Lagerverwaltung neben Ihrer Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware und Lagerverwaltung erledigen unterschiedliche Aufgaben. Buchhaltungssoftware dreht sich um Rechnungen, Konten und Steuern: was Sie verkauft und eingekauft haben, was Sie schulden und was man Ihnen schuldet. Lagerverwaltung dreht sich um Bewegungen, Lagerorte, Zählungen und darum, wer was geändert hat: wo sich jede Einheit gerade befindet und wie sie dorthin gekommen ist. Viele kleine Unternehmen nutzen beides, und die beiden arbeiten gut zusammen, wenn jedes Werkzeug einen klar abgegrenzten Teil der Arbeit verantwortet und eine gemeinsame Referenz sie verbindet.

Dieser Ratgeber erklärt, wann sich ein eigenes Lagersystem lohnt, wie Sie die Zuständigkeiten zwischen den beiden Werkzeugen aufteilen und wie Sie beide mit Rechnungsnummern und einem monatlichen Abgleich abgestimmt halten. Am Ende finden Sie eine Checkliste und Antworten auf häufige Fragen.

Zwei Werkzeuge, zwei Aufgaben

Viele Programme für Buchhaltung, Buchführung und Rechnungsstellung enthalten Lagerfunktionen, etwa Artikellisten, Mengen, die beim Fakturieren sinken, und Berichte zum Lagerwert. Für ein Unternehmen mit einem Lagerraum und einer Person, die sich um den Bestand kümmert, kann das alles sein, was Sie brauchen.

Die Fragen, für die jedes Werkzeug gemacht ist, sind allerdings verschieden.

Wenn die zweite Spalte im Alltag wichtig wird, lohnt es sich, über ein eigenes Lagersystem nachzudenken.

Wann sich ein eigenes Lagersystem lohnt

• Der Bestand liegt an mehr als einem Ort. Ein Lager, ein Laden, ein paar Lieferwagen, ein Kundenstandort. Sie brauchen den Bestand pro Artikel und Lagerort sowie Umlagerungen zwischen Lagerorten, die nicht als Verkauf oder Einkauf zählen.
• Mehrere Personen ändern den Bestand. Jede Person erfasst Wareneingänge, Entnahmen und Korrekturen. Sie müssen wissen, wer was getan hat, und jede Person auf die Lagerorte beschränken, an denen sie arbeitet.
• Manche Änderungen brauchen ein zweites Paar Augen. Eine große Zählkorrektur oder eine Preisänderung sollte warten, bis jemand anderes sie freigibt.
• Sie zählen regelmäßig. Zählungen führen zu Korrekturen. Jede Korrektur soll als eigener Eintrag mit Begründung erfasst werden, nicht als stillschweigend geänderte Zahl.
• Ware bewegt sich ohne Rechnung. Muster, beschädigte Ware, Eigenverbrauch, Rücksendungen an einen Lieferanten, für die eine Gutschrift aussteht, und Umlagerungen zwischen Lagerorten ändern den Bestand vor, nach oder ganz ohne Rechnung.
• Sie brauchen einen Prüfpfad für den Bestand. Wenn eine Zahl falsch aussieht, wollen Sie sie bis zu den genauen Bewegungen zurückverfolgen, mit Datum, Namen und Referenzen.

Trifft nichts davon zu, reichen die Lagerfunktionen Ihres Buchhaltungsprogramms möglicherweise aus. Treffen mehrere Punkte zu, lesen Sie weiter.

Zuständigkeiten aufteilen

Die einfachste Regel: Die Buchhaltung verantwortet das Geld, die Lagerverwaltung die Einheiten. Legen Sie einmal fest, welches Werkzeug für welche Information maßgeblich ist, und halten Sie es für das Team schriftlich fest.

Verwenden Sie in beiden Werkzeugen dieselben Artikelnummern (SKUs). Eine Nummer, ein Artikel, an beiden Stellen. Das ist mit Abstand das Nützlichste, was Sie tun können, um den Abgleich einfach zu machen.

