Atsargų valdymas kartu su apskaitos programa

Apskaitos programa ir atsargų valdymas atlieka skirtingus darbus. Apskaitos programa sukurta sąskaitoms faktūroms, apskaitos registrams ir mokesčiams: ką pardavėte, ką pirkote, kiek esate skolingi ir kiek skolingi jums. Atsargų valdymas sukurtas judėjimams, vietoms, inventorizacijoms ir tam, kas ką pakeitė: kur šiuo metu yra kiekvienas vienetas ir kaip jis ten atsidūrė. Daugelis mažų įmonių naudoja abu įrankius, ir jie gerai dera tarpusavyje, kai kiekvienas atsakingas už aiškiai apibrėžtą darbo dalį, o juos sieja bendra nuoroda.

Šiame gide paaiškinama, kada padeda atskira atsargų sistema, kaip padalyti atsakomybę tarp abiejų įrankių ir kaip juos suderinti naudojant sąskaitų faktūrų numerius ir mėnesinį sutikrinimą. Pabaigoje rasite kontrolinį sąrašą ir atsakymus į dažnus klausimus.

Du įrankiai, du darbai

Daugelis apskaitos, buhalterijos ir sąskaitų faktūrų išrašymo programų turi atsargų funkcijų, pavyzdžiui, prekių sąrašus, kiekius, kurie sumažėja išrašius sąskaitą faktūrą, ir atsargų vertės ataskaitas. Įmonei su vienu sandėliu ir vienu už atsargas atsakingu žmogumi to gali visiškai pakakti.

Vis dėlto kiekvienas įrankis sukurtas atsakyti į skirtingus klausimus.

Kai antrasis stulpelis tampa svarbus kasdien, verta apsvarstyti atskirą atsargų sistemą.

Kada padeda atskira atsargų sistema

• Atsargos laikomos daugiau nei vienoje vietoje. Sandėlis, parduotuvė, keli furgonai, kliento objektas. Jums reikia atsargų pagal prekę ir pagal vietą, taip pat perkėlimų tarp vietų, kurie nelaikomi nei pardavimais, nei pirkimais.
• Atsargas keičia keli žmonės. Kiekvienas įrašo priėmimus, išdavimus ir pataisas. Turite žinoti, kas ką padarė, ir apriboti kiekvieną žmogų tomis vietomis, kuriose jis dirba.
• Kai kuriems pakeitimams reikia antros akių poros. Didelė inventorizacijos pataisa ar kainos pakeitimas turėtų palaukti, kol kas nors kitas juos patvirtins.
• Atsargas inventorizuojate reguliariai. Inventorizacijos baigiasi pataisomis. Norite, kad kiekviena pataisa būtų įrašyta kaip atskiras įrašas su priežastimi, o ne kaip tyliai pakeistas skaičius.
• Atsargos juda be sąskaitos faktūros. Pavyzdžiai, sugadintos prekės, vidinis naudojimas, grąžinimai tiekėjui laukiant kreditinės sąskaitos faktūros ir perkėlimai tarp vietų keičia atsargas prieš sąskaitą faktūrą, po jos arba be jos.
• Jums reikia atsargų audito sekos. Kai skaičius atrodo neteisingas, norite jį atsekti iki konkrečių judėjimų su datomis, vardais ir nuorodomis.

Jei nė vienas punktas jums netinka, jūsų apskaitos programos atsargų funkcijų gali pakakti. Jei tinka keli, skaitykite toliau.

Padalykite atsakomybę

Paprasčiausia taisyklė: apskaita atsako už pinigus, atsargų valdymas atsako už vienetus. Vieną kartą nuspręskite, kuris įrankis yra kiekvienos informacijos dalies įrašas, ir užrašykite tai komandai.

Abiejuose įrankiuose naudokite tuos pačius prekių kodus (SKU). Vienas kodas, viena prekė, abiejose vietose. Tai pats naudingiausias dalykas, kurį galite padaryti, kad sutikrinimas būtų lengvas.

