Lagerhantering vid sidan av ditt bokföringsprogram

Bokföringsprogram och lagerstyrning gör olika jobb. Ett bokföringsprogram är byggt kring fakturor, huvudbok och skatt: vad du har sålt, vad du har köpt, vad du är skyldig och vad andra är skyldiga dig. Lagerstyrning är byggd kring lagerrörelser, platser, inventeringar och vem som ändrade vad: var varje enhet finns just nu och hur den hamnade där. Många småföretag använder båda, och de fungerar bra tillsammans när vart och ett äger en tydlig del av arbetet och en gemensam referens binder ihop dem.

Den här guiden förklarar när ett separat lagersystem hjälper, hur du fördelar ansvaret mellan de två verktygen och hur du håller dem i takt med fakturanummer och en månatlig avstämning. Den avslutas med en checklista och svar på vanliga frågor.

Två verktyg, två jobb

Många bokförings-, redovisnings- och faktureringsprogram har lagerfunktioner, till exempel artikellistor, antal som minskar när du fakturerar och rapporter över lagervärdet. För ett företag med ett lagerrum och en person som sköter lagret kan det vara allt du behöver.

Frågorna som respektive verktyg är utformat för att besvara är dock olika.

När den andra kolumnen börjar spela roll i det dagliga arbetet är ett separat lagersystem värt att överväga.

När ett separat lagersystem hjälper

• Lagret finns på mer än ett ställe. Ett lager, en butik, några servicebilar, en kunds anläggning. Du behöver lagersaldo per artikel och per plats, och överföringar mellan platser som inte räknas som försäljning eller inköp.
• Flera personer ändrar lagret. Var och en registrerar inleveranser, uttag och rättelser. Du behöver veta vem som gjorde vad och kunna begränsa varje person till de platser hen arbetar på.
• Vissa ändringar behöver ett extra par ögon. En stor inventeringsrättelse eller en prisändring bör vänta på att någon annan godkänner den.
• Du inventerar regelbundet. Inventeringar ger rättelser. Du vill att varje rättelse registreras som en egen post med en orsak, inte som ett tal som ändrats i tysthet.
• Lagret rör sig utan faktura. Varuprover, skadade varor, internt bruk, returer till en leverantör i väntan på en kreditnota och överföringar mellan platser ändrar alla lagret före, efter eller helt utan en faktura.
• Du behöver en ändringshistorik för lagret. När ett tal ser fel ut vill du kunna spåra det tillbaka till exakt de lagerrörelser som ligger bakom, med datum, namn och referenser.

Om inget av detta stämmer in kan lagerfunktionerna i ditt bokföringsprogram räcka. Om flera stämmer in, läs vidare.

Fördela ansvaret

Den enklaste regeln: bokföringen äger pengarna, lagerstyrningen äger enheterna. Bestäm en gång för alla vilket verktyg som är registret för varje uppgift, och skriv ner det för teamet.

Använd samma artikelnummer (SKU) i båda verktygen. Ett nummer, en artikel, på båda ställena. Det är det enskilt mest användbara du kan göra för att göra avstämningen enkel.

Håll båda i takt: ett genomarbetat exempel

LightInventory kopplas inte till bokföringsprogram i dag, så det finns ingen automatisk synkronisering. Arbetsflödet nedan håller de två i takt manuellt, och det fungerar på samma sätt med en lagerliggare i Google Kalkylark. Se lagerhantering i Google Kalkylark för hur den liggaren är uppbyggd.

Den gemensamma referensen

Varje lagerrörelse har en referens. När en rörelse hör till en faktura är referensen fakturanumret, skrivet exakt som det står i bokföringsprogrammet.

Rörelser utan faktura får en egen referensserie (TR- för överföringar, DMG- för skador, CNT- för inventeringar), så att varje rörelse kan spåras och inget lämnas tomt.

Under månaden

1. När en leverantörsfaktura förs in registrerar den som tar emot varorna en Receive-rörelse med fakturanumret som referens. Om varorna kommer före fakturan, använd leverantörens följesedelsnummer som referens och matcha det mot fakturan vid månadsslut.
2. När en kundfaktura skickas ut registrerar den som skickar varorna en Issue-rörelse med fakturanumret.
3. Överföringar, skador och inventeringar registreras bara i lagersystemet.

