Ön muhasebe programınızla birlikte stok takibi

Ön muhasebe programı ile stok takibi farklı işler yapar. Ön muhasebe programı faturalar, defterler ve vergi etrafında kuruludur: ne sattığınız, ne aldığınız, ne borçlu olduğunuz ve size ne borçlu olunduğu. Stok takibi ise hareketler, konumlar, sayımlar ve kimin neyi değiştirdiği etrafında kuruludur: her birimin şu anda nerede olduğu ve oraya nasıl geldiği. Birçok küçük işletme ikisini birlikte kullanır; her biri işin net bir bölümünden sorumlu olduğunda ve ortak bir referans ikisini birbirine bağladığında bu iki araç birlikte iyi çalışır.

Bu rehber, ayrı bir stok sisteminin ne zaman işe yaradığını, sorumlulukların iki araç arasında nasıl bölüneceğini ve fatura numaraları ile aylık mutabakat sayesinde ikisinin nasıl uyumlu tutulacağını anlatır. Sonunda bir kontrol listesi ve sık sorulan soruların yanıtları yer alır.

İki araç, iki iş

Birçok muhasebe, ön muhasebe ve faturalama aracı stok özellikleri de sunar: ürün listeleri, fatura kestiğinizde düşen miktarlar ve stok değeri raporları gibi. Tek deposu olan ve stokla tek bir kişinin ilgilendiği bir işletme için bu, ihtiyacınız olan her şey olabilir.

Yine de her aracın yanıtlamak üzere tasarlandığı sorular farklıdır.

İkinci sütun günlük işte önem kazanmaya başladığında ayrı bir stok sistemini değerlendirmeye değer.

Ayrı bir stok sistemi ne zaman işe yarar

• Stok birden fazla yerde duruyor. Bir depo, bir mağaza, birkaç araç, bir müşteri sahası. Ürün ve konum bazında stoğa, satış veya alış sayılmayan konumlar arası transferlere ihtiyacınız vardır.
• Stoğu birden fazla kişi değiştiriyor. Her kişi girişleri, çıkışları ve düzeltmeleri kaydeder. Kimin ne yaptığını bilmeniz ve her kişiyi çalıştığı konumlarla sınırlamanız gerekir.
• Bazı değişiklikler ikinci bir göz gerektiriyor. Büyük bir sayım düzeltmesi veya bir fiyat değişikliği, başka birinin onaylamasını beklemelidir.
• Düzenli olarak stok sayıyorsunuz. Sayımlar düzeltmeler doğurur. Her düzeltmenin sessizce değiştirilmiş bir sayı olarak değil, gerekçesiyle birlikte ayrı bir kayıt olarak tutulmasını istersiniz.
• Stok faturasız hareket ediyor. Numuneler, hasarlı ürünler, iç kullanım, alacak dekontu beklenen tedarikçi iadeleri ve konumlar arası transferler stoğu faturadan önce, sonra veya faturasız değiştirir.
• Stok için bir denetim izine ihtiyacınız var. Bir sayı yanlış göründüğünde, onu tarihler, isimler ve referanslarla tam olarak hangi hareketlerden geldiğine kadar izlemek istersiniz.

Bunların hiçbiri sizin için geçerli değilse muhasebe aracınızdaki stok özellikleri yeterli olabilir. Birkaçı geçerliyse okumaya devam edin.

Sorumlulukları bölün

En basit kural: para muhasebenin, birimler stok takibinin işidir. Her bilginin kaydının hangi araçta tutulacağına bir kez karar verin ve bunu ekip için yazılı hâle getirin.

İki araçta da aynı ürün kodlarını (SKU) kullanın. Bir kod, bir ürün, iki yerde de. Mutabakatı kolaylaştırmak için yapabileceğiniz en faydalı tek şey budur.

İkisini uyumlu tutun: uygulamalı bir örnek

LightInventory bugün ön muhasebe programlarına bağlanmıyor, dolayısıyla otomatik bir senkronizasyon yok. Aşağıdaki iş akışı ikisini elle uyumlu tutar ve Google E-Tablolar'da tutulan bir stok defteriyle de aynı şekilde çalışır. O defterin tasarımı için Google E-Tablolar ile stok yönetimi rehberine bakın.

Ortak referans

Her stok hareketinin bir referansı vardır. Bir hareket bir faturayla ilgiliyse referans, ön muhasebe programında göründüğü şekliyle birebir yazılmış fatura numarasıdır.

Faturası olmayan hareketler kendi referans serisini alır (transferler için TR-, hasar için DMG-, sayımlar için CNT-); böylece her hareket izlenebilir ve hiçbir alan boş kalmaz.

Ay boyunca

1. Bir alış faturası girildiğinde, malı teslim alan kişi referans olarak fatura numarasıyla bir Receive hareketi kaydeder. Mal faturadan önce gelirse referans olarak tedarikçinin irsaliye numarasını kullanın ve ay sonunda faturayla eşleştirin.
2. Bir satış faturası kesildiğinde, malı gönderen kişi fatura numarasıyla bir Issue hareketi kaydeder.
3. Transferler, hasar ve sayımlar yalnızca stok sisteminde kaydedilir.

