Έλεγχος αποθεμάτων δίπλα στο λογιστικό σας πρόγραμμα

Το λογιστικό πρόγραμμα και ο έλεγχος αποθεμάτων κάνουν διαφορετικές δουλειές. Το λογιστικό πρόγραμμα είναι χτισμένο γύρω από τιμολόγια, λογιστικά βιβλία και φόρους: τι πουλήσατε, τι αγοράσατε, τι οφείλετε και τι σας οφείλουν. Ο έλεγχος αποθεμάτων είναι χτισμένος γύρω από κινήσεις, τοποθεσίες, απογραφές και το ποιος άλλαξε τι: πού βρίσκεται κάθε μονάδα αυτή τη στιγμή και πώς έφτασε εκεί. Πολλές μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και τα δύο, και τα δύο συνεργάζονται καλά όταν το καθένα έχει ένα σαφές κομμάτι της δουλειάς και μια κοινή αναφορά τα συνδέει.

Ο οδηγός αυτός εξηγεί πότε βοηθά ένα ξεχωριστό σύστημα αποθεμάτων, πώς να μοιράσετε τις αρμοδιότητες ανάμεσα στα δύο εργαλεία και πώς να τα κρατάτε συντονισμένα με τους αριθμούς των τιμολογίων και μια μηνιαία συμφωνία. Κλείνει με μια λίστα ελέγχου και απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις.

Δύο εργαλεία, δύο δουλειές

Πολλά προγράμματα λογιστικής, τήρησης βιβλίων και τιμολόγησης περιλαμβάνουν λειτουργίες αποθεμάτων, όπως λίστες ειδών, ποσότητες που μειώνονται όταν εκδίδετε τιμολόγιο και αναφορές αξίας αποθέματος. Για μια επιχείρηση με μία αποθήκη και ένα άτομο που χειρίζεται το απόθεμα, αυτό μπορεί να είναι ό,τι χρειάζεστε.

Οι ερωτήσεις που είναι σχεδιασμένο να απαντά κάθε εργαλείο, όμως, είναι διαφορετικές.

Όταν η δεύτερη στήλη αρχίζει να μετράει στην καθημερινή δουλειά, αξίζει να εξετάσετε ένα ξεχωριστό σύστημα αποθεμάτων.

Πότε βοηθά ένα ξεχωριστό σύστημα αποθεμάτων

• Το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα σημεία. Μια αποθήκη, ένα κατάστημα, μερικά βαν, ο χώρος ενός πελάτη. Χρειάζεστε απόθεμα ανά είδος και ανά τοποθεσία, καθώς και μεταφορές μεταξύ τοποθεσιών που δεν λογίζονται ως πωλήσεις ή αγορές.
• Πολλά άτομα αλλάζουν το απόθεμα. Ο καθένας καταχωρίζει παραλαβές, εξαγωγές και διορθώσεις. Πρέπει να ξέρετε ποιος έκανε τι και να περιορίζετε κάθε άτομο στις τοποθεσίες όπου εργάζεται.
• Κάποιες αλλαγές χρειάζονται δεύτερο ζευγάρι μάτια. Μια μεγάλη διόρθωση απογραφής ή μια αλλαγή τιμής πρέπει να περιμένει έγκριση από κάποιον άλλον.
• Κάνετε απογραφή τακτικά. Οι απογραφές οδηγούν σε διορθώσεις. Θέλετε κάθε διόρθωση να καταγράφεται ως ξεχωριστή εγγραφή με αιτία, όχι ως αριθμός που άλλαξε αθόρυβα.
• Το απόθεμα κινείται χωρίς τιμολόγιο. Δείγματα, κατεστραμμένα εμπορεύματα, εσωτερική χρήση, επιστροφές σε προμηθευτή εν αναμονή πιστωτικού τιμολογίου και μεταφορές μεταξύ τοποθεσιών αλλάζουν το απόθεμα πριν, μετά ή χωρίς τιμολόγιο.
• Χρειάζεστε ίχνος ελέγχου για το απόθεμα. Όταν ένας αριθμός φαίνεται λάθος, θέλετε να τον εντοπίσετε μέχρι τις ακριβείς κινήσεις, με ημερομηνίες, ονόματα και αναφορές.