Beide abgestimmt halten: ein durchgerechnetes Beispiel

LightInventory ist heute nicht mit Buchhaltungssoftware verbunden, es gibt also keine automatische Synchronisierung. Der folgende Ablauf hält beide von Hand abgestimmt und funktioniert genauso mit einem Bestandsjournal in Google Tabellen. Wie Sie dieses Journal aufbauen, steht unter Lagerverwaltung in Google Tabellen.

Die gemeinsame Referenz

Jede Lagerbewegung hat eine Referenz. Gehört eine Bewegung zu einer Rechnung, ist die Referenz die Rechnungsnummer, genau so geschrieben, wie sie in der Buchhaltungssoftware steht.

Bewegungen ohne Rechnung bekommen eine eigene Referenzserie (TR- für Umlagerungen, DMG- für Schäden, CNT- für Zählungen), damit sich jede Bewegung nachverfolgen lässt und nichts leer bleibt.

Im Laufe des Monats

1. Wenn eine Eingangsrechnung erfasst wird, bucht die Person, die die Ware annimmt, eine Receive-Bewegung mit der Rechnungsnummer als Referenz. Kommt die Ware vor der Rechnung, verwenden Sie die Lieferscheinnummer des Lieferanten als Referenz und ordnen sie am Monatsende der Rechnung zu.
2. Wenn eine Ausgangsrechnung gestellt wird, bucht die Person, die versendet, eine Issue-Bewegung mit der Rechnungsnummer.
3. Umlagerungen, Schäden und Zählungen werden nur im Lagersystem erfasst.

Am Monatsende: Mengen abgleichen

1. Bestand und Bewegungen exportieren. Exportieren Sie Bestand und Bewegungen des Monats aus dem Lagersystem. In LightInventory können berechtigte Rollen Bestand und Verlauf als CSV, XLSX oder PDF exportieren. Das Blatt Stock in Ihrer Tabelle zeigt außerdem jederzeit den Bestand pro Artikel und Lagerort.
2. Rechnungen und Bewegungen zuordnen. Listen Sie die Rechnungsnummern des Monats aus der Buchhaltungssoftware auf. Listen Sie die Referenzen der Receive- und Issue-Bewegungen auf. Jede Rechnung mit Lagerartikeln sollte in beiden Listen stehen. Eine Rechnung ohne Bewegung bedeutet, dass Ware in Rechnung gestellt, aber nicht als versendet oder eingegangen erfasst wurde, oder umgekehrt.
3. Mengen pro Artikel vergleichen. Führt Ihr Buchhaltungsprogramm ebenfalls Mengen, vergleichen Sie dessen Endmenge pro SKU mit der Gesamtmenge des Lagersystems über alle Lagerorte. Unterschiede sollten sich durch Bewegungen ohne Rechnung erklären lassen: Schäden, Eigenverbrauch, Zählkorrekturen.
4. Bewegungen ohne Rechnung in der Buchhaltung erfassen. Summieren Sie die Adjust-Bewegungen des Monats (Schäden, Zählkorrekturen, Eigenverbrauch) und geben Sie die Summen an die Person weiter, die die Bücher führt, damit der Lagerwert in der Buchhaltung sie widerspiegelt.

Am Monatsende: Lagerwert prüfen

1. Nehmen Sie die Endmenge pro Artikel aus dem Bestandsexport und multiplizieren Sie sie mit den Kosten des Artikels. Ihr Blatt Items enthält für jeden Artikel einen Kostenwert.
2. Vergleichen Sie die Summe mit dem Lagerwert in der Buchhaltungssoftware.
3. Rechnen Sie mit kleinen Unterschieden, wenn beide unterschiedlich bewerten. Buchhaltungssoftware bewertet den Bestand womöglich mit einem Verfahren wie dem Durchschnittspreis, während eine einfache Rechnung aus Menge mal Kosten einen Kostenwert pro Artikel verwendet. Die Mengen sollten exakt übereinstimmen; die Werte sollten nah beieinander liegen, und jede Lücke sollte sich erklären lassen.
4. Bewahren Sie den Export und eine kurze Notiz zu Ihren Ergebnissen bei den Unterlagen des Monats auf.

