Gérer son stock à côté de son logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité et un outil de gestion de stock ne font pas le même travail. Le logiciel de comptabilité s’organise autour des factures, des écritures et des taxes : ce que vous avez vendu, ce que vous avez acheté, ce que vous devez et ce que l’on vous doit. La gestion de stock s’organise autour des mouvements, des emplacements, des inventaires et de qui a modifié quoi : où se trouve chaque unité en ce moment, et comment elle y est arrivée. Beaucoup de petites entreprises utilisent les deux, et ils fonctionnent bien ensemble quand chacun est responsable d’une partie claire du travail et qu’une référence commune les relie.

Ce guide explique quand un système de stock séparé est utile, comment répartir les responsabilités entre les deux outils et comment les garder alignés grâce aux numéros de facture et à un rapprochement mensuel. Il se termine par une liste de contrôle et des réponses aux questions fréquentes.

Deux outils, deux métiers

Beaucoup d’outils de comptabilité, de tenue des comptes et de facturation proposent des fonctions de stock, comme des listes d’articles, des quantités qui diminuent quand vous facturez et des rapports de valeur du stock. Pour une entreprise avec une seule réserve et une seule personne qui s’occupe du stock, cela peut suffire.

Les questions auxquelles chaque outil est conçu pour répondre sont pourtant différentes.

Quand la deuxième colonne commence à compter au quotidien, un système de stock séparé mérite d’être envisagé.

Quand un système de stock séparé est utile

• Le stock se trouve à plusieurs endroits. Un entrepôt, une boutique, quelques camionnettes, un site client. Il vous faut le stock par article et par emplacement, et des transferts entre emplacements qui ne comptent ni comme des ventes ni comme des achats.
• Plusieurs personnes modifient le stock. Chacune enregistre des réceptions, des sorties et des corrections. Vous devez savoir qui a fait quoi, et limiter chaque personne aux emplacements où elle travaille.
• Certaines modifications demandent un deuxième regard. Une grosse correction d’inventaire ou un changement de prix doit attendre que quelqu’un d’autre le valide.
• Vous comptez le stock régulièrement. Les inventaires produisent des corrections. Vous voulez que chaque correction soit enregistrée comme une entrée à part, avec un motif, et non comme un chiffre modifié en silence.
• Le stock bouge sans facture. Les échantillons, la marchandise abîmée, l’usage interne, les retours fournisseur en attente d’un avoir et les transferts entre emplacements modifient le stock avant, après ou sans facture.
• Il vous faut une piste d’audit pour le stock. Quand un chiffre semble faux, vous voulez remonter jusqu’aux mouvements exacts, avec les dates, les noms et les références.

Si rien de tout cela ne vous concerne, les fonctions de stock de votre outil de comptabilité peuvent suffire. Si plusieurs points vous concernent, lisez la suite.

Répartir les responsabilités

La règle la plus simple : la comptabilité gère l’argent, la gestion de stock gère les unités. Décidez une fois pour toutes quel outil fait foi pour chaque information, et mettez-le par écrit pour l’équipe.

Utilisez les mêmes codes article (SKU) dans les deux outils. Un code, un article, aux deux endroits. C’est de loin ce qui facilite le plus le rapprochement.

Garder les deux alignés : un exemple concret

LightInventory ne se connecte pas aujourd’hui aux logiciels de comptabilité, il n’y a donc pas de synchronisation automatique. La méthode ci-dessous garde les deux alignés à la main, et elle fonctionne de la même façon avec un journal de stock tenu dans Google Sheets. Pour la conception de ce journal, consultez la gestion des stocks dans Google Sheets.

La référence commune

Chaque mouvement de stock a une référence. Quand un mouvement concerne une facture, la référence est le numéro de facture, saisi exactement comme il apparaît dans le logiciel de comptabilité.

Les mouvements sans facture ont leur propre série de références (TR- pour les transferts, DMG- pour la casse, CNT- pour les inventaires), de sorte que chaque mouvement peut être retrouvé et que rien ne reste vide.

Pendant le mois

1. Quand une facture d’achat est saisie, la personne qui réceptionne la marchandise enregistre un mouvement Receive avec le numéro de facture comme référence. Si la marchandise arrive avant la facture, utilisez le numéro du bon de livraison du fournisseur comme référence et rapprochez-le de la facture en fin de mois.
2. Quand une facture de vente est émise, la personne qui expédie enregistre un mouvement Issue avec le numéro de facture.
3. Les transferts, la casse et les inventaires sont enregistrés uniquement dans le système de stock.