Αν δεν ισχύει τίποτα από αυτά, οι λειτουργίες αποθεμάτων του λογιστικού σας προγράμματος μπορεί να αρκούν. Αν ισχύουν αρκετά, συνεχίστε την ανάγνωση.

Μοιράστε τις αρμοδιότητες

Ο απλούστερος κανόνας: η λογιστική έχει την ευθύνη για τα χρήματα, ο έλεγχος αποθεμάτων για τις μονάδες. Αποφασίστε μία φορά ποιο εργαλείο είναι η πηγή αναφοράς για κάθε πληροφορία και καταγράψτε το για την ομάδα.

Χρησιμοποιήστε τους ίδιους κωδικούς ειδών (SKU) και στα δύο εργαλεία. Ένας κωδικός, ένα είδος, και στα δύο σημεία. Αυτό είναι το πιο χρήσιμο πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να γίνει εύκολη η συμφωνία.

Κρατήστε τα συντονισμένα: ένα πρακτικό παράδειγμα

Το LightInventory δεν συνδέεται σήμερα με λογιστικά προγράμματα, οπότε δεν υπάρχει αυτόματος συγχρονισμός. Η παρακάτω ροή εργασίας κρατά τα δύο συντονισμένα με το χέρι και λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο και με ένα ημερολόγιο αποθεμάτων στα Υπολογιστικά Φύλλα Google. Για τη δομή αυτού του ημερολογίου, δείτε τη διαχείριση αποθεμάτων στα Υπολογιστικά Φύλλα Google.

Η κοινή αναφορά

Κάθε κίνηση αποθέματος έχει μια αναφορά. Όταν μια κίνηση σχετίζεται με τιμολόγιο, η αναφορά είναι ο αριθμός του τιμολογίου, πληκτρολογημένος ακριβώς όπως εμφανίζεται στο λογιστικό πρόγραμμα.

Οι κινήσεις χωρίς τιμολόγιο παίρνουν δική τους σειρά αναφορών (TR- για μεταφορές, DMG- για ζημιές, CNT- για απογραφές), ώστε κάθε κίνηση να μπορεί να εντοπιστεί και να μη μένει τίποτα κενό.

Κατά τη διάρκεια του μήνα

1. Όταν καταχωρίζεται ένα τιμολόγιο αγοράς, το άτομο που παραλαμβάνει τα εμπορεύματα καταχωρίζει μια κίνηση Receive με αναφορά τον αριθμό του τιμολογίου. Αν τα εμπορεύματα φτάσουν πριν από το τιμολόγιο, χρησιμοποιήστε ως αναφορά τον αριθμό του δελτίου αποστολής του προμηθευτή και αντιστοιχίστε τον με το τιμολόγιο στο τέλος του μήνα.
2. Όταν εκδίδεται ένα τιμολόγιο πώλησης, το άτομο που κάνει την αποστολή καταχωρίζει μια κίνηση Issue με τον αριθμό του τιμολογίου.
3. Οι μεταφορές, οι ζημιές και οι απογραφές καταχωρίζονται μόνο στο σύστημα αποθεμάτων.

