Skladová evidencia popri účtovnom programe

Účtovný program a skladová evidencia robia každý inú prácu. Účtovný program stojí na faktúrach, účtovných knihách a daniach: čo ste predali, čo ste nakúpili, čo dlhujete a čo dlhujú vám. Skladová evidencia stojí na pohyboch, umiestneniach, inventúrach a zázname o tom, kto čo zmenil: kde je práve teraz každý kus a ako sa tam dostal. Mnoho malých firiem používa oboje a oba nástroje spolu dobre fungujú, keď každý z nich zodpovedá za jasne vymedzenú časť práce a spája ich spoločná referencia.

Tento návod vysvetľuje, kedy pomáha samostatný skladový systém, ako rozdeliť zodpovednosť medzi oba nástroje a ako ich udržať v súlade pomocou čísel faktúr a mesačného odsúhlasenia. Na konci nájdete kontrolný zoznam a odpovede na časté otázky.

Dva nástroje, dve úlohy

Mnoho účtovných, evidenčných a fakturačných programov obsahuje skladové funkcie, napríklad zoznamy položiek, množstvá, ktoré sa pri fakturácii znižujú, a prehľady hodnoty zásob. Firme s jedným skladom a jednou osobou, ktorá sa o zásoby stará, to môže úplne stačiť.

Otázky, na ktoré má každý z nástrojov odpovedať, sú však iné.

Keď druhý stĺpec začne mať význam v každodennej práci, oplatí sa o samostatnom skladovom systéme uvažovať.

Kedy pomáha samostatný skladový systém

• Tovar je na viacerých miestach. Sklad, predajňa, niekoľko dodávok, miesto u zákazníka. Potrebujete stav pre každú položku a každé umiestnenie a presuny medzi umiestneniami, ktoré sa nepočítajú ako predaj ani nákup.
• Stav skladu mení viac ľudí. Každý zapisuje príjmy, výdaje a úpravy. Potrebujete vedieť, kto čo urobil, a obmedziť každého na umiestnenia, v ktorých pracuje.
• Niektoré zmeny potrebujú druhý pár očí. Veľká inventúrna úprava alebo zmena ceny by mala počkať, kým ju schváli niekto iný.
• Pravidelne robíte inventúru. Z inventúr vznikajú úpravy. Chcete, aby každá úprava bola zapísaná ako samostatný záznam s dôvodom, nie ako potichu zmenené číslo.
• Tovar sa pohybuje bez faktúry. Vzorky, poškodený tovar, vlastná spotreba, vrátenia dodávateľovi čakajúce na dobropis a presuny medzi umiestneniami menia stav skladu pred faktúrou, po nej alebo úplne bez nej.
• Potrebujete auditnú stopu skladu. Keď nejaké číslo nesedí, chcete ho dohľadať až ku konkrétnym pohybom, s dátumami, menami a referenciami.

Ak nič z toho neplatí, môžu vám skladové funkcie vášho účtovného programu stačiť. Ak platí niekoľko bodov, čítajte ďalej.

Rozdeľte zodpovednosť

Najjednoduchšie pravidlo: účtovníctvo vlastní peniaze, skladová evidencia vlastní kusy. Raz rozhodnite, ktorý nástroj je pre ktorú informáciu zdrojom, a zapíšte to pre tím.

V oboch nástrojoch používajte rovnaké kódy položiek (SKU). Jeden kód, jedna položka, na oboch miestach. Je to to najužitočnejšie, čo môžete urobiť, aby bolo odsúhlasenie jednoduché.

Udržte oba v súlade: príklad krok za krokom

LightInventory sa dnes s účtovnými programami neprepája, takže žiadna automatická synchronizácia neexistuje. Nižšie opísaný postup udržiava oba nástroje v súlade ručne a funguje rovnako so skladovým denníkom vedeným v Tabuľkách Google. Návrh takého denníka nájdete v návode správa skladu v Tabuľkách Google.

Spoločná referencia

Každý skladový pohyb má referenciu. Keď sa pohyb týka faktúry, referenciou je číslo faktúry, zapísané presne tak, ako je uvedené v účtovnom programe.

Pohyby bez faktúry dostávajú vlastný rad referencií (TR- pre presuny, DMG- pre poškodenia, CNT- pre inventúry), takže každý pohyb sa dá dohľadať a nič nezostane prázdne.

Počas mesiaca

1. Keď sa zadá prijatá faktúra, osoba, ktorá tovar prijíma, zapíše pohyb Receive s číslom faktúry ako referenciou. Ak tovar príde pred faktúrou, použite ako referenciu číslo dodacieho listu od dodávateľa a na konci mesiaca ho spárujte s faktúrou.
2. Keď sa vystaví vydaná faktúra, osoba, ktorá tovar odosiela, zapíše pohyb Issue s číslom faktúry.
3. Presuny, poškodenia a inventúry sa zapisujú len v skladovom systéme.

