Voorraadbeheer naast je boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware en voorraadbeheer doen verschillend werk. Boekhoudsoftware draait om facturen, grootboeken en belasting: wat je verkocht, wat je inkocht, wat je verschuldigd bent en wat je nog tegoed hebt. Voorraadbeheer draait om mutaties, locaties, tellingen en wie wat heeft gewijzigd: waar elke eenheid nu is, en hoe die daar kwam. Veel kleine bedrijven gebruiken allebei, en de twee werken goed samen als elk een duidelijk deel van het werk bezit en een gedeelde referentie ze verbindt.

Deze gids legt uit wanneer een apart voorraadsysteem helpt, hoe je de verantwoordelijkheden tussen de twee tools verdeelt en hoe je ze gelijk houdt met factuurnummers en een maandelijkse afstemming. Hij sluit af met een checklist en antwoorden op veelgestelde vragen.

Twee tools, twee taken

Veel boekhoud-, administratie- en factuurprogramma's hebben voorraadfuncties, zoals artikellijsten, aantallen die dalen als je factureert en rapporten over de voorraadwaarde. Voor een bedrijf met één opslagruimte en één persoon die de voorraad beheert, kan dat alles zijn wat je nodig hebt.

De vragen waarvoor elke tool is ontworpen, verschillen echter.

Gaat de tweede kolom er dagelijks toe doen, dan is een apart voorraadsysteem het overwegen waard.

Wanneer een apart voorraadsysteem helpt

• Voorraad ligt op meer dan één plek. Een magazijn, een winkel, een paar bussen, een locatie bij een klant. Je hebt voorraad per artikel en per locatie nodig, en overboekingen tussen locaties die niet als verkoop of inkoop tellen.
• Meerdere mensen wijzigen de voorraad. Iedereen legt ontvangsten, uitgiftes en correcties vast. Je wilt weten wie wat deed, en elke persoon beperken tot de locaties waar hij of zij werkt.
• Sommige wijzigingen hebben een tweede paar ogen nodig. Een grote telcorrectie of een prijswijziging moet wachten tot iemand anders die goedkeurt.
• Je telt de voorraad regelmatig. Tellingen leveren correcties op. Je wilt elke correctie als eigen regel met een reden vastleggen, niet als een stilletjes gewijzigd getal.
• Voorraad beweegt zonder factuur. Monsters, beschadigde goederen, intern gebruik, retouren aan een leverancier in afwachting van een creditnota en overboekingen tussen locaties wijzigen allemaal de voorraad vóór, na of zonder factuur.
• Je hebt een audittrail voor de voorraad nodig. Ziet een getal er verkeerd uit, dan wil je het herleiden tot de precieze mutaties, met datums, namen en referenties.

Is niets hiervan van toepassing, dan zijn de voorraadfuncties in je boekhoudtool misschien genoeg. Zijn er meerdere van toepassing, lees dan verder.

Verdeel de verantwoordelijkheden

De eenvoudigste regel: de boekhouding gaat over geld, het voorraadbeheer over eenheden. Bepaal één keer welke tool de bron is voor elk soort informatie, en leg dat vast voor het team.

Gebruik in beide tools dezelfde artikelcodes (SKU's). Eén code, één artikel, op beide plekken. Dit is verreweg het nuttigste wat je kunt doen om de afstemming eenvoudig te maken.

Beide gelijk houden: een uitgewerkt voorbeeld

LightInventory koppelt vandaag niet met boekhoudsoftware, dus er is geen automatische synchronisatie. De werkwijze hieronder houdt de twee met de hand gelijk, en werkt op dezelfde manier met een voorraadlogboek in Google Spreadsheets. Zie voorraadbeheer in Google Spreadsheets voor de opzet van dat logboek.

De gedeelde referentie

Elke voorraadmutatie heeft een referentie. Hoort een mutatie bij een factuur, dan is de referentie het factuurnummer, precies getypt zoals het in de boekhoudsoftware staat.

Mutaties zonder factuur krijgen een eigen referentiereeks (TR- voor overboekingen, DMG- voor schade, CNT- voor tellingen), zodat elke mutatie te herleiden is en niets leeg blijft.

Tijdens de maand

1. Wordt een inkoopfactuur ingevoerd, dan legt degene die de goederen ontvangt een Receive-mutatie vast met het factuurnummer als referentie. Komen de goederen vóór de factuur binnen, gebruik dan het nummer van de pakbon van de leverancier als referentie en koppel het aan het eind van de maand aan de factuur.
2. Wordt een verkoopfactuur uitgereikt, dan legt degene die verzendt een Issue-mutatie vast met het factuurnummer.
3. Overboekingen, schade en tellingen worden alleen in het voorraadsysteem vastgelegd.

