Gestione del magazzino accanto al software di contabilità

Il software di contabilità e la gestione del magazzino fanno lavori diversi. Il software di contabilità ruota attorno a fatture, registri contabili e imposte: cosa hai venduto, cosa hai acquistato, cosa devi e cosa ti è dovuto. La gestione del magazzino ruota attorno a movimenti, ubicazioni, inventari e a chi ha modificato cosa: dove si trova ogni unità in questo momento e come ci è arrivata. Molte piccole imprese usano entrambi, e i due funzionano bene insieme quando ciascuno è responsabile di una parte chiara del lavoro e un riferimento comune li collega.

Questa guida spiega quando un sistema di magazzino separato è utile, come dividere le responsabilità tra i due strumenti e come tenerli allineati con i numeri di fattura e una riconciliazione mensile. Si chiude con una checklist e le risposte alle domande più comuni.

Due strumenti, due lavori

Molti strumenti di contabilità, tenuta dei conti e fatturazione includono funzioni di magazzino, come elenchi di articoli, quantità che scendono quando emetti una fattura e report sul valore delle giacenze. Per un’impresa con un solo magazzino e una sola persona che si occupa delle giacenze, può essere tutto ciò che ti serve.

Le domande a cui ciascuno strumento è pensato per rispondere sono però diverse.

Quando la seconda colonna comincia a contare nel lavoro di ogni giorno, vale la pena considerare un sistema di magazzino separato.

Quando un sistema di magazzino separato è utile

• Le giacenze si trovano in più di un posto. Un magazzino, un negozio, qualche furgone, la sede di un cliente. Ti servono giacenze per articolo e per ubicazione, e trasferimenti tra ubicazioni che non contano come vendite né come acquisti.
• Più persone modificano le giacenze. Ognuno registra carichi, scarichi e correzioni. Devi sapere chi ha fatto cosa e limitare ogni persona alle ubicazioni in cui lavora.
• Alcune modifiche richiedono un secondo paio d’occhi. Una correzione d’inventario consistente o una variazione di prezzo dovrebbe aspettare che qualcun altro la approvi.
• Fai l’inventario regolarmente. Gli inventari producono correzioni. Vuoi che ogni correzione sia registrata come voce a sé con un motivo, non come un numero cambiato senza che nessuno se ne accorga.
• La merce si muove senza fattura. Campioni, merce danneggiata, uso interno, resi a un fornitore in attesa di una nota di credito e trasferimenti tra ubicazioni modificano le giacenze prima, dopo o senza una fattura.
• Ti serve un registro delle modifiche per le giacenze. Quando un numero sembra sbagliato, vuoi risalire ai movimenti esatti, con date, nomi e riferimenti.

Se nessuno di questi casi ti riguarda, le funzioni di magazzino del tuo strumento di contabilità possono bastare. Se te ne riguardano diversi, continua a leggere.

Dividi le responsabilità

La regola più semplice: la contabilità gestisce il denaro, il magazzino gestisce le unità. Decidi una volta per tutte quale strumento fa fede per ogni informazione, e mettilo per iscritto per il team.

Usa gli stessi codici articolo (SKU) in entrambi gli strumenti. Un codice, un articolo, in entrambi i posti. È in assoluto la cosa più utile che puoi fare per rendere facile la riconciliazione.

Tenerli allineati: un esempio pratico

Oggi LightInventory non si collega ai software di contabilità, quindi non c’è alcuna sincronizzazione automatica. Il flusso qui sotto tiene allineati i due a mano, e funziona allo stesso modo con un registro di magazzino tenuto in Fogli Google. Per la struttura di quel registro, vedi gestione dell’inventario con Fogli Google.

Il riferimento comune

Ogni movimento di magazzino ha un riferimento. Quando un movimento riguarda una fattura, il riferimento è il numero di fattura, scritto esattamente come compare nel software di contabilità.

I movimenti senza fattura hanno una propria serie di riferimenti (TR- per i trasferimenti, DMG- per i danni, CNT- per gli inventari), così ogni movimento si può ricostruire e nulla resta vuoto.

Durante il mese

1. Quando viene registrata una fattura di acquisto, chi riceve la merce registra un movimento Receive con il numero di fattura come riferimento. Se la merce arriva prima della fattura, usa come riferimento il numero del documento di trasporto del fornitore e abbinalo alla fattura a fine mese.
2. Quando viene emessa una fattura di vendita, chi spedisce registra un movimento Issue con il numero di fattura.
3. Trasferimenti, danni e inventari si registrano solo nel sistema di magazzino.

