Upravljanje zalihama uz vaš računovodstveni program

Računovodstveni program i upravljanje zalihama obavljaju različite poslove. Računovodstveni program izgrađen je oko računa, poslovnih knjiga i poreza: što ste prodali, što ste kupili, što dugujete i što vam duguju. Upravljanje zalihama izgrađeno je oko kretanja, lokacija, inventura i toga tko je što promijenio: gdje se svaka jedinica trenutačno nalazi i kako je onamo stigla. Mnoge male tvrtke koriste oboje, a dva alata dobro surađuju kada je svaki zadužen za jasno određen dio posla, a povezuje ih zajednička referenca.

Ovaj vodič objašnjava kada pomaže zaseban sustav za zalihe, kako podijeliti odgovornosti između dvaju alata i kako ih održavati usklađenima pomoću brojeva računa i mjesečnog usklađivanja. Na kraju su kontrolni popis i odgovori na česta pitanja.

Dva alata, dva posla

Mnogi programi za računovodstvo, knjigovodstvo i izdavanje računa imaju funkcije za zalihe, na primjer popise artikala, količine koje se smanjuju kada izdate račun i izvješća o vrijednosti zaliha. Za tvrtku s jednim skladištem i jednom osobom zaduženom za zalihe to može biti sve što vam treba.

Ipak, svaki je alat osmišljen da odgovara na različita pitanja.

Kada drugi stupac počne biti važan iz dana u dan, vrijedi razmisliti o zasebnom sustavu za zalihe.

Kada pomaže zaseban sustav za zalihe

• Zalihe su na više mjesta. Skladište, trgovina, nekoliko kombija, lokacija kupca. Trebate zalihe po artiklu i po lokaciji te prijenose između lokacija koji se ne računaju kao prodaja ili nabava.
• Zalihe mijenja više osoba. Svatko bilježi primitke, izdavanja i ispravke. Morate znati tko je što napravio i ograničiti svaku osobu na lokacije na kojima radi.
• Neke promjene trebaju drugi par očiju. Velika korekcija nakon inventure ili promjena cijene treba pričekati da je odobri netko drugi.
• Redovito radite inventuru. Inventure dovode do korekcija. Želite da svaka korekcija bude zabilježena kao zaseban unos s razlogom, a ne kao neprimjetno promijenjen broj.
• Zalihe se kreću bez računa. Uzorci, oštećena roba, interna upotreba, povrati dobavljaču dok se čeka knjižno odobrenje i prijenosi između lokacija mijenjaju zalihe prije računa, nakon njega ili bez njega.
• Trebate revizijski trag za zalihe. Kada neki broj izgleda pogrešno, želite ga pratiti unatrag do točnih kretanja, s datumima, imenima i referencama.

Ako ništa od ovoga ne vrijedi za vas, funkcije za zalihe u vašem računovodstvenom programu mogu biti dovoljne. Ako vrijedi nekoliko stavki, čitajte dalje.

Podijelite odgovornosti

Najjednostavnije pravilo: računovodstvo je zaduženo za novac, upravljanje zalihama za jedinice. Jednom odlučite koji je alat mjerodavan zapis za svaki podatak i to zapišite za tim.

U oba alata koristite iste šifre artikala (SKU). Jedna šifra, jedan artikl, na oba mjesta. To je najkorisnija stvar koju možete učiniti da usklađivanje bude jednostavno.

Kako ih održati usklađenima: primjer

LightInventory se danas ne povezuje s računovodstvenim programima, pa nema automatske sinkronizacije. Postupak u nastavku ručno održava oba alata usklađenima, a jednako funkcionira i s dnevnikom zaliha koji se vodi u Google tablicama. Strukturu tog dnevnika opisuje vodič upravljanje zalihama u Google tablicama.

Zajednička referenca

Svako kretanje zaliha ima referencu. Kada je kretanje povezano s računom, referenca je broj računa, upisan točno onako kako se prikazuje u računovodstvenom programu.

Kretanja bez računa dobivaju vlastitu seriju referenci (TR- za prijenose, DMG- za oštećenja, CNT- za inventure), tako da se svako kretanje može pratiti i ništa ne ostaje prazno.

Tijekom mjeseca

1. Kada se unese ulazni račun, osoba koja prima robu bilježi kretanje Receive s brojem računa kao referencom. Ako roba stigne prije računa, kao referencu upotrijebite broj dobavljačeve otpremnice i na kraju mjeseca je povežite s računom.
2. Kada se izda izlazni račun, osoba koja šalje robu bilježi kretanje Issue s brojem računa.
3. Prijenosi, oštećenja i inventure bilježe se samo u sustavu za zalihe.