Vid månadsslut: stäm av antalen

1. Exportera lagersaldon och lagerrörelser för månaden från lagersystemet. I LightInventory kan behöriga roller exportera lagersaldo och historik som CSV, XLSX eller PDF. Fliken Stock i ditt kalkylark visar också lagersaldo per artikel och plats när som helst.
2. Matcha fakturor mot lagerrörelser. Lista månadens fakturanummer från bokföringsprogrammet. Lista referenserna på Receive- och Issue-rörelserna. Varje faktura som innehåller lagerartiklar ska finnas med i båda listorna. En faktura utan rörelse betyder att varor har fakturerats men inte registrerats som skickade eller mottagna, eller tvärtom.
3. Jämför antalen per artikel. Om ditt bokföringsprogram också följer antal, jämför dess utgående antal per SKU med lagersystemets totala antal över alla platser. Skillnader ska förklaras av rörelser som saknar faktura: skador, internt bruk, inventeringsrättelser.
4. Registrera rörelserna utan faktura i bokföringen. Summera månadens Adjust-rörelser (skador, inventeringsrättelser, internt bruk) och lämna summorna till den som sköter bokföringen, så att lagervärdet i bokföringen återspeglar dem.

Vid månadsslut: kontrollera lagervärdet

1. Ta det utgående antalet per artikel från lagerexporten och multiplicera det med artikelns kostnad. Fliken Items innehåller en kostnad för varje artikel.
2. Jämför summan med lagervärdet i bokföringsprogrammet.
3. Räkna med små skillnader om de två använder olika värderingsmetoder. Ett bokföringsprogram kan värdera lagret med en metod som genomsnittlig kostnad, medan en enkel beräkning av antal gånger kostnad använder en kostnad per artikel. Antalen ska stämma exakt; värdena ska ligga nära varandra, och varje skillnad ska gå att förklara.
4. Spara exporten och en kort anteckning om vad du kom fram till tillsammans med månadens underlag.

Gör du detta varje månad tar det lite tid, eftersom skillnaderna är små och färska. Gör du det en gång om året kan det ta flera dagar.

Så passar LightInventory in

LightInventory är en lagerapp byggd ovanpå ett Google Kalkylark som du äger. Den sköter lagerstyrningsdelen av ansvarsfördelningen ovan.

• Lagerrörelser, inte överskrivna tal. Varje inleverans, uttag, överföring och justering är en rad på fliken Movements, med antal, referens, anteckning och vem som gjorde den. Lagersaldot räknas fram ur de raderna, per artikel och plats.
• En historik med orsaken. Varje ändring registreras på fliken Log med vem, vad, när och varför, inklusive rörelsens referens. Historiken är manipulationssäker: en post som redigerats eller raderats i tysthet underkänns vid verifieringen. Se ändringshistoriken.
• Godkännanden som du väljer. Du bestämmer vilka ändringar som ska vänta på granskning, till exempel lagerjusteringar eller ändringar av pris och kostnad. Ingen kan godkänna sin egen begäran.
• Roller och platser. Ägare, administratör, godkännare, redigerare och läsare, där redigerare och läsare begränsas till de platser du väljer.
• Rättelser utan att något raderas. Ett misstag rättas genom att ångra, vilket lägger till en ny post som tar ut den gamla, så att siffrorna vid månadsslut och historiken stämmer överens.
• Dina data stannar i ditt kalkylark. Om du slutar använda LightInventory behåller du filen.

Det finns ingen integration med bokföringsprogram i dag. Fakturanumret på varje lagerrörelse och exporten vid månadsslut är länken mellan de två. Planerna finns under priser.

Checklista

1. Skriv ner vilket verktyg som är registret för pengar och vilket som är registret för enheter.
2. Använd samma SKU för varje artikel i båda verktygen.
3. Sätt fakturanumret på varje lagerrörelse som hör till en faktura.
4. Ge rörelser utan faktura en egen referensserie.
5. Bestäm tillsammans med din redovisningskonsult om bokföringsprogrammet också ska följa antal.
6. Välj vilka lagerändringar som kräver godkännande.
7. Inventera enligt ett schema och registrera varje rättelse med en orsak.
8. Stäm av fakturor, antal och värde varje månad, och spara exporten.

Frågor

Synkroniseras LightInventory med mitt bokföringsprogram?

Nej. Det finns ingen integration med bokföringsprogram i dag. Du håller de två i takt genom att sätta fakturanumret på varje tillhörande lagerrörelse och stämma av vid månadsslut med en export från LightInventory.

Ska lagerantalen finnas i båda verktygen?

Det beror på hur bokföringen sköts. Vissa företag har antalen i båda och jämför dem varje månad; andra har antalen bara i lagersystemet och registrerar lagervärdet i bokföringen vid månadsslut. Fråga din redovisningskonsult vad som passar ditt företag, och skriv ner beslutet.

Vad gör jag om varorna kommer före fakturan?

Registrera Receive-rörelsen när varorna kommer, med leverantörens följesedelsnummer som referens. När fakturan kommer, skriv följesedelsnumret bredvid fakturanumret i din avstämning vid månadsslut, så att matchningen ändå kan göras.