Kaip juos suderinti: pavyzdys

Šiuo metu LightInventory neprisijungia prie apskaitos programų, todėl automatinio sinchronizavimo nėra. Toliau aprašyta darbo eiga abu įrankius suderina rankiniu būdu, ir ji taip pat veikia su atsargų žurnalu, vedamu „Google“ skaičiuoklėse. Šio žurnalo struktūrą rasite gide atsargų valdymas „Google“ skaičiuoklėse.

Bendra nuoroda

Kiekvienas atsargų judėjimas turi nuorodą. Kai judėjimas susijęs su sąskaita faktūra, nuoroda yra sąskaitos faktūros numeris, įvestas tiksliai taip, kaip jis rodomas apskaitos programoje.

Judėjimai be sąskaitos faktūros gauna savo nuorodų seriją (TR- perkėlimams, DMG- sugadinimams, CNT- inventorizacijoms), todėl kiekvieną judėjimą galima atsekti ir nieko nelieka tuščio.

Per mėnesį

1. Kai įvedama pirkimo sąskaita faktūra, prekes priimantis žmogus įrašo Receive judėjimą, o nuoroda yra sąskaitos faktūros numeris. Jei prekės atvyksta anksčiau nei sąskaita faktūra, kaip nuorodą naudokite tiekėjo važtaraščio numerį ir mėnesio pabaigoje susiekite jį su sąskaita faktūra.
2. Kai išrašoma pardavimo sąskaita faktūra, prekes siunčiantis žmogus įrašo Issue judėjimą su sąskaitos faktūros numeriu.
3. Perkėlimai, sugadinimai ir inventorizacijos įrašomi tik atsargų sistemoje.

Mėnesio pabaigoje: sutikrinkite kiekius

1. Eksportuokite mėnesio atsargas ir judėjimus iš atsargų sistemos. LightInventory leidžiami vaidmenys gali eksportuoti atsargas ir istoriją CSV, XLSX arba PDF formatu. Jūsų skaičiuoklės skirtukas Stock taip pat bet kada rodo atsargas pagal prekę ir vietą.
2. Susiekite sąskaitas faktūras su judėjimais. Išrašykite mėnesio sąskaitų faktūrų numerius iš apskaitos programos. Išrašykite Receive ir Issue judėjimų nuorodas. Kiekviena sąskaita faktūra, kurioje yra atsargų prekių, turi būti abiejuose sąrašuose. Sąskaita faktūra be judėjimo reiškia, kad prekėms išrašyta sąskaita faktūra, bet jos neįrašytos kaip išsiųstos ar priimtos, arba atvirkščiai.
3. Palyginkite kiekius pagal prekę. Jei jūsų apskaitos programa taip pat seka kiekius, palyginkite jos galutinį kiekį pagal SKU su atsargų sistemos suma visose vietose. Skirtumus turėtų paaiškinti judėjimai be sąskaitos faktūros: sugadinimai, vidinis naudojimas, inventorizacijos pataisos.
4. Įrašykite judėjimus be sąskaitų faktūrų į apskaitą. Susumuokite mėnesio Adjust judėjimus (sugadinimus, inventorizacijos pataisas, vidinį naudojimą) ir perduokite sumas buhalterinę apskaitą tvarkančiam asmeniui, kad atsargų vertė apskaitos pusėje juos atspindėtų.

Mėnesio pabaigoje: patikrinkite atsargų vertę

1. Paimkite kiekvienos prekės galutinį kiekį iš atsargų eksporto ir padauginkite jį iš prekės savikainos. Jūsų skirtuke Items kiekvienai prekei nurodyta savikaina.
2. Palyginkite sumą su atsargų verte apskaitos programoje.
3. Jei įrankiai naudoja skirtingus savikainos skaičiavimo metodus, tikėkitės nedidelių skirtumų. Apskaitos programa atsargas gali vertinti tokiu metodu kaip vidutinė savikaina, o paprasta kiekio ir savikainos sandauga naudoja vieną savikainą kiekvienai prekei. Kiekiai turi sutapti tiksliai; vertės turi būti artimos, o bet kokį skirtumą turi būti įmanoma paaiškinti.
4. Eksportą ir trumpą pastabą apie tai, ką radote, laikykite kartu su to mėnesio dokumentais.

Atliekamas kas mėnesį, šis darbas užima nedaug laiko, nes skirtumai maži ir neseni. Atliekamas kartą per metus, jis gali užtrukti kelias dienas.