Na konci mesiaca: odsúhlaste množstvá

1. Exportujte zásoby a pohyby za daný mesiac zo skladového systému. V LightInventory môžu oprávnené roly exportovať zásoby a históriu vo formáte CSV, XLSX alebo PDF. Hárok Stock vo vašej tabuľke navyše kedykoľvek ukazuje stav pre každú položku a umiestnenie.
2. Spárujte faktúry s pohybmi. Spíšte čísla faktúr za mesiac z účtovného programu. Spíšte referencie pri pohyboch Receive a Issue. Každá faktúra, ktorá obsahuje skladové položky, by mala byť v oboch zoznamoch. Faktúra bez pohybu znamená, že tovar bol vyfakturovaný, ale nebol zapísaný ako odoslaný alebo prijatý, prípadne naopak.
3. Porovnajte množstvá pri každej položke. Ak váš účtovný program tiež vedie množstvá, porovnajte jeho konečné množstvo pre každé SKU so súčtom v skladovom systéme za všetky umiestnenia. Rozdiely by mali vysvetľovať pohyby bez faktúry: poškodenia, vlastná spotreba, inventúrne úpravy.
4. Zapíšte pohyby bez faktúry do účtovníctva. Spočítajte pohyby Adjust za mesiac (poškodenia, inventúrne úpravy, vlastná spotreba) a odovzdajte súčty tomu, kto vedie účtovníctvo, aby ich hodnota zásob na účtovnej strane zohľadňovala.

Na konci mesiaca: skontrolujte hodnotu zásob

1. Vezmite konečné množstvo každej položky z exportu zásob a vynásobte ho nákladovou cenou položky. Váš hárok Items obsahuje nákladovú cenu každej položky.
2. Porovnajte súčet s hodnotou zásob v účtovnom programe.
3. Ak oba nástroje oceňujú inak, počítajte s malými rozdielmi. Účtovný program môže zásoby oceňovať metódou, ako je priemerná cena, zatiaľ čo jednoduché vynásobenie množstva nákladovou cenou používa jednu cenu pre každú položku. Množstvá by mali sedieť presne; hodnoty by mali byť blízko a každý rozdiel by sa mal dať vysvetliť.
4. Export a krátku poznámku o tom, čo ste zistili, uložte k dokladom za daný mesiac.

Keď to robíte každý mesiac, zaberie to málo času, pretože rozdiely sú malé a čerstvé. Keď to robíte raz ročne, môže to trvať dni.

Ako do toho zapadá LightInventory

LightInventory je skladová aplikácia postavená nad tabuľkou Google, ktorú vlastníte. Stará sa o skladovú časť vyššie opísaného rozdelenia.

• Pohyby, nie prepísané čísla. Každý príjem, výdaj, presun a úprava je riadok v hárku Movements s množstvom, referenciou, poznámkou a tým, kto ho zapísal. Stav na sklade sa z týchto riadkov počíta pre každú položku a umiestnenie.
• História aj s dôvodom. Každá zmena sa zapíše do hárka Log s tým, kto, čo, kedy a prečo, vrátane referencie pohybu. História odhaľuje zásahy: nenápadne upravený alebo odstránený záznam neprejde overením. Pozrite si auditnú stopu.
• Schvaľovanie podľa vašej voľby. Vy určíte, ktoré zmeny čakajú na kontrolu, napríklad úpravy skladu alebo zmeny ceny a nákladovej ceny. Nikto nemôže schváliť vlastnú žiadosť.
• Roly a umiestnenia. Vlastník, Správca, Schvaľovateľ, Editor a Čitateľ, pričom Editori a Čitatelia sú obmedzení na umiestnenia, ktoré zvolíte.
• Opravy bez mazania. Chyba sa opraví vrátením zmeny, ktoré pridá nový záznam rušiaci ten pôvodný, takže čísla z konca mesiaca a história spolu súhlasia.
• Vaše údaje zostávajú vo vašej tabuľke. Ak LightInventory prestanete používať, súbor vám zostane.

Prepojenie s účtovnými programami dnes neexistuje. Spojnicou medzi oboma nástrojmi je číslo faktúry pri každom pohybe a export na konci mesiaca. Plány nájdete v cenníku.

Kontrolný zoznam

1. Zapíšte si, ktorý nástroj je zdrojom pre peniaze a ktorý pre kusy.
2. Pre každú položku používajte v oboch nástrojoch rovnaké SKU.
3. Pri každom pohybe, ktorý sa týka faktúry, uveďte číslo faktúry.
4. Pohybom bez faktúry dajte vlastný rad referencií.
5. So svojím účtovníkom rozhodnite, či účtovný program tiež vedie množstvá.
6. Zvoľte, ktoré zmeny skladu vyžadujú schválenie.
7. Robte inventúru podľa plánu a každú úpravu zapíšte s dôvodom.
8. Každý mesiac odsúhlaste faktúry, množstvá a hodnotu a export si uložte.

Otázky

Synchronizuje sa LightInventory s mojím účtovným programom?

Nie. Prepojenie s účtovnými programami dnes neexistuje. Oba nástroje udržiavate v súlade tak, že pri každom súvisiacom skladovom pohybe uvediete číslo faktúry a na konci mesiaca ich odsúhlasíte pomocou exportu z LightInventory.

Majú byť množstvá na sklade v oboch nástrojoch?

Závisí to od toho, ako sa vedie vaše účtovníctvo. Niektoré firmy vedú množstvá v oboch a každý mesiac ich porovnávajú; iné vedú množstvá len v skladovom systéme a hodnotu zásob zapisujú do účtovníctva na konci mesiaca. Opýtajte sa svojho účtovníka, čo sa pre vašu firmu hodí, a rozhodnutie si zapíšte.

Čo ak tovar príde pred faktúrou?

Pohyb Receive zapíšte, keď tovar príde, a ako referenciu použite číslo dodacieho listu od dodávateľa. Keď príde faktúra, uveďte v mesačnom odsúhlasení číslo dodacieho listu vedľa čísla faktúry, aby sa obe dali stále spárovať.