Aan het eind van de maand: aantallen afstemmen

1. Exporteer voorraad en mutaties van de maand uit het voorraadsysteem. In LightInventory kunnen bevoegde rollen voorraad en geschiedenis exporteren als CSV, XLSX of PDF. Het tabblad Stock in je spreadsheet toont ook op elk moment de voorraad per artikel en locatie.
2. Koppel facturen aan mutaties. Maak een lijst van de factuurnummers van de maand uit de boekhoudsoftware. Maak een lijst van de referenties bij Receive- en Issue-mutaties. Elke factuur met voorraadartikelen moet in beide lijsten staan. Een factuur zonder mutatie betekent dat goederen zijn gefactureerd maar niet als verzonden of ontvangen zijn vastgelegd, of andersom.
3. Vergelijk de aantallen per artikel. Houdt je boekhoudtool ook aantallen bij, vergelijk dan het eindaantal per SKU met het totaal van het voorraadsysteem over alle locaties. Verschillen moeten verklaard worden door mutaties zonder factuur: schade, intern gebruik, telcorrecties.
4. Leg de mutaties zonder factuur vast in de boekhouding. Tel de Adjust-mutaties van de maand op (schade, telcorrecties, intern gebruik) en geef de totalen door aan wie de boekhouding doet, zodat de voorraadwaarde in de boekhouding ze weerspiegelt.

Aan het eind van de maand: de voorraadwaarde controleren

1. Neem het eindaantal per artikel uit de voorraadexport en vermenigvuldig het met de kostprijs van het artikel. Je tabblad Items bevat voor elk artikel een kostprijs.
2. Vergelijk het totaal met de voorraadwaarde in de boekhoudsoftware.
3. Verwacht kleine verschillen als de twee anders waarderen. Boekhoudsoftware kan de voorraad waarderen met een methode zoals de gemiddelde kostprijs, terwijl een eenvoudige berekening van aantal maal kostprijs één kostprijs per artikel gebruikt. Aantallen moeten precies overeenkomen; waarden moeten dicht bij elkaar liggen, en elk verschil moet te verklaren zijn.
4. Bewaar de export en een korte notitie van wat je vond bij de administratie van die maand.

Doe je dit elke maand, dan kost het weinig tijd, omdat verschillen klein en recent zijn. Doe je het één keer per jaar, dan kan het dagen duren.

Waar LightInventory past

LightInventory is een voorraadapp die werkt op een Google-spreadsheet die van jou is. Het neemt de kant van het voorraadbeheer in de verdeling hierboven voor zijn rekening.

• Mutaties, geen overschreven getallen. Elke ontvangst, uitgifte, overboeking en correctie is een rij in een tabblad Movements, met aantal, referentie, notitie en wie hem maakte. De actuele voorraad wordt uit die rijen berekend, per artikel en locatie.
• Een geschiedenis met de reden. Elke wijziging wordt vastgelegd in een tabblad Log met wie, wat, wanneer en waarom, inclusief de referentie van de mutatie. In de geschiedenis valt geknoei op: een stiekem bewerkte of verwijderde regel komt niet door de controle. Zie de audittrail.
• Goedkeuringen die je zelf kiest. Jij bepaalt welke wijzigingen op beoordeling wachten, bijvoorbeeld voorraadcorrecties of wijzigingen van prijs en kostprijs. Niemand kan zijn eigen verzoek goedkeuren.
• Rollen en locaties. Eigenaar, Beheerder, Goedkeurder, Bewerker en Lezer, waarbij Bewerkers en Lezers beperkt zijn tot de locaties die jij kiest.
• Herstellen zonder wissen. Een fout wordt hersteld met een terugdraaiing, die een nieuwe regel toevoegt die de oude ongedaan maakt, zodat de cijfers aan het eind van de maand en de geschiedenis overeenkomen.
• Je gegevens blijven in je spreadsheet. Stop je met LightInventory, dan houd je het bestand.

Er is vandaag geen koppeling met boekhoudsoftware. Het factuurnummer bij elke mutatie en de export aan het eind van de maand vormen de verbinding tussen de twee. De abonnementen staan op prijzen.

Checklist

1. Leg vast welke tool de bron is voor geld en welke voor eenheden.
2. Gebruik voor elk artikel dezelfde SKU in beide tools.
3. Zet het factuurnummer bij elke mutatie die bij een factuur hoort.
4. Geef mutaties zonder factuur een eigen referentiereeks.
5. Bepaal samen met je boekhouder of de boekhoudtool ook aantallen bijhoudt.
6. Kies welke voorraadwijzigingen goedkeuring nodig hebben.
7. Tel de voorraad volgens een vast schema en leg elke correctie vast met een reden.
8. Stem facturen, aantallen en waarde elke maand af, en bewaar de export.

Vragen

Synchroniseert LightInventory met mijn boekhoudsoftware?

Nee. Er is vandaag geen koppeling met boekhoudsoftware. Je houdt de twee gelijk door het factuurnummer bij elke bijbehorende voorraadmutatie te zetten en aan het eind van de maand af te stemmen met een export uit LightInventory.

Moeten de voorraadaantallen in beide tools staan?

Dat hangt af van hoe je boekhouding wordt gevoerd. Sommige bedrijven houden aantallen in beide bij en vergelijken ze elke maand; andere houden aantallen alleen in het voorraadsysteem bij en leggen de voorraadwaarde aan het eind van de maand vast in de boekhouding. Vraag je boekhouder wat bij je bedrijf past, en leg de beslissing vast.

Wat als de goederen vóór de factuur binnenkomen?

Leg de Receive-mutatie vast als de goederen binnenkomen, met het nummer van de pakbon van de leverancier als referentie. Komt de factuur binnen, zet dan bij de afstemming aan het eind van de maand het pakbonnummer naast het factuurnummer, zodat de koppeling alsnog gemaakt kan worden.