie dotyczy, funkcje magazynowe w Twoim programie księgowym mogą wystarczyć. Jeśli dotyczy Cię kilka punktów, czytaj dalej.

Podziel odpowiedzialność

Najprostsza zasada: księgowość odpowiada za pieniądze, gospodarka magazynowa za sztuki. Zdecyduj raz, które narzędzie jest źródłem każdej informacji, i zapisz to dla zespołu.

Używaj tych samych kodów towarów (SKU) w obu narzędziach. Jeden kod, jeden towar, w obu miejscach. To najbardziej przydatna rzecz, jaką możesz zrobić, żeby uzgadnianie było proste.

Utrzymaj oba w zgodzie: przykład krok po kroku

LightInventory nie łączy się dziś z programami księgowymi, więc nie ma automatycznej synchronizacji. Opisany niżej sposób pracy utrzymuje oba narzędzia w zgodzie ręcznie i działa tak samo z kartoteką magazynową prowadzoną w Arkuszach Google. Projekt takiej kartoteki opisuje poradnik zarządzanie magazynem w Arkuszach Google.

Wspólny numer referencyjny

Każdy ruch magazynowy ma numer referencyjny. Gdy ruch dotyczy faktury, numerem referencyjnym jest numer faktury, wpisany dokładnie tak, jak widnieje w programie księgowym.

Ruchy bez faktury dostają własną serię numerów referencyjnych (TR- dla przesunięć, DMG- dla uszkodzeń, CNT- dla inwentaryzacji), dzięki czemu każdy ruch da się prześledzić i nic nie zostaje puste.

W trakcie miesiąca

1. Gdy faktura zakupu zostaje wprowadzona, osoba przyjmująca towar zapisuje ruch Receive z numerem faktury jako numerem referencyjnym. Jeśli towar przychodzi przed fakturą, użyj jako numeru referencyjnego numeru dokumentu dostawy od dostawcy i dopasuj go do faktury na koniec miesiąca.
2. Gdy wystawiana jest faktura sprzedaży, osoba wysyłająca towar zapisuje ruch Issue z numerem faktury.
3. Przesunięcia, uszkodzenia i inwentaryzacje zapisuje się tylko w systemie magazynowym.

Na koniec miesiąca: uzgodnij ilości

1. Wyeksportuj stany i ruchy za dany miesiąc z systemu magazynowego. W LightInventory uprawnione role mogą eksportować stany i historię do plików CSV, XLSX lub PDF. Karta Stock w Twoim arkuszu również w każdej chwili pokazuje stany dla każdego towaru i lokalizacji.
2. Dopasuj faktury do ruchów. Wypisz numery faktur z danego miesiąca z programu księgowego. Wypisz numery referencyjne ruchów Receive i Issue. Każda faktura obejmująca towary magazynowe powinna być na obu listach. Faktura bez ruchu oznacza, że towar zafakturowano, ale nie zapisano jego wysyłki ani przyjęcia, albo odwrotnie.
3. Porównaj ilości dla każdego towaru. Jeśli Twój program księgowy również prowadzi ilości, porównaj jego ilość końcową dla każdego SKU z sumą w systemie magazynowym ze wszystkich lokalizacji. Różnice powinny wyjaśniać ruchy bez faktury: uszkodzenia, zużycie wewnętrzne, korekty po inwentaryzacji.
4. Zapisz ruchy bez faktury w księgowości. Zsumuj ruchy Adjust z danego miesiąca (uszkodzenia, korekty po inwentaryzacji, zużycie wewnętrzne) i przekaż sumy osobie prowadzącej księgi, żeby wartość zapasów po stronie księgowej je uwzględniała.

Na koniec miesiąca: sprawdź wartość zapasów

1. Weź ilość końcową każdego towaru z eksportu stanów i pomnóż ją przez koszt towaru. Twoja karta Items zawiera koszt każdego towaru.
2. Porównaj sumę z wartością zapasów w programie księgowym.
3. Spodziewaj się niewielkich różnic, jeśli oba narzędzia wyceniają inaczej. Program księgowy może wyceniać zapasy metodą taką jak średni koszt, a proste mnożenie ilości przez koszt używa jednego kosztu dla każdego towaru. Ilości powinny zgadzać się dokładnie; wartości powinny być zbliżone, a każdą różnicę powinno dać się wyjaśnić.
4. Zachowaj eksport i krótką notatkę o tym, co ustaliłeś, razem z dokumentacją za dany miesiąc.