Ay sonunda: miktarları mutabık kılın

1. Stoğu ve hareketleri dışa aktarın. Ayın stoğunu ve hareketlerini stok sisteminden dışa aktarın. LightInventory'de yetkili roller stoğu ve geçmişi CSV, XLSX veya PDF olarak dışa aktarabilir. Tablonuzdaki Stock sayfası da istediğiniz an ürün ve konum bazında stoğu gösterir.
2. Faturaları hareketlerle eşleştirin. Ön muhasebe programından ayın fatura numaralarını listeleyin. Receive ve Issue hareketlerindeki referansları listeleyin. Stoklu ürün içeren her fatura iki listede de yer almalıdır. Hareketi olmayan bir fatura, malın fatura edildiği ancak gönderildiği veya teslim alındığı olarak kaydedilmediği ya da bunun tersi anlamına gelir.
3. Ürün bazında miktarları karşılaştırın. Muhasebe aracınız miktarları da takip ediyorsa, SKU bazında dönem sonu miktarını stok sistemindeki tüm konumların toplamıyla karşılaştırın. Farklar, faturası olmayan hareketlerle açıklanabilmelidir: hasar, iç kullanım, sayım düzeltmeleri.
4. Faturasız hareketleri muhasebeye kaydedin. Ayın Adjust hareketlerini (hasar, sayım düzeltmeleri, iç kullanım) toplayın ve toplamları defterleri tutan kişiye iletin; böylece muhasebe tarafındaki stok değeri bunları yansıtır.

Ay sonunda: stok değerini kontrol edin

1. Stok dışa aktarımından ürün bazında dönem sonu miktarını alın ve ürünün maliyetiyle çarpın. Items sayfanız her ürün için bir maliyet tutar.
2. Toplamı ön muhasebe programındaki stok değeriyle karşılaştırın.
3. İkisi farklı maliyetlendirme kullanıyorsa küçük farklar bekleyin. Ön muhasebe programı stoğu ortalama maliyet gibi bir yöntemle değerleyebilir; basit bir miktar çarpı maliyet hesabı ise ürün başına tek bir maliyet kullanır. Miktarlar birebir tutmalıdır; değerler yakın olmalı ve her fark açıklanabilmelidir.
4. Dışa aktarımı ve bulduklarınıza dair kısa bir notu ayın kayıtlarıyla birlikte saklayın.

Her ay yapıldığında bu işlem az zaman alır, çünkü farklar küçük ve yenidir. Yılda bir yapıldığında günler sürebilir.

LightInventory nereye oturur

LightInventory, sahibi olduğunuz bir Google E-Tablolar dosyası üzerine kurulu bir stok uygulamasıdır. Yukarıdaki iş bölümünde stok takibi tarafını üstlenir.

• Üzerine yazılan sayılar değil, hareketler. Her giriş, çıkış, transfer ve düzeltme; miktar, referans, not ve kimin yaptığı bilgisiyle Movements sayfasında bir satırdır. Eldeki stok bu satırlardan ürün ve konum bazında hesaplanır.
• Gerekçesiyle birlikte bir geçmiş. Her değişiklik, hareketin referansı dâhil kim, ne, ne zaman ve neden bilgisiyle Log sayfasına kaydedilir. Geçmişe yapılan her müdahale fark edilir: sessizce düzenlenmiş veya silinmiş bir kayıt doğrulamadan geçemez. Bkz. denetim izi.
• Sizin seçtiğiniz onaylar. Hangi değişikliklerin incelemeyi bekleyeceğine siz karar verirsiniz; örneğin stok düzeltmeleri veya fiyat ve maliyet değişiklikleri. Kimse kendi talebini onaylayamaz.
• Roller ve konumlar. Sahip, Yönetici, Onaylayan, Düzenleyen ve Görüntüleyen; Düzenleyen ve Görüntüleyen rolleri seçtiğiniz konumlarla sınırlıdır.
• Silmeden düzeltme. Bir hata, eskisini iptal eden yeni bir kayıt ekleyen bir geri alma ile düzeltilir; böylece ay sonu rakamları ile geçmiş birbiriyle tutarlı kalır.
• Verileriniz tablonuzda kalır. LightInventory'yi kullanmayı bırakırsanız dosya sizde kalır.

Bugün ön muhasebe programlarıyla bir entegrasyon yok. İkisi arasındaki bağlantı, her hareketteki fatura numarası ve ay sonu dışa aktarımıdır. Planlar fiyatlandırma sayfasında.

Kontrol listesi

1. Paranın kaydının hangi araçta, birimlerin kaydının hangi araçta tutulacağını yazılı hâle getirin.
2. Her ürün için iki araçta da aynı SKU'yu kullanın.
3. Bir faturayla ilgili her harekete fatura numarasını yazın.
4. Faturasız hareketlere kendi referans serilerini verin.
5. Muhasebe aracının miktarları da takip edip etmeyeceğine muhasebecinizle birlikte karar verin.
6. Hangi stok değişikliklerinin onay gerektirdiğini seçin.
7. Stoğu bir takvime göre sayın ve her düzeltmeyi gerekçesiyle kaydedin.
8. Faturaları, miktarları ve değeri her ay mutabık kılın ve dışa aktarımı saklayın.

Sorular

LightInventory ön muhasebe programımla senkronize olur mu?

Hayır. Bugün ön muhasebe programlarıyla bir entegrasyon yok. İkisini, ilgili her stok hareketine fatura numarasını yazarak ve ay sonunda LightInventory'den alınan bir dışa aktarımla mutabakat yaparak uyumlu tutarsınız.

Stok miktarları iki araçta da tutulmalı mı?

Bu, defterlerinizin nasıl tutulduğuna bağlıdır. Bazı işletmeler miktarları ikisinde de tutar ve her ay karşılaştırır; bazıları ise miktarları yalnızca stok sisteminde tutar ve stok değerini ay sonunda muhasebeye kaydeder. İşletmenize hangisinin uygun olduğunu muhasebecinize sorun ve kararı yazılı hâle getirin.

Mal faturadan önce gelirse ne olur?

Mal geldiğinde, referans olarak tedarikçinin irsaliye numarasını kullanarak Receive hareketini kaydedin. Fatura geldiğinde, ay sonu mutabakatınızda irsaliye numarasını fatura numarasının yanına yazın; böylece eşleştirme yine yapılabilir.