Na kraju mjeseca: uskladite količine

1. Izvezite zalihe i kretanja za mjesec iz sustava za zalihe. U LightInventoryju uloge s dopuštenjem mogu izvesti zalihe i povijest kao CSV, XLSX ili PDF. Kartica Stock u vašoj tablici također u svakom trenutku prikazuje zalihe po artiklu i lokaciji.
2. Povežite račune s kretanjima. Popišite brojeve računa za mjesec iz računovodstvenog programa. Popišite reference na kretanjima Receive i Issue. Svaki račun koji sadrži artikle sa zaliha treba se pojaviti na oba popisa. Račun bez kretanja znači da je roba fakturirana, ali nije zabilježena kao poslana ili primljena, ili obrnuto.
3. Usporedite količine po artiklu. Ako vaš računovodstveni program također prati količine, usporedite njegovu završnu količinu po SKU-u s ukupnom količinom u sustavu za zalihe na svim lokacijama. Razlike bi trebala objasniti kretanja bez računa: oštećenja, interna upotreba, korekcije nakon inventure.
4. Kretanja bez računa zabilježite u računovodstvu. Zbrojite kretanja Adjust za mjesec (oštećenja, korekcije nakon inventure, interna upotreba) i zbrojeve proslijedite osobi koja vodi knjige, kako bi ih vrijednost zaliha na računovodstvenoj strani odražavala.

Na kraju mjeseca: provjerite vrijednost zaliha

1. Uzmite završnu količinu po artiklu iz izvoza zaliha i pomnožite je s troškom artikla. Vaša kartica Items sadrži trošak za svaki artikl.
2. Usporedite ukupan iznos s vrijednošću zaliha u računovodstvenom programu.
3. Očekujte male razlike ako dva alata koriste različite metode obračuna troška. Računovodstveni program može vrednovati zalihe metodom poput prosječnog troška, dok jednostavno množenje količine i troška koristi jedan trošak po artiklu. Količine se trebaju točno podudarati; vrijednosti trebaju biti bliske, a svaka razlika treba biti objašnjiva.
4. Izvoz i kratku bilješku o onome što ste utvrdili čuvajte uz dokumentaciju za taj mjesec.

Ako se radi svaki mjesec, to traje kratko, jer su razlike male i nedavne. Ako se radi jednom godišnje, može potrajati danima.

Gdje se uklapa LightInventory

LightInventory je aplikacija za zalihe izgrađena povrh Google tablice koja je vaše vlasništvo. Preuzima stranu upravljanja zalihama u gore opisanoj podjeli.

• Kretanja, a ne prepisani brojevi. Svaki primitak, izdavanje, prijenos i korekcija redak je u kartici Movements, s količinom, referencom, napomenom i osobom koja ga je unijela. Zaliha na stanju izračunava se iz tih redaka, po artiklu i lokaciji.
• Povijest s razlogom. Svaka se promjena bilježi u kartici Log: tko, što, kada i zašto, uključujući referencu kretanja. Povijest otkriva neovlaštene izmjene: neprimjetno uređen ili izbrisan unos ne prolazi provjeru. Pogledajte revizijski trag.
• Odobrenja koja sami birate. Vi odlučujete koje promjene čekaju pregled, na primjer korekcije zaliha ili izmjene cijena i troškova. Nitko ne može odobriti vlastiti zahtjev.
• Uloge i lokacije. Vlasnik, Administrator, Odobravatelj, Urednik i Čitatelj, pri čemu su Urednici i Čitatelji ograničeni na lokacije koje odaberete.
• Ispravci bez brisanja. Pogreška se ispravlja vraćanjem, koje dodaje novi unos koji poništava stari, pa se podaci s kraja mjeseca i povijest podudaraju.
• Vaši podaci ostaju u vašoj tablici. Ako prestanete koristiti LightInventory, zadržavate datoteku.

Danas ne postoji integracija s računovodstvenim programima. Poveznica između dvaju alata su broj računa na svakom kretanju i izvoz na kraju mjeseca. Paketi su navedeni na stranici cijene.

Kontrolni popis

1. Zapišite koji je alat mjerodavan zapis za novac, a koji za jedinice.
2. Za svaki artikl koristite isti SKU u oba alata.
3. Na svako kretanje povezano s računom upišite broj računa.
4. Kretanjima bez računa dodijelite vlastitu seriju referenci.
5. Sa svojim računovođom odlučite prati li računovodstveni program također količine.
6. Odaberite koje promjene zaliha trebaju odobrenje.
7. Inventuru radite prema rasporedu i svaku korekciju zabilježite s razlogom.
8. Svaki mjesec uskladite račune, količine i vrijednost te sačuvajte izvoz.

Pitanja

Sinkronizira li se LightInventory s mojim računovodstvenim programom?

Ne. Danas ne postoji integracija s računovodstvenim programima. Oba alata održavate usklađenima tako da na svako povezano kretanje zaliha upišete broj računa i na kraju mjeseca provedete usklađivanje s izvozom iz LightInventoryja.

Trebaju li količine zaliha postojati u oba alata?

Ovisi o tome kako se vode vaše knjige. Neke tvrtke vode količine u oba alata i uspoređuju ih svaki mjesec; druge vode količine samo u sustavu za zalihe, a vrijednost zaliha bilježe u računovodstvu na kraju mjeseca. Pitajte svog računovođu što odgovara vašoj tvrtki i zapišite odluku.

Što ako roba stigne prije računa?

Zabilježite kretanje Receive kada roba stigne, a kao referencu upotrijebite broj dobavljačeve otpremnice. Kada račun stigne, u mjesečnom usklađivanju upišite broj otpremnice pored broja računa, kako bi se podudaranje ipak moglo utvrditi.