En fin de mois : rapprocher les quantités

1. Exportez le stock et les mouvements du mois depuis le système de stock. Dans LightInventory, les rôles autorisés peuvent exporter le stock et l’historique aux formats CSV, XLSX ou PDF. L’onglet Stock de votre feuille montre aussi à tout moment le stock par article et par emplacement.
2. Rapprochez factures et mouvements. Listez les numéros de facture du mois issus du logiciel de comptabilité. Listez les références des mouvements Receive et Issue. Chaque facture qui comporte des articles stockés doit figurer dans les deux listes. Une facture sans mouvement signifie que de la marchandise a été facturée mais pas enregistrée comme expédiée ou reçue, ou l’inverse.
3. Comparez les quantités par article. Si votre outil de comptabilité suit aussi les quantités, comparez sa quantité de clôture par SKU avec le total du système de stock sur tous les emplacements. Les écarts doivent s’expliquer par des mouvements sans facture : casse, usage interne, corrections d’inventaire.
4. Enregistrez les mouvements sans facture en comptabilité. Additionnez les mouvements Adjust du mois (casse, corrections d’inventaire, usage interne) et transmettez les totaux à la personne qui tient les comptes, pour que la valeur du stock côté comptabilité en tienne compte.

En fin de mois : vérifier la valeur du stock

1. Prenez la quantité de clôture par article dans l’export du stock et multipliez-la par le coût de l’article. Votre onglet Items contient un coût pour chaque article.
2. Comparez le total avec la valeur du stock dans le logiciel de comptabilité.
3. Attendez-vous à de petits écarts si les deux utilisent des méthodes de valorisation différentes. Le logiciel de comptabilité peut valoriser le stock selon une méthode comme le coût moyen, alors qu’un simple calcul quantité fois coût utilise un seul coût par article. Les quantités doivent correspondre exactement ; les valeurs doivent être proches, et tout écart doit pouvoir s’expliquer.
4. Conservez l’export et une courte note de vos constats avec les documents du mois.

Fait chaque mois, cela prend peu de temps, parce que les écarts sont petits et récents. Fait une fois par an, cela peut prendre des jours.

La place de LightInventory

LightInventory est une application de gestion de stock construite sur une feuille Google Sheets qui vous appartient. Elle prend en charge le volet gestion de stock de la répartition décrite plus haut.

• Des mouvements, pas des chiffres écrasés. Chaque réception, sortie, transfert et ajustement est une ligne de l’onglet Movements, avec la quantité, la référence, la note et l’auteur. Le stock disponible est calculé à partir de ces lignes, par article et par emplacement.
• Un historique avec le motif. Chaque modification est consignée dans un onglet Log avec qui, quoi, quand et pourquoi, y compris la référence du mouvement. Toute altération de l’historique est détectable : une entrée modifiée ou supprimée en silence échoue à la vérification. Voir la piste d’audit.
• Les validations que vous choisissez. Vous décidez quelles modifications attendent une relecture, par exemple les ajustements de stock ou les modifications de prix et de coût. Personne ne peut valider sa propre demande.
• Rôles et emplacements. Propriétaire, Administrateur, Approbateur, Éditeur et Lecteur, les Éditeurs et les Lecteurs étant limités aux emplacements que vous choisissez.
• Corriger sans effacer. Une erreur se corrige par une annulation, qui ajoute une nouvelle entrée compensant l’ancienne, de sorte que les chiffres de fin de mois et l’historique concordent.
• Vos données restent dans votre feuille. Si vous cessez d’utiliser LightInventory, vous gardez le fichier.

Il n’existe aujourd’hui aucune intégration avec les logiciels de comptabilité. Le numéro de facture sur chaque mouvement et l’export de fin de mois font le lien entre les deux. Les offres sont présentées sur la page tarifs.

Liste de contrôle

1. Mettez par écrit quel outil fait foi pour l’argent et lequel pour les unités.
2. Utilisez le même SKU pour chaque article dans les deux outils.
3. Indiquez le numéro de facture sur chaque mouvement lié à une facture.
4. Donnez aux mouvements sans facture leur propre série de références.
5. Décidez avec votre comptable si l’outil de comptabilité suit aussi les quantités.
6. Choisissez quelles modifications de stock doivent être validées.
7. Comptez le stock selon un calendrier et enregistrez chaque correction avec un motif.
8. Rapprochez factures, quantités et valeur chaque mois, et conservez l’export.

Questions

LightInventory se synchronise-t-il avec mon logiciel de comptabilité ?

Non. Il n’existe aujourd’hui aucune intégration avec les logiciels de comptabilité. Vous gardez les deux alignés en indiquant le numéro de facture sur chaque mouvement de stock concerné et en faisant un rapprochement en fin de mois avec un export de LightInventory.

Les quantités en stock doivent-elles exister dans les deux outils ?

Cela dépend de la façon dont vos comptes sont tenus. Certaines entreprises gardent les quantités dans les deux et les comparent chaque mois ; d’autres ne les gardent que dans le système de stock et enregistrent la valeur du stock en comptabilité en fin de mois. Demandez à votre comptable ce qui convient à votre entreprise, et mettez la décision par écrit.

Et si la marchandise arrive avant la facture ?

Enregistrez le mouvement Receive à l’arrivée de la marchandise, avec le numéro du bon de livraison du fournisseur comme référence. Quand la facture arrive, notez le numéro du bon de livraison à côté du numéro de facture dans votre rapprochement de fin de mois, pour que la correspondance puisse quand même se faire.