Varastonhallinta kirjanpito-ohjelman rinnalla

Kirjanpito-ohjelma ja varastonhallinta tekevät eri töitä. Kirjanpito-ohjelma rakentuu laskujen, kirjanpidon ja verojen ympärille: mitä myit, mitä ostit, mitä olet velkaa ja mitä sinulle ollaan velkaa. Varastonhallinta rakentuu tapahtumien, sijaintien, inventaarioiden ja sen ympärille, kuka muutti mitä: missä jokainen yksikkö on juuri nyt ja miten se päätyi sinne. Moni pienyritys käyttää molempia, ja ne toimivat hyvin yhdessä, kun kummallakin on selvä oma osuutensa työstä ja yhteinen viite sitoo ne toisiinsa.

Tämä opas kertoo, milloin erillisestä varastojärjestelmästä on hyötyä, miten vastuut jaetaan kahden työkalun kesken ja miten ne pidetään tahdissa laskunumeroiden ja kuukausittaisen täsmäytyksen avulla. Lopussa on tarkistuslista ja vastauksia yleisiin kysymyksiin.

Kaksi työkalua, kaksi tehtävää

Monissa kirjanpito- ja laskutusohjelmissa on varastotoimintoja, kuten nimikeluetteloita, laskutettaessa vähenevät määrät ja varaston arvoa koskevia raportteja. Yritykselle, jolla on yksi varastohuone ja yksi varastosta vastaava henkilö, se voi olla kaikki, mitä tarvitaan.

Kysymykset, joihin kumpikin työkalu on suunniteltu vastaamaan, ovat kuitenkin erilaisia.

Kun toinen sarake alkaa merkitä jotain päivittäisessä työssä, erillistä varastojärjestelmää kannattaa harkita.

Milloin erillisestä varastojärjestelmästä on hyötyä

• Varastoa on useammassa paikassa. Varasto, myymälä, muutama pakettiauto, asiakkaan toimipaikka. Tarvitset saldot nimikkeittäin ja sijainneittain sekä sijaintien väliset siirrot, joita ei lasketa myynneiksi tai ostoiksi.
• Useampi henkilö muuttaa varastoa. Jokainen kirjaa vastaanottoja, ottoja ja korjauksia. Sinun on tiedettävä, kuka teki mitä, ja voitava rajata jokainen henkilö niihin sijainteihin, joissa hän työskentelee.
• Jotkin muutokset tarvitsevat toisen silmäparin. Suuren inventaariokorjauksen tai hinnanmuutoksen pitäisi odottaa, kunnes joku toinen hyväksyy sen.
• Inventoit varastoa säännöllisesti. Inventaarioista syntyy korjauksia. Haluat, että jokainen korjaus kirjataan omana merkintänään syyn kanssa, ei hiljaa muutettuna lukuna.
• Varastoa liikkuu ilman laskua. Näytteet, vaurioituneet tuotteet, oma käyttö, toimittajalle palautukset hyvityslaskua odotellessa ja sijaintien väliset siirrot muuttavat kaikki varastoa ennen laskua, sen jälkeen tai kokonaan ilman laskua.
• Tarvitset varastolle muutoshistorian. Kun luku näyttää väärältä, haluat jäljittää sen tarkasti niihin tapahtumiin, joista se syntyi, päivämäärineen, nimineen ja viitteineen.

Jos mikään näistä ei koske sinua, kirjanpito-ohjelmasi varastotoiminnot voivat riittää. Jos useampi koskee, lue eteenpäin.

Jaa vastuut

Yksinkertaisin sääntö: kirjanpito omistaa rahan, varastonhallinta omistaa yksiköt. Päätä kerralla, kumpi työkalu on kunkin tiedon rekisteri, ja kirjaa päätös tiimille.

Käytä samoja nimikekoodeja (SKU) kummassakin työkalussa. Yksi koodi, yksi nimike, molemmissa paikoissa. Se on yksittäin hyödyllisin asia, jonka voit tehdä täsmäytyksen helpottamiseksi.