Robione co miesiąc zajmuje to niewiele czasu, bo różnice są małe i świeże. Robione raz w roku może zająć kilka dni.

Gdzie pasuje LightInventory

LightInventory to aplikacja magazynowa działająca na arkuszu Google, który należy do Ciebie. Odpowiada za część magazynową opisanego wyżej podziału.

• Ruchy, a nie nadpisane liczby. Każde przyjęcie, wydanie, przesunięcie i korekta to wiersz na karcie Movements z ilością, numerem referencyjnym, notatką i informacją, kto go dodał. Stan bieżący jest obliczany z tych wierszy, dla każdego towaru i lokalizacji.
• Historia z powodem. Każda zmiana jest zapisywana na karcie Log z informacją kto, co, kiedy i dlaczego, łącznie z numerem referencyjnym ruchu. Historia jest odporna na manipulacje: po cichu zmieniony lub usunięty wpis nie przejdzie weryfikacji. Zobacz ścieżkę audytu.
• Zatwierdzanie według Twojego wyboru. Ty decydujesz, które zmiany czekają na sprawdzenie, na przykład korekty stanów albo zmiany cen i kosztów. Nikt nie może zatwierdzić własnej prośby.
• Role i lokalizacje. Właściciel, Administrator, Zatwierdzający, Edytujący i Przeglądający, przy czym Edytujący i Przeglądający są ograniczeni do wybranych przez Ciebie lokalizacji.
• Poprawki bez wymazywania. Błąd poprawia się cofnięciem, które dodaje nowy wpis znoszący poprzedni, więc dane z końca miesiąca i historia są ze sobą zgodne.
• Twoje dane zostają w Twoim arkuszu. Jeśli przestaniesz korzystać z LightInventory, zachowasz plik.

Dziś nie ma integracji z programami księgowymi. Łącznikiem między oboma narzędziami są numer faktury przy każdym ruchu i eksport na koniec miesiąca. Plany znajdziesz w cenniku.

Lista kontrolna

1. Zapisz, które narzędzie jest źródłem informacji o pieniądzach, a które o sztukach.
2. Używaj dla każdego towaru tego samego SKU w obu narzędziach.
3. Wpisuj numer faktury przy każdym ruchu, który dotyczy faktury.
4. Nadaj ruchom bez faktury własną serię numerów referencyjnych.
5. Zdecyduj razem z księgowym, czy program księgowy również prowadzi ilości.
6. Wybierz, które zmiany stanów wymagają zatwierdzenia.
7. Licz towar według harmonogramu i zapisuj każdą korektę z powodem.
8. Co miesiąc uzgadniaj faktury, ilości i wartość, a eksport zachowuj.

Pytania

Czy LightInventory synchronizuje się z moim programem księgowym?

Nie. Dziś nie ma integracji z programami księgowymi. Oba narzędzia utrzymujesz w zgodzie, wpisując numer faktury przy każdym powiązanym ruchu magazynowym i uzgadniając dane na koniec miesiąca na podstawie eksportu z LightInventory.

Czy ilości na stanie powinny być prowadzone w obu narzędziach?

To zależy od sposobu prowadzenia ksiąg. Niektóre firmy prowadzą ilości w obu i co miesiąc je porównują; inne prowadzą ilości tylko w systemie magazynowym, a wartość zapasów zapisują w księgowości na koniec miesiąca. Zapytaj księgowego, co pasuje do Twojej firmy, i zapisz decyzję.

Co, jeśli towar przychodzi przed fakturą?

Zapisz ruch Receive, gdy towar przychodzi, używając jako numeru referencyjnego numeru dokumentu dostawy od dostawcy. Gdy dotrze faktura, wpisz w comiesięcznym uzgodnieniu numer dokumentu dostawy obok numeru faktury, żeby nadal można było je do siebie dopasować.