Στο τέλος του μήνα: συμφωνία ποσοτήτων

1. Εξαγάγετε το απόθεμα και τις κινήσεις του μήνα από το σύστημα αποθεμάτων. Στο LightInventory, οι ρόλοι με τη σχετική άδεια μπορούν να εξαγάγουν απόθεμα και ιστορικό ως CSV, XLSX ή PDF. Η καρτέλα Stock στο υπολογιστικό σας φύλλο δείχνει επίσης το απόθεμα ανά είδος και τοποθεσία ανά πάσα στιγμή.
2. Αντιστοιχίστε τιμολόγια με κινήσεις. Καταγράψτε τους αριθμούς τιμολογίων του μήνα από το λογιστικό πρόγραμμα. Καταγράψτε τις αναφορές των κινήσεων Receive και Issue. Κάθε τιμολόγιο που περιλαμβάνει είδη αποθέματος πρέπει να εμφανίζεται και στις δύο λίστες. Ένα τιμολόγιο χωρίς κίνηση σημαίνει ότι τα εμπορεύματα τιμολογήθηκαν αλλά δεν καταγράφηκαν ως αποσταλμένα ή παραληφθέντα, ή το αντίστροφο.
3. Συγκρίνετε τις ποσότητες ανά είδος. Αν το λογιστικό σας πρόγραμμα παρακολουθεί επίσης ποσότητες, συγκρίνετε την τελική του ποσότητα ανά SKU με το σύνολο του συστήματος αποθεμάτων σε όλες τις τοποθεσίες. Οι διαφορές θα πρέπει να εξηγούνται από κινήσεις χωρίς τιμολόγιο: ζημιές, εσωτερική χρήση, διορθώσεις απογραφής.
4. Καταχωρίστε τις κινήσεις χωρίς τιμολόγιο στη λογιστική. Αθροίστε τις κινήσεις Adjust του μήνα (ζημιές, διορθώσεις απογραφής, εσωτερική χρήση) και δώστε τα σύνολα σε όποιον τηρεί τα βιβλία, ώστε η αξία του αποθέματος στη λογιστική πλευρά να τις αντικατοπτρίζει.

Στο τέλος του μήνα: έλεγχος αξίας αποθέματος

1. Πάρτε την τελική ποσότητα ανά είδος από την εξαγωγή αποθέματος και πολλαπλασιάστε τη με το κόστος του είδους. Η καρτέλα Items περιέχει ένα κόστος για κάθε είδος.
2. Συγκρίνετε το σύνολο με την αξία του αποθέματος στο λογιστικό πρόγραμμα.
3. Αναμένετε μικρές διαφορές αν τα δύο χρησιμοποιούν διαφορετική μέθοδο κοστολόγησης. Το λογιστικό πρόγραμμα μπορεί να αποτιμά το απόθεμα με μια μέθοδο όπως το μέσο κόστος, ενώ ένας απλός πολλαπλασιασμός ποσότητας επί κόστος χρησιμοποιεί ένα κόστος ανά είδος. Οι ποσότητες πρέπει να συμφωνούν ακριβώς· οι αξίες πρέπει να είναι κοντά και κάθε απόκλιση πρέπει να εξηγείται.
4. Κρατήστε την εξαγωγή και μια σύντομη σημείωση με όσα βρήκατε μαζί με τα αρχεία του μήνα.

Αν γίνεται κάθε μήνα, αυτό παίρνει λίγο χρόνο, γιατί οι διαφορές είναι μικρές και πρόσφατες. Αν γίνεται μία φορά τον χρόνο, μπορεί να πάρει μέρες.

Πού ταιριάζει το LightInventory

Το LightInventory είναι μια εφαρμογή αποθεμάτων χτισμένη πάνω σε ένα υπολογιστικό φύλλο Google που σας ανήκει. Αναλαμβάνει την πλευρά του ελέγχου αποθεμάτων στον παραπάνω καταμερισμό.