Pidä molemmat tahdissa: esimerkki vaihe vaiheelta

LightInventory ei tällä hetkellä yhdisty kirjanpito-ohjelmiin, joten automaattista synkronointia ei ole. Alla kuvattu työnkulku pitää nämä kaksi tahdissa käsin, ja se toimii samalla tavalla Google Sheetsissä pidetyn varastokirjanpidon kanssa. Sen rakenne on kuvattu oppaassa varastonhallinta Google Sheetsissä.

Yhteinen viite

Jokaisella varastotapahtumalla on viite. Kun tapahtuma liittyy laskuun, viite on laskun numero kirjoitettuna täsmälleen samoin kuin se näkyy kirjanpito-ohjelmassa.

Tapahtumat, joihin ei liity laskua, saavat oman viitesarjansa (TR- siirroille, DMG- vaurioille, CNT- inventaarioille), jotta jokainen tapahtuma voidaan jäljittää eikä mitään jää tyhjäksi.

Kuukauden aikana

1. Kun ostolasku kirjataan, tavarat vastaanottava henkilö kirjaa Receive-tapahtuman laskun numerolla viitteenä. Jos tavarat saapuvat ennen laskua, käytä viitteenä toimittajan lähetteen numeroa ja yhdistä se laskuun kuun lopussa.
2. Kun myyntilasku lähetetään, tavarat lähettävä henkilö kirjaa Issue-tapahtuman laskun numerolla.
3. Siirrot, vauriot ja inventaariot kirjataan vain varastojärjestelmään.

Kuun lopussa: täsmäytä määrät

1. Vie kuukauden saldot ja tapahtumat varastojärjestelmästä. LightInventoryssa oikeudet omaavat roolit voivat viedä saldot ja historian CSV-, XLSX- tai PDF-muodossa. Taulukkosi Stock-välilehti näyttää myös saldon nimikkeittäin ja sijainneittain milloin tahansa.
2. Yhdistä laskut tapahtumiin. Listaa kuukauden laskunumerot kirjanpito-ohjelmasta. Listaa Receive- ja Issue-tapahtumien viitteet. Jokaisen laskun, jossa on varastonimikkeitä, pitäisi olla molemmissa listoissa. Lasku ilman tapahtumaa tarkoittaa, että tavarat on laskutettu mutta niitä ei ole kirjattu lähetetyiksi tai vastaanotetuiksi, tai päinvastoin.
3. Vertaa määriä nimikkeittäin. Jos kirjanpito-ohjelmasi seuraa myös määriä, vertaa sen loppumäärää SKU:ittain varastojärjestelmän kokonaismäärään kaikissa sijainneissa. Erojen pitäisi selittyä tapahtumilla, joihin ei liity laskua: vauriot, oma käyttö, inventaariokorjaukset.
4. Kirjaa laskuttomat tapahtumat kirjanpitoon. Laske yhteen kuukauden Adjust-tapahtumat (vauriot, inventaariokorjaukset, oma käyttö) ja välitä summat kirjanpidosta vastaavalle, jotta varaston arvo kirjanpidossa ottaa ne huomioon.

Kuun lopussa: tarkista varaston arvo

1. Ota nimikkeen loppumäärä varastoviennistä ja kerro se nimikkeen kustannuksella. Items-välilehdellä on kustannus jokaiselle nimikkeelle.
2. Vertaa summaa kirjanpito-ohjelman varaston arvoon.
3. Pieniä eroja on odotettavissa, jos työkalut käyttävät eri arvostustapaa. Kirjanpito-ohjelma voi arvostaa varaston esimerkiksi keskihintamenetelmällä, kun taas yksinkertainen määrä kertaa kustannus käyttää yhtä kustannusta nimikettä kohden. Määrien pitäisi täsmätä tarkasti; arvojen pitäisi olla lähellä toisiaan, ja jokainen ero pitäisi pystyä selittämään.
4. Säilytä vienti ja lyhyt muistiinpano havainnoistasi kuukauden aineiston kanssa.