A fine mese: riconcilia le quantità

1. Esporta giacenze e movimenti del mese dal sistema di magazzino. In LightInventory, i ruoli autorizzati possono esportare giacenze e cronologia in CSV, XLSX o PDF. Anche la scheda Stock del tuo foglio mostra in qualsiasi momento le giacenze per articolo e ubicazione.
2. Abbina fatture e movimenti. Elenca i numeri di fattura del mese presi dal software di contabilità. Elenca i riferimenti dei movimenti Receive e Issue. Ogni fattura che include articoli a magazzino dovrebbe comparire in entrambi gli elenchi. Una fattura senza movimento significa che la merce è stata fatturata ma non registrata come spedita o ricevuta, o viceversa.
3. Confronta le quantità per articolo. Se il tuo strumento di contabilità tiene anche le quantità, confronta la sua quantità finale per SKU con il totale del sistema di magazzino su tutte le ubicazioni. Le differenze dovrebbero spiegarsi con movimenti senza fattura: danni, uso interno, correzioni d’inventario.
4. Registra in contabilità i movimenti senza fattura. Somma i movimenti Adjust del mese (danni, correzioni d’inventario, uso interno) e passa i totali a chi tiene la contabilità, così il valore delle giacenze lato contabile ne tiene conto.

A fine mese: controlla il valore delle giacenze

1. Prendi la quantità finale per articolo dall’esportazione delle giacenze e moltiplicala per il costo dell’articolo. La tua scheda Items contiene un costo per ogni articolo.
2. Confronta il totale con il valore delle giacenze nel software di contabilità.
3. Aspettati piccole differenze se i due usano metodi di valorizzazione diversi. Il software di contabilità può valorizzare le giacenze con un metodo come il costo medio, mentre un semplice calcolo quantità per costo usa un solo costo per articolo. Le quantità dovrebbero coincidere esattamente; i valori dovrebbero essere vicini, e ogni scarto dovrebbe essere spiegabile.
4. Conserva l’esportazione e una breve nota su ciò che hai trovato insieme ai documenti del mese.

Fatto ogni mese, richiede poco tempo, perché le differenze sono piccole e recenti. Fatto una volta all’anno, può richiedere giorni.

Dove si inserisce LightInventory

LightInventory è un’app di inventario costruita su un foglio Google di tua proprietà. Si occupa della parte di gestione del magazzino nella divisione descritta sopra.

• Movimenti, non numeri sovrascritti. Ogni carico, scarico, trasferimento e rettifica è una riga nella scheda Movements, con quantità, riferimento, nota e chi l’ha registrato. La giacenza viene calcolata da quelle righe, per articolo e ubicazione.
• Una cronologia con il motivo. Ogni modifica è registrata nella scheda Log con chi, cosa, quando e perché, compreso il riferimento del movimento. Qualsiasi manomissione della cronologia è rilevabile: una voce modificata o eliminata di nascosto non supera la verifica. Vedi il registro delle modifiche.
• Le approvazioni che scegli tu. Decidi tu quali modifiche aspettano una revisione, per esempio le rettifiche di magazzino o le modifiche a prezzi e costi. Nessuno può approvare la propria richiesta.
• Ruoli e ubicazioni. Proprietario, Amministratore, Approvatore, Editor e Visualizzatore, con Editor e Visualizzatori limitati alle ubicazioni che scegli.
• Correzioni senza cancellare. Un errore si corregge con un annullamento, che aggiunge una nuova voce che compensa quella vecchia, così i dati di fine mese e la cronologia coincidono.
• I tuoi dati restano nel tuo foglio. Se smetti di usare LightInventory, il file resta tuo.

Oggi non c’è alcuna integrazione con i software di contabilità. Il numero di fattura su ogni movimento e l’esportazione di fine mese sono il collegamento tra i due. I piani sono nella pagina prezzi.

Checklist

1. Metti per iscritto quale strumento fa fede per il denaro e quale per le unità.
2. Usa lo stesso SKU per ogni articolo in entrambi gli strumenti.
3. Indica il numero di fattura su ogni movimento legato a una fattura.
4. Dai ai movimenti senza fattura una propria serie di riferimenti.
5. Decidi con il tuo commercialista se lo strumento di contabilità tiene anche le quantità.
6. Scegli quali modifiche alle giacenze richiedono un’approvazione.
7. Fai l’inventario secondo un calendario e registra ogni correzione con un motivo.
8. Riconcilia fatture, quantità e valore ogni mese, e conserva l’esportazione.

Domande

LightInventory si sincronizza con il mio software di contabilità?

No. Oggi non c’è alcuna integrazione con i software di contabilità. Tieni allineati i due indicando il numero di fattura su ogni movimento di magazzino collegato e riconciliando a fine mese con un’esportazione da LightInventory.

Le quantità a magazzino dovrebbero stare in entrambi gli strumenti?

Dipende da come è tenuta la tua contabilità. Alcune imprese tengono le quantità in entrambi e le confrontano ogni mese; altre le tengono solo nel sistema di magazzino e registrano il valore delle giacenze in contabilità a fine mese. Chiedi al tuo commercialista quale soluzione è adatta alla tua impresa, e metti la decisione per iscritto.

E se la merce arriva prima della fattura?

Registra il movimento Receive quando arriva la merce, usando come riferimento il numero del documento di trasporto del fornitore. Quando arriva la fattura, annota il numero del documento di trasporto accanto al numero di fattura nella riconciliazione di fine mese, così l’abbinamento si può comunque fare.