Lagerstyring ved siden av regnskapsprogrammet

Regnskapsprogram og lagerstyring gjør ulike jobber. Et regnskapsprogram er bygd rundt fakturaer, hovedbok og skatt: hva du har solgt, hva du har kjøpt, hva du skylder, og hva andre skylder deg. Lagerstyring er bygd rundt bevegelser, plasseringer, varetellinger og hvem som endret hva: hvor hver enhet er akkurat nå, og hvordan den havnet der. Mange små bedrifter bruker begge, og de fungerer godt sammen når hver av dem eier en tydelig del av arbeidet og en felles referanse binder dem sammen.

Denne veiledningen forklarer når et eget lagersystem hjelper, hvordan du fordeler ansvaret mellom de to verktøyene, og hvordan du holder dem i takt med fakturanumre og en månedlig avstemming. Den avsluttes med en sjekkliste og svar på vanlige spørsmål.

To verktøy, to jobber

Mange regnskaps-, bokførings- og faktureringsprogrammer har lagerfunksjoner, for eksempel varelister, antall som går ned når du fakturerer, og rapporter over lagerverdi. For en bedrift med ett lagerrom og én person som håndterer lageret, kan det være alt du trenger.

Spørsmålene hvert verktøy er laget for å svare på, er likevel ulike.

Når den andre kolonnen begynner å bety noe i det daglige, er et eget lagersystem verdt å vurdere.

Når et eget lagersystem hjelper

• Lageret ligger på mer enn ett sted. Et lager, en butikk, noen varebiler, en kundes lokaler. Du trenger beholdning per vare og per plassering, og overføringer mellom plasseringer som ikke regnes som salg eller innkjøp.
• Flere personer endrer lageret. Hver person registrerer varemottak, uttak og rettelser. Du må vite hvem som gjorde hva, og kunne begrense hver person til plasseringene de jobber på.
• Noen endringer trenger et ekstra par øyne. En stor tellingsrettelse eller en prisendring bør vente på at noen andre godkjenner den.
• Du teller varer jevnlig. Varetellinger gir rettelser. Du vil at hver rettelse skal registreres som en egen post med en årsak, ikke som et tall som er endret i det stille.
• Varer flyttes uten faktura. Vareprøver, skadede varer, internt forbruk, returer til en leverandør som venter på en kreditnota, og overføringer mellom plasseringer endrer alle lageret før, etter eller helt uten en faktura.
• Du trenger et revisjonsspor for lageret. Når et tall ser feil ut, vil du kunne spore det tilbake til nøyaktig de bevegelsene som ligger bak, med datoer, navn og referanser.

Hvis ingen av disse passer, kan lagerfunksjonene i regnskapsprogrammet ditt være nok. Hvis flere passer, les videre.

Fordel ansvaret

Den enkleste regelen: regnskapet eier pengene, lagerstyringen eier enhetene. Bestem én gang for alle hvilket verktøy som er registeret for hver opplysning, og skriv det ned for teamet.

Bruk de samme varenumrene (SKU-ene) i begge verktøyene. Ett nummer, én vare, begge steder. Det er det enkeltgrepet som gjør mest for å gjøre avstemmingen enkel.

Hold begge i takt: et gjennomgått eksempel

LightInventory kobles ikke til regnskapsprogrammer i dag, så det finnes ingen automatisk synkronisering. Arbeidsflyten nedenfor holder de to i takt manuelt, og den fungerer på samme måte med en lagerjournal i Google Regneark. Se lagerstyring i Google Regneark for hvordan den journalen er bygd opp.

Den felles referansen

Hver lagerbevegelse har en referanse. Når en bevegelse gjelder en faktura, er referansen fakturanummeret, skrevet nøyaktig slik det står i regnskapsprogrammet.

Bevegelser uten faktura får sin egen referanseserie (TR- for overføringer, DMG- for skader, CNT- for tellinger), slik at hver bevegelse kan spores og ingenting står tomt.

I løpet av måneden

1. Når en inngående faktura føres inn, registrerer den som tar imot varene, en Receive-bevegelse med fakturanummeret som referanse. Hvis varene kommer før fakturaen, bruk leverandørens følgeseddelnummer som referanse og koble det til fakturaen ved månedsslutt.
2. Når en salgsfaktura sendes ut, registrerer den som sender varene, en Issue-bevegelse med fakturanummeret.
3. Overføringer, skader og tellinger registreres bare i lagersystemet.