Kun tämä tehdään joka kuukausi, se vie vähän aikaa, koska erot ovat pieniä ja tuoreita. Kerran vuodessa tehtynä se voi viedä päiviä.

Miten LightInventory sopii kuvaan

LightInventory on varastosovellus, joka toimii omistamasi Google Sheets -taulukon päällä. Se hoitaa yllä kuvatusta työnjaosta varastonhallinnan osuuden.

• Tapahtumia, ei ylikirjoitettuja lukuja. Jokainen vastaanotto, otto, siirto ja korjaus on rivi Movements-välilehdellä, ja siinä ovat määrä, viite, huomautus ja tekijä. Saldo lasketaan näistä riveistä nimikkeittäin ja sijainneittain.
• Historia syineen. Jokainen muutos kirjataan Log-välilehdelle: kuka, mitä, milloin ja miksi, mukaan lukien tapahtuman viite. Historia paljastaa peukaloinnin: salaa muokattu tai poistettu merkintä ei läpäise tarkistusta. Katso muutoshistoria.
• Itse valitsemasi hyväksynnät. Päätät, mitkä muutokset odottavat tarkastusta, esimerkiksi varastokorjaukset tai hinnan ja kustannuksen muutokset. Kukaan ei voi hyväksyä omaa pyyntöään.
• Roolit ja sijainnit. Omistaja, Järjestelmänvalvoja, Hyväksyjä, Muokkaaja ja Katselija, ja Muokkaajat ja Katselijat rajataan valitsemiisi sijainteihin.
• Korjaukset pyyhkimättä. Virhe korjataan perumalla, mikä lisää uuden merkinnän, joka kumoaa vanhan, joten kuun lopun luvut ja historia ovat yhtä mieltä.
• Tietosi pysyvät taulukossasi. Jos lopetat LightInventoryn käytön, tiedosto jää sinulle.

Integraatiota kirjanpito-ohjelmiin ei tällä hetkellä ole. Kunkin tapahtuman laskunumero ja kuun lopun vienti ovat linkki näiden kahden välillä. Paketit ovat hinnoittelusivulla.

Tarkistuslista

1. Kirjaa ylös, kumpi työkalu on rahan rekisteri ja kumpi yksiköiden.
2. Käytä kullekin nimikkeelle samaa SKU:ta kummassakin työkalussa.
3. Merkitse laskun numero jokaiseen tapahtumaan, joka liittyy laskuun.
4. Anna laskuttomille tapahtumille oma viitesarjansa.
5. Päätä yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa, seuraako kirjanpito-ohjelma myös määriä.
6. Valitse, mitkä varastomuutokset vaativat hyväksynnän.
7. Inventoi varasto aikataulun mukaan ja kirjaa jokainen korjaus syyn kanssa.
8. Täsmäytä laskut, määrät ja arvo joka kuukausi ja säilytä vienti.

Kysymyksiä

Synkronoituuko LightInventory kirjanpito-ohjelmani kanssa?

Ei. Integraatiota kirjanpito-ohjelmiin ei tällä hetkellä ole. Pidät nämä kaksi tahdissa merkitsemällä laskun numeron jokaiseen siihen liittyvään varastotapahtumaan ja täsmäyttämällä kuun lopussa LightInventorysta tehdyn viennin avulla.

Pitäisikö varastomäärien olla molemmissa työkaluissa?

Se riippuu siitä, miten kirjanpitosi hoidetaan. Jotkin yritykset pitävät määriä molemmissa ja vertaavat niitä joka kuukausi; toiset pitävät määriä vain varastojärjestelmässä ja kirjaavat varaston arvon kirjanpitoon kuun lopussa. Kysy kirjanpitäjältäsi, mikä sopii yrityksellesi, ja kirjaa päätös ylös.

Entä jos tavarat saapuvat ennen laskua?

Kirjaa Receive-tapahtuma, kun tavarat saapuvat, ja käytä viitteenä toimittajan lähetteen numeroa. Kun lasku tulee, merkitse lähetteen numero laskun numeron viereen kuun lopun täsmäytykseen, jotta yhdistäminen voidaan silti tehdä.