• Κινήσεις, όχι αριθμοί που αντικαθίστανται. Κάθε παραλαβή, εξαγωγή, μεταφορά και διόρθωση είναι μια γραμμή στην καρτέλα Movements, με ποσότητα, αναφορά, σημείωση και το ποιος την έκανε. Το διαθέσιμο απόθεμα υπολογίζεται από αυτές τις γραμμές, ανά είδος και τοποθεσία.
• Ιστορικό με την αιτία. Κάθε αλλαγή καταγράφεται στην καρτέλα Log με το ποιος, τι, πότε και γιατί, μαζί με την αναφορά της κίνησης. Το ιστορικό αποκαλύπτει παραποιήσεις: μια εγγραφή που αλλάχτηκε ή διαγράφηκε αθόρυβα αποτυγχάνει στην επαλήθευση. Δείτε το ίχνος ελέγχου.
• Εγκρίσεις που επιλέγετε εσείς. Εσείς αποφασίζετε ποιες αλλαγές περιμένουν έλεγχο, για παράδειγμα διορθώσεις αποθέματος ή αλλαγές τιμών και κόστους. Κανείς δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό του αίτημα.
• Ρόλοι και τοποθεσίες. Κάτοχος, Διαχειριστής, Εγκρίνων, Συντάκτης και Θεατής, με τους Συντάκτες και τους Θεατές περιορισμένους στις τοποθεσίες που επιλέγετε.
• Διορθώσεις χωρίς σβήσιμο. Ένα λάθος διορθώνεται με αναίρεση, η οποία προσθέτει μια νέα εγγραφή που ακυρώνει την παλιά, ώστε τα στοιχεία του τέλους του μήνα και το ιστορικό να συμφωνούν.
• Τα δεδομένα σας μένουν στο φύλλο σας. Αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το LightInventory, κρατάτε το αρχείο.

Σήμερα δεν υπάρχει ενοποίηση με λογιστικά προγράμματα. Ο αριθμός τιμολογίου σε κάθε κίνηση και η εξαγωγή του τέλους του μήνα είναι ο σύνδεσμος ανάμεσα στα δύο. Τα πακέτα βρίσκονται στις τιμές.

Λίστα ελέγχου

1. Καταγράψτε ποιο εργαλείο είναι η πηγή αναφοράς για τα χρήματα και ποιο για τις μονάδες.
2. Χρησιμοποιήστε τον ίδιο SKU για κάθε είδος και στα δύο εργαλεία.
3. Βάλτε τον αριθμό τιμολογίου σε κάθε κίνηση που σχετίζεται με τιμολόγιο.
4. Δώστε στις κινήσεις χωρίς τιμολόγιο δική τους σειρά αναφορών.
5. Αποφασίστε, μαζί με τον λογιστή σας, αν το λογιστικό πρόγραμμα θα παρακολουθεί επίσης ποσότητες.
6. Επιλέξτε ποιες αλλαγές αποθέματος χρειάζονται έγκριση.
7. Κάνετε απογραφή με πρόγραμμα και καταγράφετε κάθε διόρθωση με αιτία.
8. Συμφωνείτε τιμολόγια, ποσότητες και αξία κάθε μήνα και κρατάτε την εξαγωγή.

Ερωτήσεις

Συγχρονίζεται το LightInventory με το λογιστικό μου πρόγραμμα;

Όχι. Σήμερα δεν υπάρχει ενοποίηση με λογιστικά προγράμματα. Κρατάτε τα δύο συντονισμένα βάζοντας τον αριθμό τιμολογίου σε κάθε σχετική κίνηση αποθέματος και κάνοντας συμφωνία στο τέλος του μήνα με μια εξαγωγή από το LightInventory.

Πρέπει οι ποσότητες αποθέματος να υπάρχουν και στα δύο εργαλεία;

Εξαρτάται από τον τρόπο που τηρούνται τα βιβλία σας. Κάποιες επιχειρήσεις κρατούν ποσότητες και στα δύο και τις συγκρίνουν κάθε μήνα· άλλες κρατούν ποσότητες μόνο στο σύστημα αποθεμάτων και καταγράφουν την αξία του αποθέματος στη λογιστική στο τέλος του μήνα. Ρωτήστε τον λογιστή σας τι ταιριάζει στην επιχείρησή σας και καταγράψτε την απόφαση.

Τι γίνεται αν τα εμπορεύματα φτάσουν πριν από το τιμολόγιο;

Καταχωρίστε την κίνηση Receive όταν φτάσουν τα εμπορεύματα, με αναφορά τον αριθμό του δελτίου αποστολής του προμηθευτή. Όταν έρθει το τιμολόγιο, σημειώστε τον αριθμό του δελτίου αποστολής δίπλα στον αριθμό του τιμολογίου στη συμφωνία του τέλους του μήνα, ώστε η αντιστοίχιση να μπορεί να γίνει.