Ved månedsslutt: avstem antall

1. Eksporter beholdning og bevegelser for måneden fra lagersystemet. I LightInventory kan roller med tilgang eksportere beholdning og historikk som CSV, XLSX eller PDF. Fanen Stock i regnearket ditt viser også beholdning per vare og plassering når som helst.
2. Koble fakturaer mot bevegelser. List opp månedens fakturanumre fra regnskapsprogrammet. List opp referansene på Receive- og Issue-bevegelsene. Hver faktura som inneholder lagervarer, skal stå på begge listene. En faktura uten bevegelse betyr at varer er fakturert, men ikke registrert som sendt eller mottatt, eller omvendt.
3. Sammenlign antall per vare. Hvis regnskapsprogrammet ditt også følger antall, sammenlign utgående antall per SKU der med lagersystemets totale antall på tvers av alle plasseringer. Avvik skal forklares av bevegelser som ikke har faktura: skader, internt forbruk, tellingsrettelser.
4. Registrer bevegelsene uten faktura i regnskapet. Summer månedens Adjust-bevegelser (skader, tellingsrettelser, internt forbruk) og gi totalene til den som fører regnskapet, slik at lagerverdien i regnskapet gjenspeiler dem.

Ved månedsslutt: kontroller lagerverdien

1. Ta utgående antall per vare fra lagereksporten og gang det med varens kostpris. Fanen Items inneholder en kostpris for hver vare.
2. Sammenlign totalen med lagerverdien i regnskapsprogrammet.
3. Regn med små avvik hvis de to bruker ulike vurderingsmetoder. Et regnskapsprogram kan verdsette lageret med en metode som gjennomsnittlig kostpris, mens en enkel beregning av antall ganger kostpris bruker én kostpris per vare. Antallene skal stemme nøyaktig; verdiene skal ligge nær hverandre, og ethvert avvik skal kunne forklares.
4. Ta vare på eksporten og et kort notat om hva du fant, sammen med månedens bilag.

Gjør du dette hver måned, tar det lite tid, fordi avvikene er små og ferske. Gjør du det én gang i året, kan det ta dager.

Slik passer LightInventory inn

LightInventory er en lagerapp bygd oppå et regneark i Google Regneark som du eier. Den tar seg av lagerstyringsdelen av ansvarsfordelingen ovenfor.

• Bevegelser, ikke overskrevne tall. Hvert varemottak, hvert uttak, hver overføring og hver justering er en rad i fanen Movements, med antall, referanse, notat og hvem som gjorde den. Beholdningen beregnes ut fra disse radene, per vare og plassering.
• En historikk med årsaken. Hver endring registreres i fanen Log med hvem, hva, når og hvorfor, inkludert bevegelsens referanse. Historikken er manipuleringssikker: en post som er endret eller slettet i det stille, feiler kontrollen. Se revisjonssporet.
• Godkjenninger du velger selv. Du bestemmer hvilke endringer som skal vente på vurdering, for eksempel lagerjusteringer eller endringer av pris og kostpris. Ingen kan godkjenne sin egen forespørsel.
• Roller og plasseringer. Eier, administrator, godkjenner, redigerer og leser, der redigerere og lesere er begrenset til plasseringene du velger.
• Rettelser uten å slette. En feil rettes med angring, som legger til en ny post som opphever den gamle, slik at tallene ved månedsslutt og historikken stemmer overens.
• Dataene dine blir i regnearket ditt. Hvis du slutter å bruke LightInventory, beholder du filen.

Det finnes ingen integrasjon med regnskapsprogrammer i dag. Fakturanummeret på hver bevegelse og eksporten ved månedsslutt er koblingen mellom de to. Planene finner du under priser.

Sjekkliste

1. Skriv ned hvilket verktøy som er registeret for penger, og hvilket for enheter.
2. Bruk samme SKU for hver vare i begge verktøyene.
3. Sett fakturanummeret på hver bevegelse som gjelder en faktura.
4. Gi bevegelser uten faktura sin egen referanseserie.
5. Bestem sammen med regnskapsføreren din om regnskapsprogrammet også skal følge antall.
6. Velg hvilke lagerendringer som krever godkjenning.
7. Tell varer etter en fast plan og registrer hver rettelse med en årsak.
8. Avstem fakturaer, antall og verdi hver måned, og ta vare på eksporten.

Spørsmål

Synkroniserer LightInventory med regnskapsprogrammet mitt?

Nei. Det finnes ingen integrasjon med regnskapsprogrammer i dag. Du holder de to i takt ved å sette fakturanummeret på hver tilhørende lagerbevegelse og avstemme ved månedsslutt med en eksport fra LightInventory.

Bør lagerantallene ligge i begge verktøyene?

Det kommer an på hvordan regnskapet føres. Noen bedrifter har antallene i begge og sammenligner dem hver måned; andre har antallene bare i lagersystemet og registrerer lagerverdien i regnskapet ved månedsslutt. Spør regnskapsføreren din hva som passer for bedriften din, og skriv ned beslutningen.

Hva om varene kommer før fakturaen?

Registrer Receive-bevegelsen når varene kommer, med leverandørens følgeseddelnummer som referanse. Når fakturaen kommer, før opp følgeseddelnummeret ved siden av fakturanummeret i avstemmingen ved månedsslutt, slik at koblingen fortsatt kan gjøres.