Monatlich erledigt, kostet das wenig Zeit, weil die Unterschiede klein und frisch sind. Einmal im Jahr erledigt, kann es Tage dauern.

Wo LightInventory passt

LightInventory ist eine Lager-App, die auf einer Google Tabelle aufbaut, die Ihnen gehört. Sie übernimmt die Lagerseite der oben beschriebenen Aufteilung.

• Bewegungen statt überschriebener Zahlen. Jeder Wareneingang, jede Entnahme, Umlagerung und Korrektur ist eine Zeile im Blatt Movements, mit Menge, Referenz, Notiz und der Person, die sie erfasst hat. Der Bestand wird aus diesen Zeilen pro Artikel und Lagerort berechnet.
• Ein Verlauf mit Begründung. Jede Änderung wird im Blatt Log mit wer, was, wann und warum festgehalten, einschließlich der Referenz der Bewegung. Manipulationen am Verlauf fallen auf: Ein stillschweigend bearbeiteter oder gelöschter Eintrag besteht die Prüfung nicht. Siehe Prüfpfad.
• Freigaben nach Ihrer Wahl. Sie entscheiden, welche Änderungen auf eine Prüfung warten, zum Beispiel Bestandskorrekturen oder Änderungen an Preisen und Kosten. Niemand kann die eigene Anfrage freigeben.
• Rollen und Lagerorte. Inhaber, Administrator, Genehmiger, Bearbeiter und Betrachter, wobei Bearbeiter und Betrachter auf die Lagerorte beschränkt sind, die Sie auswählen.
• Korrigieren ohne Löschen. Ein Fehler wird rückgängig gemacht, indem ein neuer Eintrag den alten aufhebt, sodass Monatsendzahlen und Verlauf übereinstimmen.
• Ihre Daten bleiben in Ihrer Tabelle. Wenn Sie LightInventory nicht mehr nutzen, behalten Sie die Datei.

Eine Integration mit Buchhaltungssoftware gibt es heute nicht. Die Rechnungsnummer an jeder Bewegung und der Export am Monatsende sind die Verbindung zwischen beiden. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Checkliste

1. Halten Sie schriftlich fest, welches Werkzeug für Geld und welches für Einheiten maßgeblich ist.
2. Verwenden Sie für jeden Artikel in beiden Werkzeugen dieselbe SKU.
3. Tragen Sie an jeder Bewegung, die zu einer Rechnung gehört, die Rechnungsnummer ein.
4. Geben Sie Bewegungen ohne Rechnung eine eigene Referenzserie.
5. Entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob das Buchhaltungsprogramm ebenfalls Mengen führt.
6. Legen Sie fest, welche Bestandsänderungen eine Freigabe brauchen.
7. Zählen Sie den Bestand nach Plan und erfassen Sie jede Korrektur mit Begründung.
8. Gleichen Sie Rechnungen, Mengen und Wert jeden Monat ab, und bewahren Sie den Export auf.

Fragen

Synchronisiert sich LightInventory mit meiner Buchhaltungssoftware?

Nein. Eine Integration mit Buchhaltungssoftware gibt es heute nicht. Sie halten beide abgestimmt, indem Sie an jeder zugehörigen Lagerbewegung die Rechnungsnummer eintragen und am Monatsende mit einem Export aus LightInventory abgleichen.

Sollten Bestandsmengen in beiden Werkzeugen geführt werden?

Das hängt davon ab, wie Ihre Bücher geführt werden. Manche Unternehmen führen Mengen in beiden und vergleichen sie jeden Monat; andere führen Mengen nur im Lagersystem und erfassen den Lagerwert am Monatsende in der Buchhaltung. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was zu Ihrem Unternehmen passt, und halten Sie die Entscheidung schriftlich fest.

Was, wenn die Ware vor der Rechnung kommt?

Erfassen Sie die Receive-Bewegung, wenn die Ware ankommt, mit der Lieferscheinnummer des Lieferanten als Referenz. Wenn die Rechnung eintrifft, notieren Sie die Lieferscheinnummer neben der Rechnungsnummer in Ihrem Monatsabgleich, damit sich die Zuordnung trotzdem herstellen lässt.