Kur tinka LightInventory

LightInventory yra atsargų programėlė, sukurta virš jums priklausančios „Google“ skaičiuoklės. Ji atlieka aukščiau aprašyto padalijimo atsargų valdymo dalį.

• Judėjimai, o ne perrašyti skaičiai. Kiekvienas priėmimas, išdavimas, perkėlimas ir koregavimas yra eilutė skirtuke Movements su kiekiu, nuoroda, pastaba ir tuo, kas jį atliko. Turimos atsargos apskaičiuojamos iš šių eilučių pagal prekę ir vietą.
• Istorija su priežastimi. Kiekvienas pakeitimas įrašomas į skirtuką Log: kas, ką, kada ir kodėl, įskaitant judėjimo nuorodą. Istorija atskleidžia klastojimą: tyliai pakeistas ar ištrintas įrašas neišlaiko patikros. Žr. audito seką.
• Patvirtinimai, kuriuos pasirenkate jūs. Jūs nusprendžiate, kurie pakeitimai laukia peržiūros, pavyzdžiui, atsargų koregavimai arba kainų ir savikainos pakeitimai. Niekas negali patvirtinti savo paties prašymo.
• Vaidmenys ir vietos. Savininkas, administratorius, tvirtintojas, redaktorius ir peržiūrėtojas, o redaktoriai ir peržiūrėtojai apriboti jūsų pasirinktomis vietomis.
• Pataisos netrinant. Klaida taisoma atšaukimu, kuris prideda naują įrašą, panaikinantį senąjį, todėl mėnesio pabaigos duomenys ir istorija sutampa.
• Jūsų duomenys lieka jūsų skaičiuoklėje. Jei nustosite naudoti LightInventory, failas liks jums.

Šiuo metu integracijos su apskaitos programomis nėra. Abu įrankius sieja sąskaitos faktūros numeris prie kiekvieno judėjimo ir mėnesio pabaigos eksportas. Planai pateikti puslapyje kainos.

Kontrolinis sąrašas

1. Užrašykite, kuris įrankis yra pinigų įrašas, o kuris vienetų.
2. Abiejuose įrankiuose kiekvienai prekei naudokite tą patį SKU.
3. Prie kiekvieno su sąskaita faktūra susijusio judėjimo nurodykite sąskaitos faktūros numerį.
4. Judėjimams be sąskaitos faktūros skirkite atskirą nuorodų seriją.
5. Kartu su buhalteriu nuspręskite, ar apskaitos programa taip pat seka kiekius.
6. Pasirinkite, kuriems atsargų pakeitimams reikia patvirtinimo.
7. Inventorizuokite atsargas pagal grafiką ir kiekvieną pataisą įrašykite su priežastimi.
8. Kas mėnesį sutikrinkite sąskaitas faktūras, kiekius ir vertę, o eksportą išsaugokite.

Klausimai

Ar LightInventory sinchronizuojama su mano apskaitos programa?

Ne. Šiuo metu integracijos su apskaitos programomis nėra. Abu įrankius suderinate prie kiekvieno susijusio atsargų judėjimo nurodydami sąskaitos faktūros numerį ir mėnesio pabaigoje atlikdami sutikrinimą pagal LightInventory eksportą.

Ar atsargų kiekiai turėtų būti abiejuose įrankiuose?

Tai priklauso nuo to, kaip tvarkoma jūsų buhalterinė apskaita. Kai kurios įmonės kiekius laiko abiejuose įrankiuose ir kas mėnesį juos palygina; kitos kiekius laiko tik atsargų sistemoje, o atsargų vertę apskaitoje įrašo mėnesio pabaigoje. Paklauskite savo buhalterio, kas tinka jūsų įmonei, ir užrašykite sprendimą.

Ką daryti, jei prekės atvyksta anksčiau nei sąskaita faktūra?

Įrašykite Receive judėjimą, kai prekės atvyksta, o kaip nuorodą naudokite tiekėjo važtaraščio numerį. Kai gaunate sąskaitą faktūrą, mėnesio pabaigos sutikrinime šalia sąskaitos faktūros numerio nurodykite važtaraščio numerį, kad juos vis tiek būtų galima susieti.